Qu'est-ce que la documentation de processus | Le guide facile pour traiter la documentation avec des modèles

À mesure que votre entreprise se développe, sa complexité augmente également. Il y a plus d'étapes, plus de personnes et plus de choses impliquées qui ne sont pas toujours organisées de la manière la plus efficace.

Repenser le fonctionnement de votre entreprise peut sembler décourageant, mais cela vous apportera forcément des gains d'efficacité majeurs. La documentation des processus est la première étape vers cela !

Ce guide simple pour traiter la documentation vous aidera à le faire correctement.

Lisez la suite pour trouver;

• Qu'est-ce que la documentation de processus ?
• Pourquoi le faire : l'importance de la documentation des processus
• Comment documenter un processus
• Trucs et astuces : bonnes pratiques en matière de documentation des processus
• Qu'est-ce que vous y gagnez : les avantages de la documentation des processus
• Modèles d'organigramme de processus Easy Starter

Qu'est-ce que la documentation de processus ?

La documentation des processus fournit une description détaillée de la manière d'exécuter un processus métier.

Il comprend tous les types de documents qui prennent en charge un processus, comme

• Stratégies
• listes de contrôle
• tutoriels
• formes
• captures d'écran
• liens vers d'autres applications
• cartes de processus

Il est utilisé comme un guide pour aider les employés à tous les niveaux, y compris les décideurs et les parties prenantes, à comprendre rapidement les processus de l'entreprise.

Pourquoi le faire? : L'importance de la documentation des processus

Documenter un processus vous aidera à atteindre 5 éléments clés :

1) Aide à améliorer les processus. Identifiez les goulots d'étranglement et les inefficacités en documentant les processus exacts. Vous verrez rapidement quels processus vous devez améliorer ou supprimer.

2) Aide à former les employés. Vous pouvez utiliser des documents de processus pour aider les nouveaux employés à comprendre leurs fonctions et à se familiariser avec les processus dans lesquels ils seront impliqués. Même les employés expérimentés peuvent toujours se référer à ces documents chaque fois qu'ils veulent s'assurer qu'ils exécutent correctement le processus.

3) Aide à préserver les connaissances de l'entreprise. Gardez une trace des processus connus seulement de quelques personnes spécialisées dans leur réalisation. Ainsi, même lorsqu'ils partent, les nouveaux arrivants peuvent reprendre le travail facilement.

4) Aide à atténuer les risques et à maintenir la cohérence opérationnelle .

5) La documentation détaillée des processus est également un élément essentiel des brevets et des secrets commerciaux .

Qui est impliqué dans la documentation des processus

Il existe 3 rôles de propriété clés dans la documentation des processus. Dans certains cas, la même personne peut jouer les trois rôles.

Comment documenter les processus

L'utilisation d'une méthode étape par étape pour documenter un processus vous aidera à le faire rapidement.

Étape 1 : Identifiez et nommez le processus

Déterminez quel processus vous allez documenter en premier. Déterminez son objectif (pourquoi et comment le processus profitera à l'organisation) et fournissez une brève description du processus.

Étape 2 : Définir la portée du processus

Fournissez une brève description de ce qui est inclus dans le processus et de ce qui est hors de la portée du processus, ou de ce qui n'y est pas inclus.

Étape 3 : Expliquez les limites du processus

Où le processus commence-t-il et se termine-t-il ? Qu'est-ce qui le fait démarrer? Et comment savoir quand c'est fait ? Obtenez ces limites bien définies.

Étape 4 : Identifiez les résultats du processus

Établissez ce qui sera produit par le processus ou quel résultat le processus atteindra une fois terminé.

Étape 5 : Identifiez les entrées du processus

Dressez la liste des ressources nécessaires pour mener à bien chacune des étapes du processus.

Étape 6 : Faites un remue-méninges sur les étapes du processus

Rassemblez toutes les informations sur les étapes du processus du début à la fin. Commencez par ce qui déclenche le processus ou commencez à la fin du processus et remontez les étapes jusqu'au point de départ.

La séance de remue-méninges devrait impliquer ceux qui sont directement responsables des tâches du processus ou quelqu'un qui en a une connaissance approfondie, car ils peuvent fournir des données précises.

Étape 7 : organisez les étapes de manière séquentielle

Prenez la liste des étapes que vous avez proposées et placez-les dans un ordre séquentiel pour créer un flux de processus.

Gardez le nombre d'étapes au minimum et si une étape comprend plus d'une tâche, listez-les sous l'étape principale.

Étape 8 : Décrivez qui est impliqué

Décidez de chaque personne qui sera responsable des tâches du processus . Définissez leurs rôles. N'oubliez pas de mentionner leur fonction plutôt que leur nom.

Faites également attention à ceux qui feraient référence au document . Rédigez-le de manière à ce que tout employé ayant une connaissance raisonnable puisse le lire et le comprendre.

Étape 9 : Visualisez le processus

Ceci afin d'améliorer la clarté et la lisibilité de votre documentation. À l'aide d'un organigramme de processus, visualisez soigneusement les étapes du processus que vous avez identifiées précédemment.

