Meilleures pratiques pour l'automatisation des processus RH dans tous les secteurs

Vos employés s'occupent de votre organisation, tandis que votre équipe RH s'occupe de vos employés.

Pour le bon fonctionnement d'une organisation, votre équipe RH investit beaucoup d'efforts, de travail manuel, de temps et d'autres ressources. Et si vous pouviez alléger un peu leurs épaules et automatiser certains processus RH pour économiser du temps et des efforts ?

Oui, avec l'automatisation des RH, vous pouvez assurer avec succès une productivité et un engagement accrus des employés.

Comprenons ce qui se passe dans l'automatisation des RH, ses avantages et certaines des meilleures pratiques que vous devriez suivre.

Qu'est-ce que l'automatisation RH ?

L'automatisation RH consiste à utiliser des solutions logicielles pour rationaliser, numériser et automatiser les processus RH qui sont répétitifs et consomment beaucoup de temps et d'efforts manuels. Ces processus RH comprennent les calculs de paie, l'intégration des employés, la comptabilisation du temps et d'autres tâches administratives.

L'automatisation des processus RH aidera votre équipe RH à se concentrer sur les stratégies plutôt que sur les tâches répétitives. L'automatisation des RH minimise les erreurs humaines et garantit l'efficacité et la sécurité.

Cependant, pour faciliter l'automatisation des RH dans votre organisation, vos employés doivent être prêts à s'adapter aux technologies innovantes. De plus, ils peuvent avoir besoin d'une certaine formation pour apprendre les nuances du logiciel d'automatisation des RH. Mais finalement investir votre temps et vos efforts en vaudra la peine.

Qu'est-ce qui est inclus dans l'automatisation des processus RH ?

Comprenons ce que toutes les tâches RH peuvent être automatisées.

• Processus de recrutement

  Vous pouvez automatiser votre processus de recrutement en envoyant des e-mails automatisés, en planifiant des entretiens, en ajoutant des questions de rejet automatique, etc. Cela vous aidera à automatiser la sélection initiale des candidats et vous pourrez investir davantage votre temps dans l'évaluation, la sélection et l'intégration des candidats.

• Tenue des feuilles de temps

  Tenir des registres de présence est une tâche fastidieuse si elle est effectuée manuellement. Cependant, vous pouvez utiliser un logiciel RH pour suivre automatiquement le temps et la présence de chaque employé avec précision. Vous pouvez calculer les jours ouvrables, les jours fériés, les demandes de congés, les quarts de travail, les congés, etc., avec des feuilles de temps automatisées.

• Paie

  Lorsque vous disposez de toutes les informations concernant les heures de travail et la rémunération des employés, vous pouvez traiter la paie facilement. L'automatisation de la paie prend également en charge le débit automatique des retenues, le coût des avantages supplémentaires, le crédit automatique des primes, etc.

• Déclaration d'impôt

  Grâce à l'automatisation des RH basée sur le cloud, vous pouvez garantir le calcul et la déclaration des impôts en temps opportun pour éviter tout problème de conformité. Vous pouvez même le personnaliser en fonction des règles fiscales spécifiques de votre État. Cela enlève la pression sur votre équipe RH pour faire les impôts manuellement.

• Dépenses d'enregistrement

  Outre les salaires des employés, il existe d'autres dépenses de bureau que votre équipe RH gère. Ces dépenses supplémentaires sont enregistrées, saisies et approuvées manuellement, ce qui devient un processus long et fastidieux pour tout le monde. Cependant, l'automatisation de ces processus permettra à chaque employé ou département d'ajouter ses propres dépenses sur le portail en libre-service, accélérant ainsi les approbations.

• La gestion des dossiers

  L'automatisation de la gestion des enregistrements élimine le fardeau de rechercher manuellement les détails d'un employé dans une pile de documents. Il garantit la transparence, la responsabilité et l'efficacité dans tous les départements. Toutes les informations sur le cycle de vie d'un employé peuvent être récupérées instantanément via un logiciel de gestion des ressources humaines.

