8 piliers du reporting RP pour prouver votre valeur

Dans le monde des relations publiques , obtenir des résultats pour les clients n'a pas d'importance s'ils ne les connaissent pas.

Le reporting RP est la base pour communiquer votre impact aux clients.

C'est la partie la plus importante d'une campagne de relations publiques car elle montre la valeur de votre travail.

Pour être l'un des professionnels des relations publiques, vous devez aller au-delà de l'expertise en communication dans la gestion de la réputation, la création de contenu, les relations avec les médias, la responsabilité sociale des entreprises et l'influence sociale. Vous devez également vous concentrer sur la manière dont vous allez surveiller et mesurer les résultats.

Ici, nous vous donnerons les piliers du reportage de relations publiques, afin que vous fassiez toujours les choses correctement.

4 types de rapports RP

Lorsqu'il s'agit de rapports de relations publiques , une taille unique ne convient pas à tous. En fonction de votre public cible et de l'objectif, votre rapport peut être complètement différent.

La surcharge d'informations est un réel danger pour la plupart des cadres, c'est pourquoi, lors de la rédaction d'un rapport, il est important de rester concentré sur ce que vous souhaitez communiquer aux principales parties prenantes .

Fournissez-vous une mise à jour simple sur les métriques et les KPI ? Ou évaluez-vous l'orientation stratégique d'une campagne dans son ensemble ?

Avec un objectif clairement défini, vous pouvez vous concentrer sur la création d'un rapport qui fournit des informations exploitables pour la prise de décision basée sur les données et, surtout, met vos réalisations au premier plan.

Rapports mensuels - suivez vos progrès

Les rapports de relations publiques mensuels devraient révéler la progression de votre campagne jusqu'à présent. La clé ici: jusqu'à présent.

Vous remarquez que vous n'êtes pas sur la bonne voie pour atteindre vos KPI ?

C'est le moment de montrer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et comment vous allez pivoter pour obtenir des résultats.

Les rapports mensuels réguliers sont très probablement destinés à votre responsable et concernent principalement le suivi de vos KPI les plus importants. Vous inclurez probablement des mesures telles que les mentions au fil du temps, le nombre total d'impressions ou un tableau de localisation.

Rapports trimestriels - il est temps d'atteindre un niveau élevé

Le trimestre touche à sa fin ? Il est temps de procéder à une évaluation de haut niveau de votre position.

L'accent mis sur les rapports de relations publiques trimestriels est de démontrer la valeur commerciale que votre travail apporte à vos clients.

Les rapports trimestriels sont moins fréquents, de sorte que les données que vous collectez deviennent plus stratégiques. Les rapports trimestriels ont tendance à être partagés plus haut dans la structure de gestion d'un client, potentiellement jusqu'au vice-président, directeur marketing ou même PDG dans les petites entreprises, il est donc important de mettre en évidence vos réussites.

Dans les rapports trimestriels , vous souhaitez :

• Montrez la valeur de vos dépenses
• Établissez un lien entre les activités de relations publiques et les revenus des clients
• Résumez vos gros gains
• Fournir des données de haut niveau
• Afficher les prochaines étapes

Rapports annuels – le long jeu

Les rapports annuels de relations publiques montent plus haut dans la chaîne alimentaire de gestion que tout autre type de rapport et seront très probablement lus par le CMO et le PDG de votre client ou d'autres membres de la suite, ainsi que par le conseil d'administration et tout investisseur clé.

Habituellement, leur principale raison de le consulter est de décider du budget de l'année prochaine et de planifier leurs stratégies futures.

Les enjeux pour les rapports annuels sont plus élevés. Vos rapports annuels doivent présenter les réalisations étayées par des données et des graphiques concrets.

L'accent est mis sur votre valeur à long terme dans le contexte. Au-delà de la démonstration des résultats de l'année écoulée, vous devez projeter vos attentes pour l'avenir compte tenu d'un certain budget et de certaines dépenses.

