Certains projets de marketing de contenu sont des monstres.

Ils peuvent vous dévorer, vous et votre équipe, si vous ne les divisez pas en mini-bêtes plus petites et plus faciles à gérer !

Lorsque j'ai étudié la programmation C à l'université à la fin de 2009, mon professeur m'a dit qu'un énorme problème est impossible à résoudre à moins que, comme un groupe tribal essayant de manger un gros éléphant, nous divisons ce problème en petits morceaux faciles à digérer, et alors seulement pouvons-nous commencez à mettre la main au code.

Pourquoi? Après avoir divisé le problème en tâches plus petites, nous saurons exactement comment programmer chaque partie du logiciel et résoudre le problème plus important !

Il en va de même pour les énormes projets de marketing de contenu.

En tant qu'équipe, vous ne pouvez mener un projet à terme (et réussir) que lorsque vous divisez la charge de travail en tâches exploitables, puis que vous la déléguez aux membres de votre équipe.

Plus facile à dire qu'à faire, non? Pas étonnant, le nombre de tâches, de données et de suivis à gérer peut croître de manière exponentielle !

C'est pourquoi vous avez besoin d'une plate-forme de gestion des tâches, de préférence basée sur le Web, afin que votre équipe puisse se connecter à tout moment, où qu'elle se trouve.

7 gestionnaires de tâches en ligne qui divisent les projets Monster en tâches d'équipe exploitables

En tant que personne obsédée par la planification (croyez-moi, c'est une saine obsession lorsque vous souffrez d'anxiété et de dépression), j'adore partir à la recherche de gestionnaires de tâches en ligne qui me faciliteront la vie, surtout lorsque je souhaite collaborer avec d'autres sur du contenu. projets de commercialisation.

Les sept outils passés en revue ci-dessous ont en commun trois caractéristiques que je considère comme des atouts d'un bon gestionnaire de tâches en ligne :

• Ils sont intuitifs et faciles à maîtriser à différents degrés, mais aucun ne m'a pris plus d'une heure pour commencer.

• Ils sont pour la plupart complets, y compris des fonctionnalités pratiques telles que les catégories de tâches ou les étiquettes et la priorité, les graphiques, les suivis de productivité et les discussions d'équipe.

• Ils vous sauveront la vie marketing avec des notifications de tâches et des rappels !

• Ils sont tous accessibles en ligne, dans votre navigateur Web ou via des applications, ce qui est idéal pour les équipes distantes, les équipes internationales et les équipes qui voyagent fréquemment.

Voyons-les en détail, y compris les avantages , les inconvénients , les plans et les prix de chaque outil.

ré ropTâche

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La bonne chose à propos de DropTask ?

Puissance visuelle.

Je me suis lancé avec DropTask en moins de dix minutes, alors parlons d'une courbe d'apprentissage rapide !

L'interface est propre et colorée et fonctionne avec des diagrammes par glisser-déposer (cercles et flèches). DropTask permet d'avoir facilement un aperçu général du projet et de chaque petite tâche sur laquelle votre équipe travaille. Vous pouvez visualiser le flux de travail en un coup d'œil.

Voici un exemple de tâche dans ma catégorie « Articles clients » :

Vous pouvez voir à quel point il est facile de définir la progression, l'importance, l'effort et d'autres données sur une tâche !

DropTask est également livré avec un système de messagerie (donc pas besoin d'utiliser le courrier électronique) et des intégrations (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 et plus).

Vous bénéficiez de deux forfaits :

• Gratuit : Le plan gratuit fonctionne pour un maximum de cinq membres. Vous obtiendrez gratuitement de nombreuses fonctionnalités, telles que la priorité des tâches, une boîte de réception interne, le suivi des progrès, les mises à jour de l'équipe, les notifications, les jalons et les délais, les résumés quotidiens, l'intégration avec Google et Outlook, etc. C'est beaucoup dans mon livre!

• Entreprise : (à partir de 3,49 $/utilisateur/mois pour une équipe d'au moins cinq personnes) Il s'agit du package complet pour un nombre illimité de membres, y compris la planification des tâches, les invitations et les rôles des membres, le contrôle d'accès, toutes les intégrations (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendrier, Google Drive, Office 365, etc.) et bien plus encore.

La remise de trois ans est quelque chose à prendre en considération si vous aimez DropTask et que vous allez travailler avec votre équipe à long terme.

• Avantages : Il est livré avec des applications pour tous les principaux systèmes d'exploitation et il s'affiche magnifiquement sur un ordinateur, une tablette et un smartphone. De plus, le prix pour les entreprises peut descendre jusqu'à 1,87 $/utilisateur/mois si votre équipe atteint 100 membres, une philosophie très économique « plus votre équipe est grande, moins vous payez » !