• Embarquement et départ des employés

  Il comprend les tâches RH depuis l'intégration d'un employé jusqu'au processus final d'intégration. Il peut y avoir des risques de biais ou d'inefficacité au cours de ces processus, mais l'automatisation de ces tâches garantira la transparence. De plus, cela vous évitera également tout problème juridique potentiel à l'avenir.

• Notifications et rappels

  Avec le logiciel RH, vous pouvez envoyer des rappels et des notifications automatisés pour des journées ou des événements spéciaux. Il s'agit notamment des anniversaires de travail, des évaluations des performances des employés, des vacances et d'autres dates clés.

  Cela garantira que vous ne manquerez pas de dates importantes et que vous n'aurez plus besoin de chasser les gens pour terminer leurs tâches ou leur donner des rappels. En plus d'améliorer la communication, cela garantira également des actions opportunes.

Avantages de l'automatisation des processus RH

Voici quelques-uns des avantages de l'automatisation des processus RH.

• Rentable : L'automatisation des ressources humaines vous aidera à réduire considérablement les coûts de traitement et d'inventaire. Cela comprend la réduction des coûts de papier, des coûts de papeterie et du temps et des ressources consacrés au travail manuel.

• Meilleure prise de décision : l'automatisation des RH vous permet d'extraire des informations et de prendre des décisions basées sur les données. Ces données peuvent être utilisées pour améliorer les processus, corriger les défaillances et identifier les failles.

• Assurer la transparence : l'automatisation des RH vous permet d'assurer la transparence des processus en définissant clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Il est particulièrement avantageux pour les organisations travaillant à partir de plusieurs emplacements.

• Productivité accrue : en automatisant les tâches manuelles fastidieuses, l'équipe RH peut investir son temps et ses efforts dans un travail plus stratégique. Dans le même temps, les employés se sentiront plus impliqués dans la formation, les commentaires, les récompenses et la reconnaissance.

• Assurer une sécurité optimale : l'automatisation des processus RH garantira que seuls les employés éligibles ont accès à toutes les informations. Il y aura moins de risques de fuite ou de vol d'informations.

• Faciliter la collaboration et la communication : l'automatisation des RH définit clairement les rôles et les responsabilités de chaque employé et garantit des rapports précis. Il permet une collaboration et un flux de travail transparents.

Meilleures pratiques pour l'automatisation des RH

Nous avons répertorié certaines des meilleures pratiques en matière d'automatisation des processus RH dans différents secteurs.

• Motivez vos employés : le travail principal d'une équipe RH est de motiver les employés de l'entreprise et de préparer des stratégies pour améliorer leurs performances. Mais la plupart des employés RH consacrent leur maximum de temps à des tâches répétitives comme le suivi des présences, le calcul manuel de la paie, etc. qui auraient pu être automatisées. Permettre à votre équipe RH de travailler sur des tâches stratégiques l'encouragera à donner le meilleur d'elle-même.

• Simplifier les flux de travail : L'une des principales raisons du passage à l'automatisation des RH est de simplifier et de définir les flux de travail dans l'organisation. Grâce aux technologies d'automatisation, des tâches telles que la tenue des registres des jours ouvrables, des congés et d'autres demandes RH sont simplifiées et rationalisées.

• Concentrez-vous sur les besoins des employés : l'automatisation des processus RH peut contribuer à créer une culture d'entreprise centrée sur les employés. Les outils d'intelligence artificielle des logiciels d'automatisation RH peuvent vous aider à comprendre les besoins des employés en repérant leurs schémas comportementaux. Il vous aidera à identifier les problèmes qui pourraient éventuellement créer des problèmes.

• Assure la cohérence : chaque employé a un style de travail unique, qui doit être aligné sur vos objectifs organisationnels. Cependant, avec l'automatisation des RH, vous pouvez définir des profils de travail, aligner le bon candidat sur chaque rôle et leur fournir les sessions de formation et de développement nécessaires pour se développer.

