Si vous rationalisez un élément étonnamment subtil de votre travail, vous pouvez économiser d'innombrables heures .

Cet élément est l'organisation du document .

Les documents facilitent tellement notre vie au travail - lorsqu'une situation se présente, vous n'avez pas besoin de vous demander « que dois-je faire ? » Vous avez déjà un système en place pour toute votre équipe à référencer.

Finies les questions inutiles auxquelles vous devez répondre jour après jour. Fini les heures passées à tâtonner sur un problème qui a déjà une solution. Vérifiez simplement les docs!

Mais où conservez-vous toutes vos listes de tâches, procédures, guides de style, notes de réunion et autres documents importants ?

Parfois, vous avez peut-être eu ce double expresso, soyez totalement sur votre jeu et savez exactement où trouver tout :

Cependant, je dirais qu'il y a de bonnes chances que ce ne soit pas normalement comme ça que ça se passe.

Vous commenceriez normalement la recherche de documents en cliquant sur plusieurs dossiers de bureau ou dossiers Google Docs, puis en tapant des mots-clés associés dans les barres de recherche.

Si vous n'y trouvez pas le document, vous vous tournez peut-être vers votre Dropbox ou Evernote.

Ensuite, euh, n'avez-vous pas lié quelqu'un au document sur Asana une fois ? Peut-être devriez-vous également rechercher le lien dans vos anciennes tâches.

Lorsque vous travaillez avec une équipe, ce problème se multiplie essentiellement de façon exponentielle et devient complètement insupportable.

Pouah. En supposant que cela se produise plusieurs fois par jour pour chaque membre de l'équipe, combien de temps perdez-vous ?

L'organisation est l'un des éléments les plus fondamentaux, sinon le plus fondamental, pour mener à bien toute tâche de marketing de contenu. Vous avez probablement essayé plusieurs solutions, mais la plupart du temps, elles échouent sur un aspect ou un autre.

C'est parce qu'il n'y a pratiquement jamais d'endroit où vous pouvez réellement mettre tout ce qui a à voir avec votre travail.

Notion est conçu pour être cet endroit. Il agit comme un «contrôle de mission» pour organiser et stocker parfaitement toutes les informations relatives à votre travail et à votre équipe.

Cela semble assez élevé, non ? Je suis d'accord, mais Notion propose des solutions pour les documents, les notes, les tâches, les listes, les bases de données et presque tout autre type d'informations que vous pourriez traiter tout au long de votre journée.

Dans cet article, nous allons examiner de plus près cet "espace de travail tout-en-un" pour voir comment il pourrait transformer votre recherche d'informations normale en un siège d'équipe bien organisé et parfaitement orchestré.

Notion Review : l'espace de travail tout-en-un qui peut tout organiser

Notion peut combler des tonnes de lacunes dans l'organisation de votre équipe. Là où d'autres plates-formes échouent, Notion a trouvé une solution. Passons en revue tous les types de documents et autres éléments liés au travail que Notion peut prendre en charge.

1. Importez vos éléments dans Notion

C'est une grande partie de la beauté de Notion, donc je veux le décomposer en différents types de documents que vous pouvez importer dans Notion.

En cliquant simplement sur l'une des nombreuses options différentes, vous pouvez importer presque tous les types de documents dont vous pourriez avoir besoin lorsque vous travaillez avec votre équipe.

La fonction d'importation est rendue flexible par le nombre d'intégrations possibles. Lorsqu'il s'agit de collecter des documents sur Notion pour une utilisation ultérieure, vous n'avez presque aucune limitation quant au type de document que vous pouvez utiliser.

Notes et documents

Pour les notes et les documents, vous pouvez télécharger des documents depuis votre Evernote, Word, Google Docs ou Dropbox Paper, ce qui signifie que vous n'aurez plus à vous soucier de parcourir ces programmes individuellement pour trouver une certaine information.

Mais cela ne s'arrête pas là : vous pouvez intégrer des tonnes d'informations provenant d'un large éventail d'applications et de programmes, comme Google Maps, Twitter, Typeform et Codepen, directement dans vos documents Notion.

Base de connaissances / Wiki

Deuxièmement, pour votre base de connaissances, vous pouvez télécharger à partir de plusieurs programmes très courants tels que Confluence ou GitHubWiki, ce qui signifie essentiellement que vous n'aurez plus jamais à ouvrir de nouveaux onglets pour rechercher ces informations. Vous pouvez simplement rechercher dans Notion et trouver instantanément ce que vous recherchons.

Je pense que cela est particulièrement puissant lorsque vous envisagez d'intégrer un outil de collaboration d'équipe comme Confluence. Sa puissance de gestion des discussions d'équipe et des flux de travail est amplifiée lorsqu'elle est intégrée à la netteté intelligente de Notion.

Tâches et projets

Votre équipe s'articule autour de tâches et de projets, Notion a donc une excellente solution pour intégrer vos autres programmes de gestion de projet afin de vous aider à tout garder au même endroit.

Par exemple, vous pouvez importer vos tableaux Trello ou les outils de gestion d'équipe d'Asana dans Notion pour organiser et gérer le tout à partir d'un seul endroit.

En intégrant d'autres outils puissants, vous pouvez exploiter pleinement Notion pour gérer, surveiller et communiquer avec votre équipe.

Cependant, si vous n'utilisez pas déjà un outil de workflow ou de gestion de projet, Notion possède son propre système unique de création et de gestion de workflows. Il peut devenir l'outil de gestion de projet dont vous avez toujours su avoir besoin.

Feuilles de calcul et bases de données

La plupart d'entre nous utilisons religieusement des feuilles de calcul et des bases de données. Ils sont trop utiles pour être laissés de côté, c'est pourquoi Notion prend également en charge l'intégration de puissants outils de tableur tels que Google Sheets ou Airtable.

