Meilleures pratiques d'organigramme pour des organigrammes significatifs

Un organigramme est une représentation graphique des relations entre les départements, les fonctions et les personnes d'une organisation. Il peut également indiquer le flux de données, la responsabilité et les rapports de bas en haut ou de haut en bas. Son utilisation à travers le monde témoigne de son efficacité. Vous trouverez ci-dessous quelques règles pour dessiner des organigrammes et les meilleures pratiques d'organigramme pour rendre votre organigramme plus significatif et utile.

Diviser et conquérir

À moins que vous ne soyez une petite entreprise avec peu d'employés, les organigrammes seront certainement complexes, avec peut-être de nombreuses interrelations entre les départements ou les fonctions.

Par exemple, une entreprise multinationale peut avoir ses filiales dans différents pays/marchés qui auront une variété de structures organisationnelles (selon la situation du marché et les fonctions de travail) et l'entreprise aura une structure organisationnelle énorme et complexe.

Lorsque votre organigramme devient trop volumineux et complexe comme celui ci-dessus, il peut être divisé en organigrammes plus petits. Vous pouvez le diviser par département, projet, site, région, etc.

Tout ce qui a du sens pour les autres membres de votre organisation. Cela permet au spectateur de comprendre plus facilement les responsabilités ou les attentes de chaque service.

La décomposition de l'organigramme en petits graphiques facilite grandement le suivi des progrès ou de la charge de travail des employés. Ainsi, il peut être plus facile de répartir le travail entre les travailleurs ayant moins de charge. Cela facilite également la réalisation d'une analyse comparative d'une situation afin que l'allocation des ressources puisse être rationalisée pour répondre aux exigences de différentes situations.

Logiciel d'organigramme

Il existe de nombreux logiciels d'organigramme disponibles en ligne et hors ligne qui facilitent la création de divers types d'organigrammes.

Lorsque les grandes organisations ont plusieurs organigrammes couvrant leurs sous-unités, il est probablement difficile de les étudier ensemble en un coup d'œil.

Avec un graphique couvrant plusieurs pages, il peut également être déroutant de déterminer les connexions entre chaque entité affichée dans le graphique. Avec Creately comme outil de création de diagrammes d'organigramme, vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonction de liaison de diagrammes. Cela permet aux téléspectateurs du graphique de voir les connexions entre les graphiques, de naviguer entre les différents graphiques et éventuellement d'aimer les profils individuels des employés.

Par exemple, jetez un œil à l'organigramme ci-dessous. Il montre la hiérarchie supérieure de l'entreprise. Maintenant, cliquez sur la case en surbrillance (la case bleue du PDG à droite) et cela vous mènera à un autre organigramme qui décompose davantage ce département. Vous pouvez revenir rapidement au graphique d'origine en cliquant sur les boutons fléchés de la barre d'outils inférieure. Allez-y et essayez vous-même.

Creately propose plusieurs rectangles/formes d'organigramme que vous pouvez utiliser pour dessiner efficacement des structures organisationnelles ; La forme Nom et Poste qui ne contient que les informations de base telles que le nom et le titre du poste de l'employé, la forme Nom uniquement qui ne contient que le nom de l'employé, les formes où vous pouvez insérer la photo de profil de l'employé, etc. sont parmi tant d'autres autres options.

Faites des regroupements sensés

Lorsque les organigrammes sont divisés en sous-organigrammes, un regroupement et un lien judicieux sont indispensables, car la connexion de chaque organigramme et le flux doivent être facilement compréhensibles pour le spectateur.

Un regroupement sensé est effectué en fonction de la manière dont les individus, les emplois, les fonctions ou les activités sont différenciés et agrégés. La circulation de l'information nécessite également d'être optimisée au sein de chaque groupe mais en même temps de la différencier clairement des autres groupes.

Lien structurel

La liaison structurelle des groupes doit être réalisée avec un mécanisme d'intégration (par exemple : rôles de liaison, groupes inter-unités, rôles ou projets d'intégrateur et lignes pointillées) pour aider à la coordination et au partage d'informations entre les groupes, ce qui permettra à la direction de l'organisation de fournir des conseils. et la direction dans toute l'organisation.

