Si seulement les humains pouvaient être un peu plus comme des abeilles.

Je veux dire, du point de vue de la collaboration, ce sont des créatures vraiment incroyables.

Ils ont tous des tâches individuelles à accomplir, mais ils travaillent ensemble pour la même cause.

Chacun sait exactement ce qu'il doit faire à un moment donné, et des études ont montré que ces minuscules créatures peuvent réellement communiquer pour faire le travail plus rapidement et plus efficacement.

Malheureusement, les gens ne travaillent pas toujours aussi bien ensemble.

Souvent, toutes les abeilles ouvrières au sein d'une équipe de marketing de contenu doivent avoir une direction spécifique et beaucoup de communication afin d'accomplir leurs tâches de la manière la plus efficace.

C'est pourquoi il existe des plateformes de gestion de projet comme celle dont nous allons parler aujourd'hui : Microsoft Project .

Si vous cherchez une solution pour mieux gérer les projets et les tâches de votre équipe de marketing de contenu, Microsoft Project pourrait être très intéressant pour vous.

Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les raisons pour lesquelles vous devriez vous intéresser à Microsoft Project, ainsi que sur son fonctionnement.

Organisons ces abeilles ouvrières et préparez-les pour n'importe quelle tâche !

Microsoft Project : qu'est-ce que c'est et comment ça marche

Microsoft Project est un système de gestion de projet extrêmement détaillé pour les entreprises.

C'est plus qu'une simple liste de tâches ou une application organisationnelle. Il s'agit d'un système entièrement développé qui vous aidera à avoir la même productivité qu'une ruche occupée.

Comme vous pouvez le deviner d'après son nom, ce système provient d'une entreprise qui est devenue un nom familier dans le monde des logiciels et des systèmes d'entreprise. Microsoft fait partie intégrante de la majorité de tous les bureaux, et Project n'est qu'un autre élément qui s'intègre parfaitement aux autres produits Microsoft.

En fait, Project peut même être utilisé dans le cadre d' Office 365 , plaçant l'ensemble du système entièrement dans le cloud. Si les produits Microsoft font déjà partie intégrante de votre flux de travail, alors Project est la solution de gestion de projet idéale.

Mais qu'est-ce qui rend Microsoft Project meilleur que les autres systèmes de gestion de projet ? Quels sont ses points faibles ? Et qui en particulier devrait être intéressé par ce système ?

Découvrons-le.

Examen de Microsoft Project : le logiciel de gestion de projet pour garder votre ruche en effervescence

Là où Microsoft Project excelle vraiment

Suivi simplifié

Les tâches peuvent facilement être connectées et interconnectées.

Lorsque vous cliquez sur une tâche, vous pourrez voir toutes les autres tâches auxquelles elle est liée (passées, présentes et prévues pour l'avenir) en un coup d'œil grâce à un code couleur impossible à manquer.

L'achèvement des tâches et des projets est enregistré avec des échéanciers afin que vous puissiez voir combien de temps les choses ont pris pour se mettre en place. La fonction de rapport simple vous donne des graphiques et des tableaux pour voir ce qui était prévu par rapport à ce qui a été réellement réalisé par votre équipe.

Vous pouvez également affecter des personnes spécifiques à certaines tâches, ou même afficher la priorité de chaque tâche individuelle au sein d'un projet.

Ces fonctionnalités de suivi sont parfaites pour les responsables du marketing de contenu occupés qui supervisent une grande équipe d'écrivains, d'éditeurs et de concepteurs.

Tous les avantages de la gestion de projet dans le cloud

Lorsque toutes les informations dont vous avez besoin se trouvent dans le cloud, vous avez toujours accès aux éléments dont vous avez besoin.

Qu'il s'agisse d'une collaboration en temps réel avec le reste de l'équipe ou d'un changement d'appareil en cours de projet, Microsoft Project a tout stocké pour vous en ligne. Il est prêt pour vous chaque fois que vous en avez besoin.

Il permet également aux utilisateurs de soumettre des feuilles de temps, de gérer les ressources du projet et même de se synchroniser avec les listes de tâches SharePoint.

Il s'agit d'une fonctionnalité extrêmement utile pour les équipes de marketing de contenu qui ne travaillent pas ensemble au même endroit physique. Si une partie ou la totalité de votre équipe est distante, vous pouvez être sûr que Microsoft Project les tiendra à jour où qu'ils se trouvent.

Des modèles qui vous font gagner du temps

Si vous craignez de créer un plan de projet à partir de zéro, vous pouvez arrêter de vous inquiéter maintenant. Tout comme les autres produits Microsoft incluent des modèles faciles à utiliser, Project vous donne également accès à un certain nombre de modèles différents pour la gestion de projet qui répondent à vos besoins.

Project vous donne également accès à des outils tels que des diagrammes de Gantt personnalisables qui vous aideront à planifier des projets avec différents membres de l'équipe. De cette façon, votre contenu sera toujours prêt dans les délais.

Communication et partage en temps réel

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, placer vos projets dans le cloud facilite incroyablement la mise à jour de tous les membres de votre équipe et leur permet de travailler efficacement, même lorsque vous n'êtes pas tous ensemble.

Mais il y a plus.

Microsoft Project s'intègre également parfaitement à Skype Entreprise, permettant aux membres de l'équipe de se parler directement tout en travaillant sur différents projets. Les utilisateurs peuvent également partager des documents et des fichiers afin que chacun dispose de ce dont il a besoin pour accomplir ses tâches.

