Que sont les procès-verbaux de réunion (MoM) ? Logiciels et modèles pour MoM

Publié: 2024-01-10

Résumé : en créant des procès-verbaux de réunions, vous pouvez documenter les sujets discutés, résumer les points de réunion importants et mettre en évidence les principaux points à retenir. Découvrons-en plus sur MOM et comment vous pouvez en créer un.

Des réunions productives sont cruciales pour la collaboration, mais se souvenir de tous les détails discutés lors de la réunion peut être difficile. C'est pourquoi vous devez créer un procès-verbal de la réunion pour documenter chaque détail de celle-ci. Dans cet article, nous découvrirons MOM et comment en créer un. Mais d’abord, apprenons ce qu’est exactement MOM.

Table des matières

Que sont les procès-verbaux de réunion (MoM) ?

MOM signifie généralement « Procès-verbal de la réunion ». Il fait référence à un compte rendu écrit formel des discussions, des décisions et des mesures à prendre qui ont lieu au cours d'une réunion.

MOM est essentiel pour documenter les points abordés lors d'une réunion, attribuer les responsabilités et fournir une référence aux participants. Il comprend les points clés de la discussion, tous les participants et la résolution de la réunion.

Importance des procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux de réunion (MOM) jouent un rôle essentiel dans l’efficacité organisationnelle et la communication. En documentant les discussions, les décisions et les mesures à prendre, MOM sert de point de référence crucial, garantissant la clarté et la compréhension entre les participants.

MOM sert d'archive historique, capturant l'évolution des idées et des stratégies au fil du temps.

En plus de faciliter la communication en partageant des informations clés avec les membres absents de l’équipe, MOM contribue à une planification et à un développement stratégique plus efficaces.

Quand devriez-vous faire maman ?

MOM peut être utilisé dans les cas suivants :

  • Enregistrer les points à retenir et les objectifs d'une réunion
  • Création du résumé de la réunion pour ceux qui n'ont pas assisté à la réunion
  • Le conserver comme document juridique en cas de réunions formelles
  • Tenir à jour un document de référence à utiliser lors de la prochaine réunion

Étapes impliquées dans la création de MOM

Lors de la création du procès-verbal d'une réunion, vous devez répertorier l'ordre du jour de la réunion, la liste des participants et le MOM existant. Vous devez également noter qui est absent et présent à la réunion. Voyons une énumération détaillée de toutes les étapes que vous devez suivre pour créer un MOM :

  • Préparation : Rassemblez les détails nécessaires tels que l'ordre du jour, la liste des participants et le MOM précédent. Configurez également un modèle pour l’enregistrement.
  • Présence : notez les détails des participants présents et absents. Marquez tous les invités ou participants notables.
  • Examen de l'ordre du jour : parcourez l'ordre du jour de la réunion en vous assurant que chaque point est abordé.
  • Détails de la discussion : enregistrez les points clés, les décisions et les mesures à prendre en utilisant un langage concis.
  • Attribuez des responsabilités : attribuez clairement les éléments d'action aux personnes avec des délais.
  • Clarifications : incluez toutes les clarifications apportées lors de la réunion pour le contexte.
  • Clôture : Confirmez la conclusion de la réunion et notez toute exigence de suivi.
  • Examen et approbation : partagez le MOM pour examen et obtenez les approbations nécessaires.
  • Distribution : distribuez rapidement le MOM final aux participants et aux parties prenantes concernées.

Avantages de devenir maman

Les procès-verbaux de réunion (MOM) offrent des avantages cruciaux. Ils fournissent un compte rendu documenté des discussions, des décisions et des mesures à prendre, garantissant clarté et responsabilité. Voici quelques autres avantages de la création d’un MOM :

  • Documentation : ils fournissent un compte rendu formel des discussions, des décisions et des mesures à prendre au cours d'une réunion.
  • Référence : le procès-verbal sert de référence aux participants pour se rappeler ce qui a été discuté et quelles tâches ont été assignées.
  • Responsabilité : ils attribuent des responsabilités en documentant les mesures à prendre et les délais, favorisant ainsi la responsabilité parmi les participants.
  • Communication : MOM facilite la communication en partageant des informations clés avec ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion.
  • Planification : ils facilitent la planification future en résumant les discussions et les résultats passés, aidant ainsi à façonner les actions et stratégies futures.
  • Alignement : le procès-verbal garantit que tous les participants ont une compréhension commune de ce qui a été discuté et décidé, réduisant ainsi les malentendus.

Que faut-il inclure dans le procès-verbal de la réunion ?

