10 plus grands défis de gestion de projet et comment les éviter

Si le projet est un navire, la gestion de projet est sa voile. La gestion de projet est ce qui fournit une directive à un projet particulier afin qu'il puisse être dirigé vers le succès. Cependant, on peut être confronté à des défis de gestion de projet sans précédent lors de l'exécution d'un projet.

Creately, en collaboration avec l'équipe Proofhub et sa directrice marketing Vartika Kashyap, a organisé un chat Twitter, dans le but de faire la lumière sur les 10 plus grands défis de la gestion de projet et comment les éviter.

Vous trouverez ci-dessous une liste organisée des défis et des réponses des participants pour les relever.

Défis

1. Démanteler les silos et créer un environnement qui encourage une collaboration et une communication de projet efficaces et efficientes
2. La contribution d'une bonne planification à la réussite du projet
3. Gérer les défis de gestion de projet qui surviennent lorsque l'équipe de projet n'a pas les compétences nécessaires pour résoudre le problème à résoudre
4. Importance d'un plan de contingence dans la gestion de projet
5. Créer un environnement de responsabilisation où l'équipe assume la responsabilité de ses actions et remplit dûment les rôles qui lui sont assignés
6. Améliorer l'engagement des parties prenantes et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde
7. Fixer des objectifs clairs et des critères de réussite pour assurer le succès du projet
8. Importance d'obtenir le bon logiciel de gestion de projet
9. Améliorer la collaboration de l'équipe de projet et instaurer la confiance
10. Affecter des ressources à un projet

Comment démanteler les silos et créer un environnement qui encourage une collaboration et une communication de projet efficaces et efficientes ?

Une équipe de projet ne peut pas fonctionner en silos. L'exécution réussie d'un projet dépend de l'efficacité avec laquelle chaque membre de l'équipe collabore les uns avec les autres dans l'accomplissement des tâches. À cette fin, l'équipe Proofhub a souligné l'importance de mener toutes les communications liées au projet via un portail commun accessible à tous les membres de l'équipe.

« Amenez tout le monde sur le même portail de communication et laissez toutes les équipes nucléaires participer sans restrictions créatives. Chacun, enseignez-en un !

Proofhub

Complimentant la déclaration de Proofhub, le CMO Vartika Kashyap a également déclaré que l'utilisation d'outils de communication et la constitution d'équipes interfonctionnelles peuvent garantir une collaboration de projet efficace et efficiente.

« Construire des équipes interfonctionnelles. Utilisation outils de communication. Permettre une culture plus ouverte et transparente.

Vartika Kashyap

Qu'en est-il du télétravail ? La pandémie a propulsé une augmentation rapide des modèles de travail à distance en raison des fermetures et des restrictions de voyage. Creately a posé une question à Kashyap sur les étapes supplémentaires qu'une entreprise devrait suivre pour se débarrasser des silos dans un environnement de travail à distance.

En réponse, Kashyap a souligné l'importance d'une culture de travail transparente.

« Faire de la transparence la nouvelle culture. Traitez la communication comme une rue à double sens. Combattez les fosses de productivité/d'engagement avec des initiatives culturelles virtuelles.

Vartika Kashyap

Une étude indique qu'environ 39% des projets échouent en raison de lacunes dans la planification du projet. Comment la planification contribue-t-elle au succès du projet ?

L'ancien président américain Dwight D. Eisenhower a déclaré un jour que « les plans ne sont rien ; la planification est tout. Un plan est essentiel lors de la réalisation d'un projet.

Proofhub a souligné l'importance d'avoir un bon plan de projet.

« La planification de projet s'apparente à la boussole et au gouvernail d'un voilier. Vous pourriez toujours atteindre votre destination sans eux, cela prendra juste 100 ans de plus.

Proofhub

La participante Nandini Sehedev a souligné les nombreux avantages d'avoir un plan de projet.

« La planification de projet est essentielle pour prévenir ou minimiser les occurrences de risques et les taux d'échec. La planification de projet aide à guider les sponsors, les équipes, les parties prenantes ; et le chef de projet navigue à travers les phases délicates du projet.

Nandini Sehdev

Comment gérer les défis de gestion de projet qui surviennent lorsque l'équipe de projet n'a pas les compétences nécessaires pour résoudre le problème à résoudre ?

Vous pouvez être confronté à des défis ou à des problèmes sans précédent lorsque vous travaillez sur un projet. Dans de telles circonstances, vous pourrez peut-être les résoudre sans impact notable sur l'avancement du projet, si vous êtes armé des compétences nécessaires pour y faire face. Imaginez un scénario où vous ne savez pas comment résoudre un problème ? Quelle est la marche à suivre alors ?

Proofhub a souligné qu'une collaboration d'équipe pour visualiser le problème à résoudre se traduirait par une perspective différente et des résolutions probables.

« Rassemblez l'équipe, faites-les parler, écoutez-les et aidez-les à visualiser ce qui ne va pas. La plupart des équipes sont capables de résoudre des problèmes mais tardent à les rattraper. Si vous devenez leur phare, ils trouveront le bout du tunnel.

