Fonctions PMS et cas d'utilisation pour gérer les projets intelligemment

Résumé : Qu'est-ce qui rend les logiciels de gestion de projet si populaires auprès des chefs de projet et autres professionnels ? Découvrez ses fonctionnalités étonnantes qui peuvent faciliter des tâches telles que la planification de projet, la budgétisation, la planification des tâches et le suivi de l'état du projet.

Le logiciel de gestion de projet est destiné à aider les entreprises à planifier, planifier, exécuter, suivre et allouer les ressources d'un projet. Il gère et optimise efficacement toutes les tâches liées à un projet pour sa bonne réalisation. De la planification des tâches jusqu'à son achèvement réussi, le logiciel suit et gère l'ensemble du cycle d'un projet.

Découvrons quelques-unes des fonctions PMS qui pourraient vous aider dans la gestion de projet.

Points clés à retenir

Fonctions du logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet doit offrir des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la collaboration en temps réel, la gestion des ressources, la gestion des rôles des utilisateurs, la planification de projet, etc. Toutes les fonctions PMS sont destinées à aider les utilisateurs à gérer avec succès tous leurs projets en un seul endroit.

• Gestion des tâches

La gestion des tâches est l'une des fonctions PMS les plus importantes. Il aide les organisations à garder un œil sur chaque projet depuis son entrée dans le pipeline jusqu'à son achèvement. La solution offre plusieurs façons de représenter les tâches et sous-tâches liées à un projet dans la chronologie. Certains des formats les plus courants, y compris-

• Diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt vous aidera à présenter vos tâches accomplies dans une période spécifique par rapport au temps prévu pour ces tâches. Il peut inclure des détails sur le projet tels que les délais de la tâche, les dépendances entre les tâches, les membres de la tâche, etc.

• Tableaux Scrum

Il permet aux utilisateurs de diviser le projet en trois sous-sections : à faire, en cours et terminées. Cela fonctionne en divisant le projet en sprints avec des dates d'échéance spécifiques. Ainsi, il est plus facile pour les organisations de mener à bien le projet avec le cadre Scrum.

• Tableaux Kanban

Sous ce format, les organisations peuvent cartographier tous les détails du projet sous forme de cartes et de colonnes. Les colonnes représentent l'étape du projet et les cartes les tâches individuelles.

Exemple : si vous développez un logiciel, vous pouvez séparer les détails du projet dans plusieurs colonnes et cartes telles que le nom du projet, en cours, terminé, etc., via un tableau Kanban. Toutes les tâches peuvent être développées en sprints comme la conception, le développement, le contenu, etc. Avec la fonctionnalité glisser-déposer, vous pouvez facilement déplacer ces tâches vers plusieurs colonnes qui mettent en évidence les différentes étapes du projet de développement logiciel.

• Planification et ordonnancement du projet

La planification du projet et son affectation aux membres de l'équipe sont importantes pour une exécution rapide du projet. Un logiciel de gestion de projet aidera l'équipe à diviser le projet en plusieurs sous-tâches et à les attribuer à des membres spécifiques de l'équipe. En plus de cela, les utilisateurs peuvent également ajouter des dates d'échéance et la durée du projet. Cela aide les chefs de projet à maintenir une feuille de route claire du projet ainsi que le temps nécessaire pour le terminer à l'aide des fonctions PMS.

Avec le planificateur, vous obtenez une vue du nombre d'heures nécessaires pour terminer le projet, hiérarchiser les tâches et planifier facilement vos activités à venir liées au projet.

Exemple : Les ingénieurs civils peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet pour planifier la conception et la construction de n'importe quelle infrastructure. Ils peuvent planifier des tâches pour différentes étapes d'un projet et planifier la même chose avec les membres de l'équipe.

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• Gestion budgétaire

La création et la gestion du budget sont importantes pour obtenir une estimation des dépenses nécessaires à la réalisation du projet. Avec un logiciel de gestion de projet, le chef de projet peut créer un budget basé sur les ressources et divers coûts, y compris la main-d'œuvre, les machines, les matériaux, etc. Cela garantirait que le projet soit achevé dans les limites du coût et qu'il n'y ait pas de gaspillage d'argent.

La budgétisation aide également à garantir que les fonds appropriés sont disponibles pour l'achèvement en temps voulu de tout projet. Il existe différentes façons de créer le budget d'un projet, notamment l'estimation analogue, l'analyse de la valeur acquise, l'estimation paramétrique, la méthode ascendante, la méthode descendante, etc. Les organisations peuvent utiliser n'importe laquelle des méthodes de budgétisation de projet pour la création de budget.