Rapports de campagne

Un rapport de campagne est encore plus ciblé qu'un rapport ponctuel et est lié à un objectif ou à un ensemble de KPI très spécifiques . Vous pouvez gérer les relations publiques pour un lancement de produit, une nouvelle entrée sur le marché ou autour d'un événement particulier, et vos rapports refléteront directement vos réalisations vers cet objectif.

Il est essentiel de suivre les mesures relatives à l'exposition, à la couverture et aux interactions, et de démontrer clairement visuellement vos réussites.

8 piliers du reporting RP

Réaliser un rapport de relations publiques percutant qui colle aux parties prenantes (pour le bien) est un art. Voici huit étapes pour raconter une histoire convaincante basée sur les données.

1. Mettez les objectifs au premier plan

Avant de plonger dans les détails et les données, votre rapport doit décrire les objectifs préalablement convenus de votre campagne, quel que soit le type de rapport que vous compilez. Ces objectifs doivent être clairement énoncés dans un langage simple.

Conseil de pro : Vous Demandez à un collègue d'examiner votre rapport de relations publiques et d'identifier les objectifs de la campagne. S'ils ne sont pas capables de le faire instantanément, ils ne sont pas assez clairs.​​

Par exemple, si votre objectif est d'accroître la fidélité à la marque , en augmentant de 20 % le nombre de visiteurs qui reviennent, cela doit être clairement indiqué au début du rapport.

2. Utilisez les bonnes analyses

Une fois que vous avez reformulé vos objectifs de campagne et les mesures de relations publiques que vous utilisez pour les mesurer, il est temps de collecter vos données. Considérez les métriques les plus appropriées pour suivre votre progression vers ces objectifs, y compris les métriques prédéfinies . Vous devez montrer la croissance et comparer ces mesures aux périodes précédentes. Ceux-ci pourraient inclure :

• Nombre total de mentions
• Adeptes des médias sociaux
• Impressions totales, clics totaux
• Mentions par source, permettant aux clients de voir quels canaux génèrent le plus de conversation
• Mentions au fil du temps, par exemple, pour voir l'impact des différentes parties d'une campagne
• Cartes de localisation, indiquant d'où proviennent le plus de mentions dans le monde

Vos données font partie de votre histoire plus large que vous racontez à travers votre rapport. Tirer des informations clés de vos données et de vos analyses ajoutera à votre histoire globale et rendra votre rapport de relations publiques encore plus puissant.

3. Résumez

Les humains créent une première impression en seulement 1/10e de seconde et nous jugeons les informations inconnues presque aussi rapidement. C'est pourquoi la capacité de votre rapport à résumer les principales conclusions, réussites et recommandations à l'aide de données est importante pour avoir un impact sur les cadres occupés.

Incluez les mesures qui intéressent le plus votre client et mettez en évidence les résultats les plus significatifs et les modifications suggérées pour la campagne.

Votre résumé pourrait commencer ainsi :

« L'objectif était de développer la notoriété de votre marque , notamment sur Facebook et Twitter. La campagne a enregistré une augmentation du nombre total de mentions sur ces plateformes de 185 %. C'est presque le double de l'augmentation que nous avions prévue, et un taux de croissance 60 % plus rapide que celui de votre principal concurrent. Nous y sommes parvenus grâce à quatre actions ponctuelles et quinze actions continues que nous détaillerons dans la suite de ce rapport.

Mais pour avoir un impact, il doit être scannable et visuel :

4. Intégrez la veille concurrentielle

Comme l' a conclu Einstein pour l'univers dans son ensemble, le progrès est relatif, et ce n'est pas différent pour les agences de relations publiques . Les meilleurs rapports de relations publiques vont au-delà des détails de vos succès, ils donnent le contexte, afin que votre client puisse voir comment vous construisez sa marque par rapport à ses concurrents et par rapport à ses performances passées.

