Les applications Google Workspace les plus utilisées qui amélioreront votre productivité au travail

Google Workspace (anciennement G Suite) dispose de fonctionnalités exceptionnelles pour travailler ensemble entre les membres de votre équipe/clients/clients potentiels/employés du gouvernement/étudiants/enseignants/parents… etc. Sachez que Google Workspace est pour tout le monde. Voyons donc ce que vous avez à gagner en utilisant Google Workspace.

Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités clés de Google Workspace pour favoriser une bonne cohésion d'équipe et améliorer la productivité de votre entreprise :

1. Gmail : Envoyez et recevez des e-mails en utilisant votre adresse e-mail professionnelle (par exemple, [email protected]) via la plateforme Gmail. Tout ce que vous avez à faire est de suivre les étapes ci-dessous :
   
   (Remarque : assurez-vous d'avoir un domaine existant avant de suivre ces étapes, si vous n'avez pas de domaine, cliquez ici pour en acheter un)

a) Créez un compte Google Workspace ou connectez-vous à un compte existant.

b) Accédez à Gmail en cliquant ici

c) Utilisez la fonction de chat de Gmail pour communiquer avec vos collègues en temps réel (Démarrez une conversation en cliquant sur l'icône de chat > ​​Nouveau chat > ​​Tapez le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez discuter)

Conseil : Savez-vous que vous pouvez discuter avec une personne extérieure à votre organisation à l'aide de Google Chat, mais que cette personne doit disposer d'un compte Google Workspace).

2. Google Agenda : C'est tellement ravi de savoir qu'une fois que vous avez acheté Google Workspace, vous achetez également un assistant personnel() qui vous rappelle de temps en temps vos activités quotidiennes. Je vais vous montrer comment configurer vos activités/événements/réunions sur Google Agenda, voir ci-dessous ;

a) Accédez à calendar.google.com et connectez-vous avec votre compte Google ou accédez à Google Apps à partir de votre page Gmail, comme indiqué dans l'image ci-dessus.

b(Créez un événement/une réunion/un rappel en cliquant sur la date et l'heure auxquelles vous voulez qu'il commence et se termine, ou utilisez le bouton "Créer".

c) Entrez les détails de l'événement/de la réunion/du rappel tels que le titre, le lieu, la description et ajoutez des invités si nécessaire.

d) Choisissez une couleur pour l'événement afin de le catégoriser (non obligatoire).

e) Définissez la durée pendant laquelle vous souhaitez recevoir un rappel de l'événement/de la réunion, répétez l'événement ou faites-en un événement d'une journée entière.

d) Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer.

e) Vous pouvez également importer ou exporter des calendriers, partager votre calendrier avec d'autres et afficher plusieurs calendriers à la fois.
À suivre…….

3. Google Meet : Il s'agit d'une plateforme Google Meeting. Maintenant que vous avez configuré avec succès votre réunion dans votre calendrier. C'est réunion O! horloge, sautons dans la réunion et scellons cet accord d'un million de dollars ou collaborons avec une équipe pour améliorer la productivité. Voir les étapes ci-dessous ;

a) Allez sur meet.google.com ou cliquez sur l'icône Google Apps dans votre compte Gmail, puis cliquez sur meet comme indiqué dans l'image ci-dessus.

b)Cliquez sur le bouton "Nouvelle réunion" pour démarrer une nouvelle réunion ou rejoindre une réunion existante à laquelle vous avez été invité.

c)Invitez des personnes à votre réunion en envoyant un lien, un e-mail ou une invitation de calendrier.

d) Une fois que des personnes ont rejoint votre réunion, vous pouvez démarrer un appel vidéo, partager votre écran et discuter avec d'autres participants.

e) Pour mettre fin à la réunion, cliquez sur le bouton « Terminer la réunion ».

Waouh ! C'est aussi simple que ça, non ?

Astuce : Savez-vous que vous pouvez également organiser rapidement une réunion lors de vos déplacements tout en discutant avec quelqu'un. Vérifiez l'image ci-dessous

4. Google Docs : utilisez Google Docs pour une collaboration en temps réel et enregistrez également certains fichiers de travail importants.

a) Allez sur docs.google.com ou cliquez sur Google Apps depuis votre Gmail puis cliquez sur DOCs

b) Cliquez sur « Vierge » pour créer un nouveau document ou sur « Galerie de modèles » pour choisir un modèle prédéfini ou accédez à Drive pour afficher les documents partagés avec vous.

c) Commencez à modifier le document, vous pouvez formater du texte, insérer des images et des tableaux, ajouter des commentaires et collaborer avec d'autres en temps réel.

d) Enregistrez le document en cliquant sur "Fichier" > "Enregistrer" ou "Enregistrer sous".

