Le guide visuel pour planifier un projet

Certains projets sont faciles à gérer, tandis que d'autres demandent beaucoup d'efforts. Dans les deux cas, avoir un plan de projet approprié vous aidera à vous assurer qu'il se déroule parfaitement.

Si vous avez une vision claire de tout ce qui doit se passer et de la manière dont vous allez le faire dans un délai précis, vous pouvez minimiser, voire éliminer complètement, le risque d'échec du projet.

Dans cet article, nous avons compilé une liste de techniques de planification de projet que vous pouvez utiliser pour créer un plan de projet solide et l'exécuter avec succès. Nous examinerons différents domaines de la planification de projet tels que le processus de planification, la planification des ressources, la gestion des connaissances, la cartographie des processus, la prise de décision et la gestion des risques.

Processus de planification

À la première étape de la planification du projet, vous devez fixer des objectifs, créer un plan de projet et analyser vos besoins budgétaires. Vous pouvez utiliser les techniques de planification de projet ci-dessous pour effectuer rapidement ces tâches.

Objectifs SMART

SMART est un critère pour fixer les buts et les objectifs des projets. Selon SMART, les objectifs de votre projet doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.

Critères des objectifs SMART

Consultez notre guide SMART pour rationaliser votre processus de planification de projet pour savoir comment utiliser correctement les critères SMART dans la planification de projet.

Structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail (WBS) est un outil de gestion de projet utilisé pour visualiser les résultats qu'un projet produira dans une structure hiérarchique. Il aide les chefs de projet à décomposer les activités de projet complexes en tâches simples et gérables.

Comment l'utiliser

Étape 1 : La première étape de la création d'un WBS consiste à comprendre la portée du projet. Cela signifie que vous devez identifier les objectifs du projet, les livrables, les tâches, les délais, etc.

Étape 2 : Identifier les livrables clés. Ces livrables clés sont ceux qui sont essentiels à la réussite du projet et ils doivent apparaître au niveau 2 de votre structure de répartition du travail.

Étape 3 : Identifiez les lots de travaux ou les livrables du projet au niveau le plus bas de votre WBS. Rassemblez votre équipe de projet et les parties prenantes pour déterminer tout le travail nécessaire à la réalisation des principaux livrables.

Étape 4 : créez un dictionnaire WBS contenant la définition et la portée des éléments (lots de travaux) du graphique.

Exemple de structure de répartition du travail (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Matrice des priorités d'action

La matrice des priorités d'action est un outil de planification de projet qui est utilisé pour déterminer les activités à prioriser et celles à éviter afin de tirer le meilleur parti de votre temps et de vos ressources. Il aide à prendre de meilleures décisions.

Comment l'utiliser

Dans la matrice des priorités d'action, l'effort de l'activité doit être marqué sur l'axe des x et son impact sur l'axe des y. La matrice des priorités d'action crée 4 possibilités ;

1. Gains rapides / urgents - ce sont les activités qui ont un impact élevé et qui nécessitent peu d'efforts. Il vaut mieux se concentrer autant que possible sur ce genre de projets.
2. Projets majeurs / Non urgents - ce sont les projets / activités qui ont un impact élevé et nécessitent un effort important. Bien que vous ne devriez pas laisser ces projets éclipser les gains rapides, vous devez bien les planifier avant de les exécuter.
3. Remplacements / Délégués - ce sont les projets de faible priorité qui ont un faible impact et peu d'efforts. Vous pouvez y travailler lorsque vous avez du temps entre les gains rapides et les grands projets. Ou vous pouvez les déléguer à une autre équipe.
4. Slogs difficiles / Différer ou ignorer - ce sont les tâches qui ont un faible impact mais qui nécessitent un effort important. Il est conseillé d'éviter de les exécuter, ou s'ils ne peuvent pas être évités, faites-vous aider par un expert qui peut le terminer efficacement.

Matrice des priorités d'action (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Structure de répartition des coûts

La structure de répartition des coûts (basée sur la WBS) est l'une des techniques de planification de projet qui est utilisée pour allouer les coûts aux différentes parties d'un projet (aux activités du niveau le plus bas de votre structure de répartition du travail). Il est utilisé pour comparer les coûts réels avec le budget.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Dans votre structure de répartition du travail, assurez-vous que tous les modules de travail représentent une tâche distincte et définissable les uns des autres. Et attribuez à chaque lot de travaux une date de début et de fin.

Étape 2 : Attribuez à chaque module de travail que vous avez identifié un montant budgétaire spécifique. Assurez-vous que vous avez également désigné un propriétaire de budget responsable pour cela.

Étape 3 : Examinez les coûts et déterminez combien le projet vous coûtera à chaque niveau de la structure de répartition du travail.

