Tâches et responsabilités les plus importantes du chef de projet | #25 Se lancer dans la gestion de projet

Publié: 2023-01-09

Les chefs de projet (PM) sont comme des PDG à plus petite échelle, pensant stratégiquement au projet en cours et le plaçant dans la perspective des activités de l'ensemble de l'organisation. Leurs tâches sont interdisciplinaires. Bien qu'ils n'aient pas besoin d'être un expert dans la gestion de l'entreprise ou dans le domaine concerné par le projet, ils doivent en avoir une connaissance générale. Alors qu'il s'agit du spécialiste membre de l'équipe de projet qui proposera la meilleure solution, le chef de projet doit comprendre pourquoi cette solution est la meilleure. Quelles sont donc les principales tâches et responsabilités du chef de projet ?

Tâches et responsabilités du gestionnaire de projet – table des matières :

Introduction
Planification et organisation
Préparation budgétaire
Suivi de projet
Soutenir l'équipe
Communication avec les parties prenantes
Résumé
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Introduction

Le chef de projet ne gère pas des personnes mais le projet. Par conséquent, il doit toujours garder à l'esprit que l'équipe est composée de spécialistes qui font leur travail au mieux de leurs capacités. Le travail du GP est de faciliter la mise en œuvre de ces activités et de leur donner une orientation. Le PM devrait donc :

Éviter la microgestion – enseigner aux membres de l'équipe comment effectuer leurs tâches,
Laisser la liberté de choisir comment résoudre les problèmes,
Gérer la responsabilité - faire correspondre l'étendue des tâches aux capacités de chaque membre de l'équipe.

Cependant, quelles tâches font partie des responsabilités du chef de projet ?

Planification et organisation

La gestion du temps dans un projet consiste en des tâches comprenant la planification et l'organisation de l'exécution des tâches. La planification est une partie du cycle de vie du projet qui, bien que dans des proportions différentes, fait partie intégrante de chaque étape du projet. Mais à quoi ressemble la planification au quotidien des tâches du chef de projet, c'est-à-dire du côté pratique ?

L'aspect crucial de la planification est l'utilisation efficace d'un logiciel de gestion de projet. Tout d'abord, cela comprend la compilation d'une liste de tâches à effectuer et leur hiérarchisation. Liée à cette dernière tâche, il y a la deuxième tâche clé du PM – organiser le travail.

Il s'agit non seulement de sélectionner les tâches les plus urgentes à accomplir, mais aussi de s'assurer qu'elles sont effectuées à temps et que tous les membres de l'équipe ont une charge de travail aussi égale que possible. Cela évitera les goulots d'étranglement. Cette mauvaise organisation du travail de l'équipe fait qu'une seule personne est responsable d'un nombre démesuré de tâches. L'empilement des responsabilités fait tenir le travail des autres membres de l'équipe, et l'avancement du projet ralentit voire s'arrête.

Assurez-vous d'ajuster la complexité du programme que vous utilisez ou de varier les applications de ses fonctions selon les spécificités du projet en cours. Après tout, le nombre de possibilités ne signifie pas toujours une meilleure gestion. Nous recommandons de respecter les principes du Lean et d'adopter uniquement les fonctions qui améliorent les capacités de l'équipe ou fournissent les données nécessaires pour évaluer l'avancement du projet. Si des données joliment présentées peuvent séduire les parties prenantes, cela ne vaut pas la peine de passer trop de temps à les collecter si ce n'est que pour servir cet objectif.

Préparation budgétaire

Le chef de projet établit le budget pendant la phase de planification du projet. Il est désigné dans le PMBOK comme :

"L'estimation approuvée pour le projet ou tout composant de la structure de répartition des travaux ou toute activité prévue." (L'estimation approuvée pour le projet ou tout composant de la structure de répartition du travail (WBS) ou toute activité planifiée.)