Si votre équipe travaille à distance, c'est un excellent moyen de rester en contact avec eux. Vous pouvez facilement organiser des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour discuter du calendrier de contenu à l'aide de Skype Entreprise et partager les tâches et le matériel du projet avec tous les membres de votre équipe lorsqu'ils en ont besoin.

Ne manquez jamais un battement avec les applications iOS et Android

Vous voulez vous assurer que tous les membres de votre équipe sont à jour, où qu'ils se trouvent ?

Avez-vous besoin de surveiller comment tout le monde va quand vous n'êtes pas au bureau ?

Dans tous les cas, Microsoft Project a la solution pour vous. Ce système de gestion de projet est disponible pour les appareils Windows, iOS et Android, ce qui signifie que vous et vos abeilles ouvrières pouvez rester informés de ce qui se passe sans même être au bureau !

Et, puisque toutes les informations sont stockées dans le cloud, tout le monde a un accès constant et en temps réel à ce qui se passe.

Gestion intégrée du budget et des ressources

Lorsque vous gérez les ressources d'une entreprise pour un projet donné, il faut du temps et de l'énergie pour allouer les bons fonds aux bons endroits. Cela peut être particulièrement délicat lorsque vous essayez de vous en tenir aux chiffres que vous avez proposés à un client.

Avec Microsoft Project, vous pourrez le faire rapidement et efficacement. Grâce aux solutions de gestion des ressources disponibles dans Project, vous pourrez garder un œil sur ce qui se passe et où dans chaque projet.

Vous pouvez suivre les heures que chaque membre de l'équipe consacre à chaque tâche et même définir des taux de rémunération horaires pour chaque individu.

De cette façon, vous pouvez toujours vous assurer que chaque partie du projet respecte le budget.

Plus de 20 millions de personnes font déjà confiance à Microsoft Project comme solution de gestion de projet

C'est vrai, des millions de personnes dans le monde entier utilisent déjà Microsoft Project afin de synchroniser leurs abeilles ouvrières pour un travail harmonieux. Parmi celles-ci figurent de nombreuses équipes de marketing de contenu.

Certaines des personnes qui utilisent actuellement Microsoft Project sont en fait de grands noms du monde des affaires, de la finance, de la vente au détail et de presque tous les autres secteurs. Ceux-ci incluent des noms connus comme Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express et bien d'autres.

Les inconvénients de Microsoft Project

Courbe d'apprentissage abrupte

Microsoft Project propose une tonne d'options de personnalisation et de nombreuses pièces mobiles. Cela signifie également que votre équipe aura besoin d'une formation approfondie afin de se familiariser avec le système et de l'utiliser au maximum de son potentiel.

Un peu plus cher que les autres options de gestion de projet

Nous en discuterons plus en détail ci-dessous, mais il s'agit évidemment d'un système plutôt coûteux. Cela étant dit, la grande majorité de ceux qui l'utilisent disent que cela vaut chaque centime.

Manque un peu de visuels

Une autre plainte des utilisateurs est le manque d'options visuelles. Bien que certains graphiques soient disponibles, de nombreuses personnes aimeraient pouvoir disposer de visuels plus personnalisables dans le programme.

Microsoft Project : Options et tarification pour l'entreprise moderne

Il existe plusieurs options différentes dans Microsoft Project qui conviennent aux entreprises de différentes tailles.

Pour les solutions basées sur le cloud, vous paierez 30 $ ou 55 $ par mois et par utilisateur. Le prix dépend des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Pour les solutions sur site, vous paierez un prix unique (par PC) de 590 $ ou 1 160 $. Encore une fois, le prix varie en fonction des services dont vous avez besoin.

Il n'est pas surprenant que le prix soit ce qui détourne de nombreuses personnes de Microsoft Project. Cependant, bien qu'il existe d'autres systèmes de gestion de projet qui peuvent même être utilisés gratuitement, comme Asana, ces systèmes ne peuvent en aucun cas résister aux fonctionnalités offertes par Microsoft Project.

Qui devrait utiliser Microsoft Project ?

Évidemment, Microsoft Project n'est pas seulement pour votre équipe de marketing de contenu moyenne. Ce système n'est pas bon marché et il ne vous conviendra que si vous êtes prêt à vous lancer dans la gestion de projet.

Le système Microsoft Project sera particulièrement utile pour les équipes de marketing de contenu impliquant un grand nombre de personnes, en fait, toute grande équipe de contenu ayant besoin d'une meilleure organisation.

Ce système a été conçu pour les grandes entreprises, il ne conviendra donc pas à toutes les équipes de marketing de contenu.

Cependant, même les équipes de taille moyenne qui connaissent une croissance rapide bénéficieraient probablement de l'utilisation de Microsoft Project, en particulier celles au sein d'un environnement d'entreprise plus large ou avec une diffusion internationale.

Comme nous l'avons vu ci-dessus, Microsoft Project est un outil incroyablement utile qui possède un nombre incalculable de fonctionnalités et d'options pour la gestion de projet.

C'est l'une des options les plus largement utilisées et les plus connues disponibles, il est donc même probable que certains membres de votre équipe sachent déjà comment l'utiliser.

Bien que Microsoft Project ait l'inconvénient d'être relativement coûteux et difficile à utiliser au début, ses avantages l'emportent largement sur ces points.

De loin, Microsoft Project est l'un des outils de gestion de projet les plus complets disponibles.

Serait-ce ce dont vous avez besoin pour faire bourdonner votre ruche ?