• Inconvénients : Ce serait bien si le plan gratuit autorisait deux projets au lieu d'un seul.
  

J odoiste

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Todoist est l'une des premières applications de gestion de tâches que j'ai utilisées pour ma propre gestion du travail, et il m'a fallu moins de cinq minutes pour démarrer.

Todoist peut être utilisé en tant qu'utilisateur unique ou en équipe. Les deux solutions partagent des fonctionnalités similaires : une boîte de réception pour les commentaires et les notifications, un onglet Aujourd'hui (à faire aujourd'hui, tâches en retard, à planifier, etc.) et un onglet 7 prochains jours pour les tâches dues cette semaine.

Vous pouvez gérer des projets via des étiquettes, ajouter un projet (ou le « + » dans la barre de menu supérieure) et des filtres (pour définir des priorités, des délais et attribuer des tâches aux membres de l'équipe).

Voici un exemple tiré de mon propre tableau de bord Todoist (utilisateur unique) :

Le seul plan pour les équipes, Todoist Business (car Free et Premium sont pour les utilisateurs uniques), commence par un essai gratuit de 30 jours, après quoi il est de 28,99 $/utilisateur/an ou 3 $/utilisateur/mois.

Cela inclut la planification de projet et les niveaux de responsabilité, le partage de fichiers, le suivi des progrès, les graphiques de productivité, la synchronisation des données 24h/24 et 7j/7 et les sauvegardes automatisées.

Quant aux avantages et inconvénients :

• Avantages : Disponible sous forme d'application et via le Web. Aussi, très rapide à démarrer, grâce à une interface intuitive et des fonctionnalités condensées.

• Inconvénients : Dommage que la version gratuite ne soit réservée qu'aux utilisateurs individuels. Une solution de base gratuite pour les équipes aurait été un meilleur début, même si un essai gratuit de 30 jours n'est pas non plus une mauvaise idée.
  

Wrike

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Aucune suite que j'ai visitée jusqu'à présent n'est aussi complète que Wrike ! J'ai eu des frissons d'excitation quand j'en ai appris plus à ce sujet.

Mais vous savez, c'est exactement le type de cadre complet que vous recherchez lorsque vous devez gérer une grande équipe et plusieurs projets à plus d'un ou deux niveaux.

En plus de la création de projets et de tâches, Wrike est livré avec des fonctionnalités remarquables telles que des formulaires de demande et des affectations de tâches automatisées, l'édition en direct de documents, une chronologie visuelle pour l'avancement du projet et la gestion des ressources sur la base du flux de charge de travail. Également, suivi du temps et du budget, modèles, rétroaction simplifiée et cycles d'approbation.

Voici comment créer un projet à partir du tableau de bord Wrike :

N'oubliez pas de créer un projet et non un dossier si vous souhaitez suivre la progression des tâches et des sous-tâches, car tout ce qui est créé en tant que dossier n'est pas suivi !

Une tâche peut appartenir à plusieurs projets. Par exemple:

Les tarifs de Wrike varient de gratuit à personnalisé, mais vous vous inscrivez toujours gratuitement et vous pouvez ensuite commencer un essai de 14 jours pour tester les solutions payantes :

• Gratuit : Jusqu'à cinq utilisateurs, les petites équipes peuvent facilement partager des listes de tâches.

• Professionnel : (9,80 $/utilisateur/mois) Jusqu'à 15 utilisateurs, vous pouvez créer des projets et faire collaborer les membres de votre équipe. Comprend des diagrammes de Gantt et des intégrations avec MS Project, Excel et RSS.

• Entreprise : (24,80/utilisateur/mois) Jusqu'à 200 utilisateurs, vous pouvez gérer l'ensemble de votre organisation, obtenir des personnalisations et des rapports en temps réel, des groupes d'utilisateurs et une intégration avec Salesforce.

• Marketeurs : (34,60 $/utilisateur/mois) Pour les équipes marketing et créatives, de cinq utilisateurs à un nombre illimité d'utilisateurs, avec l'extension Adobe Creative Cloud, les briefs créatifs et l'épreuvage.

• Entreprise : (prix personnalisé) Une suite complète et avancée avec une sécurité accrue (authentification à deux facteurs, authentification unique SAML et politiques de mot de passe).

Globalement:

• Avantages : L'une des suites de gestion de tâches les plus complètes que j'ai examinées jusqu'à présent, mais pas assez complexe pour qu'il soit impossible d'apprendre en quelques heures.

