Documents de projet clés dont chaque chef de projet a besoin

Une documentation de projet appropriée fait partie intégrante de la gestion de projet. La documentation des processus et des informations essentiels du projet aide à mettre en place un projet de manière efficace et facile à comprendre, et finalement à assurer son succès.

Dans cet article, nous verrons pourquoi la documentation de projet est importante et passerons en revue les documents de projet essentiels et utiles qui sont créés tout au long du cycle de vie d'un projet. Tous les modèles fournis sont personnalisables ; cliquez dessus pour commencer l'édition. Utilisez le menu ci-dessous pour naviguer facilement.

Lancement du projet

• Plan de projet
• Charte de projet
• Document sur les exigences opérationnelles
• Énoncé des travaux

Planification de projet

• Proposition de projet
• Charte d'équipe
• Budget du projet
• Plan de communication du projet
• Calendrier du projet
• Structure de répartition du travail
• Registre des risques
• Énoncé de la portée du projet
• Registre des parties prenantes
• Organigramme du projet

Exécution et clôture du projet

• Rapport sur l'état du projet
• Fermeture du projet
• Leçons apprises

Qu'est-ce que la documentation de projet ?

La documentation de projet implique la création et la maintenance de documents de gestion de projet tout au long des différentes phases du cycle de vie du projet. Ces documents de projet permettent au chef de projet de gérer, contrôler et livrer le projet de manière adéquate.

Importance de la documentation du projet

Documenter les détails importants du projet vous aide ainsi que l'équipe à vérifier que les idées mises en œuvre ont réellement du sens. La documentation du projet simplifie la clarification des attentes et des objectifs du projet, la décomposition des livrables en tâches gérables, la gestion des ressources et le maintien de toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde.

En outre, il aide également à,

• Conserver les connaissances acquises au cours des projets antérieurs, ce qui permet de rationaliser l'intégration de nouveaux employés ou de nouveaux membres de l'équipe de projet.
• Accroître la clarté et la transparence des flux de travail de l'équipe permettant un meilleur alignement de l'équipe interfonctionnelle.

Top 10 des documents de projet essentiels

Voici les documents de gestion de projet essentiels qui doivent être créés au cours de chaque phase du cycle de vie du projet.

Plan de projet

Le plan de gestion de projet - ou plan de projet - est un document complet qui décrit comment le projet est exécuté, surveillé et contrôlé. Il peut comprendre des lignes de base, des plans de gestion subsidiaires et d'autres documents de planification. Il met en évidence les informations vitales du projet telles que les délais, les affectations et les étapes clés et est généralement représenté sous la forme d'un diagramme de Gantt.

Charte de projet

La charte de projet est un court document qui explique en quoi consiste un projet. Il décrit les objectifs du projet, les personnes impliquées et leurs responsabilités, ainsi que les parties prenantes, et définit l'autorité du chef de projet. Il est créé conformément à l'analyse de rentabilisation du projet telle que décrite par le promoteur du projet.

Document sur les exigences opérationnelles

Le document d'exigence métier explique la solution métier pour un projet en fonction des besoins et des exigences de l'entreprise ou du client. Il décrit l'objectif du projet, la solution métier qu'il fournit, les caractéristiques et fonctionnalités, ainsi que le calendrier du projet. Il synthétise les contributions des parties prenantes et l'analyse de la situation commerciale actuelle pour fournir une description technologiquement neutre de ce que le produit devrait faire.

Budget du projet

Le budget du projet est le coût total estimé d'un projet. Il comprend une estimation détaillée de tous les coûts, tels que les coûts de main-d'œuvre, les coûts d'approvisionnement en matériel et les coûts d'exploitation, susceptibles d'être encourus lors de l'achèvement des tâches du projet au cours de chaque phase d'un projet. Il aide à établir les attentes en matière de dépenses et à obtenir l'approbation du projet par les parties prenantes, à s'assurer que les fonds sont prêts au bon moment et à mesurer les performances.

Calendrier du projet

Un calendrier de projet est la chronologie de votre projet, il se compose de toutes les tâches, activités et jalons séquencés qui doivent être achevés dans un certain délai. La création d'un calendrier de projet est un moyen de communiquer toutes les tâches qui doivent être effectuées, tout en clarifiant les ressources nécessaires et dans quel délai.

