Échec du projet. 5 raisons pour lesquelles les projets échouent | #23 Se lancer dans la gestion de projet

Selon le rapport 2021 du Project Management Institute, le pourcentage de projets qui ont échoué diminue d'année en année. En 2019, c'était 15% des projets. En 2020 – 13%, et en 2021 seulement 12%. A quoi les entreprises doivent-elles la baisse progressive mais marquée du pourcentage d'échecs de projets ? Et que faire pour faire partie des équipes de projet célébrant le succès ?

Échec du projet – table des matières :

1. Échec du projet. Introduction
2. 5x Pourquoi ?
3. 5 raisons d'échec d'un projet
4. Résumé

Pourquoi les projets échouent ? Introduction

Nous pouvons mentionner d'innombrables raisons d'échecs de projets. Le parrain s'est-il désisté ? Les matériaux n'ont-ils pas répondu aux attentes lors des tests sur le site du client ? S'est-il avéré que le budget était bien trop petit et que l'équipe s'est effondrée ? Chacune de ces raisons mérite d'être étudiée car elle reflète l'approche des pannes permettant de les prévenir. Alors, comment découvrez-vous le problème sous-jacent?

5x Pourquoi ?

Afin de ne pas être guidé par les émotions et de découvrir la cause profonde de l'échec du projet, recherchez des méthodes éprouvées. La technique des cinq questions est idéale pour cela. Il a été développé par Taiichi Ohno pour la société Toyota. Cependant, il est devenu populaire en raison de sa grande efficacité. Aujourd'hui, il est utilisé, entre autres, dans la gestion de projet basée sur les méthodes Lean et Six Sigma.

5 x Pourquoi ? fonctionneront tant que nous serons disposés à leur donner des réponses honnêtes et complètes. De cette façon, il peut être possible d'accéder à la source du problème. En retour, cela aidera à éviter que des erreurs similaires ne se reproduisent.

Si la raison de l'échec du projet est, par exemple, la démission du parrain, la question suivante appelle une réponse :

Pourquoi les sponsors ont-ils démissionné ?

Les réponses suivantes aux questions pourraient ressembler à ceci :

1. Pourquoi? – Parce qu'ils se sont désintéressés du projet.
2. Pourquoi? – Parce qu'ils ne connaissaient pas l'état actuel du projet.
3. Pourquoi? – Parce qu'ils étaient trop rarement informés de l'avancée de ses travaux.
4. Pourquoi? – Parce que lors de la planification de la communication, la fréquence des réunions et les délais des rapports n'étaient pas déterminés
5. Pourquoi? – Parce que le chef de projet n'a pas assuré la transparence et la communication dans le projet.

Nous allons donc nous intéresser aux raisons des échecs des projets qui répondent au dernier, cinquième « Pourquoi ? question, c'est-à-dire les problèmes de source . Les problèmes de fond potentiels méritent une attention particulière lors de la planification d'une nouvelle entreprise.

5 raisons d'échec d'un projet

Les problèmes les plus difficiles à résoudre pouvant entraîner l'échec du projet sont liés aux domaines :

• parties prenantes - il arrive que déjà au stade de la planification il y ait des insinuations qui ne sont pas réalisées par les parties prenantes qui s'accordent sur les détails de la mise en œuvre du projet,
• équipe - la tâche de créer une équipe et de gérer efficacement son travail peut être difficile,
• le côté technique du projet - à la fois la disponibilité des ressources et les compétences des personnes employées dans le projet,
• environnement des affaires – la surveillance et la réponse aux événements externes sont particulièrement importantes lorsque des changements rapides se produisent, ce qui nécessite à son tour un haut degré de flexibilité et une réponse rapide, c'est-à-dire une gestion efficace du changement.

Nous aborderons ci-dessous les raisons des échecs des projets dans les domaines suivants :

Échecs de communication

Les questions de transparence et de communication concernent principalement les contacts avec les parties prenantes. Des dispositions doivent être incluses dans le plan de projet pour éviter les malentendus qui peuvent conduire à l'échec de l'ensemble du projet.

Les mêmes principes valent également la peine d'être appliqués lors de la planification du flux d'informations au sein de l'équipe. Ici, il sera très important non seulement de rendre la liste des tâches transparente et compréhensible, mais aussi de communiquer et de rappeler les objectifs poursuivis par l'équipe.

