Livre de jeu | Guide du fondateur pour créer un groupe de travail interne sur le Covid-19

En cette période de Covid-19, les salariés et les familles sont profondément touchés. Il y a une énorme pénurie et des demandes pour :

• Lits d'hôpitaux, lits d'oxygène et lits de soins intensifs
• Oxygène
• Médicaments (Remdesivir et autres)
• Kits RT/PCR
• De plus, ambulances équipées d'oxygène, etc.

Dans ce playbook, j'ai essayé de compiler les points d'action clés ainsi que les étapes qui pourraient être entreprises par les fondateurs/employeurs pour créer un groupe de travail interne Covid-19 pour aider leurs employés dans cette deuxième vague de Covid-19. Les composants clés incluent :

1. Un groupe de personnes dédiées au soutien de l'équipe, c'est-à-dire un groupe de travail
2. Un groupe WhatsApp utilisé pour la communication 24 heures sur 24, les informations, les appels à l'aide, etc.

Pourquoi ce livret ?

• Ce playbook est basé sur notre expérience (Cleartax) (organisation de 900 employés) et d'autres startups et entreprises de taille similaire
• Le groupe de travail et le manuel de jeu ont créé une valeur significative en aidant les familles en détresse en cas de besoin et en réduisant les délais de réponse.
• L'objectif du groupe de travail et du groupe WhatsApp est de fournir aux employés les connaissances tribales, les meilleures pratiques pour la ville/région et les informations les plus récentes le plus rapidement possible.

1. Qui devrait tous faire partie du groupe de travail Covid-19 ?

• Responsable Administratif (temps plein)
• Responsable RH (mi-temps)
• Chef des finances (à temps partiel)
• Toute l'équipe d'administration et quelques bénévoles à temps plein au sein de l'organisation, qui ne sont pas touchés directement ou indirectement par covid19
• Les dirigeants de l'entreprise devraient rejoindre le groupe de travail

Nous avons découvert que le leader idéal du groupe de travail est le chef de l'administration (un temps plein est indispensable).

2. Activez le groupe WhatsApp

• La première étape consiste à créer un groupe WhatsApp où vous devez ajouter des personnes qui font partie du groupe de travail Covid-19 ainsi que des employés.

  Si votre organisation est très grande et qu'un groupe WhatsApp ne fonctionne pas :

1. 1. Au départ, nous pensions créer un groupe de télégrammes géants. Cependant, nous avons découvert que les très grands groupes deviennent difficiles à gérer.
   2. La limite de 250 est une bonne chose, créez plus de groupes plutôt qu'un groupe de télégrammes géants
   3. Les groupes régionaux (Delhi NCR / Bengaluru / etc.) sont une bonne idée car les ressources sont spécifiques à une ville/région locale.

Le groupe sera rejoint par des employés touchés par le Covid-19 ainsi que de bons samaritains dans l'organisation

• Communiquer des informations et des ressources sur les lits, les médicaments en temps opportun

• • L'objectif du groupe de travail et du groupe WhatApp est de fournir aux employés les connaissances tribales, les meilleures pratiques pour la ville/région et les informations les plus récentes le plus rapidement possible.
  • Plusieurs employés d'une région recherchent des ressources lorsqu'ils trouvent quelque chose qu'ils partagent avec le groupe.
  • Si une ressource périmée est partagée dans le groupe, un autre employé qui a récemment confirmé une rupture de stock empêchera rapidement les autres employés de perdre du temps. Qu'est-ce que j'entends par meilleures pratiques pour la ville?
  • Chaque ville a une dynamique locale dans le scénario de pénurie. Les playbooks changent jour après jour, minute par minute, lieu par lieu. Au moment où quelqu'un peut documenter le playbook, il est obsolète.
  • Il s'agit d'un jeu de connaissances tribales et de partage rapide d'informations.
  • Par exemple : Dans le cas de Bangalore, la municipalité a récemment changé sa politique. 50% de tous les lits sont attribués de manière centralisée via le centre d'appels de la municipalité. Ils ont besoin de niveaux positifs de RT/PCR et de SPO2, et d'un tas d'informations spécifiques.
    1. Si l'employé fournit toutes ces données, il entre dans la file d'attente pour les lits.
    2. Pour les autres 50 % de lits, ils doivent continuer à appeler directement les hôpitaux.
    3. Le groupe de travail a une grande clarté sur quel playbook fonctionne, quel playbook a cessé de fonctionner. Cela fera gagner un temps précieux à toutes les personnes concernées.
    4. Le groupe de travail a validé les numéros de téléphone, où WhatsApp vs où appeler.

Le groupe est une entité puissante. Ils se transforment rapidement en une force de la nature en fournissant de l'aide.

