Un moyen simple d'éliminer les distractions lors d'une réunion du conseil d'administration
Publié: 2019-08-24Les meilleures réunions du conseil d'administration sont des discussions et des débats sur l'entreprise, mais de nombreuses équipes de direction ont passé leur temps à parcourir des heures de diapositives sur leur efficacité.
Les humains réussissent beaucoup mieux lorsqu'ils participent que lorsqu'on leur fait la leçon.
La plus grande valeur que vous retirerez de votre conseil d'administration, c'est lorsqu'il s'exprimera et vous offrira des commentaires et des expériences d'autres entreprises dans lesquelles il est impliqué.
Plusieurs membres de votre exécutif ont pris des heures pour préparer les documents du conseil afin que vous puissiez informer votre conseil de la façon dont les choses se sont déroulées depuis votre dernière rencontre il y a 3 mois et vous avez 3 heures ensemble pour vous assurer qu'ils ont une image précise et pour vous assurer que vous avez leur contribution sur la manière de procéder dans les mois à venir. Étant donné la fréquence à laquelle vous vous réunissez, vous imaginez que vous aurez toute l'attention des conseils d'administration pendant cette période. Vous auriez probablement tort. Vous pouvez résoudre ce problème si vous le souhaitez.
Comment gérer les distractions électroniques
Bien sûr, la plus grande concurrence que vous avez avec l'attention des membres de votre conseil d'administration est leur téléphone portable. La plupart des membres du conseil d'administration n'ont pas l'intention de consulter leurs e-mails, de lire les nouvelles ou d'envoyer un SMS rapide, mais tout comme la plupart des fumeurs ne veulent pas sortir une cigarette, le cadre moderne ne peut pas s'en empêcher.
C'est beaucoup plus facile à gérer que vous ne le pensez.
- Annoncez au début de la réunion que vous aimeriez que la réunion du conseil d'administration soit « sans électronique », y compris les téléphones portables, les ordinateurs portables ou les tablettes. Ayez du papier et des stylos à disposition pour les notes. Soyez super poli et pas agressif et faites simplement remarquer que vous voulez vraiment que les membres de votre conseil d'administration aient le temps le plus productif.
- Ne laissez pas votre équipe utiliser des ordinateurs portables. Je sais que de nombreux cadres veulent « rester productifs » pendant qu'ils sont en réunion et qu'ils ne sont pas appelés, mais s'ils ne sont pas présents et ne participent pas, autant les laisser hors de la salle. C'est super distrayant quand vos cadres tapent des e-mails alors que le reste du conseil est censé être engagé dans une discussion.
- De nombreux avocats externes aiment assister aux réunions du conseil d'administration. Ils apportent tous des ordinateurs portables et ils passent tous une grande partie de leur temps à la réunion du conseil d'administration à traiter d'autres e-mails. Arrete ca. Demandez-leur de se connecter ou s'ils viennent, demandez-leur d'être vraiment présents. Si ce n'est pas une bonne utilisation de leur temps, demandez-leur simplement de ne pas y assister.
- Planifiez une pause dans la réunion. Si vous avez une réunion de 3 heures, mettez-la à 1,5 heure et faites-la pendant 15 minutes. Annoncez-le au début de la réunion et dites à chaque membre que c'est le meilleur moment pour consulter ses courriels ou passer un bref appel téléphonique, mais que vous apprécieriez vraiment qu'ils ne le fassent pas à un autre moment.
- Si quelqu'un dit « Je travaille vraiment mieux quand je peux prendre des notes électroniques » sur mon (ordinateur portable, iPad, téléphone portable), dites : « Je suis sûr que c'est vrai. Mais si je pouvais vous demander de ne pas faire ça pour aujourd'hui. Mon objectif est de m'assurer que chaque membre est présent. La meilleure volonté du monde, les personnes les plus disciplinées au monde ont du mal à résister à "juste vérifier rapidement" leurs SMS, leurs e-mails, leurs actualités lorsqu'ils sont au conseil. Alors vous les avez perdus.