Étape 10 : Notez les exceptions au flux de processus normal

Un processus métier peut ne pas toujours suivre le même flux pour diverses raisons. Mentionnez ces exceptions et les mesures qui seront prises pour y remédier.

Étape 11 : Ajouter des points de contrôle et des mesures

Identifiez où les risques pourraient survenir dans le processus et ajoutez des points de contrôle pour aider le propriétaire du processus lors de la surveillance du processus.

Établir des mesures pour déterminer l'efficacité du processus et aider à l'améliorer.

Étape 12 : Examiner et tester le processus

Rassemblez toutes les personnes impliquées et examinez l'organigramme du processus que vous avez cartographié. Manque-t-il des étapes ? Est-ce que tout est en ordre ? Une fois cela fait, testez le processus et voyez si vous avez manqué quelque chose.

Trucs et astuces : bonnes pratiques en matière de documentation des processus

• Gardez le document simple et concis . Même s'il doit être techniquement précis , il doit être facile à suivre .

• Ayez un plan approprié en place pour mettre à jour les documents quand/si le processus changerait. Assurez-vous de les revoir au moins une fois par an .

• Ou affectez un propriétaire de processus qui peut effectuer des révisions régulières et informer les autres des modifications.

• Conservez une documentation distincte pour chaque processus différent afin d'éviter toute confusion.

• Lorsque vous documentez des processus pour la première fois, évitez de couvrir l'ensemble de l'organisation à la fois. Commencez à partir d'un processus unique au sein d'un service ou d'un processus majeur commun à l'ensemble de l'organisation.

• Conservez les documents dans un endroit facilement accessible à toute personne qui les recherche.

• Assurez-vous qu'il est facile d'être révisé en cas de besoin et que la nouvelle version peut facilement être distribuée à toutes les personnes impliquées.

• Stockez vos documents en ligne dans un emplacement central via un outil de documentation des processus. Cela vous aidera automatiquement avec les deux meilleures pratiques mentionnées ci-dessus.

• Utilisez des exemples appropriés, des graphiques, des codes couleur, des captures d'écran, plusieurs plates-formes, etc., si nécessaire.

• Assurez-vous que la documentation du processus est conforme aux normes existantes de votre organisation.

• Si vous mettez en évidence le flux de processus dans un format verbal, équilibrez-le toujours avec des graphiques - un organigramme de processus.

• Ajoutez des couloirs à vos organigrammes de processus métier pour distinguer différents rôles de processus, délais, etc.

• Créez un guide de documentation de processus , auquel tout le monde peut se référer comme un modèle standard pour documenter un processus.

• Utilisez le matériel documentaire existant , les dossiers, les entretiens, les études de cas, les journaux de terrain du personnel du projet et les connaissances des employés pour recueillir des informations pour la documentation du processus.

Qu'est-ce que vous y gagnez : les avantages de la documentation des processus

• Aidez tout le monde à être sur la même longueur d'onde en fournissant une vue commune des étapes du processus . Une vision commune est nécessaire pour la cohérence .

• Lorsqu'il existe une documentation claire sur les processus, les modifications des processus peuvent être apportées en temps opportun et de manière directe.

• Aide à identifier les conditions idéales pour une collaboration et des performances efficaces .

• Aide à identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités dans les processus (même dans les procédures « bien raffinées ») qui pourraient autrement passer inaperçues.

• Un processus clairement documenté permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs en supprimant toute confusion et en fournissant des instructions claires.

• Diminue les coûts et les dépenses inutiles de ressources .

• Aide à améliorer la qualité globale des processus et la qualité des résultats.

• Aide à augmenter la productivité et la satisfaction des employés .

• Comme il est clairement enregistré comment les processus doivent être exécutés, cela facilite l'externalisation du travail.

• La documentation des processus permet également d'automatiser facilement les processus en cas de besoin.

Modèles de documentation de processus Easy Starter

Fondamentalement , la cartographie des processus aide à représenter les informations documentées telles que les étapes du processus, les rôles du processus, les entrées et les sorties dans une image simplifiée .

Vous trouverez ci-dessous des modèles d'organigramme de processus/modèles de mappage de processus que vous pouvez rapidement modifier en ligne avec des informations sur vos processus organisationnels. Cliquez sur le modèle pour l'ouvrir dans l'éditeur Creately.

Modèle 1

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Modèle 2

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Modèle 3

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Modèle 4

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Commentaires sur le Guide simplifié de la documentation des processus

Ce guide de documentation de processus couvre tout ce que vous devez savoir pour documenter correctement un processus. Suivez les étapes de documentation du processus dont nous avons parlé ci-dessus et utilisez les modèles d'organigramme de processus pour garantir un processus de documentation de qualité.

Dans notre communauté, vous pouvez trouver plus de modèles d'organigrammes de processus.

Dans notre prochain guide, nous discuterons des techniques d'amélioration des processus qui vous aideront à rationaliser facilement vos processus métier.