• Inconvénients : Le plan professionnel est probablement un peu trop cher pour ses fonctionnalités.

CoSpot

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CoSpot aide les équipes de marketing de contenu à gérer les projets d'écriture, il est donc très spécifiquement adapté à son propre public - et n'est-ce pas une belle chose ?

Vous pourriez penser que je suis partial parce que c'est moi qui écris ici, mais quand j'ai été embauché, j'ai trouvé CoSpot tellement essentiel et facile à utiliser que j'ai réussi à démarrer tout de suite. L'interface est propre et intuitive, et il est facile pour les membres de l'équipe de communiquer entre eux grâce au système de messagerie basé sur les commentaires pour chaque élément de contenu (ou tâche).

Les rédacteurs de l'équipe peuvent choisir des mots-clés dans des listes pré-approuvées et s'attribuer des publications qu'ils peuvent commencer à écrire dès que leurs idées sont approuvées par leurs rédacteurs.

Les gestionnaires et les éditeurs peuvent garder une image globale de la productivité et des performances de leur équipe grâce à des graphiques de données historiques. CoSpot est également intégré à WordPress, ce qui accélère le téléchargement et la modification des brouillons. Le processus est simplifié et sans tracas.

CoSpot est livré avec un seul plan pour 9 $/utilisateur/mois, et vous commencez avec un essai gratuit de 14 jours.

• Avantages : Les équipes de marketing de contenu obtiennent tout ce dont elles ont besoin dans une seule solution, sans fioritures supplémentaires qui n'aident pas une équipe qui se concentre sur l'écriture.

• Inconvénients : pour la rédaction de projets uniquement, ce n'est donc pas un bon choix si vous avez également des projets de marketing par e-mail et réseaux sociaux à gérer.
  

Asana

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Asana est un outil de gestion de projet pour les petites et grandes équipes, et c'est une suite complète, comprenant tout, de la gestion de projet et de tâche à la sécurité et au reporting.

Asana est flexible et peut être utilisé par des équipes polyvalentes qui travaillent sur plusieurs projets de natures différentes.

Il s'agit de la vue Liste des tâches sur Asana, mais vous pouvez également sélectionner la vue calendrier et la liste des fichiers. Comme vous pouvez le voir, l'outil est très intuitif et épuré.

La tarification se décline en trois solutions :

• Gratuit : Si votre équipe ne fait que commencer et compte 15 membres ou moins, le plan gratuit vous aide à gérer les projets, les tâches et les communications, et est livré avec des tableaux de bord et des fonctions de recherche de base.

• Premium : (9,99 $/membre/mois) Ce plan ajoute une recherche et des rapports avancés, des projets privés, des dépendances de tâches, une authentification unique et des ressources utiles comme une assistance prioritaire et des webinaires.

• Entreprise : (prix personnalisé) Ce plan ajoute SAML, un support dédié, des fonctionnalités de sécurité et une image de marque personnalisée.

Donc, pour Asana :

• Avantages : C'est un plaisir à utiliser, vous savez exactement où trouver ce dont vous avez besoin et il n'y a pas de fonctionnalités supplémentaires dont vous n'aurez jamais besoin.

• Inconvénients : D'après ma propre expérience, l'application Web ralentit et retarde Firefox jusqu'à ce qu'il devienne ingérable, mais cela peut dépendre des ressources de mon propre ordinateur. De plus, j'aimerais voir une sorte de rapport de base, même pour les comptes gratuits.
  

Lisez la critique complète d' Asana ici.

Salut tâche

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La gestion des tâches simplifiée et peu coûteuse, je dirai !

Ce logiciel est spécifique aux agences, startups et équipes marketing, avec cryptage SSL et remises automatiques pour les équipes de moins de 20 personnes.

Hitask est livré avec une belle liste de fonctionnalités, dont le stockage, un calendrier partagé, le suivi du temps, des intégrations (Outlook et Google Calendar), une application mobile, la possibilité d'envoyer des tâches par e-mail, des notifications push et des rappels de tâches, un chat d'équipe, sous-tâches et hiérarchie des tâches, suivi des délais et bien plus encore.

Hitask a des plans pour tous les besoins :

• Team Free : L' inscription est gratuite pour les équipes jusqu'à cinq utilisateurs. Cela inclut les tâches et les projets sans limites, le partage des tâches, des projets et des calendriers, un petit stockage par équipe, la synchronisation du calendrier avec Google et Outlook, pas de partage, uniquement une assistance en ligne.

