Comment créer une diapositive d'état de projet [+ modèles]
Publié: 2022-11-17Une diapositive de statut de projet est un élément essentiel de la présentation de votre projet.
Que vous ayez atteint des jalons ou que vous rencontriez des obstacles dans votre projet, cette diapositive aide à communiquer clairement ce que les parties prenantes doivent savoir à ce sujet.
Malheureusement, c'est là que le problème commence.
Créer une diapositive qui "communique clairement" n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Pour aggraver les choses, ne pas connaître les meilleures pratiques vous fera commettre des erreurs dans votre diapositive en cours de route.
Heureusement, cet article expliquera comment vous pouvez concevoir la diapositive d'état de votre projet qui atteint cet objectif.
En plus de discuter des erreurs que vous devriez éviter, il propose des modèles Visme que vous pouvez utiliser pour vous aider à créer plus rapidement de meilleures diapositives de statut de projet. De cette façon, vous informez les clients de votre projet et définissez les attentes pour vos efforts à venir.
Mais avant de commencer, jetons les bases de ce qu'est une diapositive de statut de projet et de ses avantages.
Table des matières
- Qu'est-ce qu'une diapositive d'état de projet ?
- 5 façons d'utiliser une diapositive d'état de projet
- 10 excellents modèles de diapositives de statut de projet pour vous
- Erreurs à éviter sur la diapositive d'état du projet
Qu'est-ce qu'une diapositive d'état de projet ?
Une diapositive d'état de projet est un rapport sur votre projet. Il contient des informations essentielles sur le projet et raconte l'histoire de votre projet - comment il a vu le jour, ses avantages, ses inconvénients, ses fonctionnalités et plus encore.
Outre la mise à jour des clients concernant le projet, cette diapositive explique aux parties prenantes pourquoi vous êtes en retard dans le calendrier de votre projet ou n'avez pas réussi à terminer vos tâches.
Par exemple, certains facteurs indépendants de votre volonté vous ont empêché de terminer le projet à temps. La diapositive doit partager cette information avec vos clients afin qu'ils comprennent la situation.
Voici les éléments que vous voudrez peut-être inclure dans votre diapositive de statut :
- Titre du projet et introduction
- Une version résumée de votre projet
- Avancement du projet, calendrier et phases de développement
- Jalons et réalisations notables
- Enjeux, risques et préoccupations futures
Gérez vos projets avec style
- Créez des documents de marque professionnels , des échéanciers de projet aux budgets
- Visualisez les métriques importantes du projet avec des graphiques et des infographies attrayants
- Permettez à votre équipe de commenter , de collaborer et de passer du brouillon au format final en un rien de temps
5 façons d'utiliser une diapositive d'état de projet
Considérez la diapositive d'état de votre projet comme la représentation visuelle de votre projet.
En concevant correctement votre présentation, votre public comprendra tout ce qu'il doit savoir sur le projet et se souciera des enjeux.
Pour les mettre à jour correctement sur l'avancement du projet, voici comment utiliser une diapositive d'état de projet :
1. Améliorer la planification de projet
Fondamentalement, montrez comment vous pouvez développer le projet. Après tout, une meilleure planification se traduit par de meilleures performances.
Il existe de nombreuses façons de planifier votre produit à l'avenir à l'aide de cette diapositive. L'un d'eux consiste à mesurer vos progrès à l'aide d'indicateurs de performance clés (KPI).
Lorsque vous choisissez des exemples de KPI, assurez-vous de sélectionner ceux qui sont adaptés à votre projet. Par exemple, disons que vous devez terminer un projet dans un délai. Parmi les exemples d'indicateurs de performance clés que vous pouvez utiliser, citons le calendrier du projet, les phases de développement actuelles et le délai d'exécution estimé.
La création d'une feuille de route réaliste est un autre moyen d'améliorer la planification des produits. Détaillez un processus étape par étape qui reconnaît vos objectifs. Ensuite, affinez votre diapositive pour vous concentrer sur une image plus grande ou un objectif à long terme.
Enfin, présente les développements dans votre diapositive qui pourraient avoir un impact sur l'avancement de votre projet. Par exemple, si vous allez terminer le projet plus tard que la date prévue, vous devez énumérer les facteurs qui justifient la date d'achèvement suggérée.
Il en va de même si vous pensez pouvoir le terminer plus tôt. En faisant un effort supplémentaire pour terminer le projet à l'avance, vous impressionnez vos clients et établissez de meilleures relations avec eux.
2. Favoriser une communication efficace
Un projet peut ne pas être terminé si une équipe ne peut pas bien communiquer. Une mauvaise communication entraîne un dysfonctionnement, une faible productivité et davantage d'effets indésirables.
Les diapositives d'état du projet maintiennent la communication constante et cohérente en mettant en place un flux de travail rationalisé. Cela aidera à éliminer les malentendus, à réduire les conflits et à encourager une communication efficace.