• • • • Il y a un profond chagrin tout autour : les bénévoles du groupe apportent consolation, aide, temps et ressources aux personnes touchées.
      • Tout le monde va au-delà de l'appel du devoir pour aider quoi qu'il arrive.
      • Le groupe fait beaucoup de jugaad et essaie de toucher au sein de sa sphère d'influence, des réseaux de référence.
        • Les membres du groupe frappent leurs réseaux de référence, essayant d'influencer de quelque manière que ce soit pour obtenir de l'aide pour les personnes touchées.
        • J'ai presque peur d'écrire sur ce point (préoccupations de privilège). Il y a ici des dilemmes moraux que je ne peux pas aborder. Mais c'est la réalité du terrain.

3. Points d'action clés

• Efforts en amont (dans les premières phases)
  • Guide Covid par le Dr Ravi Malik :
    • anglais | PDF
    • hindi | PDF
    • Kannada | PDF
  • Gains de temps clés :
    • Rapprochements de laboratoire pour un test RT/PCR rapide
    • Liens de téléconsultation médecin
  • Liens alimentaires / dabba si les principaux soignants sont malades
• Efforts en aval
  • Listes de contacts validées des pharmacies
  • Listes de contacts validées des hôpitaux
  • Listes de contacts validées des fournisseurs d'O2
  • Listes de contacts validées des fournisseurs d'ambulance

4. Modèles de gestion des informations

5. Questions que vous pourriez avoir !

Q : Il y a une grande pénurie au niveau des pays et une défaillance systémique. Que peut faire la task force Covid-19 ?

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R : Le groupe de travail fera des merveilles. Cela m'a positivement surpris. Nous, les humains, nous unissons très puissamment en temps de crise et trouvons en quelque sorte des solutions. Vous serez surpris de tout ce que le groupe de travail accomplira. Souvent, il n'y aura pas de réponses, mais tout le monde s'y tiendra.

Q : Combien de temps y consacrer ?

R : Quelques bénévoles à temps plein sont essentiels. Assurez-vous que les volontaires et leurs familles sont en bonne santé. Proposez une rotation à toute personne touchée par le covid19.

Q : Les employés s'adresseront non seulement à leur famille, mais aussi à leurs amis, à des familles très élargies, etc. Comment penser à cela ?

R : Ceci n'est pas une préoccupation. Juste aider.

6. Pensées de l'écosystème

• La réalité du terrain est que lorsqu'un employé est en situation d'urgence et en panique, il doit parler à une personne, qui peut apporter une solution, et non le rediriger vers un autre numéro, un autre site, un autre groupe. Nous avons mis en place une ligne d'assistance 24 × 7, composée de bénévoles RH, qui sont équipés d'informations en temps réel sur la disponibilité des ressources, des lits, de l'oxygène, des antécédents médicaux, etc., mis à jour par le personnel administratif sur le terrain. Nous examinons également des réalités telles que l'aide financière et la sensibilisation aux avantages tels que les assurances, etc. Un site de ressources a donc été créé. Des campagnes de vaccination, des congés pour les soignants et les soins personnels, l'accès à une aide financière d'urgence peuvent également être mobilisés, ce qui a bien fonctionné pour nous. Nous avons également introduit un congé de vaccination pour encourager les employés à se reposer / à ne pas ignorer les effets secondaires. De cette façon, ils peuvent également se faire vacciner un jour de semaine et ne pas reporter à un week-end.
• Un autre aspect important est le bien-être mental et le bien-être physique. Nous avons donc mobilisé un partenaire bien-être, pour prendre en charge les consultations médicales des personnes en difficulté, et proposer des séances de conseil aux personnes qui font face à des signes de stress, de tension ou qui se sentent simplement dépassées par la situation. Nous l'avons également étendu à la famille de l'employé : assistance conseil 24h/24 et 7j/7, application de méditation, etc.
• Nous recommandons également d'avoir une police d'assurance COVID dédiée et spécifique. Cela constituera un bon complément à votre politique de réclamation médicale existante et aidera également un grand nombre d'employés + leurs proches, qui sont en quarantaine à domicile. Recherchez une police qui vous permet d'utiliser la somme assurée à la fois pour l'hospitalisation ET la couverture de quarantaine à domicile. Certains assureurs proposant de tels produits sont GoDigit et New India.
• L'objectif des bénévoles qui travaillent au sein du groupe de travail devrait être la résolution, et non la clôture du problème.

Merci à Nishant Gupta (BCG), Khushboo (zest) pour avoir révisé les ébauches de ceci et fourni des commentaires.

Je tiens à remercier notre responsable administratif, Jayesh, d'avoir constamment dépassé les attentes pour aider nos employés.