Numérisez et gérez les données des employés de manière transparente avec un logiciel RH

Les professionnels des ressources humaines traitent de nombreuses données sur les employés liées au recrutement, à l'intégration, aux performances, au développement de carrière, aux détails de l'assurance, etc. Gérer correctement tous ces types de données n’est pas une tâche facile.

De plus, ces types de données sont de nature sensible et tout accès non autorisé à celles-ci peut compromettre l’intégrité de vos employés. Par conséquent, il est important de gérer efficacement les données de vos employés pour les garder en sécurité et garantir qu'elles sont facilement disponibles en cas de besoin.

Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la gestion de la base de données des employés et sur les moyens nécessaires qui peuvent vous aider à gérer les données de vos employés.

Qu’est-ce que la gestion des données des employés ?

La gestion de la base de données des employés implique l'organisation, le stockage et la maintenance systématiques des informations relatives aux employés au sein d'une organisation. Cela inclut divers aspects tels que les données personnelles, les antécédents professionnels, les dossiers de performance, les informations sur la paie, l'inscription aux avantages sociaux et les certifications de formation.

Avantages de la gestion de la base de données des employés

Maintenir une base de données à jour de vos employés peut vous offrir une multitude d'avantages tels que l'automatisation de la saisie des données, l'identification des problèmes potentiels avec les données des employés, le respect des réglementations, etc.

Examinons d'autres avantages de la gestion de la base de données des employés.

• Tenue de registres efficace : elle permet un stockage organisé des informations sur les employés telles que les coordonnées, les antécédents professionnels et les évaluations de performances.
• Processus RH rationalisés : l'accès aux données centralisées simplifie les tâches telles que le traitement de la paie, la gestion des congés et les évaluations des performances, améliorant ainsi l'efficacité des RH.
• Conformité et exigences légales : contribue à garantir le respect des lois et réglementations du travail en tenant des registres précis des contrats, des certifications et des formations des employés.
• Communication améliorée : facilite une communication efficace au sein de l'organisation en fournissant des informations de contact à jour et en permettant une communication ciblée pour les annonces ou les mises à jour des politiques.
• Sécurité renforcée : les contrôles d'accès et les mesures de cryptage protègent les données sensibles des employés, réduisant ainsi le risque d'accès non autorisé ou de violations de données.
• Gestion des performances : permet le suivi des mesures de performance des employés, facilitant les évaluations des performances, la définition d'objectifs et la planification du développement de carrière.

10 façons de numériser et de gérer intelligemment la base de données des employés

Pour gérer efficacement la base de données de vos employés, vous pouvez catégoriser les données de vos employés et les crypter pour des raisons de sécurité. De plus, vous devrez peut-être reformuler vos stratégies de traitement des données pour gérer le flux de données des employés dans votre organisation.

Voici les principales façons que vous pouvez envisager pour numériser et gérer la base de données de vos employés :

1. Accédez et auditez régulièrement vos données

Accédez soigneusement aux données stockées dans votre service RH. Vous devez vérifier de quel type de données vous disposez et dans quelle mesure elles sont pertinentes pour votre organisation. En comprenant les types de données, vous serez en mesure de les organiser et de les stocker. De plus, vous pouvez également supprimer la base de données qui n'est pas si pertinente pour vos employés et votre organisation.

2. Catégorisez les données de vos employés

Il est important de catégoriser vos données pour les organiser et les trier facilement. Vous pouvez utiliser plusieurs mesures pour catégoriser les données telles que les informations personnelles, les données de présence, les détails de la paie, etc. La catégorisation de différents types de données vous permet d'accéder rapidement aux données et de gagner un temps précieux qui serait autrement perdu à rechercher des fichiers dispersés.

3. Limiter l'accès aux données des employés

Certains types de données sur les employés, telles que les dossiers médicaux, sont confidentielles et ne sont accessibles que par une personne autorisée. Pour cette raison, vous devez créer une structure appropriée pour définir qui peut accéder à ces données.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser le logiciel HRMS pour saisir les mots de passe et mettre en œuvre des méthodes d'authentification multifacteur pour la protection des données.

4. Remodeler les méthodes de traitement des données

Pour remodeler vos méthodes ou techniques de traitement des données, vous devez d'abord clarifier les lois et réglementations existantes relatives au traitement des données des employés. Après cela, vous pouvez évaluer vos méthodes de traitement des données et identifier si elles doivent être modifiées ou non.

Une fois évalué, vous pouvez apporter des modifications à vos méthodes de traitement des données, comme modifier les autorisations basées sur les rôles, effectuer régulièrement des évaluations des risques pour les données, mettre en œuvre des plans de réponse aux incidents, etc.

5. Intégrer un logiciel de gestion de base de données des employés

La conservation manuelle des enregistrements de données de l'employé peut entraîner des erreurs de données et augmenter les risques de vol de données. Avec l'aide d'un logiciel de gestion de données, vous pouvez automatiquement enregistrer et suivre les données de tous les employés en un seul endroit. Cela facilite l’accès aux données de n’importe où et à tout moment.