Avez-vous atteint une croissance plus rapide, une portée plus large ou plus d'impressions que les concurrents de votre client ? L'analyse concurrentielle peut être un moyen puissant de présenter une vue d'ensemble :

Voici quelques-uns des indicateurs clés à mesurer :

• Partage de voix
  Cette mesure de la portée montre à votre client l'attention qu'il reçoit en proportion de l'ensemble, avec une représentation claire de la part d'exposition comparée à chaque requête pertinente.
• Impressions
  Incluez un tableau des impressions totales de la marque, encore une fois comparé à la concurrence.
• Nombre total de mentions par chaîne
  Ici, vous pouvez fournir une référence de la performance de votre client dans chaque canal clé, comme les médias sociaux et les organes de presse, en fonction de vos relations avec les médias et des communiqués de presse que vous publiez. C'est un excellent moyen d'identifier les canaux les plus puissants, ainsi que ceux qui peuvent être sous-performants, et vous aide à ajuster votre stratégie en conséquence.
• Mentions au fil du temps
  Pour un rapport avec une portée plus large, vous voudrez attirer une attention particulière sur la façon dont les mentions de leur marque ont changé au fil du temps, surtout s'il y a une nette augmentation depuis que vous travaillez avec eux.

5. Mettez en avant les meilleurs influenceurs

Les influenceurs clés font une énorme différence pour les campagnes de relations publiques réussies , qu'il s'agisse d'un individu avec un large public actif sur les réseaux sociaux , d'un site Web de référence avec un volume de trafic élevé ou d'un média avec une autorité importante.

L' inclusion des principaux influenceurs peut vous aider à capturer des cibles appropriées pour de futures activités ou partenariats, et également à identifier d'où les concurrents de votre client peuvent attirer une part importante de leur engagement. Pour plus de détails, envisagez d'inclure des visuels distincts pour les principaux influenceurs divisés par le nombre de mentions, la source et la portée.

6. Inclure les métriques de mentions

Quel que soit le type de rapport que vous compilez, l'analyse des mentions est un moyen puissant de suivre la conversation autour de la marque, des produits et des services de votre client, et des domaines dans lesquels ils opèrent.

Vous devez inclure le volume total de mentions, mais également les qualifier entre réactions positives et négatives pour obtenir une lecture plus précise de la manière dont la marque est reçue.

Il existe un lien direct entre le volume de mentions et la notoriété mesurable de la marque , qui démontre clairement l'impact de vos campagnes.

7. Ajouter une analyse des sentiments

Capturer les sentiments du public envers la marque de votre client les aide à créer une stratégie qui s'engage avec leur public de la bonne manière. Une vague soudaine de sentiments positifs, par exemple, justifie un autre type de campagne d'engagement qu'une vague de négativité.

Les outils de surveillance des médias sociaux peuvent vous aider ici, vous permettant de mesurer le sentiment et de le présenter sur un graphique par rapport à tous les termes de recherche choisis. Effectuer cette recherche pour votre client ainsi que ses concurrents peut également vous aider à repérer les opportunités de tirer parti de toute discorde sur le marché.

8. N'oubliez pas vos recommandations

Mis à part le résumé, c'est probablement l'élément le plus important de votre rapport de relations publiques . Vos clients veulent la valeur des informations stratégiques que vous pouvez offrir, ainsi que des améliorations dans les mesures clés qui les rapprochent de leurs objectifs.

Les données que vous avez collectées dans le reste de votre rapport devraient vous fournir de nombreuses preuves pour identifier les tendances, les opportunités et les domaines dans lesquels ajuster votre approche. En les repérant dans les données et en élaborant des informations exploitables, vous offrirez encore plus de valeur à votre client, en guidant sa stratégie de relations publiques autour d'événements de lancement, de campagnes ponctuelles et d'efforts de relations publiques "toujours actifs".

Comme pour le reste du rapport, la clé est de le garder court, persuasif et exploitable.