Comment créer une chronologie de projet en 6 étapes simples (avec des modèles)
Publié: 2020-01-13La gestion de projet comporte de nombreux défis. Un moyen efficace de vous assurer que vous atteignez néanmoins votre objectif consiste à créer un calendrier de gestion de projet. C'est un outil simple, mais il aide à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et à rationaliser les processus de planification et de gestion d'un projet.
Peut-être êtes-vous en train de réorganiser votre processus de gestion de projet ou vous venez tout juste de commencer votre carrière dans ce domaine. Dans les deux cas, laissez ce guide simple vous aider à maîtriser la création d'un calendrier de gestion de projet efficace.
Voici quelques autres ressources que vous pourriez trouver utiles dans la gestion de projet ;
Le guide facile pour créer une charte de projet réussie
Le guide facile pour comprendre les phases du cycle de vie de la gestion de projet
Le guide visuel pour planifier un projet
Le guide SMART pour rationaliser votre processus de planification de projet
Qu'est-ce qu'un échéancier de projet ?
Une chronologie est un outil que nous utilisons pour visualiser une séquence d'événements dans l'ordre chronologique. Et une chronologie de projet représente un aperçu visuel de haut niveau des étapes du projet du début à la fin. Il met en évidence les tâches déjà terminées, les tâches en cours et ce qui doit être fait à l'avenir.
Les éléments qui entrent dans une chronologie de projet peuvent varier en fonction de la taille du projet et de la quantité de détails que vous souhaitez présenter avec celui-ci. Il peut s'agir d'un calendrier très détaillé avec plusieurs tâches et sous-tâches ou d'un simple avec des informations de haut niveau.
Cependant, une chronologie de projet doit généralement consister en une liste des tâches, les dates de début et de fin, la durée des tâches et les dépendances des tâches.
Une chronologie de gestion de projet peut prendre de nombreuses formes, bien que les diagrammes de Gantt aient été le type de chronologie le plus populaire au fil des décennies.
Diagramme de Gantt par rapport à la chronologie du projet
Un diagramme de Gantt est un outil qui offre un aperçu détaillé d'un projet en mettant en évidence les dépendances des tâches et l'avancement des tâches et du projet.
D'autre part, une chronologie décrit l'avancement global du projet.
Alors qu'un diagramme de Gantt vous donnerait un aperçu plus détaillé des tâches individuelles du projet, la chronologie du projet ne vous donnera qu'un aperçu de haut niveau du projet. Bien qu'il puisse montrer les dépendances des tâches, il peut ignorer cela, contrairement au diagramme de Gantt qui doit montrer la relation entre les tâches.
Une chronologie de projet peut ressembler à un diagramme de Gantt bien qu'un diagramme de Gantt ne puisse pas ressembler à une chronologie de projet.
Pourquoi avez-vous besoin d'un calendrier de projet
- C'est le moyen le plus simple de communiquer des informations de haut niveau sur votre projet aux responsables et aux parties prenantes
- Garde tout le monde sur la même longueur d'onde et aligne ses objectifs et ses buts
- Aide à identifier les priorités du projet et à prendre des décisions efficaces
- Simplifie les processus de maintien des projets sur la bonne voie et de suivi des progrès
- Aide à l'allocation des ressources et à la gestion du temps
Comment créer une chronologie de gestion de projet
Un calendrier de gestion de projet donne une image complète d'un projet, y compris les événements et les dates importants. Bien que cela puisse sembler facile à réaliser et à comprendre, en créer un implique plusieurs étapes que quelqu'un de nouveau trouverait difficiles.
Mais nous avons décomposé le processus et les avons répertoriés ci-dessous. Suivez ces 6 étapes pour simplifier votre tâche de création d'un calendrier de projet.
Étape 1 : Définir l'énoncé de portée et les objectifs du projet
Avant de commencer la chronologie de votre projet, vous devez avoir défini la portée de votre projet.
L'énoncé de portée qui joue un rôle essentiel dans le plan de projet définit les actions que vous devez entreprendre afin de produire les livrables attendus du projet. Il met également en évidence les objectifs du projet, les délais et les coûts associés.
