Gérer les employés à distance : défis, outils et meilleures pratiques pour la productivité

Êtes-vous confronté à des défis liés à la gestion des employés à distance ?

Que vous ayez eu une main-d'œuvre à distance pendant des années ou que vous ayez dû vous adapter aux confinements liés à la COVID-19, la gestion des employés à distance comporte des défis.

Si vous avez été contraint de changer rapidement la structure de votre entreprise et de faire travailler des personnes à domicile, vous êtes confronté à des défis imprévus. Mais une équipe à distance offre également de grandes possibilités et un grand potentiel.

Les experts affirment que le travail à distance est un avenir inévitable. Alors que de plus en plus d'entreprises se connectent en ligne, les emplois à distance deviennent plus accessibles.

De 2003 à 2018, le travail à distance a augmenté de 140 % , soit près de 10 fois plus vite que le reste de la main-d'œuvre. Et ceci avant que les tendances actuelles ne soient prises en considération. Après les fermetures, encore plus de personnes continueront à travailler à distance.

Puisque la demande d'employés à distance est déjà en hausse, pourquoi ne pas examiner les possibilités tout de suite ? Embarquer tôt dans la tendance vous donne un avantage.

De plus, une équipe à distance est à l'épreuve de la pandémie. Dan Lok gère son entreprise presque exclusivement en ligne. Grâce à cela, son entreprise a pu fonctionner correctement lorsque les États ont lancé des fermetures.

Alors que d'autres entreprises étaient en difficulté, l'équipe de Dan Lok a pu continuer. Apprenez de son exemple et commencez à gérer les employés à distance dès aujourd'hui, pour assurer la sécurité au cas où quelque chose comme cela se reproduirait.

Découvrez ci-dessous nos meilleurs conseils sur la gestion des employés à distance.

Défis courants de la gestion des employés distants

Les deux défis les plus courants pour la gestion des travailleurs à distance sont la communication et les fausses attentes.

La communication avec les télétravailleurs est un exercice d'équilibre. Vous voulez qu'ils puissent communiquer avec vous et l'équipe, malgré l'absence de proximité physique.

Dans un bureau, il est facile de se croiser ou d'avoir un moment de conversation à la cooler. Les travailleurs à distance, cependant, sont seuls. Ainsi, se sentir connecté à toute l'équipe peut être un défi.

En même temps, vous ne voulez pas non plus les surcharger d'e-mails et de réunions quotidiennes. Trop d'accent sur la communication peut en fait réduire la productivité de vos employés distants. Les e-mails prennent facilement le pas sur les tâches et les chats vidéo interrompent le flux de travail.

C'est la difficulté d'équilibrer la communication tout en gérant une équipe à distance : vous ne voulez pas qu'ils se sentent fermés, mais vous ne voulez pas non plus mettre en danger leur productivité.

Mauvaises attentes envers les employés distants

Le deuxième défi auquel vous pourriez être confronté concerne les attentes mal placées. Attendre trop ou mal peut réduire la productivité de vos employés.

D'une part, vous ne voulez pas vous attendre à ce que votre équipe distante travaille de la même manière qu'une équipe physique. Ne vous attendez pas à ce qu'ils travaillent strictement de 9h à 17h.

Le travail à distance est si formidable car il permet à vos employés de travailler à l'heure qu'ils souhaitent. S'ils savent qu'ils sont plus productifs la nuit, laissez-les travailler la nuit. Tant qu'ils respectent les dates d'échéance et les critères sur lesquels vous vous êtes mis d'accord, cela ne pose aucun problème.

La deuxième attente difficile à laquelle de nombreux travailleurs à distance sont confrontés est le maintien de la disponibilité. Les horaires flexibles sont faciles à confondre avec une disponibilité constante. Mais les employés distants ont besoin de repos, tout comme le personnel régulier.

Éloignez-vous de la microgestion de vos équipes distantes. La microgestion donne aux employés le sentiment d'être surveillés et peut réduire leur productivité.

Cela est particulièrement vrai pour les employés qui doivent se connecter à des systèmes qui suivent leur temps de travail. Le temps passé à travailler n'est pas le meilleur indicateur de productivité.

Si vous le pouvez, restez à l'écart du temps de suivi. Faites confiance à votre équipe pour qu'elle fasse le travail nécessaire. Au lieu de cela, créez des KPI qui vous permettent de suivre leurs performances. Les KPI peuvent être indépendants du temps qu'ils y consacrent.

