Importance de la clôture du projet | #22 Se lancer dans la gestion de projet

La clôture formelle du projet peut sembler de peu d'importance. Avec toutes les tâches accomplies et l'objectif du projet atteint, que diriez-vous d'une courte rencontre dans une ambiance conviviale et de félicitations mutuelles ? Pour cela aussi, il vaut la peine de planifier une réunion suffisamment longue avec l'équipe et les parties prenantes. Gardez cependant à l'esprit que la clôture du projet est le moment clé non seulement en raison de l'intégration des personnes impliquées dans le projet.

Clôture du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Que diriez-vous de laisser tomber la fermeture après tout?
3. Comment bien clôturer un projet
4. Liste des tâches à la fermeture du projet
5. Résumé

Introduction

La gestion de projet peut être présentée comme cinq groupes de processus comprenant :

• Initiation – définir sa portée et sa signification,
• Planification - établissement de la portée du projet et des objectifs spécifiques à atteindre,
• Exécution - l'exécution des travaux prévus,
• Surveillance et contrôle - vérifier en permanence si le travail se déroule comme prévu,
• Clôture – l'achèvement officiel du projet.

Aujourd'hui , nous allons nous concentrer sur le dernier groupe de processus, à savoir la clôture du projet. Il s'agit d'un petit groupe de tâches. Cependant, cela a un impact non négligeable sur la perception de l'ensemble du projet, des projets similaires réalisés au sein d'un même portefeuille ou portefeuille, ainsi que des projets futurs réalisés pour le même client. Nous suggérerons à quoi faire attention pour réussir à clore le projet, achever le contrat et tirer les leçons les plus intéressantes pour l'avenir.

Que diriez-vous de ne pas du tout clôturer le projet ?

Renoncer à la tâche de clôturer un projet semble tentant. Ayant atteint l'objectif, une transition plus douce vers le lancement du prochain projet semble meilleure. Appliquer les connaissances et les compétences acquises lors de tâches récentes semble désormais simple et intuitif. Cependant, sauter la clôture formelle du projet comporte également certains risques. Voici pourquoi.

Détérioration de l'image

La détérioration de l'image de l'équipe et du chef de projet est le premier résultat, vivement ressenti, de la négligence des processus de clôture du projet. Un travail inachevé ou un projet inachevé répertorié dans le système de l'entreprise n'a pas l'air bien. Plus important encore, cela nuit à la crédibilité des entrepreneurs, même si le client est satisfait des résultats du projet. Cela peut entraîner des désaccords concernant des projets futurs ou des conditions de coopération moins favorables.

Duplication de travail

Le manque de documentation appropriée de l'objectif du projet achevé signifie que les autres membres de l'organisation ne l'apprendront pas. En d'autres termes, ils ne connaîtront pas les solutions développées dans notre projet. Et ils peuvent commencer à mettre en œuvre un projet très similaire à partir de maintenant, au lieu de s'appuyer sur ce qu'ils ont déjà.

Opportunités ratées

Les tâches du chef de projet effectuées dans la phase de clôture du projet comprennent la création de documentation décrivant les avantages attendus du projet. Celles-ci peuvent inclure des applications commerciales ainsi que des implémentations internes ou client.

Sans remplir cette formalité, même un résultat de projet très réussi peut devenir « orphelin » (le produit orphelin). Cela peut arriver s'il n'est pas correctement communiqué aux spécialistes impliqués dans la sensibilisation des clients, les ventes et le marketing. En conséquence, il n'apparaîtra tout simplement pas sur le marché malgré toutes les chances de succès.

Risques formels

La réalisation d'un projet réalisé pour un client implique la finalisation du contrat, au cours de laquelle tous les documents nécessaires doivent être préparés et signés à temps. Les processus inachevés comportent donc un risque réel de carences formelles coûteuses pour l'entreprise.

C'est pour ces raisons qu'il est conseillé d'utiliser la phase finale du projet pour terminer toutes les choses. Pour que vous puissiez vous vanter des activités qui ont été boutonnées jusqu'au dernier bouton.

Comment bien clôturer un projet

Une bonne réalisation de projet devrait inclure trois domaines :

• Achèvement technique du projet - pour s'assurer que l'objectif du projet a été atteint et que toutes les tâches ont été accomplies,
• Apprendre - pour faire le point sur ce qui a été bien fait et réfléchir sur ce qui n'a pas fonctionné, tant dans les tâches effectuées que dans la gestion de projet,
• Coopération et motivation – reconnaître la contribution de chaque membre de l'équipe au travail accompli et célébrer le succès du projet.

Liste des tâches à la fermeture du projet

Pour commencer à célébrer le succès de la manière la plus fluide possible, il est préférable de créer une liste de tâches finales et de planifier sa mise en œuvre en fonction de la méthodologie choisie. Bien que chaque projet ait ses spécificités, les tâches suivantes devraient figurer sur la liste :

1. Assurez-vous que le résultat du projet répond aux critères stratégiques les plus importants, et de préférence à tous, énumérés dans le document de projet.
2. Vérifiez si le résultat du projet épuise le périmètre de mise en œuvre.
3. Préparer la documentation du projet et la mettre à la disposition de toutes les parties prenantes.
4. Vérifiez si tous les utilisateurs du résultat du projet peuvent l'appliquer et ont accès à la documentation.
5. Passez en revue les contrats avec les clients et les membres de l'équipe pour vous assurer que toutes les exigences sont respectées.
6. Assurez -vous d'avoir la documentation de l'acceptation de tous les résultats par le client ou d'autres parties prenantes autorisées.
7. Organisez une réunion ou des réunions pour finaliser les contrats.
8. Préparez un document avec des commentaires pour l'avenir sur la gestion de projet.
9. Avec l'équipe, préparez un document sur les règles de coopération dans l'équipe et les problèmes à résoudre avant de commencer le prochain projet.
10. Archivez tous les documents du projet.
11. Tenir une réunion pour terminer le projet.

Chaque tâche de la liste ci-dessus doit être affinée en fonction des exigences de notre projet et des parties prenantes. Cependant, pour réussir les étapes de clôture du projet, il est bon de s'en tenir à la liste générale et de la modifier à chaque projet.

Résumé

Un projet terminé nécessite une conclusion formelle, mais aussi des leçons apprises et du temps pour célébrer le succès avec l'équipe. S'assurer que le but ainsi que les objectifs ont été atteints et que le client est satisfait des résultats sont les étapes les plus importantes qu'un chef de projet doit prendre. Cependant, il ne faut pas négliger de préparer une documentation accessible et de la mettre à la disposition des bonnes personnes. C'est ce dernier qui peut déterminer le sort futur de notre projet – même si tout semble clair maintenant.

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Auteur : Nicole Mankin

Responsable RH avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à créer un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet
10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
11. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?
12. Présentation du logiciel de gestion de projet
13. Cycle de vie d'un projet
14. Quelle est la vision du projet ?
15. Objectif du projet. Qu'est-ce que c'est et comment bien le définir ?
16. Phase de lancement du projet - à quoi faire attention ?
17. Le domaine de la planification en gestion de projet
18. Qu'est-ce qu'un planning de projet et à quoi sert-il ?
19. Comment utiliser les jalons dans un projet ?
20. L'exécution du projet
21. Comment préparer un plan de contingence de projet réussi ?
22. Importance de la clôture du projet
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