Structure de répartition des coûts (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Analyse des tendances des jalons

L'analyse des tendances des jalons est une technique de planification de projet permettant de suivre les jalons d'un projet. Il permet d'identifier si le travail lié à une étape du projet est en avance ou en retard sur le calendrier.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Référez-vous à votre calendrier de projet et définissez les jalons de votre projet. Il est préférable de ne pas avoir beaucoup de jalons, de peur que cela semble déroutant sur votre tableau d'analyse des tendances des jalons.

Étape 2 : Dans le graphique MTA, l'axe des y représente l'échelle de temps du projet et l'axe des x représente l'échelle de temps du rapport. Vous pouvez utiliser une ligne spécifique avec une couleur spécifique ou une forme de marqueur spécifique pour symboliser le jalon dans le graphique. Ajoutez les jalons au graphique à la fin de chaque période de rapport.

Étape 3 : Reportez-vous au tableau MTA pour identifier les tendances des jalons de votre projet.

Reportez-vous à cet article pour savoir comment fonctionne en détail l'analyse des tendances des jalons.

Analyse des tendances des jalons (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

La planification des ressources

Afin d'exécuter des projets plus efficacement, vous devez allouer vos ressources correctement. Dans l'étape de planification des ressources, vous devez prendre note des types de ressources dont vous avez besoin pour les tâches du projet et déterminer la durée de chaque tâche.

Les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un outil et une technique de planification de projet utilisés pour planifier et surveiller les tâches. Ils peuvent également être utilisés pour transmettre les coûts et les dépenses à différentes étapes d'un projet.

Comment l'utiliser

Étape 1 : décomposez le projet en tâches individuelles et attribuez-leur des lignes dans le diagramme de Gantt.

Étape 2 : Chaque tâche a une chronologie et vous pouvez les coder en couleur selon vos besoins. La superposition de la chronologie est une ligne de progression et en l'utilisant, marquez la quantité de travail qui a été effectuée sur la tâche.

Reportez-vous à notre article Comment utiliser les diagrammes de Gantt pour planifier des projets comme un patron pour en savoir plus sur l'utilisation des diagrammes de Gantt dans la planification de projets.

Diagramme de Gantt pour le plan de projet de haut niveau (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Plus de modèles de diagramme de Gantt

Organigrammes

Les organigrammes sont des techniques de planification de projet que vous pouvez utiliser pour visualiser l'équipe de projet - leurs rôles et responsabilités. En l'utilisant, vous pouvez non seulement mettre en évidence la hiérarchie et la structure hiérarchique, mais vous pouvez également l'utiliser lors de l'attribution de tâches à des individus.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Examinez les ressources disponibles et associez-les aux tâches.

Étape 2 : Comprendre la hiérarchie/la structure hiérarchique de l'équipe de projet.

Étape 3 : En utilisant un modèle d'organigramme comme celui ci-dessous, vous pouvez attribuer à chaque individu une place dans l'organigramme. Vous pouvez ajouter les informations nécessaires, telles que les rôles et responsabilités, la disponibilité, etc. sur l'organigramme. En s'y référant, vous pouvez attribuer à chacune des tâches pertinentes.

Organigramme de gestion de projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Plus de modèles d'organigramme

Gestion des connaissances

Lorsqu'elle travaille sur des projets, l'équipe doit se référer à différentes ressources telles que des didacticiels, des procès-verbaux de réunion, des documents de processus, etc. pour accomplir certains domaines de son travail. S'il y avait un seul endroit – quelque chose comme une base de données – où ils pourraient accéder à toutes les informations, cela leur ferait gagner beaucoup de temps.

Cartes de connaissances/cartes mentales

Les cartes mentales sont un outil utilisé pour organiser les informations. Les équipes de projet utilisent des cartes mentales lors des sessions de brainstorming pour capturer la libre circulation des idées et les structurer de manière facile à comprendre. Ils peuvent également être utilisés comme cartes de connaissances qui stockent les informations nécessaires.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Rassemblez les ressources auxquelles l'équipe doit se référer et classez-les. Par exemple : dans un projet de création de site Web, les articles de blog, les vidéos, les infographies sur la planification de site Web peuvent être classés dans les didacticiels de planification de site Web.

Étape 2 : En utilisant Creately, vous pouvez ajouter les liens pertinents. Cliquez simplement sur la forme, accédez aux propriétés et ajoutez votre lien sous Lien vers une URL ou un diagramme

Étape 3 : Si vous intégrez le diagramme sur une page Web, publiez-le sous forme de diagramme interactif avec Creately Viewer.

Carte mentale des ressources du projet

Cartographie des processus

Si vous avez clarifié comment exécuter une certaine tâche étape par étape, il serait facile pour n'importe qui - qu'il connaisse ou non le processus - de le poursuivre sans difficulté. C'est là qu'intervient la cartographie de vos processus.