Pour commencer, acceptez les commentaires ou les questions et créez des dialogues ouverts lors des présentations de projet. Assurez-vous que la communication est une voie à double sens. Si un membre de l'équipe veut partager une idée, invitez les autres membres à écouter.
Une autre clé d'une communication efficace consiste à améliorer l'accessibilité des données. En utilisant Visme, vous pouvez centraliser vos données pour les rendre accessibles à tous les membres utilisant ses fonctionnalités de collaboration.
De plus, l'utilisation des champs dynamiques de Visme aide à informer les parties prenantes qui ont travaillé avec vous sur l'état du projet. Cela vous permet de donner du crédit aux personnes qui ont participé à la création du rapport.
3. Mettez en surbrillance les fonctionnalités du projet
Captivez le public en détaillant les éléments qui rendent votre projet unique. Faites-leur savoir en quoi vous vous démarquez de la concurrence.
Premièrement, vous devez vous concentrer sur les avantages de votre projet en mettant l'accent sur ses avantages. L'idée est de les convaincre comment votre projet peut améliorer leur vie.
De plus, utilisez toujours un langage puissant et descriptif dans votre présentation de diapositives.
Décrivez votre projet en utilisant des termes précis. Une excellente approche consiste à vous mettre à la place de votre public et à utiliser un langage qu'il peut comprendre.
Si vous n'avez pas le temps de présenter l'état du projet en détail, orientez le public vers des ressources supplémentaires pertinentes. Il peut s'agir d'articles sur un projet similaire et de vidéos contenant des informations sur l'industrie.
À partir de là, votre public peut faire des lectures supplémentaires même après le rapport.
4. Budget actuel
Les données financières peuvent avoir la réputation d'être peu divertissantes. Cependant, votre présentation peut être tellement plus divertissante et informative si vous maîtrisez la narration de données.
Voici des conseils sur la façon dont vous pouvez utiliser une diapositive de statut de projet pour présenter votre budget :
Pour ce faire, dites au public tous les détails financiers et invitez-les à poser des questions. Ensuite, préparez-vous à répondre à tout ce qu'ils vous lancent par lettre.
Lorsque vous rapportez une évaluation budgétaire, ne laissez pas les chiffres parler d'eux-mêmes. Au lieu de cela, augmentez leur attrait visuel en les transformant en tableaux, graphiques, cartes et widgets à l'aide des outils de visualisation de données de Visme.
Vous pouvez même ajouter des icônes et des photos de stock pour donner à votre diapositive d'état de projet un aspect plus professionnel.
À partir des données recueillies, vous pouvez fournir un plan d'action conçu pour respecter le budget. Faites de même pour les éventuels déficits budgétaires. Montrez-leur les mesures préventives. Et si vous manquez de budget, partagez une proposition de solution.
5. Maîtriser les risques
La plupart des projets comportent des risques. Et bien que vous ne puissiez pas les empêcher de mettre en péril une opération de projet transparente, vous pouvez les maîtriser.
Tout d'abord, définissez les risques en divulguant tous les dangers et situations à risque. Aidez le public à comprendre l'arrangement dans lequel il entre s'il décide d'investir dans votre projet.
Ensuite, fournissez une évaluation complète des risques. Expliquez à quel point les risques sont menaçants. Inclure des détails sur les effets négatifs des risques pour le projet.
Enfin, présentez un scénario hypothétique sans risque dans lequel vous avez atténué et éliminé les risques. Cela augmente leur confiance dans votre capacité à contrôler les risques.
10 excellents modèles de diapositives de statut de projet pour vous
Pour vous aider à créer la diapositive de statut de projet idéale, n'hésitez pas à utiliser l'un des modèles Visme ci-dessous. Créez simplement un compte et choisissez le modèle qui correspond le mieux à votre projet. À partir de là, modifiez les détails et concevez la diapositive en fonction de votre marque.
Après avoir créé votre it, n'oubliez pas de consulter le tableau de bord d'analyse. Voyez qui a vu votre présentation, évaluez les performances de votre diapositive de statut, identifiez les parties intéressées et plus encore.
Vous trouverez ci-dessous une série de modèles que vous pouvez facilement personnaliser.
1. Modèle de présentation du rapport sur l'état du projet
Ce modèle est idéal pour les minimalistes. Vous pouvez l'utiliser pour afficher une présentation simple des tâches du projet terminées - ou celles qui sont encore en cours.
Et comme il est entièrement personnalisable, vous pouvez l'utiliser comme bon vous semble. Vous pouvez facilement modifier les éléments de conception tels que la police et la couleur en fonction de votre image de marque. Vous pouvez également ajouter des images et transformer les données en tableaux et en graphiques pour aider les clients à traiter les informations plus rapidement.
