Le guide facile de la cartographie des processus

Vous planifiez une nouvelle stratégie? Vous souhaitez améliorer la satisfaction client ? Vous voulez savoir pourquoi certains de vos projets échouent ?

La cartographie des processus est la première étape pour savoir comment et pourquoi répondre aux questions ci-dessus.

Dans ce guide de cartographie des processus, nous vous montrerons ;

• Qu'est-ce qu'une carte de processus ?
• Symboles de carte de processus
• Types de cartes de processus
• Comment créer une carte de processus
• Meilleures pratiques de cartographie des processus
• Avantages de la cartographie des processus
• Modèles de mappage de processus
• Symboles de carte de processus (suite)

Qu'est-ce qu'une carte de processus ?

Une carte de processus montre visuellement les étapes d'une activité de travail et les personnes impliquées dans la réalisation de chaque étape.

Lors de la cartographie d'un processus, vous dessinez simplement une boîte pour chaque étape et les reliez avec des flèches pour montrer un flux. Vous pouvez utiliser un outil en ligne pour créer facilement une carte de processus. Une carte de processus de base ressemblerait à ceci ;

Symboles de carte de processus

Chaque étape d'un processus est représentée par une forme dans une carte de processus. Ces formes sont également appelées formes d'organigramme.

Il existe près de 30 formes standard que vous pouvez utiliser dans la cartographie des processus. Cependant, nous pensons que pour la plupart des gens, l'utilisation d'une poignée des formes les plus courantes sera plus facile à comprendre.

Forme	Nom	Utilisation
	Activité/Processus	Représenter une étape/activité d'un processus
	Décision	Pour représenter une décision qui doit être prise
	Début Fin	Pour représenter le début et la fin d'un processus
	Flèche	Représenter le lien entre deux étapes et le sens d'écoulement
	Document	Représenter des données ou des informations pouvant être lu par les gens

L'ensemble complet des formes de carte de processus/organigramme se trouve au bas de ce guide.

Types de cartes de processus

Vous trouverez ci-dessous une liste des différents types de cartes de processus avec une brève description et quand vous pouvez les utiliser. Choisissez le type de schéma de processus qui convient le mieux à votre objectif.

Organigramme de base

Un organigramme de base est une simple carte visualisant les étapes d'un processus, y compris ses entrées et ses sorties.

Quand utiliser:

• planifier de nouveaux projets
• modéliser et documenter un processus
• Résoudre des problèmes
• pour aider les équipes à mieux communiquer leurs idées
• Pour analyser et gérer les workflows

Comment dessiner:

Voici le guide d'organigramme ultime dont vous avez besoin pour apprendre à les dessiner.

Carte de processus de haut niveau

Ceci est également connu sous le nom de carte de la chaîne de valeur ou de carte descendante. Il montre les activités principales d'un processus. Il n'entre pas dans les détails sur les points de décision, la boucle de retravail, les rôles impliqués, etc.

Quand utiliser:

• concevoir et définir des processus métier
• pour identifier les étapes clés et les détails clés d'un processus

Comment dessiner:

1. énumérer les étapes les plus élémentaires du processus (pas plus de 5-6 étapes)
2. organisez-les dans l'ordre, horizontalement
3. énumérez chaque sous-étape (encore une fois, pas plus de 5-6 étapes) sous les étapes principales

Carte détaillée du processus

Organigramme qui affiche une version détaillée d'un processus. Cela signifie que tous les détails des sous-processus sont contenus dans ce type de carte.

Quand utiliser:

• pour donner tous les détails (entrées et sorties) liés à une étape du processus
• pour documenter les points de décision au sein d'un processus

Comment dessiner:

1. définir les limites du processus
2. qu'est-ce qui déclenche le processus ? Utiliser un SIPOC pour identifier les entrées de processus
3. identifiez ce qui se passe immédiatement après chaque entrée (demandez à plusieurs reprises "que se passe-t-il ensuite ?" jusqu'à ce que vous arriviez à la sortie)

Organigramme interfonctionnel

Un organigramme qui montre les relations entre les étapes du processus et les unités fonctionnelles (équipes/services) qui en sont responsables avec des couloirs de nage. Il est également connu sous le nom d'organigramme de déploiement.

Quand utiliser:

• identifier les rôles clés responsables du processus et leurs relations les uns avec les autres
• pour mettre en évidence la manière dont un processus traverse les frontières de l'entreprise
• pour identifier les défaillances potentielles du processus, les redondances, les retards, les reprises, les inspections excessives, etc.

