Comment gérer efficacement le travail à domicile des équipes

Il y a quelques mois, les choses étaient très différentes. Faire partie d'une équipe qui travaille toute la semaine à domicile n'était même pas envisagé. Mais dans cette nouvelle réalité créée par la propagation malheureuse du COVID-19, cela est devenu monnaie courante.

Cependant, le travail à domicile était à la mode dans de nombreuses organisations avant même l'aube de l'ère de la quarantaine. De nombreuses équipes ont pratiqué cela efficacement tout en relevant avec succès les nombreux défis inhérents aux équipes qui travaillent à domicile.

Dans ce guide, nous aborderons

• certains de ces défis courants de la gestion des employés distants que vous avez peut-être déjà rencontrés
• les meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour rester au top de votre forme

Les défis de la gestion d'une équipe qui travaille à domicile

Il existe de nombreux défis lorsqu'il s'agit de gérer une équipe, et lorsque cette équipe est répartie sur tout le continent ou dans le monde, il devient encore plus difficile de la diriger.

Identifier d'abord ce qui affecte négativement les performances de votre équipe distante vous rapprochera de la solution que vous recherchez.

Lorsque vous gérez des employés à distance, vous devez avoir vous-même rencontré plusieurs de ces défis,

• Manque d'interaction en personne. Alors que les managers craignent que les employés ne travaillent pas aussi efficacement qu'ils auraient pu le faire sous leur supervision, les employés eux-mêmes luttent sans le soutien de leur tête. Cela entraînera également des difficultés à établir la confiance entre les membres de l'équipe.

• Différents fuseaux horaires qui entraînent des difficultés de planification. Une réunion que vous souhaitez programmer le matin peut affecter la pause déjeuner de l'un des membres de votre équipe.

• Manque d'accès à l'information, y compris les ressources, les documents, etc. Lorsque vous travaillez au même endroit, vous devez faire demi-tour et demander à vos collègues tout ce dont vous avez besoin. Mais lorsque vous travaillez à domicile, c'est un scénario entièrement différent.

• Distractions à la maison. À moins que vous ne viviez seul, vous êtes obligé d'être interrompu à plusieurs reprises par les autres résidents de votre maison. Cela peut avoir un impact négatif sur votre productivité. Dans le même temps, le manque d'interaction sociale conduira les employés à se sentir isolés.

• Si votre équipe est composée de personnes du monde entier, vous pouvez également être confronté à des barrières culturelles et linguistiques.

• Cultiver la culture de votre entreprise peut également souffrir avec le temps. La culture d'entreprise est naturellement encouragée dans un bureau, mais il n'en va peut-être pas de même pour une équipe qui travaille à domicile.

Meilleures pratiques pour gérer les équipes de travail à domicile

Jetons un coup d'œil à quelques bonnes pratiques qui vous aideront à surmonter efficacement les défis dont nous avons parlé ci-dessus.

Utiliser les outils appropriés et définir des directives

Dans un environnement de bureau, vous pouvez toujours réunir votre équipe et parler de choses et faire des plans.

Ce n'est pas aussi facile de le faire avec une équipe qui travaille à domicile. Mais en intégrant le bon ensemble d'outils à votre flux de travail, vous pouvez vous assurer que l'équipe est sur la même page même si vous n'êtes pas au même endroit.

Les outils dans lesquels vous devez investir incluent,

• Outils de chat et de visioconférence pour la communication. Il existe de nombreuses options parmi lesquelles vous pouvez choisir; Slack, Zoom, Skype, etc. pour n'en nommer que quelques-uns. Et il est important de fournir une variété d'outils pour favoriser la communication entre les membres de l'équipe pendant les heures de travail et hors travail également.
• Outils de gestion de projet/tâche pour suivre les performances.
• Outils d'édition et de partage de documents/fichiers comme Google Docs et OneDrive. Le stockage de tous les fichiers en un seul endroit le rendra facilement accessible à tous.
• Plateformes de collaboration visuelle pour reproduire votre tableau blanc de bureau. Un logiciel de canevas en ligne comme Creately peut vous aider à planifier votre Sprint, à réfléchir, à collaborer sur des wireframes de produits ou à analyser des processus en temps réel.

Voici une liste étendue d'autres outils de communication et de collaboration pour les équipes de la FMH.

Il est aussi important que de choisir les bons outils d'établir des règles de base sur la façon et le moment de les utiliser. Les clarifier dès le départ vous fera économiser du temps et de la confusion. Par exemple,

• Soyez toujours disponible sur votre plateforme de chat lorsque vous travaillez, et si vous vous éloignez, informez les autres.
• Activez la vidéo lorsque vous assistez à une réunion en ligne ou que vous avez une réunion d'enregistrement quotidienne.
• Décomposez les tâches individuelles sur la plateforme de gestion de projet et estimez-les en heures.