2. Modèle de consultation pour la présentation de la mise à jour de l'état du projet technologique
Présenter une mise à jour de l'état d'un projet technologique peut être difficile. Vous devez décomposer votre rapport en morceaux digestibles. Heureusement, ce modèle peut vous aider à présenter des informations faciles à comprendre et détaillées sur votre projet technologique.
3. Modèle d'infographie de projet de conception UX / UI de magasin de commerce électronique
Ce modèle d'infographie vous permet de communiquer visuellement les progrès de votre équipe à travers les différentes phases du projet. Le widget de pourcentage indique également la quantité de travail demandée par chaque phase. Remplacez simplement la marque et le texte dans ce modèle et vous pourrez l'envoyer à vos clients en quelques minutes !
4. Outil de gestion de projet - Modèle de manuel de formation
Avec ce modèle entièrement personnalisable, la présentation de nouvelles règles de formation peut être transparente. Vous pouvez introduire de nouvelles règles une par une (ou étape par étape). Si vous exécutez bien la formation, vous pouvez faire passer efficacement votre message en moins de temps !
5. Financier - Modèle de plan de projet
Ce modèle peut vous aider à présenter votre plan financier avec une approche propre et structurée. Parce qu'il propose des choix de couleurs simples, il ne distrait pas le public. En conséquence, cela les aide à assimiler le message de votre proposition.
6. Modèle de rapport sur l'état d'avancement du projet d'entreprise
Ce modèle complet de 11 pages couvre tout ce que les clients voudraient savoir sur le modèle. Il discute des objectifs, de la portée, des KPI et des jalons du projet pour partager les réalisations avec les parties prenantes. Il partage également les obstacles potentiels et les tâches à venir pour aider les clients à tempérer leurs attentes à l'avenir.
7. Modèle de rapport d'état de gestion de projet de site Web
Ce modèle comporte des pages où vous pouvez répertorier l'état de votre projet de développement de site Web. Vous pouvez partager une liste de vos tâches actuelles, des priorités à venir et des progrès de l'équipe.
8. Modèle de rapport sur l'état de la gestion du projet de construction
Si vous êtes dans le secteur de la construction, ce modèle épuré est fait pour vous. Il détaille les KPI et les progrès de la construction, ainsi que les exigences légales, les décisions en attente et plus encore. Il y a des images de stock de photos d'espace réservé incluses que vous pouvez utiliser pour votre présentation. Mais vous pouvez télécharger vos propres photos à la place pour une diapositive plus personnalisée pour vos clients.
9. Rapport sur l'état du projet de la page d'accueil
Le modèle est idéal pour surveiller les performances de votre page de destination. Il aide d'abord à identifier ses objectifs tels que la mise à jour de la copie Web, l'ajout de preuves sociales et autres. À partir de là, vous pouvez déterminer le statut du projet, les jalons, les KPI et autres. Le modèle a un design très minimaliste, mais vous pouvez personnaliser son apparence à l'aide de la fonction de conception de Visme.
10. Rapport hebdomadaire sur l'état du projet
Ce modèle est livré avec une combinaison de couleurs élégante, des polices faciles à lire et une mise en page avec beaucoup d'espace blanc. C'est idéal pour tous ceux qui souhaitent présenter un rapport attrayant à la haute direction.
Erreurs à éviter sur la diapositive d'état du projet
Faire des erreurs sur la diapositive de statut de votre projet peut avoir des conséquences terribles. Vous risquez de perdre votre public et son respect pour votre marque.
Vous trouverez ci-dessous les erreurs courantes des diapositives de statut de projet et les moyens de les corriger.
Erreur #1 - Créer une diapositive difficile à naviguer
Ne pas guider le public tout au long de votre présentation peut lui faire perdre tout intérêt pour votre proposition. Si ces personnes ne peuvent pas facilement comprendre une diapositive sur l'état d'un projet, elles pourraient laisser passer votre offre.
Une façon de résoudre cette erreur consiste à identifier la bonne taille de police, le type, la couleur et le contraste à utiliser. Choisissez un style de police très lisible.
Ensuite, établissez un contraste élevé entre l'arrière-plan et le texte.
Vous pouvez facilement personnaliser votre présentation en utilisant le large éventail d'options de conception de Visme.
Pour rendre la diapositive de statut de votre projet beaucoup plus pratique à naviguer et à comprendre, divisez les textes en sections. Utilisez également des phrases courtes, des listes numérotées et des puces.
Utilisez également des titres informatifs et descriptifs pour chaque section. En plus de présenter des mots-clés, faites en sorte que vos titres se démarquent pour attirer l'attention de ceux qui parcourent les informations.
Erreur #2 - Ne pas suivre un processus
Faire une diapositive de projet pour la première fois peut être accablant. Il peut également être tentant de se tromper, d'ignorer l'utilisation de modèles et de ne pas créer et suivre un processus.