En fait, la plupart des employés distants sont dignes de confiance et travaillent en moyenne quatre heures de plus par semaine par rapport à la main-d'œuvre régulière.

Indicateurs clés de performance

Les indicateurs de performance clés (KPI) vous permettent, à vous et à vos employés, de suivre le succès. Les KPI sont définis soit par vous, soit par l'équipe ensemble. Dans tous les cas, ils s'assurent que tout le monde sait ce qu'il doit faire.

Les KPI doivent être mesurables et permettre à vos employés de voir s'ils sont sur la bonne voie dans leur travail. Cela rend la performance au travail de vos employés plus traçable.

Si une personne ne parvient pas à remplir ses KPI à plusieurs reprises, cela peut valoir la peine de lui parler. Si une personne réussit souvent en termes de KPI, pensez à les promouvoir.

Processus d'embauche et procédures de paiement

Vous pouvez éviter les défis potentiels si vous avez mis en place un processus d'embauche efficace. Lorsque vous embauchez des employés, c'est une bonne idée de vérifier s'ils sont admissibles au travail à distance.

Cette aptitude dépend de leurs talents et forces naturels. Les grands télétravailleurs sont généralement un peu plus introvertis. Ils sont également soucieux du détail et capables d'agir de manière autonome.

Bien sûr, les extravertis peuvent aussi travailler à distance, mais vous devez vous assurer de leur bien- être social . S'ils ont besoin de personnes autour d'eux pour être heureux, le travail à distance peut les laisser insatisfaits.

Ainsi, lorsque vous embauchez, assurez-vous de tenir compte de ces facteurs. Parfois, c'est une bonne idée d'embaucher d'abord pour un poste à temps partiel et de mettre les employés en phase de test. De cette façon, vous pourrez tous les deux tester si votre relation de travail est fructueuse.

Un autre facteur qui peut éliminer de nombreux défis au début est le salaire. De nombreux propriétaires d'entreprise penseraient que les employés distants sont moins chers, et ils ont généralement raison.

Ce que vous voulez faire, cependant, c'est les payer plus que la norme de l'industrie. Si vous faites cela, ils seront plus productifs car leur motivation et leur satisfaction augmenteront. Les employés heureux travaillent plus dur.

Distractions à la maison

Un dernier obstacle lorsqu'il s'agit de gérer des employés à distance peut être un environnement distrayant. Il est particulièrement important d'y penser si cette personne travaille à domicile pour la première fois.

Vos employés doivent avoir un espace de bureau désigné. De cette façon, ils maintiennent leur productivité tout en travaillant à domicile. Cet espace doit être exempt de distractions (par exemple pas de télévision dans la pièce).

S'ils ont d'autres personnes dans leur foyer, cela devrait également être pris en compte. Leurs colocataires comprennent-ils que le travail à domicile est toujours du travail ? Ont-ils tendance à interrompre votre employé ?

Renseignez-vous sur leur environnement dès le début et voyez si vous évitez des obstacles similaires.

Certains employés peuvent aimer travailler dans un café ou à l'extérieur. C'est bien, mais ils devraient avoir un endroit où travailler sans distractions.

Outils de communication

Maintenant que vous connaissez certains des obstacles les plus courants à la gestion des employés à distance, examinons les outils de communication. Il s'agit notamment d'applications et de systèmes de gestion qui vous permettent de gérer plus efficacement des équipes distantes.

Les outils de communication aident à rationaliser la communication ou à optimiser les flux de travail. En voici quelques-unes que vous devriez connaître.

Pour la communication vidéo, les outils les plus populaires sont Zoom ou Skype. Skype est entièrement gratuit. Si vous avez un budget à investir, vous préférerez peut-être Zoom, car c'est une solution plus complète pour les entreprises.

Zoom vous permet d'enregistrer des réunions, de partager votre écran et bien plus encore. C'est l'outil parfait pour apporter une communication en face à face dans votre équipe.

Pour les SMS, Slack est extrêmement populaire auprès des entreprises. Slack vous permet de créer un canal pour votre entreprise, ainsi que plusieurs sous-canaux.

