Suivi de projet. Quels paramètres surveiller ? | #34 Se lancer dans la gestion de projet

Publié: 2023-02-14

Les données de projet sont un outil puissant que les chefs de projet doivent apprendre à gérer. Le rassembler n'est que le début. Le succès du projet réside également dans le suivi des résultats pertinents et l'observation des relations entre eux. Comment alors décider quels paramètres méritent d'être observés ? Continuez à lire pour le découvrir!

Suivi de projet – table des matières :

Introduction
Budget – suivi des ressources
Planification - respect des délais
Niveau de performance – contrôle qualité
Contrôle – plages de paramètres
Résumé

Introduction

Quelle que soit la méthode de gestion appliquée dans un projet, l'une des principales tâches du chef de projet tout au long du projet est de suivre son avancement. Sans paramètres et critères d'évaluation clairement définis, il est impossible de déterminer si le projet progresse vers le bon objectif au bon rythme. Quels paramètres observer pour repérer au plus tôt les problèmes potentiels, et profiter des opportunités qui se présentent ?

Budget – suivi des ressources

Dans presque tous les projets, le budget est le paramètre observé le plus essentiel. Par conséquent, le chef de projet doit surveiller tous les aspects du financement des tâches, entre autres :

les coûts de main-d'œuvre,
matériaux,
logiciel,
l'achat ou l'utilisation d'outils et d'équipements,
consultation d'experts,
voyages et participation à des événements de l'industrie.

Pour surveiller les dépenses, le plus simple est d'utiliser un logiciel, par exemple Firmbee. Ensuite, tous les écarts par rapport au budget défini sont immédiatement visibles. Cependant, cela ne vaut pas la peine d'accorder trop d'importance à un dépassement ponctuel. Il est préférable de supposer une marge d'erreur pour les objectifs ou les jalons. Ensuite, vous pouvez compenser les coûts plus élevés d'une tâche par des économies dans un autre domaine.

Les méthodes de gestion de projet agiles fonctionnent particulièrement bien dans la gestion budgétaire flexible. Selon le rapport Pulse of Profession 2021 intitulé «Beyond Agility», ils conservent jusqu'à 64% des projets dans le cadre de financement supposé.

Planification - respect des délais

Le deuxième domaine clé est de voir si le projet respecte le calendrier établi. Ici aussi, le logiciel s'avère pratique car vous pouvez non seulement vérifier les progrès de l'équipe en temps réel, mais également générer des rapports. Il vaut également la peine d'employer des techniques éprouvées de gestion du temps.

Surtout, n'oubliez pas de regarder la relation et l'interdépendance entre les tâches. Si la coordination est importante, vous devez vous assurer que le délai est respecté et que les tâches restent dans le bon ordre.

Niveau de performance – contrôle qualité

Le contrôle de la qualité des tâches est un peu plus difficile à contrôler que le budget et le calendrier de leur exécution. En effet, il est difficile ici non seulement de standardiser mais aussi de critères d'évaluation sans ambiguïté.

Lors de la planification du suivi du niveau de performance des tâches, il convient de distinguer deux paramètres utilisés dans la méthodologie Scrum :

Définition de terminé , et
Critères d'acceptation

La définition de l'achèvement fait référence à la qualité de l'exécution d'une tâche, c'est-à-dire si toutes les exigences techniques qui lui sont imposées ont été respectées. Les critères d'acceptation, en revanche, sont une liste d'attentes placées à son égard par les parties prenantes.

La différence entre répondre à la définition d'achèvement et répondre aux critères d'acceptation peut être illustrée par l'exemple d'une maison en construction. Il répond à la définition d'achèvement lorsque les murs ont été maçonnés suffisamment uniformément et que l'investissement a été accepté par le maître d'œuvre. Cependant, la maison peut ne pas répondre aux attentes du constructeur, qui s'attendait à ce que les murs soient parfaitement réguliers et que la couleur soit conforme à la brochure.

Contrôle – plages de paramètres

Tout aussi important que la surveillance de paramètres spécifiques est de déterminer leurs plages, en d'autres termes, de répondre à la question : " Quel écart par rapport à la norme devrait susciter des inquiétudes ?"

En raison des différences dans les exigences des organisations et des parties prenantes, ainsi que des besoins individuels de chaque projet, il est difficile de parler de recommandations de déviation. Cependant, que ce soit 10 ou 25 %, lors de la planification du projet, il est judicieux de définir des valeurs spécifiques avec les parties prenantes qui ne se termineront que par des réunions supplémentaires et des actions mouvementées et spontanées.

Résumé

Le suivi d'un projet permet de s'assurer qu'il est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Nous avons discuté des domaines clés ci-dessus : budget, calendrier, performances et plages de paramètres.

Il n'existe pas de recette simple pour un ensemble de paramètres décrivant de manière optimale chaque projet. Cependant, dans la plupart des projets, une extraction efficace de ces éléments de base permettra de terminer les tâches dans les délais, dans les limites du budget et au niveau requis.

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Auteur : Caroline Becker
En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.
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