Communiquez et dialoguez constamment avec votre équipe

Communiquer régulièrement avec vos employés est un moyen efficace de s'assurer qu'ils peuvent compter sur vous et vous consulter. C'est aussi une excellente occasion de connaître leurs préoccupations, leurs questions et leurs suggestions.

Vous pouvez avoir des entretiens individuels quotidiens ou hebdomadaires, des réunions d'équipe, ou vous pouvez simplement leur envoyer un message sur votre plateforme de chat pour demander une mise à jour sur ce sur quoi ils travaillent.

Faites savoir à votre équipe quand vous serez disponible et la meilleure façon de vous approcher. Si une urgence survient tôt le matin, partager votre numéro de téléphone portable avec votre équipe les aidera à vous appeler ou à envoyer un message instantané.

Encouragez également les membres de l'équipe à utiliser un canal public pour leurs conversations liées au travail. Cela vous permettra de surveiller ce qui se passe et d'offrir de l'aide si nécessaire.

Voici quelques autres bonnes pratiques de communication que les équipes travaillant à domicile devraient respecter.

Soyez préoccupé par les différents fuseaux horaires

Lorsque toute l'équipe est dispersée dans différents endroits, vous devez être très conscient des différents fuseaux horaires dans lesquels ils vivent.

• Lors de la planification des réunions, assurez-vous de vérifier avec tout le monde et leur emploi du temps et de sélectionner une heure avec laquelle tout le monde est à l'aise.
• Documentez les points clés abordés lors de vos réunions afin de pouvoir les partager avec les membres de l'équipe qui n'ont pas pu être présents lors de la discussion.

• Vous pouvez également faire un effort supplémentaire et enregistrer votre réunion pour qu'ils puissent la visionner plus tard ou les informer de ce qui a été discuté, avec un tête-à-tête le lendemain.

Consacrer des efforts supplémentaires à la collaboration et à la constitution d'équipes

Deux choses dont les équipes travaillant à domicile ont tendance à manquer sont la confiance et l'esprit d'équipe. Sans eux, une équipe ne pourra pas compter l'une sur l'autre et s'épanouir dans ses relations.

Bien que l'utilisation des bons outils fournisse à votre équipe la plate-forme pour collaborer les uns avec les autres, vous devez encore trouver d'autres moyens d'aider votre équipe à créer des liens.

• Commencez par définir clairement les rôles et les responsabilités ainsi que les rapports hiérarchiques au sein de l'équipe. Une équipe bien structurée qui sait où elle appartient et à qui elle rend compte peut éviter la confusion et stimuler la coopération.

• Encouragez les membres de l'équipe à interagir les uns avec les autres en dehors du travail. Ils peuvent avoir un groupe Facebook ou un canal Slack séparé pour des conversations amusantes qu'ils auraient eues en déjeunant ou en s'accrochant près de la fontaine à eau s'ils étaient au bureau. C'est un moyen efficace d'amener les employés distants à se connaître sur le plan personnel, ce qui aura un effet positif sur la cohésion d'équipe.
• Laissez quelques minutes au début d'une réunion pour une conversation informelle.
• Organisez des activités de team building virtuelles chaque fois que vous le pouvez. Ils sont essentiels pour favoriser le bonheur des employés et augmenter leur productivité. Voici quelques activités de team building virtuelles peu coûteuses que vous pouvez essayer tout de suite.

Soyez clair sur les attentes et les objectifs

Si vous voulez obtenir les résultats que vous recherchez, expliquez-les clairement à votre équipe. Définir des attentes claires et définir les objectifs à l'avance vous aidera à le faire plus rapidement.

Commencer avec

• Fixez des objectifs clairs pour chacun sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle et discutez de leur plan d'action.

• Donnez fréquemment votre avis sur le rendement des employés. Aussi, faites-en l'occasion d'écouter également leurs attentes.
• Communiquez régulièrement avec votre équipe, en leur offrant un soutien émotionnel, surtout s'ils sont aux prises avec l'anxiété et le stress.
• Définissez des directives claires sur ce que vous attendez de votre équipe (c'est-à-dire que tous les e-mails reçoivent une réponse dans les 24 heures). Documentez-les et stockez-les dans un emplacement central facilement accessible à tous.
• Reconnaissez et célébrez les victoires des employés pour les garder motivés.

Vous avez plus de conseils sur la gestion des employés distants ?

Les meilleures pratiques dont nous avons discuté sont peu coûteuses et peuvent être mises en œuvre immédiatement pour garantir des résultats efficaces. Vous voulez ajouter plus de conseils à la liste ? Laissez un commentaire ci-dessous.

Avez-vous récemment commencé à travailler à domicile avec votre équipe ? Voici le guide pratique du télétravail en équipe couvrant tout ce que vous devez savoir pour rester efficace et performant.