Si votre équipe est grande, vous pouvez créer ces sous-canaux pour chaque sous-équipe. Évitez que toute l'équipe ne soit inondée de messages inutiles.

Les SMS sont généralement plus rapides que les e-mails ; la communication par e-mail seule peut ralentir l'ensemble du flux de travail.

Outils de gestion de projet

Alors que la plupart des propriétaires d'entreprise connaissent les outils de communication, les logiciels de gestion de projet et les extras sont souvent négligés.

Sans les outils qui prennent en charge le flux de travail, la productivité diminue. Les gens ne savent pas ce qu'ils sont censés faire, ni où en est le projet.

Supposons, par exemple, que vous dirigiez une entreprise de vidéo et de cinéma. Vous avez besoin de personnes spécialisées dans le cinéma, la conception graphique, la rédaction et bien plus encore.

S'il n'y a pas de flux de travail ou de processus en place, l'éditeur ne sait pas quand éditer la vidéo suivante ; la personne qui filme peut ne pas savoir où télécharger la vidéo et ce qui devrait se passer ensuite.

Des outils comme Asana, Basecamp, ClickUp ou Float vous aident à maintenir un processus clair et rationalisé. Tout se passe au même endroit et vos employés savent où vérifier leurs prochaines tâches.

Un outil simple comme celui-ci peut avoir un impact immense sur la productivité de votre main-d'œuvre.

Outils de collaboration

Enfin, vous voulez vous assurer que les outils que vous utilisez permettent à vos employés de collaborer. Créer une collaboration d'équipe peut être difficile lors de la gestion d'employés distants. Ils pourraient tous finir par travailler indépendamment les uns des autres.

Mais, lorsque les employés coopèrent, cela peut mener à de nouvelles idées créatives. Pour une équipe distante, des outils comme Google Documents qui permettent à plusieurs personnes de travailler sur un document ou une feuille peuvent être utiles.

Quoi que vous choisissiez, assurez-vous qu'il s'agit d'un outil qui permet l'édition en direct, afin qu'un véritable travail d'équipe puisse avoir lieu.

Les meilleures pratiques

Vous avez maintenant un aperçu des défis courants et des outils utiles pour gérer les employés à distance. Mais quelles sont certaines des meilleures pratiques dont vous et votre équipe distante pouvez tirer des enseignements ?

Suivez ces pratiques pour éviter naturellement les défis et les revers, tout en assurant le bien-être productif de vos employés.

Les équipes distantes mécontentes s'épuisent rapidement, travaillent de manière improductive et coûtent de l'argent. C'est pourquoi c'est une bonne idée d'avoir un regard sur les systèmes et les idées qui ont fait leurs preuves.

Culture d'entreprise et vision

La racine d'une équipe à distance réussie est votre culture d'entreprise. Chaque entreprise ou entreprise a une certaine culture. Mais la culture n'est pas le fruit du hasard : elle est façonnée par vous, en tant que leader, et par chaque membre de l'équipe.

Pour gérer avec succès les employés distants, vous voulez une culture d'appropriation et de responsabilité. Si chaque membre de l'équipe est conscient de sa responsabilité et se tient responsable, vous n'avez pas besoin de microgérer.

C'est ce qui crée la confiance. Lorsque la direction est trop autoritaire, les employés se sentent découragés et moins créatifs.

Les entreprises prospères traitent leurs employés avec confiance et attention, et non comme une marchandise.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, donnez à vos travailleurs à distance la possibilité de travailler à leurs conditions. N'imposez pas un certain laps de temps lorsqu'ils ne peuvent pas être productifs pendant ces périodes.

Créer une culture positive et nourrissante avec les travailleurs à distance est généralement facile. En effet, les équipes distantes sont souvent plus heureuses, plus satisfaites et ont tendance à aimer ce qu'elles font.

De plus, vous souhaitez également communiquer clairement votre vision d'entreprise. Vos employés doivent savoir pourquoi ils font ce qu'on leur demande de faire. Dans le meilleur des cas, leurs objectifs personnels sont alignés sur votre objectif global pour l'entreprise.

Réunions récurrentes et structurées

Nous avons déjà abordé les défis de la communication à distance. Un excellent moyen de rationaliser la communication consiste à organiser des réunions vidéo récurrentes.