La portée mettra également en lumière les étapes clés de votre projet que vous devrez connaître lors de la création de votre chronologie.
Selon la portée du projet, votre projet peut avoir un ou plusieurs objectifs qui peuvent être externes (qui concernent le plus le sponsor du projet) ou internes (qui concernent le plus les parties prenantes internes). Vous devez également avoir vos objectifs bien établis avant de passer à l'étape suivante.
Dans le même temps, faites attention aux préférences de vos parties prenantes, car vous devrez peut-être vous assurer que le calendrier de votre projet les satisfait également.
Étape 2 : Identifier les livrables du projet
Dressez la liste des produits spécifiques produits en tant que résultats du travail que l'équipe effectue au cours du projet. Ce sont les livrables du projet.
Décomposer les objectifs du projet en livrables vous aidera à répertorier facilement les tâches du projet et à estimer leur temps. Un outil que vous pouvez utiliser pour simplifier cette étape est la structure de répartition du travail (WBS).
La structure de répartition du travail vous aidera à identifier les tâches dépendantes, les coûts associés et les risques, et à attribuer les responsabilités.
Vous pouvez vous référer à notre guide facile sur les structures de répartition du travail pour apprendre à en créer une en 6 étapes simples.
Étape 3 : Créer une liste des activités
Examinez les livrables dans votre structure de répartition du travail et identifiez les activités (lots de travaux) que vous devez réaliser pour les produire.
Dans cette étape, vous devez également spécifier les tâches qui dépendent des autres et les tâches qui peuvent être effectuées simultanément.
Étape 4 : Estimez le temps nécessaire pour les tâches
Maintenant que vous connaissez les étapes à suivre pour terminer chaque livrable, concentrez-vous sur la détermination du temps nécessaire pour les réaliser.
Ici, vous devez être aussi précis que possible, car une estimation erronée du temps pour les tâches entraînera une chronologie erronée. Pour éviter cela, vous pouvez
- Consultez les propriétaires de tâches ou les experts en la matière de votre équipe
- Reportez-vous à des projets antérieurs et découvrez le temps nécessaire pour réaliser des livrables similaires
- Éviter de surestimer ou de sous-estimer les délais
Dans le même temps, vous devrez peut-être faire attention à la disponibilité des ressources, en particulier les membres de votre équipe. S'ils travaillent sur d'autres projets, vous devrez peut-être envisager d'étendre le délai prévu pour les activités dont ils sont responsables.
Étape 5 : déterminer les jalons
Les jalons du projet aident à identifier les progrès que vous avez réalisés et jusqu'où vous devez aller.
Les livrables du projet que vous avez identifiés précédemment peuvent servir de jalons dans votre chronologie, ou vous pouvez sélectionner des jalons en fonction de la façon dont vous souhaitez mettre en évidence le début et la fin d'une tâche. Par exemple, cela pourrait être la fin d'une étape du projet et le début d'une autre.
Étape 6 : Créer votre chronologie de gestion de projet
Vous savez maintenant quels sont les livrables et les tâches du projet, combien de temps ils prendront et les étapes clés du projet qui indiquent l'avancement du projet.
Super! C'est ce dont vous avez essentiellement besoin pour commencer à construire votre chronologie de gestion de projet.
- En fonction de la durée de votre projet, sélectionnez une période (c.-à-d. jours, semaines, mois, etc.)
- Ajoutez les tâches en fonction de leur priorité. Mettez en surbrillance la durée des tâches en ajustant leur longueur.
- Ajoutez les jalons pour montrer l'avancement du projet
Vous trouverez ci-dessous quelques modèles prédéfinis pour vous aider à démarrer
Prêt pour votre prochain projet ?
Gérer un projet est difficile, mais si vous utilisez les bons outils, de nombreux défis peuvent être surmontés facilement. Les délais de gestion de projet sont l'un de ces outils créatifs qui vous aideront, vous et votre équipe, à progresser efficacement.
Quel est votre outil de gestion de projet préféré ? Vous avez quelque chose à ajouter au message ? Partagez-le avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.