Établir des priorités pour le nettoyage de printemps des bureaux

Le printemps est à l'horizon. Nous commençons à voir la neige se dissiper, les fleurs s'épanouir et les arbres retrouver leurs feuilles (au moins certains d'entre vous devraient voir cela). L'une des coutumes que nous avons adoptées est le nettoyage de printemps. L'idée de purger beaucoup d'excès dans votre vie fournit une table rase à partir de laquelle mener votre vie. Quel meilleur moment pour prioriser l'organisation de votre bureau que lors du grand ménage de printemps ? Le nettoyage de printemps du bureau est la pratique consistant à préparer votre bureau pour le succès.

Mettre en place un système de classement

Tout d'abord, rendre votre bureau agréable et propre nécessite beaucoup d'attention. La mise en place de votre système de classement est vitale. Si vous êtes le genre de personne qui jette tout sur votre bureau dans une pile ou dans une poubelle et ne se souvient jamais que c'est là, c'est pour vous. Créez des catégories qui vous intéressent. Mon système de classement personnel est mis en place dans les choses qui sont classées par catégorie. Tout d'abord, les factures à payer. Ensuite, les factures qui sont payées. Troisièmement, juste pour les dossiers, et enfin, les choses qui sont archivées, mais toujours importantes à conserver (comme les dossiers fiscaux et autres).

La configuration de votre système de classement consiste davantage à faire appel à ce que vous regardez. Vous pouvez avoir différentes catégories qui sont importantes pour vous. La correspondance entrante, par exemple, pourrait être quelque chose qui est sur papier pour vous. La mise en place de fichiers pour organiser votre correspondance entrante peut être vitale pour vous. Créez un fichier de correspondance pour les clients et les fournisseurs afin de vous assurer de ne rien manquer. Si vous travaillez sur des contrats papier, créez un dossier avec les dates d'exécution des contrats. Cela vous aidera à rester honnête avec les délais. pour les projets à venir.

Ou organisez les choses par date de rendez-vous. Les médecins et les avocats sont excellents dans ce domaine. Ils ont leurs carnets de rendez-vous et leurs dossiers mis en page pour le lendemain à la fin de la veille. Si vous êtes un professionnel occupé avec une tonne de rendez-vous, prenez le temps de disposer vos fichiers pour le lendemain dans un classeur plus petit, ou si vos fichiers sont électroniques, placez-les sur votre bureau afin que vous puissiez les avoir prêts quand votre client arrive.

Faites un ménage de printemps dans votre boîte de réception

Je suis tellement coupable de ça. Si quelque chose semble être utile à tout moment dans le futur, je le garderai pour toujours. Je suis un rat de messagerie. Si vous êtes coupable de cela comme moi, prenez le temps de parcourir ces e-mails. Trouvez ceux que vous avez ignorés et mettez-les directement à la poubelle. Et vider les poubelles. Cela vous donnera une vue claire de votre liste de tâches. Si vous avez besoin d'e-mails uniquement pour vos archives, créez un dossier dans votre e-mail pour les archives et envoyez-les à ces archives. Ne conservez que les e-mails actuellement pertinents. Croyez-moi, vous vous sentirez tellement mieux. Si vous êtes comme moi, je vais devenir fou en voyant quelque chose rester dans mon e-mail pendant plus de quelques jours. Donc, je vais nettoyer ma boîte de réception, inutile de le dire.

Ne négligez pas vos canaux de médias sociaux

Si vous avez une tonne de publications Evergreen, profitez-en pour hiérarchiser celles qui fonctionnent le mieux. Utilisez l'analyse sur vos canaux de médias sociaux pour découvrir ce qui obtient le plus de traction. Une fois que vous avez trouvé vos meilleurs messages, établissez un calendrier autour de ces messages et complétez avec ceux qui peuvent nécessiter un peu plus d'attention. dlvr.it dispose d'une excellente suite d'outils qui vous aideront à définir votre publication Evergreen selon les bonnes spécifications avec les bonnes catégories. Définissez simplement une catégorie avec les publications prioritaires, puis définissez une autre catégorie avec les publications moins importantes. Ensuite, définissez votre emploi du temps pour alterner les publications comme vous le souhaitez. En utilisant votre EverQueue, vous pouvez éviter de publier trop fréquemment.

Prenez le temps d'évaluer vos fournisseurs

Le nettoyage de printemps est le moment idéal pour réévaluer les outils que vous utilisez. J'ai tendance à m'habituer à un ensemble d'outils ou deux et à ne jamais m'éloigner de ces outils. Cependant, si vous utilisez beaucoup d'outils pour un travail qui pourrait être fait par un seul outil, cela vous ferait gagner du temps, des efforts et de l'argent en utilisant moins d'outils. En règle générale, un seul outil sera une bien meilleure solution que plusieurs. Par exemple, si vous pouvez éditer le son et la vidéo avec un seul outil, vous voudriez le faire. Dans mon cas, je préfère SnagIt pour capturer la vidéo, l'audio et les captures d'écran. Cet outil aide à garder les choses consolidées et très simples. L'utilisation d'outils spécifiques pour des tâches spécifiques peut être formidable, mais si vous pouvez combiner ces tâches, c'est encore mieux.

Supprimer les abonnements inutiles

Huffington Post a une excellente suggestion. Ils suggèrent de passer par votre e-mail pour les abonnements qui n'ont pas fait leur poids. Vérifiez les abonnements que vous avez dans votre e-mail et voyez si vous avez pris la peine d'ouvrir les e-mails de ces personnes à tout moment au cours du mois dernier. Si ce n'est pas le cas, abandonnez-les ! Vous pouvez vous abonner plus tard si vous en avez besoin. Pour la plupart, cependant, se débarrasser du poids mort ne vous sera que bénéfique.

Mettez à jour vos modèles

En particulier si vous utilisez un format standard pour à peu près tout, la mise à jour de ces modèles est essentielle au maintien de votre entreprise. Avez-vous mis à jour une politique au cours de la dernière année ? Mettez-le dans votre contrat. Souhaitez-vous maintenant conclure des affaires par e-mail pour la plupart ? Rédiger des modèles électroniques pour les problèmes courants. Tous ces modèles vous seront utiles, que vous les utilisiez sur papier ou par voie électronique.

Passez au numérique dès que possible

Devez-vous conserver les reçus à des fins fiscales? Obtenez-les entrée dans votre ordinateur. Vous avez une énorme pile de factures qui prend de la place sur votre bureau ? Mettez-les dans une feuille de calcul et déchiquetez les copies papier. Continuez à faire cela au fur et à mesure que vos factures arrivent. Non seulement le papier diminuera, mais vous serez beaucoup plus organisé que si vous deviez vous souvenir d'un morceau de papier stupide. Aussi, obtenez des ebills aussi souvent que vous le pouvez. Les factures électroniques peuvent arriver dans votre boîte de réception et attirer votre attention beaucoup plus rapidement qu'une facture qui pourrait se perdre dans le courrier.

Mettre tous ensemble

Dans l'ensemble, le nettoyage de printemps consiste à vous faciliter la vie avec une table rase. En vous organisant sur papier et sur votre ordinateur, vous serez généralement plus heureux car vous n'oublierez rien. J'ai du mal à me souvenir de tous les éléments que je dois faire, et dresser une liste de choses à faire en nettoyant la boîte de réception que vous n'avez pas touchée depuis un an ne fera que vous donner plus de temps dans votre vie.