10+ raisons pour lesquelles votre petite entreprise se dématérialise

Dans le monde d'aujourd'hui, principalement numérique, plusieurs entreprises passent à des bureaux sans papier pour diverses raisons. Dans le même temps, la dématérialisation présente certains inconvénients que vous devez prendre en compte avant de créer le changement.

Pesez les avantages et les inconvénients de l'élimination du papier afin de pouvoir vérifier si c'est la bonne voie à suivre pour votre entreprise.

Quel genre d'entreprise dirige-t-on ?

La première question à considérer une fois que vous avez décidé d'aller ou non sans papier est le type d'entreprise que vous dirigez. Certaines industries (telles que la comptabilité ou les assurances) profiteraient grandement de la réduction ou de l'élimination des documents papier.

Par exemple, le secteur de la santé a commencé à vérifier les avantages de la mise en œuvre généralisée de technologies de gestion des informations de santé telles que les dossiers de santé électroniques, car elles permettent aux fournisseurs de vérifier simplement les antécédents médicaux complets d'un patient et de les partager avec d'autres établissements de soins de santé si nécessaire.

Cependant, si vous exploitez une entreprise de commerce électronique associée et que vous souhaitez incorporer des factures dans vos envois, la dématérialisation n'est peut-être pas aussi pratique ou réaliste.

Aller sans papier contribue à l'atmosphère

Bien sûr, l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises se tournent vers des opérations sans papier est la propriété. C'est une possibilité beaucoup plus écologique que le papier maltraité, car le papier représente vingt-cinquième des déchets trouvés dans les décharges et provoque l'émission d'un grand nombre de gaz à effet de serre.

Comme nous avons tendance à évoluer vers des changements de propriété, une sorte d'économie circulaire, ces changements seront une énorme aubaine pour l'atmosphère.

Le papier n'est pas le seul danger environnemental causé par l'impression. L'encre elle-même contient des produits chimiques et des métaux importants qui entraîneront un risque pour l'atmosphère s'ils sont autorisés à s'interrompre pendant une plaine et à pénétrer dans le sol. La production d'encre nécessite également l'emploi de combustibles fossiles, qui exercent une pression sur l'atmosphère.

Même l'utilisation n'est pas propre à 100 %. L'utilisation prend de l'énergie et du carburant pour préparer le papier à utiliser. Tous les papiers ne seront pas recyclés, donc certains peuvent se retrouver malgré tout dans une plaine.

Bon marché et pratique

En plus d'être écologique, la dématérialisation est raisonnable et pratique à long terme. Initialement, créer des remplacements et s'assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles numériquement sera une méthode lente et frustrante, mais c'est plus pratique au fil du temps.

cela peut être très vrai si vous êtes comme le quatre-vingtième des dirigeants d'entreprise qui sont sur le point de créer ou d'étendre leurs activités à l'international.

Imaginez simplement gérer et organiser toute cette paperasse ! ou peut-être considérez quelle proportion d'argent vous économisez en n'ayant pas à expédier des documents dans les deux sens. Toute entreprise essayant de réduire les prix et d'augmenter la puissance en 2018 devrait envisager de créer le changement.

La dématérialisation signifie que les tâches supplémentaires seront automatiques, les informations seront enregistrées et les mises à jour seront créées rapidement.

Risques de sécurité, risques d'incendie

Bien sûr, le papier d'excision n'a pas ses inconvénients. Les cyberattaques et les violations de connaissances sont en augmentation, et il sera difficile de garder une longueur d'avance sur les pirates. La plupart des consultants conviennent qu'il n'est pas possible d'arrêter toutes les violations, ce que les entreprises les plus simples feront est d'appliquer des mesures de sécurité et d'avoir une configuration de contrôle juste en cas de violation des connaissances.

Si les connaissances des clients sont compromises, ils perdent rapidement leur religion dans une entreprise. Ou pire, les informations peuvent être supprimées complètement, interrompant les opérations traditionnelles.

La plupart des Américains sont victimes de cyberattaques contre de grandes organisations, d'informations sur MasterCard et même de numéros d'assurance sociale en danger.

Bien que le risque de perte de données physiques soit loin d'être à la hauteur des données numériques, les documents physiques peuvent être menacés par le vol, le feu ou d'autres dommages.

Raisons pour lesquelles aller sans papier

1) Banque en ligne

La création d'un compte courant en ligne peut réduire le papier dans votre entreprise, gagner du temps et faciliter la gestion de la trésorerie. La plupart des services bancaires en ligne sont compatibles avec les appareils mobiles, vous pourrez donc créer des transactions à votre rythme.

Les services bancaires en ligne vous offrent la liberté de payer des factures, de transférer des fonds et de penser aux soldes de compte sans les restrictions d'un emplacement physique. vous avez accès 24 heures sur 24 à vos comptes, et il n'y a pas de longues files d'attente ni de formulaires à remplir à la main. simplement un certain nombre de clics simples, et vous avez terminé.

La séparation des finances des entreprises et des particuliers facilite l'organisation des transactions commerciales et la déclaration des impôts. Ouvrez un compte courant distinct pour les entreprises et utilisez le compte uniquement pour les transactions commerciales.