Exemple : Les ingénieurs en construction peuvent allouer le budget d'un projet en estimant le coût du capital humain, des matières premières, des machines, etc., pour une réalisation dans les délais. Cela aidera à minimiser le gaspillage de ressources.

• Suivi du temps

Le suivi du temps est l'une des fonctions PMS, en particulier lorsque vous travaillez avec les parties prenantes. Avec le logiciel PMS, les organisations peuvent suivre les heures passées sur chaque projet et ajouter des taux de projet horaires. Cela les aide à enregistrer les dépenses de chaque projet et à créer la facture pour les clients. La facture créée avec le logiciel comprendra tous les détails du projet, y compris les heures de travail, les tarifs facturés à l'heure, les taxes éventuelles, les détails du client, etc.

Exemple : si vous concevez un site Web pour votre client, vous pouvez suivre les heures de travail pour chaque projet de conception et calculer le coût de travail. Une fois le projet de conception terminé, vous pouvez facilement facturer vos parties prenantes et générer des factures en conséquence.

• Collaboration

Un grand projet peut comprendre plusieurs membres de l'équipe travaillant sur les différents aspects de celui-ci. Par conséquent, il est important qu'il y ait un canal de communication rapide pour collaborer et partager les informations pertinentes avec les autres membres de l'équipe.

La fonctionnalité de collaboration de projet d'une solution de gestion de projet permet aux organisations de collaborer sur des projets en temps réel en leur permettant de partager des fichiers, des calendriers et des listes de contacts en temps réel. Chaque membre de l'équipe peut ajouter des informations dans le système, ce qui leur permet d'ajouter et d'accéder plus facilement aux informations du projet n'importe où, n'importe quand.

De plus, la disponibilité d'un tableau de bord d'équipe permet également de vérifier en permanence si l'équipe respecte ou non les KPI définis. Selon la solution, les utilisateurs peuvent envoyer des messages directement ou discuter en groupe pour une meilleure collaboration avec les membres de l'équipe.

Exemple : Dans une équipe de développement de logiciels, les membres peuvent collaborer en temps réel tout en développant des logiciels à l'aide de cet outil. Les membres de l'équipe travaillant sur les différents aspects tels que la conception, le prototypage, le contenu, etc., peuvent toujours se connecter les uns aux autres en termes de changements dans les différents processus de développement de logiciels.

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• La gestion des ressources

Une organisation doit tenir un registre de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien un projet particulier, comme des espaces de réunion ou du matériel pour le projet. Une solution de gestion de projet aide les utilisateurs à planifier toutes les ressources du projet et fournit une estimation approximative de chaque ressource nécessaire pour mener à bien le projet. Cela aide les organisations à gérer judicieusement les ressources de leur projet et à éviter les dépenses excessives.

De plus, le chef de projet peut facilement vérifier la disponibilité des ressources, les allouer à des projets spécifiques et s'assurer que tous les membres disposent des ressources nécessaires à l'achèvement du projet.

Exemple : Les entreprises de commerce électronique peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet pour allouer des ressources pour la livraison en temps voulu de leurs marchandises. Par exemple, ils peuvent affecter des partenaires de livraison en fonction du fuseau horaire, de l'emplacement et de la disponibilité de la main-d'œuvre.

• Gestion des rôles d'utilisateur

Les données liées au projet ne sont pas toujours accessibles à tous les employés, telles que les données financières ou les informations sur les clients. Par conséquent, les fonctionnalités de gestion des autorisations et de contrôle d'accès des rôles d'utilisateur aident les entreprises à créer et à gérer les autorisations pour une sous-tâche spécifique du projet. Ainsi, restreindre l'accès aux informations confidentielles du projet.

De plus, cela les aide à attribuer des tâches ou des projets privés aux membres de l'équipe et à définir des rôles personnalisés pour des projets spécifiques.

Exemple : les employés travaillant dans le service de cybersécurité peuvent créer et gérer des autorisations basées sur les rôles tout en travaillant avec les données des employés et des clients. Ils peuvent restreindre l'accès à ces données aux employés travaillant en dehors de ce service.

• Rapports et analyses en temps réel

Tous les membres de l'équipe doivent se tenir au courant du projet. Grâce aux rapports en temps réel, tous les membres travaillant sur le projet seront informés de son avancement, des délais non respectés ou de tout autre changement en cours dans le projet. Quelques solutions logicielles de gestion de projet offrent même des fonctionnalités de personnalisation des rapports pour personnaliser les rapports selon les besoins de l'entreprise.

Par exemple, vous pouvez utiliser plusieurs modèles comme les rapports KPI pour mesurer la progression de n'importe quel projet. Par conséquent, en comparant les rapports, vous pouvez trouver des problèmes avec le projet en cours et formuler des stratégies pour les surmonter.