Remarque : Vous pouvez également télécharger des documents existants sur Google Drive et les ouvrir dans Google Docs pour les modifier.

5. Google Sheets : tenez-vous au courant de vos transactions quotidiennes à l'aide de Google Sheets
   

a) Accédez à Google Apps > Sheets et créez une nouvelle feuille ou ouvrez-en une existante

b) Entrez les données dans les cellules en cliquant dessus et en tapant

c) Formater les cellules à l'aide des options de la barre d'outils ou du menu contextuel

d) Utiliser des fonctions et des formules (par exemple SOMME, MOYENNE, MAX) pour effectuer des calculs

e) Créer des tableaux et des graphiques pour visualiser les données

f) Partagez et collaborez avec d'autres en donnant accès à des personnes spécifiques ou en publiant sous forme de page Web.

g) Enregistrez et téléchargez votre feuille dans différents formats de fichiers tels que .xlsx, .csv, .pdf, etc.

6. Google Slides : démarrez cette présentation avec Google Slides pour une navigation facile, voir ci-dessous comment l'utiliser :
   

a) Accédez à Google APPs > Google Drive et créez une nouvelle présentation Google Slides : sur le côté gauche de votre Google Drive, vous trouverez le bouton « Nouveau ». Clique dessus

b) Choisissez un modèle : vous pouvez soit commencer avec une présentation vierge, soit choisir parmi une large gamme de modèles. Sélectionnez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins et cliquez sur "Utiliser ce modèle".

c) Ajouter et mettre en forme du texte : commencez par saisir votre texte dans la diapositive. Vous pouvez ajuster la police, la taille, la couleur et l'alignement à l'aide de la barre d'outils en haut. Vous pouvez également ajouter des images, des vidéos et des formes à vos diapositives.

d) Transitions et animations : Pour ajouter des effets visuels à votre présentation, vous pouvez utiliser les options « Transitions » et « Animations ». Cliquez sur l'onglet "Transitions" dans la barre d'outils et sélectionnez l'animation que vous souhaitez utiliser.

e) Collaborer : Vous pouvez partager votre présentation avec d'autres personnes en cliquant sur le bouton "Partager" dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également ajouter des commentaires et discuter avec d'autres collaborateurs.

f) Présentez vos diapositives : pour présenter vos diapositives, cliquez sur le bouton « Présenter » dans le coin supérieur droit. Vous pouvez soit présenter vos diapositives directement depuis votre ordinateur, soit utiliser un écran secondaire.

g) Enregistrer et télécharger : Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre présentation en cliquant sur le menu "Fichier" et en sélectionnant "Enregistrer". Vous pouvez également télécharger votre présentation au format PowerPoint, PDF ou un autre format de fichier.

7. Google Drive : Stockage dans le cloud pour les fichiers et les documents. Voir ci-dessous;

a) Accédez à drive.google.com et accédez à Google Apps > cliquez sur Drive

b) Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez créer, tel que Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.

c) Pour télécharger des fichiers sur Google Drive, cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez "Télécharger un fichier". Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers de votre ordinateur vers Google Drive.

d) Pour partager un fichier avec quelqu'un, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Partager". Vous pouvez ensuite ajouter les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager et spécifier leur niveau d'accès au fichier.

e) Pour accéder et modifier un fichier, cliquez simplement sur le nom du fichier dans Google Drive. Vous pouvez également utiliser les applications Google pour l'édition et la collaboration, telles que Google Docs, Sheets et Slides.

f) Vous pouvez rechercher des fichiers dans Google Drive en tapant des mots-clés dans la barre de recherche en haut de la page.

g) Sauvegarde et synchronisation : pour sauvegarder et synchroniser vos fichiers, installez l'application Google Drive sur votre ordinateur. Cela téléchargera et synchronisera automatiquement tous vos fichiers de votre ordinateur vers Google Drive

Pour utiliser ces fonctionnalités, vous pouvez créer un compte Google Workspace et accéder aux outils via un navigateur Web ou l'application mobile Google Workspace. Les outils peuvent être utilisés individuellement ou en combinaison pour collaborer sur des projets, communiquer avec les membres de l'équipe et gérer les tâches et les calendriers.