Préparer un budget et contrôler les dépenses d'un projet n'est pas une tâche facile. Malgré des dépenses méticuleusement planifiées, des changements seront nécessaires pour presque tous les projets mis en œuvre. Par conséquent, un budget de projet bien planifié suppose un minimum de 10 à 15 % pour les dépenses imprévues. 20 % de tous les coûts sont considérés comme un seuil de sécurité, mais il existe des projets où les changements de budget sont encore plus élevés.

Pour éviter des écarts excessifs par rapport aux dépenses prévues, il faut donc non seulement planifier habilement en tenant compte des dépenses les plus probables. Le PM doit également accorder une attention considérable au suivi des dépenses d'un projet en cours afin de réagir à temps, par exemple, à l'évolution des prix .

Suivi de projet

Un autre ensemble important de responsabilités du chef de projet est le suivi du projet. Cela nous permet d'aborder judicieusement les risques, d'anticiper et de réagir de manière proactive aux changements.

Cependant, la surveillance ne consiste pas seulement à suivre les risques émergents. Les responsabilités du chef de projet pour le suivi du projet comprennent également :

Tenir des statistiques sur l'avancement des tâches,
Le taux d'exécution du budget,
Contrôle et optimisation du flux de travail.

L'objectif de toutes les responsabilités de surveillance du gestionnaire de projet est d' optimiser les activités afin que le projet soit exécuté comme prévu, ainsi que d' apprendre comment les processus répétitifs de nombreux projets fonctionnent et changent.

Soutenir l'équipe

Les responsabilités des chefs de projet incluent la formation d'une équipe, l'organisation et la coordination de son travail, mais aussi la fin de la coopération avec ceux qui ne remplissent pas leurs fonctions de manière satisfaisante.

Lors de la formation d'une équipe, le PM doit s'assurer que ses membres ont ensemble toutes les compétences nécessaires pour atteindre l'objectif du projet. Mais aussi, assurez-vous qu'il y a une répartition claire des responsabilités et de la transparence au sein de l'équipe.

N'oubliez pas que les chefs de projet ne doivent pas, et même ne peuvent pas, être un expert dans le domaine représenté par chaque participant au projet. Ils sont chargés d'accompagner les experts dans leur travail et de s'assurer que la méthode de mise en œuvre du projet est comprise et efficace, et que le workflow de l'équipe est optimisé.

Communication avec les parties prenantes

Un autre domaine de tâches effectuées par le chef de projet est la communication avec les parties prenantes. Une tâche clé est de sélectionner les informations à transmettre aux bonnes personnes au bon moment, c'est-à-dire d'optimiser les canaux de communication, ainsi que de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent les messages qui leur sont transmis concernant le projet. Cela peut s'avérer particulièrement important dans le cas de tâches techniquement complexes ou hautement spécialisées pertinentes pour l'ensemble du projet.

C'est le PM qui tient des réunions périodiques avec les parties prenantes et prépare les rapports. Parfois, il s'agit de courts e-mails, et parfois de documents de plusieurs pages contenant des données et des analyses détaillées.

Gardez à l'esprit que le rôle représentatif du PM n'est pas toujours agréable. Surtout au moment où ils doivent communiquer des informations négatives sur le projet aux parties prenantes. C'est à ce moment que des compétences non techniques bien développées s'avéreront très utiles.

Résumé

Le chef de projet est la personne responsable de la planification, de la coordination et de la supervision de la mise en œuvre des projets. Ses tâches principales incluent :

Créer un plan de mise en œuvre du projet et organiser l'exécution des tâches,
Détermination du budget du projet,
Suivi – des dépenses, des risques et des problèmes potentiels,
Organisation du travail de l'équipe projet
Communication et rapports avec les parties prenantes

Le chef de projet doit donc disposer d'un large éventail de compétences , à la fois spécialisées et interpersonnelles. Il ou elle doit également se familiariser avec les méthodologies de gestion de projet telles que Waterfall, Agile et Scrum.

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Auteur : Caroline Becker
En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.
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