Neuf meilleures pratiques essentielles pour le suivi des dépenses des petites entreprises
Publié: 2019-09-10Les dépenses sont une réalité commerciale. Comme le dit le proverbe : « Il faut spéculer pour accumuler ».
Mais comment pouvez-vous être sûr qu’à un moment donné, vous gagnez plus que ce que vous dépensez ?
Les dépenses des petites entreprises peuvent rapidement s’accumuler, et si vous ne les suivez pas attentivement, vous pourriez subir un mauvais choc lorsque vous vérifierez votre budget.
Il est donc important de surveiller de près où et quand vous dépensez votre argent.
Le suivi des dépenses des petites entreprises ne doit cependant pas être une corvée. Avec les bons outils et techniques, il est facile à suivre, à évaluer et à gérer.
Voici neuf bonnes pratiques éprouvées pour vous aider.
Sauter à:
- Neuf bonnes pratiques pour le suivi des dépenses des petites entreprises
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Comment les petites entreprises bénéficient d'un suivi efficace des dépenses
Un suivi efficace des dépenses présente de nombreux avantages. Voici quelques-uns d'entre eux.
- Il vous aide à gérer votre trésorerie plus efficacement.
- Cela donne un meilleur aperçu de vos habitudes de dépenses.
- Il vous montre où vous pouvez économiser de l’argent et où vous pouvez vous permettre de dépenser un peu plus.
- Cela vous aide à établir des budgets réalistes.
- C'est idéal pour les prévisions commerciales.
- Cela aide avec les déductions fiscales.
- C'est important pour la conformité.
- Cela simplifie considérablement de nombreux processus comptables.
Neuf bonnes pratiques pour le suivi des dépenses des petites entreprises
- Choisissez un système en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise
- Définissez des catégories claires pertinentes pour vos opérations commerciales
- Maintenir un enregistrement cohérent et opportun des dépenses
- Intégrer le suivi des dépenses au logiciel de comptabilité
- Évaluez régulièrement les dépenses pour trouver des opportunités de réduction des coûts
- Éduquer les employés sur les politiques et procédures de suivi des dépenses
- Mettre en place un système centralisé pour tous les documents liés aux dépenses
- Assurer l’accessibilité et l’évolutivité des solutions de suivi des dépenses
- Protégez les données de dépenses sensibles avec des mesures d'accès sécurisées
Passons donc à la prochaine étape évidente.
Maintenant que vous savez pourquoi c'est important, voici neuf des meilleures façons de suivre efficacement vos dépenses professionnelles.
1. Choisissez un système en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise
En ce qui concerne les tendances financières pour 2024 , vous constaterez que vous n'avez que l'embarras du choix en matière de processus automatisés, tels que les systèmes de suivi et de prévision des dépenses.
Il y en a beaucoup, tous offrant quelque chose de légèrement différent.
Alors, n’optez pas uniquement pour le premier système que vous trouvez. Prenez votre temps, faites vos recherches et obtenez-en une qui correspond à vos besoins.
L’une des meilleures façons d’y parvenir est de vous assurer que vous comprenez parfaitement votre situation et vos besoins.
Pensez particulièrement à la taille de votre entreprise et à l’ampleur de vos dépenses opérationnelles.
Par exemple, une PME n'a probablement pas besoin d'un outil qui lui permette d'ajouter des centaines de nouveaux utilisateurs au système à faible coût, mais elle pourrait bénéficier d'une automatisation pour aider à réduire la charge de travail d'un petit service financier, ou qui évoluerait au fur et à mesure. l' entreprise se développe .
Pendant ce temps, une grande entreprise n’aura peut-être pas à se soucier autant des coûts d’abonnement, mais pourrait trouver l’accès à distance avantageux.
2. Définissez des catégories claires pertinentes pour vos opérations commerciales
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Plus vous êtes organisé, plus il vous sera facile de suivre vos dépenses professionnelles.
Alors, triez vos coûts les plus courants dans des catégories clairement définies.