- Si vous voulez vraiment en faire un spectacle, vous pouvez mettre les téléphones portables des cadres dans un plateau sur le côté de la salle et demander à chaque membre du conseil d'administration de faire de même lorsqu'il arrive. Je sais que c'est un peu agressif, mais si vous le faites avec un grand sourire sur votre visage et une grande demande de politesse, je parie que vous pouvez y arriver. C'est vraiment une façon de souligner à quel point vous êtes sérieux. La vérité est que les personnes qui sortent dîner, assistent à des concerts ou à des événements sportifs et qui laissent leur téléphone portable dans la voiture sont en réalité plus présentes pour l'événement et s'amusent davantage. Il en est de même pour les réunions du conseil d'administration.
Je sais que tout cela semble draconien et beaucoup diraient que dans le monde moderne, c'est contre-productif. Mais en tant que personne assise dans la salle pendant des années alors que des cadres étaient présents, j'ai vu des membres du conseil d'administration bien intentionnés consulter leurs e-mails, lire Facebook, scanner Twitter, télécharger des films pour leurs vols de retour, envoyer des SMS à des amis, lire les actualités ou tout autre nombre d'autres choses qui détournent l'attention d'une discussion de groupe productive.
Vous rencontrerez de nombreuses personnes sensées qui en diront des versions :
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Bien sûr, je comprends que les ordinateurs portables peuvent augmenter la productivité, mais malheureusement, ce sont des pentes glissantes et les aspects négatifs de votre réunion et même de votre cognition lors de la réunion ne valent aucun gain à rechercher les choses. Cela ne sert pas seulement de distraction aux utilisateurs d'ordinateurs portables, mais aussi à tout le monde autour d'eux.
Comment maintenir l'engagement des membres du conseil d'administration
Un autre problème avec l'engagement des membres du conseil d'administration, c'est vous . Si vous présentez diapositive après diapositive et si cela devient un téléchargement de trop d'informations et pas assez de discussion, l'attention des gens diminue.
Les meilleures réunions du conseil d'administration sont des discussions et des débats sur l'entreprise, mais de nombreuses équipes de direction ont passé leur temps à parcourir des heures de diapositives sur leur efficacité. Les humains réussissent beaucoup mieux lorsqu'ils participent que lorsqu'on leur fait la leçon. La plus grande valeur que vous retirerez de votre conseil d'administration, c'est lorsqu'il s'exprimera et vous offrira des commentaires et des expériences d'autres entreprises dans lesquelles il est impliqué.
Je recommande aux équipes de direction d'envoyer les documents 72 heures à l'avance. Je recommande aux PDG de faire 1 à 1 appels avec les membres du conseil d'administration avant la réunion pour passer en revue les états financiers de haut niveau. Et je recommande que les conseils d'administration aient 2 à 3 sujets stratégiques qu'ils examinent lors de la réunion en personne. Si vous dirigez votre conseil de cette façon, vous maximiserez le temps que vous passerez ensemble en tant que groupe et garderez votre conseil engagé.
Comment empêcher les membres du conseil de défiler vers l'avant
Dernier conseil. Certaines équipes impriment des documents et distribuent un classeur imprimé lors de la réunion du conseil d'administration. Ne soyez pas cette équipe. Bien qu'il soit tentant d'avoir une bible pour les membres de votre conseil d'administration, vous leur permettrez simplement de « faire défiler vers l'avant » et de regarder les diapositives futures lorsqu'ils s'ennuient. Si vous servez leur distraction, vous n'avez qu'à vous blâmer s'ils ne font pas attention.
Parfois, les membres du conseil d'administration impriment vos decks ou vos états financiers à l'avance et apportent leurs propres impressions. C'est très facile de dire poliment : « Si cela ne vous dérange pas, j'aimerais que vous laissiez vos notes dans votre sac. Je ne veux pas être controversé, mais j'aimerais essayer de faire en sorte que tout le monde participe pleinement à la discussion et pour ce faire, je veux m'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en même temps.
Remarque : Cet article fait partie d'une série sur la gestion des tableaux de démarrage. Si vous souhaitez voir la liste complète des publications, vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessus.