Phase de lancement du projet – à quoi faire attention ? | #16 Se lancer dans la gestion de projet

La phase de lancement du projet commence par une idée d'entreprise. Il se termine cependant par une décision contraignante de démarrer le projet. Avant que ne vienne le temps de planifier le budget, de sélectionner la méthode de mise en œuvre et la composition de l'équipe, le chef de projet prépare un aperçu de la vision et de l'objectif du projet. Alors, qu'est-ce qui nécessite une attention particulière pendant la phase d'initiation ?

Phase de lancement du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Documents et parties prenantes
3. Déterminer comment gérer le nouveau projet
4. De l'initiation à la planification
5. Résumé

Introduction

La phase de lancement du projet n'a lieu qu'une seule fois, quel que soit le mode de mise en œuvre. Son but est de définir l'objet du projet. C'est aussi le meilleur moment pour abandonner un projet s'il existe de sérieux doutes sur sa possibilité de réalisation. A ce stade précoce, l'organisation n'engagera pas de gros frais, alors qu'il est relativement facile pour le chef de projet de se séparer d'un projet encore sommaire. Cependant, si un nouveau projet semble prometteur, à quoi faut-il prêter attention lors de sa phase de démarrage ?

Documents et parties prenantes

Après les premières dispositions, il est temps de faire une étude de faisabilité et une charte de projet . Le premier document déterminera les chances de succès de notre entreprise. Alors que dans le second, le chef de projet rédigera un cadre sommaire pour l'entreprise. Bien qu'encore dépourvus de détails, ce sont ces deux documents qui serviront à convaincre les parties prenantes que le nouveau projet vaut la peine d'être poursuivi.

Mais qui doit être convaincu ? Ceci est également déterminé par la phase de lancement du projet, où le registre des parties prenantes est établi. Il s'agit d'une liste de personnes directement liées au projet , soit des représentants du client, du conseil d'administration de l'organisme ou des entrepreneurs potentiels, entre autres. Cependant, les parties prenantes peuvent inclure des personnes qui seront indirectement affectées par la mise en œuvre de notre projet. Il peut s'agir, par exemple, des résidents de la rue où nous effectuerons les travaux ou des employés du service à la clientèle où nous implanterons l'automatisation. Ils ne seront pas impliqués dans le projet, mais nos actions modifieront leur cadre de vie ou de travail.

Déterminer comment gérer le nouveau projet

Mais qui est impliqué dans la préparation des plans de la nouvelle entreprise ? Le chef de projet en est le principal responsable . Il prend contact avec les personnes qui superviseront l'exécution du projet et établit avec elles, entre autres, les questions telles que :

• responsabilités
• moyens de communication – formels, tels que les rapports, et informels, tels que poser des questions sur les problèmes en cours dans la planification et la mise en œuvre du projet
• des plages de tolérance – par exemple, pour le budget et le délai d'exécution d'un projet planifié, ou les risques pris.

Si plusieurs personnes du conseil d'administration seront impliquées dans le projet, parfois une réunion dite réunion d'initiation est organisée à cet effet . Cela a généralement lieu lorsque le chef de projet a déjà fini de travailler sur les premières versions des documents dont nous avons parlé ci-dessus :

• étude de faisabilité
• charte de projet
• registre des parties prenantes, et parfois une version préliminaire du
• registre des facteurs de risque.

De l'initiation à la planification

Le moyen le plus simple d'indiquer la différence entre le lancement et la planification d'un projet est de poser les questions clés auxquelles il faut répondre aux deux étapes. Leur comparaison est présentée dans le tableau ci-dessous :

La planification est plus détaillée - elle a tendance à répondre à des questions sur la façon de faire quelque chose, ainsi qu'à des faits sur le calendrier de mise en œuvre et le budget. L'initiation, quant à elle, se concentre sur des questions concernant l'objectif général et le sens, ainsi que la faisabilité du projet dans son ensemble.

Bien que la planification ait souvent lieu simultanément au cours de la phase de lancement et avant le lancement officiel du projet , ces deux domaines du projet ont une portée différente. L'étape de planification peut se répéter plusieurs fois au cours du projet. En effet, il s'agit de savoir comment et dans quel ordre les tâches spécifiques se produisent et les objectifs menant à la réalisation de l'objectif du projet sont mis en œuvre. La phase d'initiation, quant à elle, se concentre sur la définition de l'objectif du projet et sur l'évaluation de la possibilité et du sens de sa mise en œuvre. Si tel est le cas, une partie de cette étape consiste également à convaincre les principales parties prenantes.

Résumé

Dans la phase d'initiation du projet, posez à plusieurs reprises la question la plus fondamentale : est-il judicieux de mettre en œuvre ce projet ? Après tout, une fois donnée, la réponse finale viendra compléter et verrouiller, pour ainsi dire, l'étape initiatique. Cela déterminera l'orientation et la portée du travail de l'équipe du projet pendant toute la durée des activités prévues.

Pour faire le bon choix, il vaut la peine de consacrer de l'énergie à préparer avec diligence les documents et à établir une manière claire de gérer le nouveau projet. Ces investissements porteront certainement leurs fruits dans les prochaines étapes de sa mise en œuvre.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
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6. 4 exemples de projets
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10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
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12. Présentation du logiciel de gestion de projet
13. Cycle de vie d'un projet
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15. Objectif du projet. Qu'est-ce que c'est et comment bien le définir ?
16. Phase de lancement du projet - à quoi faire attention ?
17. Le domaine de la planification en gestion de projet
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