Comment dessiner:

1. Rassembler une équipe transversale compétente et pertinente
2. Identifier les parties prenantes
3. répertorier les parties prenantes du processus (en fonction de leur proximité avec le client du processus) en commençant par le client du processus
4. ajouter des couloirs de nage pour séparer les colonnes entre chaque intervenant
5. ajouter des étapes effectuées par chaque intervenant dans leur couloir de nage respectif
6. reliez les étapes avec des flèches pour indiquer le flux

SIPOC

Le SIPOC affiche les éléments clés d'un processus tels que les fournisseurs, les entrées, le processus, les sorties et les clients.

Quand utiliser:

• identifier les éléments clés d'un processus avant d'en faire une cartographie détaillée
• définir le périmètre de processus complexes
• peut être utilisé dans la phase de mesure de la méthodologie DMAIC

Comment dessiner:

1. Dessinez un tableau de 5 colonnes pour les fournisseurs, les entrées, les processus, les sorties et les clients
2. Commencez par cartographier le processus en 5-6 étapes de haut niveau
3. Identifier les sorties
4. Identifier les clients
5. Identifier les entrées du processus
6. Identifier les fournisseurs de chacun des intrants
7. Vérifier le diagramme SIPOC avec le chef de projet et les autres parties prenantes

Carte de la chaîne de valeur

Les cartes de flux de valeur visualisent le flux de matériel et d'informations nécessaires pour amener votre produit au client.

Quand utiliser:

• pour enregistrer les mesures des entrées et des sorties des étapes du processus
• pour identifier les déchets au sein et entre les processus
• documenter, analyser et améliorer le flux d'informations et de matériel
• pour avoir un aperçu de la prise de décision et du flux de processus
• pour identifier où concentrer les futurs projets ou sous-projets

Comment dessiner:

Voici un guide complet de cartographie des flux de valeur pour maîtriser la façon de les dessiner. Notez que les cartes de flux de valeur ont un ensemble de formes différent, mais les principes de la cartographie des processus restent les mêmes.

Comment créer une carte de processus | Étapes de mappage de processus

Maintenant que vous savez ce que sont les symboles de cartographie des processus et quels types de cartes de processus existent, êtes-vous prêt à créer une carte de processus ? Voici les étapes à suivre,

Étape 1 : Identifiez le processus que vous devez cartographier

Décidez où vous voulez commencer. Est-ce avec le processus qui est sous-performant ? Est-ce avec le processus qui est important pour votre nouvelle stratégie ? Ou est-ce avec le processus qui a un impact direct sur la satisfaction client ?

Et puis donnez-lui un nom.

Étape 2 : Rassemblez la bonne équipe

La contribution de toutes les personnes impliquées dans le processus est nécessaire pour vous assurer que vous couvrez tous les aspects du processus lors de sa cartographie. La bonne équipe devrait inclure ceux qui font et gèrent le processus et qui fournissent la contribution .

Étape 3 : Rassemblez toutes les informations nécessaires

• Où le processus commence-t-il et se termine-t-il ?
• Quelles sont les étapes entre ces deux points ?
• Quels sont les intrants et les extrants du processus ?
• Qui fait quoi? Quand, où et comment ?

Étape 4 : organiser les étapes dans un ordre séquentiel

Demandez à votre équipe d'organiser chaque étape dans un ordre séquentiel du début à la fin.

Étape 5 : Dessinez la carte du processus de base

Dessinez une carte de processus qui montre la carte telle qu'elle est actuellement. Gardez à l'esprit les <meilleures pratiques de cartographie des processus.>

Étape 5 : Analysez la carte pour trouver les domaines à améliorer

Identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement au sein des processus. Quelles sont les étapes à éliminer ? Où pouvez-vous apporter des améliorations ?

Étape 6 : Mettre en œuvre les améliorations et les surveiller

Mettez en œuvre les améliorations à plus petite échelle dans un premier temps. S'ils fonctionnent mieux, vous pouvez l'appliquer à plus grande échelle. Surveillez le nouveau processus amélioré pour voir comment il fonctionne et s'il a besoin d'une optimisation supplémentaire.

Meilleures pratiques de cartographie des processus

• Avant d'identifier les étapes du processus, commencez par identifier les points de début et de fin du processus. Cela aide à fixer des limites

• Rendez vos cartes de processus aussi faciles et simples que possible à lire et à comprendre par n'importe qui dans votre entreprise

• Ne gardez que les détails nécessaires sur votre carte. Pas moins ou plus que nécessaire pour identifier les domaines à améliorer

• Assurez-vous d'utiliser les bons symboles de carte de processus lors du dessin pour éviter toute confusion

• Inclure toutes les parties prenantes clés lors de la cartographie du processus pour éviter de manquer des informations ou des étapes importantes

• Utilisez un logiciel de cartographie des processus métier qui vous permet de dessiner rapidement et de collaborer avec votre équipe en temps réel pour plus d'efficacité

Plus de meilleures pratiques de cartographie des processus ?