Une solution simple à ce problème consiste à décrire la diapositive d'état du projet et ce dont vous y discuterez. Cela vous permet de donner à votre public une idée de ce à quoi s'attendre.
Une partie de la description devrait également être de clarifier l'objectif de votre projet. Partagez ce que vous voulez que le projet accomplisse. Prévoyez également du temps pour répondre aux questions et aux préoccupations.
Lorsque vous résumez votre rapport, soyez bref en ne mettant en évidence que ses parties les plus cruciales. Cela aide à rafraîchir la mémoire du public et lui permet de se concentrer sur ce qui est vraiment important.
Erreur #3 - Présenter des informations non pertinentes et incorrectes
Parcourez chaque diapositive et voyez les choses du point de vue de votre public. Si l'information est compréhensible, c'est une bonne nouvelle. Si ce n'est pas le cas, votre rapport d'état doit être révisé.
Vous pouvez commencer par vérifier chaque détail de votre diapositive et vous assurer qu'elle contient des informations à jour. Si ce n'est pas le cas, remplacez-le ou mettez-le à jour.
Ensuite, mettez votre marque en évidence dans votre présentation. Alignez votre marque avec les diapositives d'état du projet pour aider votre public à associer votre présentation de premier ordre à votre marque de haute qualité.
L'utilisation de l'assistant de marque de Visme vous permet d'intégrer vos actifs tels que le logo, le type de police et les schémas de couleurs de manière transparente dans n'importe quel projet.
De même, l'utilisation de combinaisons de couleurs efficaces en corrélation avec votre marque aide à établir un thème pour votre présentation.
Enfin, indiquez clairement le temps nécessaire à la réalisation d'un projet sur votre diapositive de statut. Pour ce faire, vous devez présenter des données simplifiées dans votre chronologie en vous concentrant sur la durée de chaque tâche et pourquoi cela prendra autant de temps.
Erreur #4 - Utiliser des couleurs de manière incohérente
En ce qui concerne le point précédent, la façon dont vous utilisez la couleur dans vos diapositives détermine l'efficacité avec laquelle vous transmettez un message à un public.
L'utilisation incohérente de la couleur peut désorienter et empêcher les parties prenantes de comprendre votre présentation.
Vous pouvez commencer à résoudre cette erreur en utilisant la couleur en fonction de leurs sentiments et émotions associés. Par exemple, le rouge est synonyme d'avertissements et de risques. Ainsi, attacher une signification différente à la couleur confondra votre public.
Vous pouvez utiliser le même concept de couleur pour déterminer l'état de votre projet. Par exemple, "vert" signifie que la tâche est active et est en ligne pour être terminée à temps. Si une tâche est active mais nécessite une surveillance étroite, utilisez « ambre ». Enfin, "rouge" indique que la tâche est active mais nécessite une correction majeure.
En même temps, les couleurs seules ne font pas votre rapport, même si elles servent de repères visuels importants.
Comprenez que certaines personnes ont une perception limitée des couleurs, en particulier celles qui ont une déficience de la vision des couleurs. S'ils ne perçoivent pas une couleur présentée dans votre argumentaire, ils ne comprendront peut-être pas votre rapport.
Erreur #5 - Afficher des données peu intéressantes
Les durées d'attention diminuent. Personne n'aime prêter attention aux emplacements à moitié cuits et à ceux qui contiennent des données ordinaires.
Pour rendre vos rapports plus attrayants, organisez les données dans votre diapositive. Gardez-les propres et dégagés. Aussi, évitez de surcharger le public avec des informations.
De plus, l'intégration d'éléments interactifs tels que des animations 3D rend votre présentation plus excitante. Vous pouvez même intégrer une vidéo que vous avez créée pour épater encore plus votre public.
Augmentez encore plus l'interactivité de votre présentation en créant des sessions de questions-réponses et des jeux. L'idée est d'impliquer le public pour que votre présentation se démarque et devienne inoubliable.
Créez des diapositives de statut de projet impressionnantes à l'aide de Visme
La création d'une diapositive de statut de projet nécessite une compréhension claire de ce que les clients ont besoin de voir et de ce que vous souhaitez partager avec eux. À partir de là, vous devriez être en mesure de communiquer clairement l'état du projet.
Cela rend votre entreprise plus attrayante aux yeux des clients. En même temps, les clients seraient plus qu'heureux de vous donner les rênes pour mener ce projet à la ligne d'arrivée.
Alors, êtes-vous prêt pour une brillante diapositive d'état de projet sans avoir à repartir de zéro ?
Ensuite, utilisez Visme et reportez-vous aux modèles de diapositives sur l'état du projet ci-dessus. Vous pouvez également choisir parmi nos modèles de conception graphique gratuits, créer des diapositives d'état de projet professionnelles et en savoir plus sur ce sujet.