Portée du projet peu claire

Définir le périmètre d'un projet et empêcher ses modifications lors de sa mise en œuvre est l'une des principales tâches d'un chef de projet. Il doit bien comprendre les attentes du client et, si des changements sont apportés, tenir le client informé de leur impact sur la portée du projet.

Étant donné que le projet est une entreprise ponctuelle, limitée par un temps et un budget spécifiques, une portée vague peut facilement devenir une cause d'échec. Par exemple, nous nous engageons à créer un prototype de vélo électrique à 10 000 $ en un mois. Cependant, nous sommes d'accord avec l'évolution des attentes du client. Ainsi, au cours de la mise en œuvre, nous constatons que dans les mêmes délais et budget, et avec la même équipe, nous sommes censés créer un prototype de moto à hydrogène.

Les changements de périmètre dans les projets logiciels ou événementiels sont parfois moins illustratifs que dans notre exemple. Mais un changement dans les exigences et les résultats attendus, infime du point de vue du client, peut faire que les tâches terminées atterrissent à la poubelle, tandis que les activités d'équipe planifiées nécessitent de nouvelles ressources.

Problèmes de ressources

Des problèmes avec les matières premières ou les composants nécessaires aux tâches techniques peuvent effectivement bloquer le projet. Par conséquent, le chef de projet doit s'orienter vers l'environnement commercial et consulter les membres de l'équipe - y compris sur les ressources nécessaires au projet. Les livraisons intempestives et le manque de disponibilité peuvent entraîner l'arrêt du projet.

Un gros problème est également posé par des solutions de mauvaise qualité qui, au lieu de faciliter le projet, le rendent plus difficile. Cela peut s'appliquer aux logiciels de gestion de projet, ainsi qu'aux solutions spécialisées spécifiques au projet - produits semi-finis, supports visuels ou disponibilité du transport.

Un problème distinct lié à la gestion des ressources est le temps requis par le client pour accomplir les tâches. Une raison courante du manque de réalisme dans l'évaluation des délais est la pression du client ou le manque d'expérience de l'entreprise dans des projets similaires. Il existe également des projets dont la zone d'exécution ne permet pas de dates d'achèvement précises. Il s'agit notamment de projets où des solutions d'apprentissage en profondeur sont en cours de développement. Atteindre la précision supposée du modèle peut non seulement être impossible à atteindre dans le délai spécifié, mais en général inaccessible en raison d'un accès difficile aux données ou de la puissance de calcul nécessaire.

Difficultés de coopération

Une autre difficulté pouvant entraîner le fiasco d'un projet concerne les difficultés de coopération au sein de l'équipe. Ils peuvent être causés par des problèmes interpersonnels. Cependant, la cause la plus fréquente est une répartition mal conçue des responsabilités, lorsqu'une personne est surchargée de travail et que les autres attendent qu'il termine ses tâches.

Lors de la formation d'une nouvelle équipe, il peut également y avoir des problèmes inattendus dans la recherche et l'embauche de spécialistes, ainsi que des difficultés dans la gestion d'une équipe à distance ou hybride.

Manque de flexibilité

Le manque de flexibilité et l'incapacité à s'adapter à l'évolution de l'environnement commercial sont des causes fréquentes d'échecs de projets à long terme. Les environnements changeants, les exigences réglementaires et la dynamique concurrentielle peuvent empêcher un chef de projet de suivre les changements. Ou, comme cela arrive encore plus souvent, il ou elle est incapable de convaincre les principales parties prenantes de la nécessité de réagir dynamiquement au changement. Ainsi, au moment où le projet est terminé, il peut s'avérer que le résultat est déjà obsolète ou ne répond pas aux exigences de l'environnement.

Résumé

Les échecs de projet sont parfois associés à des événements imprévisibles, de sorte que le pourcentage de projets échoués ne sera jamais nul. Cependant, il existe des outils pour anticiper les risques et des plans d'urgence pour y faire face. Même au stade de la planification, il est également crucial de porter une attention particulière à la transparence et à la communication avec les parties prenantes. Il est également important de définir strictement la portée du projet et de s'entendre sur les attentes du client et les capacités techniques de l'entrepreneur.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

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