Lorsqu'il s'agit de rédiger un compte rendu de réunion, vous devez inclure plusieurs éléments dans le document : Voici quelques éléments essentiels du MOM :

  • Date et heure de la réunion
  • Liste des participants et leurs rôles
  • Objectifs ou buts de la réunion
  • Ordre du jour des réunions et sujets abordés
  • Actions à entreprendre et décisions prises
  • Étapes à venir et calendrier du suivi
  • Signatures et initiales des participants pour validation

Rédaction de procès-verbaux de réunion (meilleures pratiques)

Pour que le procès-verbal de la réunion soit efficace, vous devez enregistrer la date, l'heure et le nombre de participants. Ensuite, vous devez ajouter des détails sur la réunion à venir.

  • Créer un plan de réunion à l'avance : pour rendre la réunion plus fructueuse, il est préférable de créer un plan de réunion avec tous les points qui seront discutés lors d'une réunion. Cela permettra d'éviter toute confusion au début de la réunion et de garantir que les participants s'en tiennent à l'ordre du jour valide.
  • Notez l'objectif de la réunion : pendant ce temps, essayez de noter l'objectif de la réunion et ce qui devrait être réalisé au cours de cette réunion. Ces notes seront utiles à ceux qui n'ont pas pu participer à la réunion.
  • Décidez de la date de la prochaine réunion : si vous prenez des notes de réunion, il est également essentiel d'indiquer la date à laquelle la prochaine réunion aura lieu en ce qui concerne le sujet abordé. Cela fournira aux participants une indication du temps dont ils ont besoin pour accomplir les tâches assignées. De plus, décider d’une date de réunion à venir vous aidera également à prioriser vos tâches.
  • Utilisez l'IA pour créer un résumé de la réunion : si vous êtes responsable de la création de notes lors de la réunion, vous pouvez utiliser un outil de transcription de réunion. Avec cet outil, tous les enregistrements, transcriptions et résumés d'appels sont liés à la réunion et au calendrier, de sorte que tout reste au même endroit.
  • Utilisez l'ordre du jour pour suivre les points clés de la réunion : après la réunion, vous pouvez utiliser l'ordre du jour de la réunion pour suivre les résultats. En utilisant un agenda comme ligne directrice générale, vous serez en mesure de mesurer vos progrès vers les objectifs fixés.

Modèles pour créer des procès-verbaux de réunions

  1. Modèle MoM de conseil formel
  2. Exemple de réunion informelle MoM
  3. Modèle MoM de réunion du conseil d'administration
  4. Modèle MoM de réunion du conseil d'administration SaaS de David Sacks
  5. Réunion de gestion mensuelle
  6. Modèle de planification de sprint
  7. Modèle de réunion individuelle

Pour créer rapidement des procès-verbaux de réunions, vous pouvez utiliser des modèles préconfigurés. Les modèles MOM peuvent aller des procès-verbaux formels des réunions du conseil d'administration aux procès-verbaux mensuels de gestion, en passant par les procès-verbaux de réunions informelles, la planification de sprint, les réunions SaaS, etc. Chacun de ces modèles est fourni ci-dessous pour rationaliser votre procédure MOM.

  1. Modèle de procès-verbal de réunion officielle du conseil d'administration

rappeler à l'ordre

Animé par le « président du conseil d’administration »

• [Animateur de la réunion] a convoqué la réunion ordinaire de [Organisation] à [heure] le [date] à [lieu].

Appel
 Le secrétaire a procédé à un appel nominal. Les personnes suivantes étaient présentes :

• Secrétaire
• Directeur principal
• Animateur de réunion

Approbation du procès-verbal
 Avant que toute affaire officielle puisse être conduite, le conseil d'administration doit approuver le procès-verbal de la dernière réunion.
• [Secrétaire] a lu le procès-verbal de la dernière réunion. Le procès-verbal est approuvé.

Questions ouvertes
 Points dont le conseil d’administration a déjà discuté et qui sont prêts à être approuvés officiellement.

Nouvelle entreprise
 Ces points peuvent être votés, amendés, déposés, transférés en commission pour examen ou reportés.

Ajournement
 Une fois que toutes les questions en suspens et les nouvelles affaires auront été discutées et documentées, l'animateur de la réunion ajournera la réunion du conseil d'administration.

• [L'animateur de la réunion] a ajourné la réunion à [heure de fin de la réunion].
Soumission et approbation du procès-verbal
Le rédacteur du procès-verbal doit soumettre le procès-verbal pour approbation par le président du conseil d’administration ou l’animateur de la réunion.

• Procès-verbal soumis par : [Nom]
• Procès-verbal approuvé par : [Nom]

  1. Exemple de procès-verbal de réunion informelle

rappeler à l'ordre

Une réunion de [organisation] a eu lieu à [lieu] le [date].