5 types de structures organisationnelles

1. Structure organisationnelle fonctionnelle

La structure la plus courante organisée selon les fonctions ou les départements. Par exemple, finance, marketing, ventes, etc. Convient aux petites ou aux organisations programmatiques uniques qui n'ont pas besoin de gérer une grande zone géographique.

Les avantages de ce modèle sont ;

• Développe des compétences approfondies dans une fonction ou un département particulier (la plupart des emplois sont de nature fonctionnelle)
• Favorise l'innovation fonctionnelle, l'échelle et la réduction des coûts
• Est simple à faire et facile pour chaque département de comprendre leurs responsabilités principales et de les tenir responsables

2. Structure organisationnelle géographique

Cette structure est organisée autour de grandes géographies. Adapté aux grandes entreprises avec de multiples programmes qui diffèrent souvent d'une zone géographique à l'autre où les différences locales sont essentielles au succès (par exemple, réglementation, collecte de fonds, économie).

Les avantages de ce modèle sont ;

• Met à disposition les ressources nécessaires pour réussir dans une zone géographique
• Permet une plus grande personnalisation des programmes ou des services par région
• Permet une orientation claire avec la responsabilité des résultats par géographie
• Permet de se concentrer sur les sources de financement géographiques

3. Structure organisationnelle du programme

Cette structure est organisée autour de grands projets. Convient aux organisations multiservices et aux fondations, qui ont des programmes très différents les uns des autres (par exemple, différents clients, économie, etc.) et où les ressources et les compétences nécessaires pour réussir un programme sont également très différentes. Cependant, les facteurs de chaque programme sont similaires d'une région à l'autre.

Les avantages de ce modèle sont ;

• Favorise une compréhension approfondie dans un domaine de programme particulier et peut promouvoir l'innovation dans le programme
• Met à disposition les ressources nécessaires pour réussir au sein d'un programme
• Permet une orientation claire avec la responsabilité des résultats du programme
• Permet de se concentrer sur les sources de financement qui sont souvent axées sur les programmes

4. Structure organisationnelle client/marché

Cette structure est organisée autour des clients/clients servis par l'organisation. Il convient aux entreprises qui ont des clients très différents qui ont des exigences de service différentes (résultant en différents programmes fournis).

Les avantages de ce modèle sont ;

• Fournit l'accent à mettre sur le client, permettant ainsi le développement de programmes adaptés aux besoins d'une population et sa capacité à obtenir des « résultats »
• Permet une orientation claire avec la responsabilité des résultats par groupe de clients
• Permet de se concentrer clairement sur les clients et/ou marchés les plus importants

5. Structure organisationnelle matricielle

Il s'agit d'une structure organisée pour gérer plusieurs dimensions, par exemple le programme et la géographie. En raison de la difficulté de gestion, il n'est PAS recommandé d'utiliser ce modèle.

Les avantages de ce modèle sont ;

• Permet à l'organisation de (au moins théoriquement) gérer plusieurs dimensions organisationnelles simultanément

Certains de ces types peuvent être trouvés dans nos exemples d'organigrammes.

Références de structure : http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Effacer le chemin/hiérarchie des rapports

Lorsque vous dessinez un organigramme qui indique la hiérarchie organisationnelle, des chemins de rapport clairs doivent être mis en évidence afin que le spectateur/l'employé comprenne clairement la structure de rapport qu'il doit suivre. Une méthode à utiliser consisterait à utiliser un code couleur ou des files d'attente visuelles pour indiquer le chemin de signalement. En ce qui concerne les organigrammes matriciels où les relations hiérarchiques sont configurées sous forme de grille ou de matrice, plutôt que dans la hiérarchie traditionnelle, il est essentiel d'indiquer un chemin de reporting clair pour le succès du fonctionnement de l'organisation.

Vous trouverez ci-dessous un bon exemple d'organigramme non conventionnel d'une organisation plate (équipe/fonctionnelle).

Quelles sont vos meilleures pratiques en matière d'organigramme ?

J'espère que vous avez trouvé cet article sur les meilleures pratiques en matière de structure organisationnelle utile et qu'il vous a aidé à créer des organigrammes beaucoup plus efficaces. Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière d'organigramme que nous suivons chez Cinergix. Alors, quels sont les vôtres ? Assurez-vous de nous le faire savoir dans les commentaires.