Registre des risques

Le registre des risques, également appelé journal des risques, est un document qui contient des informations sur les risques identifiés tels que la nature du risque, le niveau de risque, qui en est responsable, ainsi que les mesures préventives et correctives. en place. Il sert de cadre de réflexion pour établir les risques et de base de données des risques possibles et potentiels et des mesures d'atténuation pour ceux-ci.

Énoncé de la portée du projet

Un énoncé de portée du projet décrit le travail qui doit être fait pour livrer les résultats du projet à temps et dans les limites du budget. Le document d'énoncé de la portée du projet décrit ce qui est livré (dans la portée), ce qui n'est pas livré (hors de la portée), les hypothèses pour clarifier les livrables et les exigences de haut niveau.

Plan de communication du projet

Un plan de communication de projet est une ligne directrice indiquant quoi, quand et comment les informations clés du projet seront partagées à des intervalles clés avec les parties prenantes investies. Cela inclut le type d'informations qui seront distribuées, à qui et à quelle fréquence elles seront mises à jour.

Rapport sur l'état du projet

Le rapport sur l'état d'avancement du projet est un document qui décrit l'avancement global du projet par rapport au plan de projet prévu. Il aide à tenir toutes les parties prenantes du projet informées des informations de haut niveau telles que les jalons, le travail accompli, les risques et les obstacles.

Fermeture du projet

Le rapport de clôture du projet est un document qui formalise la clôture du projet. Bien qu'il aide à déterminer si un projet a réussi ou non, il fournit la confirmation que les critères d'acceptation du client ont été remplis et demande l'approbation du sponsor du projet pour clôturer le projet.

Autres documents de gestion de projet utiles

Bien que les documents que nous avons énumérés ci-dessus soient essentiels pour assurer le succès du projet, il existe de nombreux autres documents de projet qui contribueront davantage à accélérer sa réussite.

Énoncé des travaux

Un énoncé de travail est un document qui décrit les exigences d'un projet. Il sert d'accord entre un client et une agence ou un fournisseur de services et définit l'ensemble du travail impliqué pour un fournisseur, les livrables du projet, les coûts et le calendrier.

Proposition de projet

La proposition de projet est un document qui répertorie tous les aspects d'un projet, y compris son contexte, sa vision, ses objectifs, ses tâches, ses exigences, ses propriétaires, les risques associés, etc. Son objectif est de fournir un résumé des détails du projet et de rallier le soutien au projet. idée des parties prenantes.

Charte d'équipe

Une charte d'équipe explique essentiellement comment une équipe prévoit de faire son travail. Il se concentre sur la raison d'être de l'équipe, les objectifs que l'équipe est censée atteindre et comment elle va les atteindre. Le but de la charte d'équipe est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de les garder concentrés.

Structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail est un diagramme qui aide à décomposer les grands projets en parties plus petites et plus gérables qui contiennent les livrables du projet qu'il terminera. Il divise les livrables du projet en sous-livrables et lots de travaux qui définissent le travail, la durée et les coûts des tâches à effectuer.

Registre des parties prenantes

Le registre des parties prenantes est un document qui détaille les informations sur les parties prenantes d'un projet. Cela contient leurs noms, leurs coordonnées, le rôle qu'ils jouent dans le projet, leur pouvoir sur la prise de décisions concernant le projet, ainsi que leurs besoins, préoccupations et attentes. Il sert de base à la formation de l'équipe, à l'attribution des rôles et des responsabilités, à la définition des critères de réussite et à la planification de la communication avec les parties prenantes.

Organigramme du projet

Un organigramme de projet est une représentation visuelle des membres de l'équipe et des rôles qu'ils jouent dans un projet donné. Il illustre la hiérarchie et les relations hiérarchiques entre les membres de l'équipe. Ils aident à allouer les ressources, à clarifier les responsabilités et à définir les attentes concernant l'effort requis de chaque individu.

Leçons apprises

Un rapport sur les leçons apprises peut être utilisé pour documenter tous les principaux défis, risques, incertitudes et obstacles que vous avez rencontrés au cours d'un projet, ainsi que les solutions opportunes que vous avez mises en œuvre. Les rapports sur les leçons apprises sont conçus pour vous guider dans vos efforts pour atteindre les résultats souhaités, de sorte qu'ils vous aident, ainsi que les autres personnes qui travailleront sur un projet similaire à l'avenir, à éviter les difficultés et à atteindre facilement le résultat attendu.