Pour vous assurer que chaque dépense est raisonnable, alignez ces catégories sur vos opérations commerciales.
Par exemple, si vous dirigez une entreprise de formation, vos catégories de dépenses peuvent inclure :
- Papeterie
- Frais de déplacement (cela peut être subdivisé en éléments comme le carburant, les tickets de transports en commun, les courses en taxi, etc.)
- Hébergement (pour les cours résidentiels)
- Rafraîchissements
- Technologie d'enseignement
- Logiciel pédagogique
- Utilitaires
- Location de locaux
…et ainsi de suite.
Tout ce qui ne fait pas partie de ces catégories pourrait raisonnablement être considéré comme une dépense déraisonnable .
Par exemple, si quelqu'un tentait de réclamer une nouvelle voiture et que celle-ci ne correspondait à aucune de vos catégories « Voyage », la direction serait alertée et pourrait alors contacter le demandeur pour déterminer si la réclamation était justifiée ou non.
3. Maintenir un enregistrement cohérent et opportun des dépenses
L'enregistrement cohérent et opportun des dépenses est essentiel à une gestion efficace des flux de trésorerie , mais ce n'est pas toujours facile.
Si une dépense est inattendue ou si vous dépensez en cas d'urgence, vous êtes peut-être trop préoccupé pour saisir immédiatement ces coûts dans votre système.
C'est pourquoi il peut être utile d'utiliser divers outils d'automatisation et de suivi.
Cela peut vous aider à garantir que toutes vos dépenses sont enregistrées automatiquement et à faciliter l'examen des dépenses et activités précédentes.
Par exemple, un bon logiciel de gestion des commandes peut automatiser une grande partie du processus d’enregistrement et faciliter le suivi de votre inventaire.
À son tour, cela vous aidera à suivre automatiquement vos dépenses et vos commandes ainsi qu'à fournir des informations détaillées en cas d'incohérences.
4. Intégrez le suivi des dépenses au logiciel de comptabilité
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En intégrant votre logiciel de suivi des dépenses et de comptabilité, vous pouvez gagner énormément de temps.
Toutes les dépenses doivent éventuellement passer par des comptes, alors pourquoi ne pas intégrer les deux dès le départ ?
Ce faisant, vous pouvez immédiatement synchroniser vos dépenses avec vos comptes.
Cela les aidera à rester complètement à jour, ce qui facilitera la gestion des flux de trésorerie, les impôts, etc.
Mieux encore, cela évite à votre service financier d’avoir à saisir manuellement toutes vos dépenses professionnelles.
5. Évaluez régulièrement les dépenses pour trouver des opportunités de réduction des coûts
Les dépenses peuvent être insidieuses.
Dépenser un peu ici et un peu là peut représenter une ponction importante sur votre budget et entraîner de graves problèmes de trésorerie.
Il est donc important non seulement de surveiller de près vos dépenses, mais aussi de les évaluer régulièrement pour trouver des opportunités d'économies et réduire les dépenses de votre entreprise .
Par exemple, vous pouvez examiner vos dépenses et constater que vous payez beaucoup pour votre indemnité de carburant.
Vous pourriez réduire ce coût en encourageant le covoiturage pour les membres du personnel qui vivent à proximité les uns des autres, en mettant en œuvre une initiative de déplacement au travail à vélo ou en permettant davantage de possibilités de travail à distance.
Là encore, la technologie et les outils appropriés sont cruciaux.
Un bon logiciel de gestion des flux de trésorerie pour petites entreprises montrera non seulement votre situation de dépenses en un coup d'œil, mais pourra également mettre en évidence les domaines où vous dépensez plus que la moyenne et souligner les tendances de votre cycle de dépenses.
6. Éduquer les employés sur les politiques et procédures de suivi des dépenses
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Les erreurs humaines ou les malentendus constituent l’un des plus grands obstacles au suivi efficace des dépenses des petites entreprises.
Les gens peuvent oublier de saisir leurs dépenses, les saisir de manière incorrecte ou s'accrocher aux réclamations pendant des mois avant de les soumettre toutes en même temps (ce qui perturbe votre système minutieux de gestion des flux de trésorerie).