Certaines entreprises choisissent de se rencontrer toutes les semaines ou toutes les deux semaines ; certains choisissent même des réunions quotidiennes. Cependant, si vous décidez d'avoir des réunions quotidiennes, faites en sorte qu'elles soient courtes pour protéger le temps de vos employés.

Les réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires fonctionnent généralement mieux. Certaines entreprises optent également pour des appels mensuels, mais cette période peut être trop longue et affecter négativement la productivité.

Vous souhaitez également que vos visioconférences suivent une structure. Les réunions chaotiques réduisent la productivité. Si vous n'arrivez pas à trouver une structure vous-même, utilisez des formules éprouvées : réunion de niveau 10, par exemple.

En plus de la réunion d'équipe, c'est une bonne idée d'avoir des réunions individuelles trimestrielles. Ces réunions sont excellentes car elles approfondissent la communication avec chaque employé et vous permettent de vérifier s'ils fonctionnent bien.

Répondent-ils à vos attentes ainsi qu'à leurs propres objectifs ? Si des problèmes surviennent, ils peuvent également être discutés lors des réunions trimestrielles.

Délais de communication

Nous avons dit qu'il était logique de laisser vos employés concevoir leur propre horaire de travail. Ce que vous voulez avoir, cependant, ce sont certains points de contact que tout le monde doit rencontrer.

Par exemple, tout le monde doit assister à une réunion hebdomadaire. Ou, tout le monde est tenu de répondre aux messages texte dans les 24 heures.

Communiquez ce qui a du sens pour vous et votre entreprise à vos employés distants et clarifiez vos attentes.

C'est aussi une bonne idée de leur indiquer quel canal de communication utiliser pour quoi. Dans quels cas pensez-vous qu'ils utiliseront des SMS ? Pour quelles instances doivent-ils utiliser le courrier électronique ? Sont-ils autorisés à vous envoyer un message privé ?

Il n'y a pas de règles formelles; Assurez-vous simplement d'informer vos employés dès le départ de la façon dont vous voulez que les choses fonctionnent.

Objectifs et chances de carrière

C'est un piège courant de traiter les travailleurs à distance comme des pigistes. S'ils font partie de votre équipe, traitez-les comme des employés. Donnez-leur la chance de poursuivre leur carrière et de poursuivre leurs objectifs personnels.

Ne leur donnez pas l'impression qu'ils sont coincés avec leur position pour toujours. Ayez des appels individuels chaque année ou tous les six mois et discutez de la façon dont ils vont. Quels sont leurs objectifs pour la prochaine année et comment l'équipe peut-elle les aider.

Traitez vos employés avec respect et rendez-les heureux. De cette façon, vous avez une équipe fidèle. Des employés fidèles sont inestimables car les fluctuations dans votre équipe vous coûtent très cher.

Vous perdez du temps et de l'argent lorsque vous devez embaucher de nouveaux employés et les former. Vous souhaitez toujours embaucher de nouvelles personnes en cas de besoin ; les nouveaux employés apportent également de nouvelles idées. Mais évitez une culture qui pousse les gens à partir fréquemment.

Construction d'équipe

Créer une équipe solide est particulièrement difficile pour les entreprises qui fonctionnent à distance. Comme nous l'avons mentionné précédemment, dans un espace de bureau physique, les gens se rencontrent naturellement et communiquent.

C'est pourquoi certains lieux de travail aiment offrir à leurs employés distants une discussion ouverte. Dans ce chat, ils peuvent parler de tout ce qu'ils veulent, à part le travail. C'est un excellent moyen de remplacer la petite conversation habituelle qui aurait lieu dans un bureau.

Si vous prévoyez d'avoir une équipe à distance à long terme, envisagez des réunions d'équipe annuelles. Seulement deux ou trois jours ensemble par an peuvent être bénéfiques pour toute l'équipe.

Alignez votre flux de travail avec la liste de contrôle Dragon 100 Habits

Maintenant, il y a beaucoup à garder à l'esprit lorsqu'il s'agit de gérer des employés à distance. Et si nous vous disions qu'il existe un moyen de rendre la gestion de votre équipe plus claire et plus transparente ?

Par l'intermédiaire de son conseil consultatif Dragon 100, Dan Lok conseille d'autres propriétaires d'entreprise sur la façon de se développer. Même si vous ne faites pas partie de Dragon 100, vous pouvez accéder à la liste de contrôle des habitudes Dragon 100.

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