Proofhub

Les espaces de travail visuels tels que Creately peuvent être efficaces pour retracer vos étapes et réévaluer les processus. Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme de cause à effet pour déterminer les causes profondes du problème et utiliser des cartes mentales pour réfléchir à des solutions.

Comment combler les écarts de compétences ? Communiquez ouvertement et créez un environnement où les membres de l'équipe peuvent participer à des expériences d'apprentissage intéressantes.

« Une communication ouverte est essentielle si vous espérez réussir à réduire les écarts de compétences. Vous pouvez également créer des expériences d'apprentissage engageantes et il ne suffit pas de simplement mener des programmes d'apprentissage, mais d'évaluer si vos stratégies sont efficaces ou non.

Proofhub

Quelle est l'importance d'un plan d'urgence dans la gestion de projet ?

Une voile lisse peut se transformer en tempête à tout moment ; et si vous n'êtes pas armé des prouesses nécessaires pour y résister, toute la mission pourrait s'arrêter. Un plan d'urgence peut vous préparer à faire face avec succès à des circonstances imprévues.

"Ils disent souvent que votre plan A ne devrait jamais avoir besoin d'un plan B. Mais en réalité, vous avez besoin des plans C, D, E et F, juste au cas où. La contingence consiste à s'inquiéter des problèmes d'aujourd'hui qui pourraient vous rendre fou demain.

Proofhub

Comment pouvez-vous créer un environnement de responsabilité dans lequel l'équipe assume la responsabilité de ses actions et remplit dûment les rôles qui lui sont assignés ?

La première étape pour assurer la responsabilisation dans la gestion de projet consiste à identifier clairement les objectifs du projet et à attribuer les responsabilités aux membres de l'équipe en conséquence. Cependant, il est important de noter qu'il existe une différence entre l'imputabilité et la responsabilité.

Par exemple, une personne qui a été affectée à une tâche spécifique peut être un membre responsable de l'équipe. La responsabilité est partageable. Un membre responsable de l'équipe est le décideur ultime d'une tâche.

Kashyap pense que donner aux personnes les compétences et les ressources nécessaires pour faire leur travail leur donnera les moyens d'être responsables.

"Votre objectif devrait être de fournir à vos employés les compétences et les ressources nécessaires pour faire leur travail, puis de créer un environnement dans lequel il leur est facile d'assumer la responsabilité de leurs décisions et de leurs actions."

Vartika Kashyap

D'autre part, Proofhub a souligné qu'une compréhension claire des attentes du projet et des conséquences des responsabilités de chacun créera un environnement de responsabilité.

« La responsabilité est mieux comprise lorsque les attentes sont claires et les conséquences plus claires. Montrez-leur l'ensemble du jeu - la cible, la fléchette, comment frapper et ce qui se passe quand ils manquent.

Proofhub

Creately a posé une question sur « que se passe-t-il lorsque les membres de l'équipe ne parviennent pas à s'acquitter de leurs responsabilités ? » En réponse, Proofhub a estimé que la première étape consiste à parler à l'individu et, par conséquent, à fournir des commentaires sur la manière dont le plan d'action doit être modifié.

« Votre première étape consiste à parler aux personnes concernées. Ensuite, fournissez des commentaires, afin que les personnes sachent ce qui doit changer. Ce que vous apprenez dans votre discussion fournit le contexte des prochaines actions que vous entreprenez.

Proofhub

Un client non impliqué peut causer beaucoup de problèmes. Comment améliorer l'engagement des parties prenantes et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde ?

Un autre déterminant clé de la réussite du projet est l'engagement des parties prenantes. L'engagement des parties prenantes consiste à rechercher le soutien et les commentaires des parties prenantes du projet pour s'assurer que ses objectifs sont atteints.

Une bonne gestion des parties prenantes comprend une analyse appropriée des parties prenantes à l'aide d'un registre des parties prenantes pour identifier leurs besoins. L'engagement des parties prenantes a tendance à être plus élevé au début d'un projet et à diminuer tout au long de l'avancement du projet. Pour éviter cela, il est important de maintenir une communication constante avec les parties prenantes via des outils de collaboration, des outils de communication à distance, etc.

«Donnez à vos clients des mises à jour minute par minute, des scoops, des rapports opportuns et parlez-leur selon un horaire fixe. Attirez-les à s'impliquer et vous n'aurez jamais besoin de tourner la page sur eux. C'est ce que nos clients apprécient le plus dans l'utilisation de ProofHub ! »

Proofhub

Des buts et des objectifs mal définis pourraient faire échouer un projet. Comment définir des objectifs clairs et des critères de réussite pour assurer le succès du projet ?

Vous devez toujours définir des objectifs SMART. L'étape suivante consiste à élaborer une stratégie d'un plan d'action clair pour atteindre ces objectifs, pendant la durée du projet. Avoir un tel plan d'action permettra de comprendre clairement qui est responsable de quoi, avec des délais pour chaque tâche.

« Un objectif clair est quelque chose sur lequel le client, le gestionnaire et l'employé peuvent tous s'entendre. La clé est de ne laisser personne prendre de l'avance sur lui-même lors de la rencontre d'établissement d'objectifs.

Proofhub

Sehdev a réitéré que l'établissement d'objectifs conduit à définir des objectifs pour atteindre cet objectif. Ce sera votre guide tout au long du projet.

« Fixer un objectif est enclin à élaborer une proposition, puis à définir des objectifs qui aideraient à atteindre l'objectif. Lorsque vous connaissez vos objectifs, vous pouvez définir les objectifs qui sont - le comment, le pourquoi et ce que vous devez faire pour la planification du projet. »

Nandini Sehdev

Pendant ce temps, Kashyap a souligné que la bonne combinaison de planification, de contrôle et de suivi peut déterminer comment le projet peut être achevé dans son calendrier et son budget.

"La bonne combinaison de planification, de contrôle et de suivi peut faire la différence dans la manière dont les chefs de projet réalisent le projet dans les délais, dans les limites du budget et avec des résultats de haute qualité."

Vartika Kashyap

À quel point est-il important d'avoir le bon logiciel de gestion de projet ?

Le bon logiciel de gestion de projet peut améliorer la productivité et l'efficacité des équipes interfonctionnelles. Il rend la communication plus rapide, plus facile et assiste le processus de prise de décision.

À cette fin, Proofhub a souligné qu'il s'agit de l'une des décisions les plus importantes lorsqu'il s'agit de mener à bien un projet.

« De loin, l'une des décisions les plus importantes. La plupart des équipes arrivent trop tard pour réaliser à quel point elles peuvent s'améliorer avec le bon outil de gestion de projet à leur disposition. Plus de 85 000 de nos utilisateurs seraient d'accord !

Proofhub

Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte lors de l'achat d'un outil de gestion de projet ? Une analyse des exigences du projet et des objectifs fixés par l'équipe vous aidera à déterminer le logiciel de gestion de projet qui vous convient le mieux.

"Connaissez vos défis, afin de mieux définir vos besoins, comprendre comment les outils peuvent aider et définir les critères d'évaluation des outils."

Proofhub

Comment améliorer la collaboration de l'équipe projet et instaurer la confiance ?

La communication est essentielle pour améliorer la collaboration du projet et instaurer la confiance. Il est important de créer un environnement où les membres de l'équipe peuvent partager leurs connaissances et travailler ensemble pour surmonter les défis.

"Partagez les connaissances librement. Apprenez les uns des autres. Décalez les charges de travail de manière flexible pour éliminer les goulots d'étranglement inattendus, pour vous entraider à terminer les travaux et à respecter les délais, et pour partager les ressources. »

Vartika Kashyap

Proofhub a également souligné qu'une meilleure communication se traduira par une meilleure collaboration puisque chacun est autorisé à partager ses idées.

« La collaboration consiste à parler et à inciter les membres de votre équipe à s'exprimer. Les managers doivent encourager les nouvelles idées et laisser chacun s'exprimer librement. Une meilleure collaboration s'ensuivra.

Proofhub

Des outils tels que Creately peuvent vous aider à mieux collaborer, en temps réel, même si vous travaillez à distance. Ces outils garantissent une collaboration interfonctionnelle fluide.

Existe-t-il des techniques brise-glace qui peuvent être utilisées pour instaurer la confiance ?

"Transparence, offrez la confiance à votre équipe, demandez communication et commentaires et répondez à la communication et aux commentaires"

Proofhub

Quels facteurs doivent être pris en compte lors de l'allocation des ressources à un projet ?

L'allocation efficace des ressources vise à affecter les ressources rares de la manière la plus appropriée et la plus économique possible. Cette responsabilité incombe souvent au chef de projet pour s'assurer que chaque ressource est correctement allouée et comptabilisée.

Soulignant davantage la rareté des ressources, Kashyap a mentionné que la gestion de projet consiste à faire plus avec moins.

"L'allocation des ressources dans la gestion de projet consiste à faire plus avec moins. Analysez la portée de votre projet Identifiez les ressources Ayez un plan de sauvegarde pour les modifications du client Divisez le projet en tâches plus petites »

Vartika Kashyap

Proofhub, d'autre part, a souligné l'importance d'avoir un outil de gestion de projet pour rendre la gestion de projet plus efficace.

“ Disponibilité de la source Compétences requises pour le projet objectifs du projet Tâches existantes à portée de main Charge de projet Bien que tout cela soit nécessaire, un outil de gestion de projet intelligent peut vous aider à rendre ces points moins préoccupants.

Proofhub

Vous êtes obligé de faire face à des défis et des obstacles imprévus lors de la gestion de votre projet. Ce qui est important, c'est que vous soyez équipé des bonnes prouesses et des bons outils pour surmonter de tels défis et mener à bien le projet.