Conserver vos notes, documents, connaissances et bases de données dans une interface facile à utiliser semble une évidence lorsque vous imaginez la facilité avec laquelle vous pourriez accomplir tout cela en les rassemblant en un seul endroit.

2. Créer de nouvelles pages

La création de nouvelles pages est l'activité la plus basique et la plus courante que vous ferez sur Notion, il est donc logique qu'elle soit assez flexible.

Plutôt que d'être simplement un seul bouton pour créer une nouvelle page, vous êtes présenté avec plusieurs options qui vous permettent de personnaliser et de formater la nouvelle page pour l'adapter à vos besoins spécifiques pour la partie du projet.

La première chose que vous devez faire lors de la création d'une nouvelle page est de choisir le type de page à créer.

Cela signifie que vous devez décider s'il s'agira d'un simple document, d'une base de données, d'une galerie, d'un calendrier, d'un tableau ou si vous choisirez parmi l'un des modèles que Notion a déjà prédéfinis.

Ces modèles sont extrêmement flexibles. Par exemple, si vous créez un document pour les spécifications de conception, vous pouvez facilement le faire en choisissant le modèle approprié et en saisissant vos informations.

Le modèle de spécification de conception comporte des espaces pour l'arrière-plan et la recherche, une liste de tâches et d'autres parties importantes comme un lien vers un site Web.

En ce qui concerne la base de connaissances, les modèles sont tout aussi flexibles. Vous pouvez facilement et rapidement ajouter une nouvelle page pour une maison d'équipe, une maison personnelle, des notes de réunion ou l'intégration d'employés.

Ces modèles sont beaux et pratiques - ils accélèrent vraiment l'ensemble du processus de création de guides et guident les membres de l'équipe tout au long de l'exécution des tâches.

Une chose intéressante à noter à propos des modèles de base de connaissances est que le modèle d'intégration des employés est très similaire à un tableau Trello conçu pour comparer et contraster les embauches potentielles.

Que vous utilisiez un modèle ou que vous importiez depuis Trello dépend finalement de vous, mais l'incroyable flexibilité de cet outil pour accomplir des tâches similaires de plusieurs manières est extrêmement utile pour conserver toutes les connaissances de l'équipe au même endroit.

Pour les tâches et les projets, vous pouvez choisir parmi des modèles de style liste comme les tâches, les listes de contrôle et les flux de travail, mais vous pouvez également sélectionner des modèles avec une mise en forme variable comme le modèle de calendrier ou le modèle de feuille de route, qui sont tous deux conçus pour vous aider à organiser et à visualiser tâches et projets à venir.

Enfin, vous pouvez également choisir parmi différents styles de modèles pour collecter et stocker des données, y compris un modèle de notes et de brouillons, un pipeline de recrutement, un CRM léger, une liste de lecture et une base de données de collecte de fonds.

Évidemment, vous pouvez collecter des données d'un nombre presque infini de façons, donc ces modèles ne sont qu'un coup de pouce pour vous aider à concevoir et développer des pages qui vous aideront à collecter et analyser des données avec votre équipe.

3. Créer de nouvelles sous-pages

Cette étape est celle où vos espaces de travail prendront vraiment vie.

Les pages que vous ajoutez sont complétées et étoffées par des sous-pages, qui sont tout aussi flexibles et peuvent être créées à partir des mêmes modèles.

Lorsque vous avez créé une page, tout ce que vous avez à faire pour créer une sous-page est de cliquer sur le petit symbole plus à côté de la page dans le menu déroulant sur le côté gauche de la page.

Dans les sous-pages, comme dans les pages et les espaces de travail, vous pouvez entièrement personnaliser qui peut afficher, éditer ou modifier les informations qu'ils contiennent. Vous pouvez même verrouiller les pages sensibles pour vous assurer qu'aucune modification n'est apportée au document.

Réflexions finales sur la notion

Il est très clair que Notion est un outil extraordinairement flexible que n'importe qui peut utiliser pour améliorer son organisation.

Bien que n'importe qui puisse utiliser cet outil, les personnes qui travaillent en équipe et traitent régulièrement différents types de documents, programmes ou données constateront que cet outil réduit considérablement la quantité de nettoyage qu'ils doivent effectuer pour trouver les bonnes informations. Il fournit un cadre agréable pour la collaboration et les contributions productives au projet. Notion est également disponible sur mobile pour une connectivité totale.

Pour les grandes équipes travaillant avec des données plus volumineuses ou pour les entrepreneurs qui ont besoin de plus d'accès, il existe des plans payants qui commencent à 4 $ par mois pour un individu et 8 $ par mois par membre de l'équipe, ce qui n'est pas trop mal étant donné que vous pourriez mettre fin aux abonnements à beaucoup d'autres outils payants d'organisation et de gestion de projet.

La meilleure partie est peut-être que Notion peut être utilisé entièrement gratuitement par les équipes qui ont juste besoin d'une plate-forme de base pour gérer leur documentation et qui n'ont pas besoin d'héberger des fichiers volumineux avec des paramètres d'autorisation avancés. Cela signifie qu'il est particulièrement facile de démarrer avec Notion - vous disposez essentiellement d'un essai gratuit illimité à votre disposition.

Si Notion semble tentant, vous n'avez rien à perdre en essayant.

Yassir Sahnoun est stratège de contenu, écrivain et co-fondateur de WriteWorldwide. Il aide les entreprises SaaS avec la stratégie de contenu et le référencement. Vous pouvez en savoir plus sur Yassir sur YassirSahnoun.com.