Pour cette raison, il est important que tout le monde comprenne vos politiques et procédures de suivi des dépenses.
Expliquez à vos collaborateurs :
- Comment suivre vos dépenses
- Le but de vos politiques et procédures
- Comment saisir les dépenses
- Le délai de réclamation
- Comment fonctionne le logiciel
- À qui parler des problèmes de dépenses
Et ainsi de suite.
7. Établir un système centralisé pour tous les documents liés aux dépenses
La tenue de registres est essentielle pour suivre les dépenses et payer les impôts.
Un système central pour tous les documents de dépenses de votre petite entreprise rendra la gestion à la fois plus simple et plus efficace.
Plus besoin de passer d'une plateforme à l'autre à la recherche d'un document ou d'une transaction particulière.
Plus besoin de transférer manuellement des données d'une plateforme à une autre.
Au lieu de cela, tout peut être trouvé au même endroit.
Bien entendu, toutes les plateformes de dépenses ne font pas tout ce dont vous avez besoin.
Dans de tels cas, c'est une bonne idée de rechercher une solution qui s'intégrera à d'autres outils et plates-formes, afin que les données se synchronisent automatiquement depuis ceux-ci vers votre système central.
8. Assurer l’accessibilité et l’évolutivité des solutions de suivi des dépenses
Nous avons parlé de l'importance pour les employés de comprendre vos politiques et procédures en matière de dépenses.
Mais pour qu’ils puissent utiliser correctement les outils de suivi des dépenses, ils doivent être accessibles.
Choisissez un logiciel de suivi des dépenses suffisamment simple à utiliser pour les membres du personnel.
Les fonctionnalités d’accessibilité sont également importantes.
Si certains membres de votre équipe ne peuvent pas utiliser vos outils de suivi des dépenses parce qu’ils ne sont pas suffisamment accessibles, vous avez un problème, alors faites-en une priorité.
L'évolutivité est également importante. Vous voulez vous assurer que votre système de suivi des dépenses peut évoluer avec votre entreprise et prendre en charge des utilisateurs et des charges de travail supplémentaires en cas de besoin.
Ergo, recherchez un système évolutif que vous pourrez utiliser dans le futur.
9. Protégez les données de dépenses sensibles avec des mesures d'accès sécurisées
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Il va sans dire que les données sur les dépenses sont très sensibles. Il est donc important que vous le protégiez.
Les violations de sécurité et de données peuvent non seulement nuire à vos finances et compromettre votre vie privée, mais vous mettre du mauvais côté des réglementations en matière de protection des données, ce qui peut avoir de graves conséquences juridiques.
Lorsque vous choisissez des outils et des plateformes de suivi des dépenses, recherchez des solutions capables de relever tous les défis de cybersécurité auxquels votre entreprise peut être confrontée.
Mettez à jour vos fonctionnalités de sécurité aussi souvent que possible et n'hésitez jamais à contacter l'assistance si vous avez des inquiétudes.
Toute entreprise réputée fera de la sécurité une priorité et se fera un plaisir d'effectuer des vérifications, de mettre en œuvre des mises à niveau et de répondre à toutes vos questions à ce sujet.
Obtenez un bon suivi des dépenses des petites entreprises
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Un suivi efficace des dépenses pour les petites entreprises peut faire une grande différence sur votre flux de trésorerie, vos bénéfices et même votre charge de travail, il est donc important de bien faire les choses.
Avec le logiciel approprié, la formation et de solides politiques et procédures de suivi des dépenses, vous pouvez contrôler les coûts de votre petite entreprise et récolter les fruits d’une gestion véritablement efficace des flux de trésorerie.
De bons outils numériques peuvent changer la donne dans presque tous les aspects de votre entreprise, et le suivi des dépenses n’est pas différent.
Faites vos recherches et vous ne devriez avoir aucun problème à trouver un logiciel réputé qui peut rendre ce processus plus facile, plus efficace et plus sécurisé.