Compétences les plus utiles du chef de projet | #26 Se lancer dans la gestion de projet

Le travail d'un Project Manager (PM) demande de la planification et de l'organisation, mais surtout, de la flexibilité et de la vigilance. C'est la capacité de voir les premiers signes d'un changement imminent et de suivre simultanément de nombreuses circonstances changeantes qui peuvent assurer le succès des efforts du PM.

Compétences les plus utiles du chef de projet - table des matières :

1. Introduction
2. Compétences universelles dans le travail du chef de projet
3. Compétences spécialisées du chef de projet
4. Mythes sur le rôle du chef de projet
5. Résumé

Introduction

L' ensemble optimal des compétences du chef de projet se compose de compétences universelles, également appelées compétences transférables, et de compétences spécialisées. Leur proportion varie selon le sujet et la taille du projet mis en œuvre. Cependant, une chose demeure constante. Les chefs de projet utilisent chaque jour un large éventail de compétences. En effet, leur travail est très diversifié et leur permet de relever chaque jour des défis différents. Un jour, il organise et dirige une réunion avec les parties prenantes, tandis que l'autre, il élabore un budget détaillé pour la prochaine étape. Alors quelles sont les compétences les plus favorables ?

Compétences universelles dans le travail du chef de projet

Pour voir les compétences universelles utiles dans la gestion de projets, imaginez organiser un déménagement. Pour le faire efficacement, nous devons démontrer notre capacité à :

• planification - pour tout emballer dans le bon ordre et faire coïncider la date de départ d'un appartement avec l'emménagement dans un nouvel endroit,
• organisation - pour prendre des dispositions avec les déménageurs, l'équipe de transport et pour étiqueter correctement toutes les boîtes et boîtes de trucs,
• gestion des coûts – pour voir déjà au stade de la réflexion sur le déménagement si nous pourrons nous offrir la propriété de nos rêves, combien il en coûtera pour déménager et meubler le nouveau lieu,
• coopération avec les autres - les compétences interpersonnelles dans le cas d'un déménagement seront particulièrement utiles au stade de convaincre les amis et la famille d'aider, et la facilité de communication rendra certainement le processus de déménagement des biens plus facile et plus agréable.

La liste ci-dessus est la base la plus fondamentale, que le chef de projet développe en effectuant des tâches quotidiennes et en y ajoutant des compétences détaillées. Par exemple, pour la planification - familiarité avec le logiciel utilisé pour décomposer les tâches et les jalons d'un projet qui démarre . Et pour collaborer avec les autres - déléguer des tâches et modérer en continu le flux de travail de l'équipe.

Compétences spécialisées du chef de projet

Dans le travail du PM, en plus de la planification, de l'organisation, de la gestion et de la collaboration universelles, plusieurs compétences spécialisées seront utiles. Ceux-ci inclus:

• la prise de décision,
• rapports,
• flexibilité, et
• reconnaître et réagir au changement.

La capacité à prendre des décisions et à en assumer la responsabilité est étroitement liée aux moments les plus importants du cycle de vie du projet, ainsi qu'à la position de leadership que le chef de projet occupe au sein de l'équipe.

Le reporting, en revanche, est une combinaison de communication efficace, d'organisation des tâches et de collaboration avec les autres . Un PM expérimenté sait comment préparer les informations destinées aux parties prenantes, ce qu'il faut y inclure, ainsi que comment et à quelle fréquence communiquer avec elles.

La flexibilité aide à créer un style de communication qui convient aux parties prenantes d'un projet. Cela permettra également au chef de projet d'adapter les façons de faire à l'équipe avec laquelle il travaille. Par exemple, faire correspondre la fréquence des réunions et la profondeur des discussions sur les tâches terminées au niveau d'expérience de l'équipe. Cependant, la compétence qui peut déterminer le succès ou l'échec du PM est la flexibilité dans l'exécution des tâches - y compris les tâches répétitives. C'est tenir compte des circonstances actuelles et être capable d'aller au-delà du schéma pour atteindre les résultats attendus.

Cette compétence est étroitement liée à la dernière - la sensibilité difficile à entraîner aux changements de l'environnement. Répondre au changement s'applique à presque tous les domaines d'un projet. Un exemple est l'ajustement du budget à l'évolution des prix - cela signifie alors repérer les tendances et en tirer parti, ainsi que noter les attentes et les capacités financières des clients.

Mythes sur le rôle du chef de projet

Il existe plusieurs mythes associés au rôle du Premier ministre. Il suffit de regarder son image stéréotypée pas si agréable. Pour beaucoup, c'est l'image d'un jeune homme suffisant qui a commencé sa carrière très tôt. Il comprend parfaitement chaque détail du projet, ou du moins en est convaincu, et pointe impitoyablement les trébuchements de ses collègues.

Examinons de plus près ce portrait caricatural et prêtons attention à trois mythes sous-jacents.

Mythe 1. Le chef de projet a beaucoup d'expérience dans l'organisation où il ou elle gère le projet.

Mythe 2. Le chef de projet connaît parfaitement tous les enjeux liés au projet.

Mythe 3. Le chef de projet contrôle et améliore les tâches effectuées par tous les membres de l'équipe.

Le mythe 1 est lié à la croyance que seule une personne avec beaucoup d'ancienneté peut gérer efficacement des projets. Cependant, dans de nombreux cas, même un employé novice qui a développé des compétences fonctionnelles transférables en gestion de projet peut bien performer dans le rôle d'un gestionnaire de projet auxiliaire. Cela s'applique également aux personnes qui ont acquis de l'expérience dans d'autres organisations, tant qu'elles connaissent les bons outils et méthodes nécessaires pour s'intégrer en tant que PM.

Mythe 2 combine la notion que le chef de projet doit connaître tous les détails d'un projet par cœur et possède une connaissance experte bien établie de la zone du projet. Cependant, les détails du projet sont stockés par le logiciel, sous une forme bien ordonnée. Le travail du chef de projet consiste à créer et à maintenir cet ordre et à utiliser les informations. Les connaissances spécialisées, quant à elles, sont détenues par les membres de l'équipe. Le PM aura besoin de connaissances approfondies pour définir le cadre général de la manière dont le projet doit se dérouler et pour poser les bonnes questions.

Le mythe 3 fait partie du stéréotype selon lequel le PM améliore chaque détail des tâches confiées à l'équipe. La microgestion est l'une des erreurs du travail en équipe. Cependant, cela ne fait pas partie des responsabilités du PM !

Résumé

Les compétences universelles, ou agilité, sont utiles dans le travail d'un chef de projet :

• planification
• organisation
• la gestion des coûts, ainsi que
• travailler avec les gens.

Cependant, les compétences du chef de projet ne sont pas moins importantes, à savoir une prise de décision efficace, des compétences en matière de reporting, ainsi qu'une flexibilité et une réponse efficace au changement.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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