Avantages de la cartographie des processus

Comme vous lisez déjà sur la cartographie des processus, nous supposons que vous connaissez au moins quelques avantages à le faire. Cependant, lisez attentivement cette section car elle vous aidera à convaincre les autres !

• Facilite la compréhension et la communication du processus entre les équipes, les parties prenantes ou les clients

• Sert d'outil utile pour les tests de scénarios et les évaluations de simulation

• Peut être utilisé comme outil marketing pour prouver à vos investisseurs ou clients industriels que vos processus métiers sont fiables

• Est une exigence de nombreux types de normes et de certifications comme ISO 9000

• Rend la documentation des processus plus conviviale pour le lecteur

• Sensibiliser aux rôles et responsabilités de ceux qui sont impliqués

• Aide à identifier les défauts du processus et les améliorations à apporter

• Les équipes d'assistance réfléchissent à des idées d'amélioration ou de nouveaux changements qui aideront à relever des défis tels que la rétention des employés, la baisse des revenus, etc.

• Aide à réduire les coûts associés au développement de produits et de services

• Améliorer la performance de l'équipe et la satisfaction des employés

• Peut être utilisé comme matériel d'apprentissage pour former de nouveaux employés

• Aide à mesurer l'efficacité des processus de travail

Modèles de carte de processus

Voici quelques modèles de carte de processus que vous pouvez modifier en ligne avec l'éditeur Creately.

Modèle 1

Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne

Modèle 2

Modèle 3

Vous voulez plus de modèles de carte de processus modifiables gratuits ?

Symboles de mappage de processus (suite)

En plus des symboles de base dont nous avons parlé précédemment, la cartographie des processus utilise également les symboles suivants.

Symboles de processus/opérations

Forme	Nom	Utilisation
	Processus/sous-programme prédéfinis	Représenter un processus déjà prédéfini
	Processus alternatif	Pour représenter une étape de processus qui est une alternative à l'étape de processus normale
	Retard	Pour représenter un retard ou une pause avant que le flux de processus ne se poursuive
	Boucle manuelle	Pour représenter les étapes automatisées qui doivent être arrêtées manuellement
	Préparation	Pour représenter quelque chose qui doit être modifié ou ajusté dans le processus avant de continuer

Branchement et contrôle des symboles de flux

Forme	Nom	Utilisation
	Connecteur sur la page	Pour représenter un point d'inspection dans le flux de processus
	Connecteur hors page	Pour représenter les références croisées et les liens vers le processus d'un autre processus sur une autre page
	Fusionner	Pour représenter une étape qui fusionnera plusieurs étapes en une seule
	Extrait	Représenter un processus divisé en chemins parallèles
	Ou	Pour représenter la logique "ou"
	Et	Pour représenter la logique "et"

Symboles d'entrée et de sortie

Forme	Nom	Utilisation
	Données	Pour représenter les entrées et les sorties du processus
	Documents multiples	Pour représenter plusieurs documents
	Affichage	Représenter des données qui sont affichées pour être lues sur un écran ou un affichage
	Saisie manuelle	Pour représenter les étapes de processus qui seront exécutées manuellement par une personne

Symboles de stockage de fichiers et d'informations

Forme	Nom	Utilisation
	Les données stockées	Pour représenter les données stockées
	Base de données	Représenter une base de données
	Stockage à accès direct	Pour représenter un disque dur
	Stockage interne	Pour représenter un périphérique de stockage interne

Symboles de traitement de données

Forme	Nom	Utilisation
	Collationner	Représenter une étape dans laquelle les données sont organisées de manière standard
	Trier	Pour représenter le tri des éléments dans un ordre particulier

Que pensez-vous du guide de cartographie des processus ?

Les cartes de processus ne sont pas seulement un élément essentiel de la documentation des processus, elles constituent également une méthodologie d'amélioration des processus métier populaire.

Suivez le guide pour créer des cartes de processus métier efficaces et partagez avec nous toute préoccupation que vous pourriez avoir, même s'il s'agit d'une autre technique de cartographie des processus que vous utilisez personnellement.

Dans notre prochain guide, nous discuterons des schémas qui peuvent être utilisés pour rendre la gestion des RH plus efficace.