• Commencez petit : l'adaptation aux technologies modernes prend du temps, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre équipe RH comprenne et mette en œuvre de nouveaux processus d'automatisation en une seule journée. Alors, essayez plutôt de commencer par de petits changements dans le processus complet. Commencez par essayer ce logiciel d'automatisation RH et voyez comment cela se passe pour vos employés et votre organisation.

• Développer une attitude d'auto-assistance : pour comprendre un nouveau logiciel d'automatisation RH, vos employés peuvent constamment contacter le service informatique ou RH pour poser plusieurs questions. Dans ce cas, fournir une option d'auto-assistance comme quelques tutoriels de base ou un manuel de certaines FAQ serait d'une grande aide.

• Supprimer les approbations inutiles : un employé doit passer par plusieurs processus d'approbation tels que les demandes de congé, les demandes de voyage, les notes de frais, etc. Grâce à l'automatisation des RH, vous pouvez rationaliser le processus d'approbation et garantir une résolution plus rapide.

• Créez une organisation résiliente : votre secteur évolue en permanence, le lieu de travail devenant de plus en plus ouvert à l'adversité, au changement continu et aux perturbations. Les équipes RH doivent créer un environnement dans lequel les employés bénéficient d'un soutien et d'une exposition suffisants pour être performants et répondre aux attentes changeantes. Avec un logiciel d'automatisation RH, vous pouvez assurer un retour d'information et une formation continus pour améliorer les compétences de vos employés.

Comment gérer des scénarios uniques d'automatisation des processus RH avec OpportuneHR ?

La plupart des logiciels d'automatisation RH résolvent les 85 % de problèmes courants, tandis que les 15 % restants restent intacts. OpportuneHR propose des solutions créatives et personnalisées pour répondre aux scénarios RH uniques des organisations. Le logiciel se concentre sur les exigences uniques de l'automatisation des RH au sein d'une organisation, vous n'avez donc pas à faire de compromis avec des processus inefficaces.

Voyons comment OpportuneHR peut créer le meilleur environnement d'automatisation RH pour votre organisation.

• Conception basée sur des scénarios : elle suit une approche basée sur des scénarios ainsi qu'une expertise dans le domaine des RH pour créer une expérience holistique. Les systèmes de présence ludiques, les bots pour la gestion des requêtes des employés, les systèmes d'apprentissage automatique, etc. aident à créer une expérience RH unique.

• Principe d'automatisation des RH à 15 % : la solution permet une cartographie unique des scénarios RH basée sur la compréhension de l'industrie. Vous obtiendrez des couches de micro-fonctionnalités qui répondent aux besoins uniques de votre entreprise.

• Solutions spécifiques à l'industrie : La solution Opportune HR garantit que vous avez accès à des modules personnalisés pour gérer votre main-d'œuvre diversifiée en fonction des besoins spécifiques à votre industrie.

• Profondeur d'automatisation : OpportuneHR est conçu avec une approche d'automatisation profonde. Il dispose d'une couche de micro-fonctionnalités, qui offre une flexibilité et une puissance supplémentaires aux fonctionnalités de base. C'est la raison pour laquelle il peut être configuré pour les scénarios uniques dans toutes les industries. Il peut correspondre aux niveaux de personnalisation des solutions HRMS sur site, tout en étant déployé sur le cloud !

• Points de données pour la prise de décision : la solution OpportuneHR aide les CXO et autres décideurs à élaborer des stratégies basées sur les données en mettant en évidence des points de données cruciaux.

• Résoudre les goulots d'étranglement de l'automatisation des RH dans tous les secteurs : Fournit des fonctionnalités uniques qui répondent aux besoins des secteurs tels que la fabrication, l'hôtellerie, les centres de diagnostic, les services de main-d'œuvre, etc.

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