Comment Creately peut aider à rationaliser la documentation du projet

Creately - un logiciel de gestion du travail qui s'exécute sur un canevas visuel - peut vous aider à rationaliser la création, l'organisation, la gestion et le partage des documents de gestion de projet qui sont importants pour la réussite de votre projet.

Creately est un outil simple avec des fonctionnalités simples mais avancées que même un utilisateur non technique peut facilement apprendre. Il dispose d'une navigation intuitive avec une fonctionnalité de glisser-déposer qui facilite l'organisation du contenu. De plus, il s'intègre aux outils que vous utilisez au quotidien, tels que les applications Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams, etc., ce qui facilite la synchronisation des actifs de votre projet.

Outils visuels faciles à utiliser pour commencer

Creately propose plusieurs bibliothèques de formes, des modèles prédéfinis et de puissantes capacités de création de diagrammes pour visualiser et organiser les données liées à votre projet dans des structures visuelles faciles à comprendre telles que des chronologies, des tableaux Kanban, des diagrammes WBS, des organigrammes, etc.

Grâce aux capacités de base de données accessibles via le panneau Shape Data, vous pouvez stocker un nombre illimité de données et d'informations dans une seule forme dans une structure et créer facilement des wikis et des bases de connaissances de projet. Par exemple, vous pouvez développer votre structure de répartition du travail qui décrit les livrables du projet avec des champs de données supplémentaires pour saisir des informations sur les dates d'échéance, les propriétaires, les coûts, etc., ou fournir un aperçu détaillé de chaque livrable avec des notes.

Une seule source de vérité

Les espaces de travail unifiés de Creately fonctionnent sur une toile infinie, vous permettant de placer plusieurs documents côte à côte dans un seul emplacement. Bien que vous puissiez joindre et intégrer des ressources, des documents, des images et des liens avec des aperçus intégrés à l'application, vous pouvez également importer des données externes dans des fichiers Google Sheets, Excel ou CSV dans Creately et les organiser sous forme de visuels significatifs, en conservant tous les actifs liés au projet. centralisé dans le même espace de travail.

Remarque : recherchez et localisez facilement toutes les informations dans les espaces de travail et les dossiers grâce à l'option de recherche de texte universelle.

Fonctionnalités avancées de collaboration et de partage

Creately propose une plateforme en ligne collaborative et sécurisée pour simplifier la création, la mise à jour et le partage de vos documents de projet avec les parties prenantes. Les fonctionnalités de collaboration telles que la véritable collaboration multi-utilisateurs avec édition simultanée, le suivi du curseur en temps réel, la synchronisation hors ligne, les commentaires contextuels et les fils de discussion, ainsi que les appels audio et vidéo intégrés aident à rationaliser les flux de travail interfonctionnels des équipes de projet, que les équipes soient co -localisé, éloigné ou hybride.

Les dossiers et espaces de travail Creately sont dotés de plusieurs niveaux d'accès et de rôle (propriétaire, éditeur, commentateur et lecteur) vous permettant de gérer la manière dont vous partagez les documents de votre projet avec les parties prenantes internes et externes.

Remarque : Définissez le statut de l'espace de travail via les préférences de l'espace de travail et marquez-le Brouillon, En cours, En révision, Approuvé, Final ou Archivé pour indiquer son statut de révision.

Rationalisez la documentation du projet avec Creately

Documenter tous les aspects d'un projet contribuera à la réussite de votre projet de plusieurs façons. Qu'il s'agisse de clarifier les termes d'un accord avec les clients ou les fournisseurs, de respecter les exigences légales, de garder votre équipe alignée ou de suivre les mises à jour du projet, le maintien d'une documentation de projet appropriée pour les processus et informations clés est la clé.

La documentation du projet peut sembler fastidieuse, mais avec le bon outil et les bonnes techniques, vous pouvez non seulement simplifier le processus de documentation, mais également vous assurer que le résultat final est efficace. Essayez Creately dès aujourd'hui pour simplifier et améliorer votre processus de documentation de projet.