Participants

• Les membres votants présents comprenaient :
• Parmi les invités présents figuraient :
• Les membres non présents comprenaient :

Approbation du procès-verbal
 • Une motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion précédente de [date] a été présentée par [nom] et appuyée par [nom].

Rapports
 • [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur].
• [Nom du rapport] a été présenté par [nom du présentateur].

Principaux mouvements
 • Motion : Proposée par [nom] et appuyée par [énoncer la motion ici]. La motion [adoptée ou rejetée] avec [numéro] pour et [numéro] contre.

Ajournement
 • [Nom du proposant] a proposé que la réunion soit ajournée, ce qui a été convenu à [heure de l'ajournement].
• Secrétaire:
• Date d'approbation :

  1. Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration

Détails de la réunion

Notez le type de réunion, la date et l'heure.
• Nom de la réunion :
• Date:
• Temps:

Appel
 Notez les participants à la réunion.
• Président :
• Secrétaire:
• Présidents de séance :
• Administrateurs absents :
• Autres invités ou membres du personnel présents :

Vieille entreprise
 Procès-verbaux clés et décisions de la dernière réunion du conseil d’administration.
• Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
• Points d'action non résolus lors des réunions précédentes du conseil d'administration.

Nouvelle entreprise
 Incluez les rapports des dirigeants, des comités ou des différents administrateurs du conseil d’administration.
• Point 1 de l'ordre du jour
• Point 2 de l'ordre du jour
• Point 3 de l'ordre du jour

Des mesures d'action

Fermeture
Terminez la réunion du conseil d’administration en documentant les informations suivantes :
• Date et heure de la prochaine réunion du conseil d'administration
• L'heure à laquelle la réunion est levée
• Approbation du secrétaire :
• Approbation du président :

  1. Modèle de réunion du conseil d'administration SaaS de David Sacks

• Mise à jour du PDG [30 minutes]
Victoires, défis, apprentissages et KPI.

• Mise à jour des ventes [30 minutes]
ARR, transactions, clôtures, objections et prévisions

• Mises à jour ministérielles [20 minutes]
Feuille de route du produit et mises à jour des autres départements.

• Finances [10-20 minutes]
Marge brute, plans financiers et dépenses opérationnelles.

• Équipe [10-20 minutes]
Quels sont les domaines qui ont le plus besoin de nouvelles recrues ?

• Questions administratives [5-10 minutes]
Questions d'entretien ménager et administratives

• Éléments d'action
Qu'est-ce qui est ressorti de cette rencontre ?

  1. Réunions de gestion mensuelles

Réunion de gestion mensuelle

Examiner les métriques/KPI
Suivez les progrès sur les mesures et les objectifs par rapport aux résultats réels. Où en sommes-nous par rapport au plan ? Pourquoi?

Mise à jour de l'entreprise
Partagez les mises à jour clés et fournissez un « état de l’Union ».

Table ronde des chefs de département/d’équipe
Tenez tout le monde au courant, recherchez des gains d’efficacité et aidez-vous mutuellement à vous débloquer.

Nom

• Victoires récentes
• Priorités actuelles
• Y a-t-il quelque chose qui vous bloque ?

Développement professionnel (facultatif)

Améliorez vos résultats commerciaux à long terme grâce à une expérience d'apprentissage interactif ou de consolidation d'équipe.

Séance de résolution de problèmes
Choisissez un défi ou un domaine prioritaire.
• Présentation du défi
• Discussion ouverte pour mieux comprendre le défi et trouver des solutions
• Attribuer les prochaines étapes

Prochaines étapes
@name Tâche avant DUE-DATE

  1. Modèle de planification de sprint

Planification des sprints

Objectif de sprint

Quel est l’objectif principal de ce sprint ? Définissez les objectifs clés ci-dessous.‍

Carnet de sprints

Quelles user stories correspondent à l’objectif du sprint ? Partagez-le avec votre équipe avant la réunion afin qu'elle puisse contribuer. Décomposez chaque user story en tâches individuelles. Assurez-vous que chaque tâche contient autant d’informations que possible. Incluez des mesures importantes.

‍Épopées à livrer

Répertoriez les épopées que nous prévoyons de démarrer ou de livrer au cours de ce sprint.‍

Clarification de la portée des travaux

Revisitez votre définition de « terminé ». Décidez des critères d’acceptation utilisés pour déterminer quand chaque tâche est terminée. Assurez-vous que tout cela correspond de manière réaliste à la capacité de votre équipe.