Cartes de processus

Les cartes de processus sont un outil qui permet de visualiser les étapes d'une activité de travail et les personnes qui en sont responsables.

Pour savoir ce que sont les cartes de processus, les symboles des cartes de processus, les types de carte de processus et comment dessiner une carte de processus, reportez-vous à notre Guide facile de la cartographie des processus.

Modèle de carte du processus de gestion de projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Graphique PERT

PERT signifie Project Evaluation Review Technique. Il aide à cartographier vos processus du début à la fin.

Le diagramme PERT aide les équipes à identifier rapidement les "goulots d'étranglement" dans les projets qui peuvent ensuite être résolus instantanément. Cela permet de gagner beaucoup de temps à long terme, plutôt que d'attendre que des problèmes surviennent.

Dans ce guide détaillé des diagrammes PERT, nous avons expliqué comment utiliser cette technique de planification de projet et quels avantages vous pouvez en tirer.

Diagramme PERT pour la planification de projet (Cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Plus de modèles de diagramme PERT

Remue-méninges/Prise de décision

Les séances de remue-méninges et de prise de décision ont tendance à prendre beaucoup de temps pendant le processus de planification du projet et tout au long du projet. Bien que le brainstorming soit nécessaire pour trouver des idées créatives, c'est une technique indispensable pour prendre des décisions et résoudre des problèmes.

Diagrammes d'affinité

Les diagrammes d'affinité sont utilisés pour regrouper un grand nombre d'idées/données/opinions sous un thème ou une catégorie particulière en fonction de leur pertinence les unes par rapport aux autres. Il peut être utilisé pour organiser les idées générées à partir d'une séance de remue-méninges, de manière logique.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Réunissez une équipe compétente pour la séance de brainstorming

Étape 2 : Enregistrez chaque idée/opinion partagée au cours de la session

Étape 3 : Triez les idées en fonction de leurs similitudes

Étape 4 : Regroupez-les et donnez à chaque groupe un nom pour l'identification

Modèle de diagramme d'affinité (Cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Choisissez le graphique

Le tableau PICK est une autre technique de planification de projet que vous pouvez utiliser pour organiser les idées après une séance de brainstorming. Il vous aide à identifier les idées faciles à mettre en œuvre et celles qui rapportent le plus ou, en d'autres termes, les idées les plus utiles.

Comment l'utiliser

Selon le tableau PICK, vous pouvez étiqueter vos idées comme

• Possible : ce sont les idées qui sont faciles à mettre en œuvre mais qui ont un faible rendement
• Mettre en œuvre : les idées de cette section du graphique sont faciles à mettre en œuvre et ont un rendement élevé
• Défi : ici, les idées sont plus difficiles à mettre en œuvre et le gain est difficile à déterminer
• Tuer : ces idées sont plus difficiles à mettre en œuvre et ont un faible rendement

Une fois que vous aurez placé vos idées de brainstorming sur la matrice, il deviendra plus clair sur quelle idée vous devriez travailler en premier et laquelle devrait être évitée.

Choisissez un graphique pour la planification de projet (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)

Arbre de décision

Lorsque plusieurs plans d'action vous sont présentés, vous pouvez utiliser un arbre de décision pour analyser les différents résultats du choix de ces options.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Identifier et définir la décision et la placer au début du diagramme

Étape 2 : Notez les solutions possibles sur les lignes reliées au niveau suivant de formes de l'arbre de décision.

Étape 3 : Mettez le résultat de ces solutions sur les formes reliées aux lignes. Vous pouvez utiliser un ovale pour représenter des résultats certains. Et si un résultat conduit à une nouvelle décision, placez-le sur un rectangle.

Étape 4 : Rassemblez votre équipe de décideurs et examinez l'analyse pour faire un choix final

Modèle de diagramme d'arbre de décision (Cliquez sur le diagramme pour le modifier en ligne)

Plus d'exemples d'arbres de décision

Gestion des risques

Les risques sont un élément incontournable dans les projets, et la meilleure façon de minimiser l'impact qu'ils pourraient avoir sur vos objectifs est de s'y préparer à l'avance. En identifiant et en analysant les risques au préalable, vous pouvez éviter des résultats négatifs susceptibles d'affecter les résultats du projet.

Dans notre Liste ultime des techniques visuelles de gestion des risques, nous avons couvert 11 techniques efficaces de gestion des risques que vous pouvez utiliser pour identifier, évaluer et contrôler les risques.

Développer la liste des techniques de planification de projet

Ici, nous avons couvert des techniques visuelles utiles que vous pouvez utiliser comme techniques de planification de projet. Ils sont non seulement faciles à utiliser mais efficaces en matière de planification de projet, de prise de décision, de résolution de problèmes, de gestion des connaissances, etc.

Avez-vous d'autres techniques de planification de projet à ajouter à la liste ? Faites-nous savoir dans la section commentaire ci-dessous.