Exécution du projet | #20 Se lancer dans la gestion de projet

L'exécution du projet est la mise en œuvre des tâches qui mène à la réalisation de l'objectif visé. Par conséquent, le domaine de l'exécution du projet comprend plus que la simple exécution des tâches quotidiennes. Il s'agit également de créer des processus, de gérer les ressources de l'entreprise et de travailler à la création d'un environnement ouvert et inclusif qui favorise la collaboration et l'apprentissage.

Exécution du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Domaine d'exécution du projet
3. Gestion des processus dans l'exécution du projet
4. Rétrospective, apprentissage et perfectionnement
5. Résumé

Introduction

Le domaine d'exécution est l'un des huit domaines principaux où se déroulent les activités du projet. Ce n'est pas seulement une étape suivant la planification des tâches. Au contraire, le domaine d'exécution définit tout le travail en cours pendant le projet.

Domaine d'exécution du projet

L'exécution d'un projet est avant tout une longue liste de tâches exécutées par chaque membre de l'équipe du projet. Celles-ci sont sélectionnées parmi une liste de tâches préparées par le chef de projet, organisées par priorité, et généralement affichées sur un tableau Kanban.

Parmi les tâches appartenant au domaine de l'exécution de projet, on retrouvera à la fois des activités cycliques récurrentes liées, par exemple, à des mises à jour logicielles, et des événements ponctuels, comme la conception d'un logo pour une application.

Le domaine d'exécution du projet comprend des activités liées à :

• Réaliser les tâches quotidiennes,
• Développer de nouvelles tâches,
• Apporter des modifications aux tâches déjà effectuées et dont l'exécution est prévue,
• Créer des processus efficaces,
• Communication avec les parties prenantes,
• Gestion des matériels, équipements, données et autres ressources de l'entreprise,
• Préparation des documents nécessaires à la mise en œuvre du projet,
• Observer les changements à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation qui peuvent affecter la mise en œuvre du projet
• Apprentissage continu et actions correctives.

Nous examinerons de plus près le rôle que jouent la gestion des processus et l'apprentissage dans la mise en œuvre du projet, et où les domaines du suivi et de la mise en œuvre du projet se rejoignent le plus.

Gestion des processus dans l'exécution du projet

Pour que la gestion des processus de projet remplisse son objectif et ne devienne pas une bureaucratie inutile, elle doit provenir de la pratique. Par conséquent, leur développement est généralement partagé entre le chef de projet et l'équipe de projet. Dans cette approche, chaque processus interne, aussi appelé processus technique ou processus de production, est déterminé simultanément par deux axes :

• Le stade de réalisation de la tâche
• Le flux de travail concernant une tâche spécifique

Étapes d'exécution de la tâche

Les étapes de l'exécution d'une tâche sont déterminées par ce que l'on appelle des portes, c'est-à-dire des critères qu'une tâche doit respecter pour passer à l'étape suivante. Le statut d'une tâche donnée peut changer comme suit :

• destiné à l'exécution - c'est-à-dire placé par le chef de projet sur la liste des tâches,
• en cours de mise en œuvre - c'est-à-dire sélectionnés pour exécution par l'un des membres de l'équipe de projet,
• testé - la tâche a été accomplie et remise à une autre personne testant l'exactitude et la qualité de ses performances, si les tests échouent, la tâche revient à l'étape précédente,
• en attente de publication - la tâche a passé les tests et a été approuvée pour publication, production ou transfert au client, selon le type de projet en cours,
• terminé - tout le travail a été fait et le résultat a été approuvé comme terminé.

Le nombre de statuts est ajusté en fonction des besoins de l'équipe projet et des spécificités des tâches en cours. À son tour, la version minimale utilisée est souvent les trois extraits des tableaux Kanban classiques définissant la tâche comme « à terminer », « en cours » et « prêt ».

Flux de travail

Le flux de travail concerne les étapes nécessaires à une tâche et qui l'exécute à un moment donné. Il définit donc la responsabilité d'accomplir la tâche. Le flux de travail indique également quelle action doit être entreprise pour que la tâche passe à l'étape suivante de l'exécution.

Considérons à quoi pourrait ressembler le flux de travail d'une tâche : "publier un message sur LinkedIn à propos de l'achèvement du projet". Il s'agit de changer son statut de "en cours" à "terminé". Son flux de travail pourrait ressembler à ceci :

• Choisir le sujet du post et le contenu de la publication – le responsable est un spécialiste du social media marketing, qui délègue la tâche au rédacteur et graphiste,
• Préparation de texte – la tâche est effectuée par un pigiste spécialisé dans la rédaction de texte,
• Développement des graphismes – un graphiste prépare les visuels en suivant l'image de marque de l'entreprise,
• Contrôle qualité – évaluation par un spécialiste du marketing et éventuelles corrections ou approbation pour publication,
• Publication - la décision sur le moment de l'affichage est prise par la personne qui gère le calendrier d'affichage.

Optimisation du processus

Une autre partie importante de la gestion des processus dans l'exécution du projet est l'optimisation des processus. Il s'agit de surveiller et de réorganiser le processus s'il ne se déroule pas correctement. Il se concentre principalement sur l'élimination des goulots d'étranglement , c'est-à-dire les moments où une personne est responsable de plus de tâches qu'elle ne peut en accomplir, tandis que d'autres membres de l'équipe attendent sans rien faire jusqu'à ce qu'elle ait terminé. Les goulots d'étranglement peuvent également être liés aux performances des machines ou au délai d'exécution ou de livraison des composants par un fournisseur externe.

Rétrospective, apprentissage et perfectionnement

Valoriser l'apprentissage et créer un environnement inclusif qui favorise la communication et l'entraide mène à d'excellents résultats en gestion de projet. Par conséquent, lors des réunions avec l'équipe, il convient de porter une attention particulière à:

• tâches les mieux accomplies et célébrer les succès,
• incapacité à accomplir des tâches sans blâmer les membres de l'équipe,
• réfléchir à la façon de travailler et de coopérer en équipe.

S'améliorer ensemble et apprendre de ses succès et de ses échecs est la meilleure façon de développer les meilleures pratiques dans l'accomplissement des tâches. D'autre part, réfléchir sur la façon de travailler, la motivation, les outils utilisés et même la répartition des rôles dans l'équipe conduit à une amélioration de l'efficacité globale de l'équipe. C'est pourquoi il est si important d'avoir des réunions régulières consacrées non seulement aux synthèses des travaux en cours mais aussi aux rétrospectives.

En effet, certaines des connaissances acquises peuvent être utilisées immédiatement. De cette façon, l'équipe accélère l'exécution des tâches et approfondit la coopération . Les membres de l'équipe de projet apprennent les uns des autres de meilleures méthodes pour accomplir les tâches et améliorent la coopération.

Résumé

Le domaine de l'exécution de projet demande au chef de projet de concevoir des processus, de superviser des processus en cours, de les observer simultanément et de les améliorer progressivement. Le domaine d'exécution comprend également toutes les tâches effectuées par l'équipe de projet qui mènent progressivement à la réalisation de l'objectif du projet.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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