Les utilisateurs peuvent également créer un tableau de bord KPI de projet pour mesurer la progression du projet par rapport à des KPI définis tels que la valeur planifiée et réelle du projet, le pourcentage de tâches achevées, etc. Cela contribuerait à améliorer le taux de réussite d'un projet.

Exemple : les gestionnaires de réseaux sociaux créent non seulement des stratégies de marketing efficaces sur les réseaux sociaux, mais mesurent également leur efficacité grâce à des rapports en temps réel. Ils peuvent trouver des goulots d'étranglement dans les stratégies de marketing en les analysant par rapport aux concurrents.

• Partage de calendrier

Un calendrier de projet aide les chefs de produit à organiser systématiquement le calendrier d'un projet. Il définit les heures de travail et les heures non travaillées d'un projet et permet aux utilisateurs de créer des tâches avec leur date d'échéance, d'attribuer les tâches aux membres de l'équipe et d'enregistrer tous les jalons d'un projet.

En partageant le calendrier créé avec l'équipe, le responsable peut s'assurer que tous les membres reçoivent des notifications pour toutes les tâches planifiées, réunions, événements, etc., liés au projet à temps. Cela garantirait que tous les membres travaillant sur le projet assistent à toutes les réunions du projet.

Exemple : L'équipe de vente peut créer un calendrier pour plusieurs réunions de clients ou campagnes de vente et le partager avec les membres. Ils peuvent également ajouter des détails supplémentaires sur ces réunions au calendrier des membres de l'équipe.

• Gestion de documents

Tout en travaillant sur un projet, l'organisation doit créer et gérer plusieurs documents, y compris les détails du projet, les détails des parties prenantes, le calendrier du projet, le budget du projet, etc. Une solution de gestion de projet aide les organisations à créer et gérer tous ces documents en temps réel. Ainsi, il est plus facile pour les membres de l'équipe de créer des documents, de les mettre à jour en temps réel, de les partager avec les parties prenantes, etc.

Avec le logiciel, les membres de l'équipe peuvent accéder à tous les documents liés au projet en un seul endroit plutôt que de les rechercher au hasard. De plus, il offre une intégration avec des solutions de stockage en nuage tierces telles que Dropbox , OneDrive , Google Drive , etc., pour le stockage de documents supplémentaires.

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• Flux de travail personnalisé

Le workflow personnalisé est l'une des principales fonctions PMS pour la gestion des projets et des tâches. Le logiciel propose des modèles prédéfinis pour personnaliser le flux de travail pour différents départements tels que les ressources humaines, les ventes, le marketing, le secteur informatique, etc. Par conséquent, il est plus facile pour les utilisateurs de créer rapidement le flux de travail.

Cependant, la solution propose également le module permettant de personnaliser ces flux de travail en ajoutant ou en supprimant des sections spécifiques en fonction des exigences du projet. De cette façon, il offre un contrôle complet sur la structure du projet.

Exemple : le service des ressources humaines, lors de la création de tâches de recrutement, peut choisir un modèle prédéfini et le personnaliser en fonction de ses besoins. Ils peuvent supprimer ou ajouter certains modules tels que l'intégration et la création d'un projet distinct pour le même.

• L'intégration

Le logiciel peut être intégré à des solutions d'entreprise mère pour aider les entreprises à gérer plusieurs tâches à partir d'une seule plate-forme. Il s'agit d'une fonction PMS intégrale.

Intégration du logiciel de messagerie : L'intégration de la messagerie vous aiderait à répondre directement aux membres de votre équipe via le logiciel. De plus, vous pouvez également créer des tâches, planifier des réunions, partager des calendriers avec l'équipe, etc.

Intégration CRM : L'intégration avec le logiciel CRM vous aiderait à conserver toutes les informations relatives aux parties prenantes du projet en un seul endroit. Cela élimine le besoin de conserver toutes les informations du client dans un portail séparé.

Intégration du système de gestion des identités : grâce à cette intégration, le chef de projet peut attribuer et gérer des autorisations basées sur les rôles pour le projet. Cela garantit que seuls les bons membres ont accès aux données spécifiques du projet.

Conclusion

Quelle que soit la taille de votre organisation, un logiciel de gestion de projet peut vous aider de plusieurs manières, telles que la collaboration en temps réel, la gestion des tâches, la gestion des autorisations, etc. Chaque organisation a ses propres exigences en matière de gestion de projets. Choisissez donc un logiciel qui correspond à vos objectifs commerciaux et aux exigences des fonctions PMS.

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