• Team Business : Le plan pour les grandes équipes est de 4,98 $/utilisateur/mois, et il comprend la synchronisation en temps réel, le stockage illimité, le partage sélectif, les privilèges d'accès et l'assistance prioritaire.

• Entreprise : (14,98 $/utilisateur/mois) Ce plan comprend une assistance personnalisée, un service client 24h/24 et 7j/7 et une authentification unique.

Assez bon marché, pas mal !

• Avantages : Une suite complète, bien présentée même dans sa version gratuite.

• Inconvénients : L'interface n'est pas aussi claire et intuitive que les autres plates-formes examinées ici, et il faut quelques recherches et tests pour commencer (il y a une visite guidée, cependant, pour le rendre un peu plus facile).
  

TaskQue

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Une caractéristique unique de TaskQue est l'attribution automatisée de tâches aux membres de l'équipe en fonction de la charge de travail, ce qui est intelligent !

Cela signifie qu'aucun membre de l'équipe n'aura jamais trop de tâches à gérer, tandis que d'autres auront un jour de congé parce qu'il n'y a rien d'autre à faire.

TaskQue rend l'ensemble du processus de gestion de projet transparent pour l'entreprise ou l'agence (productivité globale) et les membres de l'équipe (par exemple, en suivant leur propre progression).

L'outil facilite la collaboration des membres de l'équipe avec un système de messagerie interne, des listes de projets, la possibilité de rouvrir les tâches fermées, les discussions (même sur les tâches), le suivi du flux de travail et les notifications.

Les responsables peuvent vérifier l'état d'un projet, transférer des tâches, vérifier les privilèges pour les tâches et les projets et attribuer des niveaux d'accès (Admin, Normal, Limité). TaskQue peut également s'intégrer à Slack.

Voici comment créer un projet dans TaskQue :

Dans la section Projet de la barre latérale gauche, vous pouvez modifier, fermer ou archiver un projet et afficher son résumé (statistiques).

Des plans:

• De base : jusqu'à 10 utilisateurs gratuits (impossible de créer des groupes dans les files d'attente, impossible d'inviter des utilisateurs externes, limite de 5 Mo de stockage des pièces jointes).

• Entreprise : (5 $/utilisateur/mois) Attribuez des privilèges, créez des projets privés, des groupes et des discussions avancées.

TaskQue est livré avec :

• Avantages : Super facile à démarrer tout de suite avec toutes les fonctionnalités de base de gestion de projet.

• Inconvénients : L'affectation de la charge de travail peut être un peu difficile à comprendre au début. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, vous pouvez affecter une charge de travail, c'est-à-dire le nombre maximum de tâches que vous pouvez effectuer. Cela signifie que vous ne pourrez pas entreprendre de nouvelles tâches tant que votre « assiette » sera pleine.
  

Réflexions finales : le bon gestionnaire de tâches est ce qui fonctionne pour votre équipe

Chaque gestionnaire de tâches correspond à une philosophie sur laquelle les développeurs ont construit l'outil.

Cela signifie que chaque gestionnaire de tâches sera le choix optimal pour ceux qui ont des besoins spécifiques.

Par exemple, si vous vous concentrez sur l'écriture, CoSpot est votre premier choix. Si vous avez besoin d'un outil multi-facettes pour gérer différents projets (logiciel, e-mail, réseaux sociaux, etc.), Asana, Todoist ou DropTask seront un meilleur choix.

De plus, si votre équipe est petite (moins de cinq à dix membres), vous pouvez utiliser gratuitement des outils comme Hitask, Asana et TaskQue.

Alors les bonnes questions sont :

• Comment votre équipe aborde-t-elle les grands (et petits) projets ?

• Collaborez-vous à chaque étape du projet ou le faites-vous de manière autonome puis assemblez-vous le tout à la fin ?

• De combien et de quelles fonctionnalités avez-vous vraiment besoin ?

Si vous répondez à ces trois questions, vous aurez la direction pour vous aider à choisir le bon gestionnaire de tâches.

Un gestionnaire de tâches en ligne vous aide, vous et votre équipe, à diviser les gros projets en petits morceaux, comme le problème de programmation de la taille d'un éléphant dont mon professeur a parlé dans sa conférence.

C'est votre objectif ultime que le gestionnaire de tâches aide votre équipe à atteindre : le faire avancer jusqu'à ce que vous atteigniez l'achèvement du projet, vous et votre équipe ensemble.

Il n'y a pas de temps et de budget pour la fonctionnalité supplémentaire sophistiquée que vous savez que votre équipe n'utilisera pas.

Vous devez gagner ce projet monstre et apprivoiser les petites bêtes (tâches ou sous-projets).

Bonne chance!