6. Crypter les données des employés

Des violations de données peuvent survenir à tout moment en raison de l’augmentation de la cybercriminalité. Il est donc important que vous preniez des mesures efficaces pour protéger vos données. À cette fin, vous pouvez crypter les fichiers de données de vos employés et vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder.

7. Formez le personnel à gérer les données avec soin

L'équipe RH et tous les membres qui accèdent aux données de l'employé doivent être formés aux lois applicables, aux conséquences des violations de données et à la mauvaise gestion des données. Cela les aidera à gérer en toute sécurité les données des employés.

De plus, tenez l'équipe au courant des lois du travail en vigueur pour maintenir la conformité légale sur votre stockage de données.

8. Créer un plan de réponse en cas de violation de données

Il est important d’élaborer un plan complet de réponse aux incidents pour gérer efficacement les violations de données et les incidents de sécurité. De plus, cela garantira également que vos employés connaissent les étapes à suivre en cas de violation de données.

9. Mettre en œuvre des mesures de cybersécurité

Pour protéger les données de vos employés contre les violations, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de base de données des employés. Avec ce logiciel, vous pouvez mettre en œuvre diverses mesures de cybersécurité telles que le cryptage et des pare-feu pour protéger vos données.

10. Maintenir la conformité en matière de confidentialité des données

Il est important de rester à jour avec les réglementations sur la confidentialité des données telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et le CCPA (California Consumer Privacy Act) pour garantir que vous traitez les données des employés conformément aux réglementations requises.

Un logiciel de gestion de base de données d'employés permet de garantir que vos données restent conformes à la réglementation.

Types de données à stocker dans un système de gestion de base de données des employés

Un système de gestion de base de données sur les employés sert de référentiel central pour stocker et gérer toutes les informations importantes sur les employés. Les données spécifiques stockées peuvent varier en fonction de la taille de l'organisation, du secteur d'activité et des exigences légales.

Cependant, certains types de données courants que l’on trouve généralement dans un EDMS incluent :

• Informations sur le personnel : il s'agit d'informations de base sur un employé telles que les détails du curriculum vitae, la vérification des antécédents, les documents de licenciement, les dossiers de promotion, etc.
• Informations sur la paie : les données de paie sont sensibles et partagées de manière limitée. Il peut s'agir de formulaires W-4, de formulaires W-2, de coordonnées bancaires, de demandes de vérification des employés par les prêteurs, etc.
• Informations médicales : ce type d'informations comprend les détails d'un employé sur les tests de dépistage de drogues, les données liées à la loi sur le congé familial et médical (FMLA), les données Covid-19, etc.
• Informations démographiques : sous les détails démographiques, des données telles que le sexe, la race, l'âge, le statut de handicap, l'origine ethnique, etc. sont enregistrées. Ces données ne doivent être collectées qu'en cas de besoin et vous indiqueront quel type de personne vous avez dans votre effectif.
• Données d'emploi : Dans ce type de données, l'entreprise conserve un enregistrement des expériences passées d'un employé, des incitations à l'embauche, des contrats de travail, des documents juridiques, etc. Les données d'emploi comprennent également les politiques de congé et les coordonnées bancaires d'un employé.
• Données de performance : la plupart des organisations évaluent régulièrement les performances de leurs employés. Par conséquent, ils stockent les données des employés sur la base de diverses mesures RH pour évaluer les performances et établir une référence en matière de performances.

Conseils lors de la gestion de l'ensemble de données sur les employés

Lorsque vous gérez l'ensemble de données de vos employés, assurez-vous de respecter les réglementations et de catégoriser efficacement les données de vos employés. Vous devez également créer un plan de réponse aux incidents pour gérer les cas de violation de données.

Voici les conseils à suivre pour gérer correctement vos données :

• Respectez les réglementations pertinentes en matière de confidentialité des données lors de la collecte, du stockage et de l'utilisation des données.
• Évitez de collecter des informations personnelles excessives qui ne sont pas essentielles aux fonctions RH.
• Effectuez des audits périodiques pour reconnaître les incohérences ou les tentatives d’accès non autorisées au sein de l’ensemble de données.
• Mettez en œuvre des mesures de sécurité telles que des contrôles d'accès, le cryptage et des sauvegardes régulières pour protéger les informations sensibles des employés.
• Éliminez les données en suivant la procédure de suppression des données appropriée pour éviter toute fuite de données.

Conclusion

La gestion des données des employés peut être une tâche complexe et chronophage. Cependant, en mettant en œuvre un logiciel RH robuste, vous pouvez transformer ce processus en une expérience transparente et efficace. Grâce à une sécurité améliorée des données, à une tenue de registres précise et à des informations précieuses sur les données, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour favoriser une main-d'œuvre prospère et engagée.

Gestion de la base de données des employés : questions fréquemment posées