Principaux risques et préoccupations

Quels problèmes potentiels pourraient survenir en fonction de l’objectif et du retard du sprint ? Comment pouvons-nous les résoudre ? L’étendue des travaux laisse-t-elle suffisamment de temps pour résoudre les problèmes inattendus ?

‍Notes et points à retenir

Quelles ont été les principales idées et points de discussion de cette session de planification de sprint ?‍

Acte

Obtenez une confirmation verbale de votre équipe sur les prochaines étapes à suivre. Précisez qui les termine et quand ils doivent être terminés. Notez ces informations ici pour les partager et les attribuer.

Suivi

Comment allons-nous rester en contact et rester informés des progrès ? Devons-nous planifier une réunion de suivi?

  1. Modèle de réunion individuelle

Face-à-face : Manager hebdomadaire 1 : 1

Question d'introduction

Commencez par une question ouverte. Comment s'est passée la semaine dernière ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné pour vous ces derniers temps ?

Célébrez les victoires et les leçons apprises

Qu’avons-nous accompli depuis notre dernière rencontre ? Notez les progrès réalisés sur des initiatives importantes.
Comment pouvons-nous être meilleurs ? Mettez en évidence les leçons apprises de la semaine précédente.

Supprimer les obstacles

Qu'est-ce qui (le cas échéant) arrête ou ralentit votre progression ? Comment pouvons-nous supprimer cet obstacle ? De quel soutien avez-vous besoin ?
Prévoyez de supprimer des obstacles spécifiques et de créer des actions.

Évaluation et rétroaction bidirectionnelles

Comment allons nous? Comment pouvons-nous travailler ensemble plus efficacement ?

Discussion ouverte

Prévoyez du temps pour une discussion ouverte. Y a-t-il autre chose dont vous voudriez parler ?

Suivi

Devons-nous planifier un autre tête-à-tête ? Passez en revue toutes les actions découlant du tête-à-tête.

Éléments d'action

Meilleur logiciel pour créer des procès-verbaux de réunion

Vous pouvez choisir parmi des logiciels gratuits et payants disponibles pour créer MoM. Voici quelques-unes des options les plus populaires que vous pouvez envisager :

Logiciel MAMAN gratuit

  • Google Notes : C'est un logiciel gratuit que vous pouvez utiliser pour créer des MOM, les partager, archiver des notes, etc.
  • Evernote : Evernote est gratuit pour prendre et capturer des notes, créer une liste de tâches, collaborer sur des notes, etc.
  • EasyRetro : avec lui, vous pouvez créer des notes autocollantes, les partager avec des collègues, créer des actions, noter des idées de projet, etc.

Logiciel MOM payant

  • NTask : il peut être utilisé pour créer et attribuer des tâches, partager les détails des tâches avec d'autres, planifier les détails du projet, mener des réunions, etc.
  • Zipdo : Cette application de notes de réunion se connecte au calendrier et crée des notes collaboratives pour chaque réunion.
  • Beenote : Il s'agit d'un logiciel basé sur l'IA que vous pouvez utiliser pour créer, gérer et organiser vos réunions.

Conclusion

À l’aide d’un compte rendu de réunion, il devient extrêmement simple de résumer l’ensemble de la réunion en quelques points importants.

Après avoir parcouru l'article, vous avez une idée de la raison pour laquelle vous devriez créer un MOM et vous pouvez en créer un pour vous-même. Pour une approche plus simple, vous pouvez également envisager des modèles pour créer du MOM en fonction de vos cas d'utilisation.

FAQ relatives aux procès-verbaux de réunion (MoM)

  1. Qui est chargé de rédiger les procès-verbaux des réunions ?

    Le secrétaire général est généralement chargé de rédiger les procès-verbaux des réunions.

  2. Quel est le format du procès-verbal d’une réunion ?

    Le format de base du procès-verbal de réunion comprend un aperçu des idées clés discutées au cours de la réunion, des décisions prises, ainsi que des étapes que les participants doivent suivre pour atteindre les objectifs.

  3. Que signifie le procès-verbal d’une réunion ?

    Les procès-verbaux des réunions sont les notes prises au cours d'une réunion qui incluent les sujets discutés, les détails des participants, les principaux points à retenir, etc.

  4. Que signifie MAMAN ?

    MOM signifie Procès-Verbal de Réunion en entreprise. Il est utilisé pour noter tous les détails importants discutés lors d’une réunion, son objectif et son résultat.

  5. Quel est le format des procès-verbaux professionnels de réunion ?

    Dans les procès-verbaux professionnels de la réunion, les détails des participants, l’ordre du jour discuté, les étapes futures, etc. sont inclus.