2) Gardez les livres avec le paquet.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous n'avez probablement pas une équipe d'individus qui tient vos livres. Mais cela ne signifie pas que la gestion des dossiers devrait être un énorme fardeau sur vos épaules. Utilisez un progiciel de comptabilité en ligne pour contourner les processus comptables et réduire le papier.

Le suivi des espèces à la main ajoutera des dépenses supplémentaires à votre entreprise que vous ne le pensez peut-être. c'est lent c'est efficace. Si vous payez des heures d'enregistrement des entrées chaque semaine, vous êtes un hold-up qui serait dépensé pour générer des revenus.

Le coût de la création et du stockage des documents comptables papier met également à rude épreuve votre portefeuille. Et, les documents écrits sont en outre susceptibles d'erreurs. Les erreurs donnent une image inexacte de vos finances et peuvent entraîner des choix commerciaux malsains. Les déclarations de revenus incorrectes vous rendent vulnérable aux pénalités et aux frais de l'autorité tout au long de la saison des impôts.

Évitez les prix supplémentaires avec un programme de comptabilité sans papier. Ce package est rapide et calcule les chiffres pour vous. Les informations sont conservées dans le cloud, vous y avez donc accès depuis n'importe quel appareil qui se connecte à Internet.

3) Utiliser des outils de collaboration numérique

La communication est un aspect très important d'une main-d'œuvre puissante. une fois que le personnel collabore tout au long de la journée de travail, votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée. Utilisez des outils de collaboration numérique pour maintenir les conversations sans gaspiller de papier.

De nombreux outils en ligne vous permettent de partager des documents, des dossiers et des fichiers. vous pourrez utiliser conjointement les applications de gestion des tâches et de chat vidéo. au lieu d'échanger des fichiers papier, faites collaborer le personnel dans le cloud.

4) Numérisez des copies numériques

Il ne fait aucun doute que vous souhaitez conserver des enregistrements pour votre entreprise. Écritures comptables, contrats, factures, la liste s'allonge encore et encore. Réduire la quantité de copies épuisantes que vous stockez est une technique pour garder les documents sous contrôle.

Pour réduire le papier maltraité au sein du point géographique, numérisez des copies numériques. vous pourrez importer des documents dans un produit ou les enregistrer sous forme de fichiers sur votre ordinateur. envisager de stocker des documents commerciaux dans le cloud. De cette façon, les formulaires ne seront pas perdus si votre ordinateur tombe en panne.

5) Ayez accès à tout à portée de main

« Quand ma facture est-elle due ? » demande votre client. Si vous souhaitez apparaître à travers des boîtes à chaussures remplies de documents froissés pour chercher la solution, il serait temps d'utiliser un système de fichiers sans papier.

Avec les systèmes d'entreprise sans papier, vous n'avez pas à être obligé de parcourir des montagnes de travail pour rechercher des documents. Si vous utilisez un système de fichiers basé sur le cloud, vous pourrez accéder aux informations à partir de n'importe quel appareil avec une association en ligne. Par exemple, si vous utilisez un progiciel de comptabilité en ligne, vous pourrez mettre à jour vos livres à tout moment, depuis n'importe quel endroit de votre choix.

Les systèmes sans papier créeront des informations client plus rapides et plus accessibles. De plus, vous pourrez envoyer des campagnes par e-mail personnalisées aux clients plutôt que d'envoyer des promotions par la poste.

Lorsque vous effectuez des opérations bancaires en ligne, vous n'êtes pas limité par les heures d'ouverture. vous avez accès 24h/24 et 7j/7 à vos comptes, ce qui vous donne la liberté de consulter les soldes de vos comptes et de payer vos factures à tout moment. Cela vous fait également gagner du temps car vous n'avez pas à être obligé de prendre une décision à chaque fois que vous souhaitez vérifier les fonds.

6) Transfert d'informations entre le personnel.

Le partage d'informations entre vos employés peut être un élément clé d'une entreprise prospère. Cependant, une fois que tout est griffonné sur des cartes de correspondance, le transfert d'informations sera gênant.

L'utilisation d'outils de collaboration numériques réduit non seulement le papier sur le lieu de travail, mais ils facilitent également le partage d'informations et le flux d'informations. cela pourrait améliorer la coopération, encourager l'innovation et prévenir les panneaux d'information.

Les outils en ligne permettent au personnel de partager des documents, des dossiers, des mauvais traitements associés à un système économique. le personnel collaborera dans le cloud plutôt que d'attendre avec impatience que des collègues leur remettent des fichiers papier.

7) Recevez les paiements des clients plus rapidement

Si vous accordez du crédit aux clients, vous visez à être obligé de les facturer à une fin ou à une autre. plutôt que des factures papier de causalité, vous pourrez passer aux factures électroniques, ce qui vous fera économiser de l'argent sur le papier, les enveloppes et les frais de port. Outre les économies de prix des offres, il existe également la possibilité que vous puissiez accélérer le paiement.

Lorsque vous envoyez une facture par e-mail à un associé, votre client peut probablement la recevoir maintenant, ce qui peut accélérer, mais avant longtemps, il paie. Si vous utilisez un package qui vous permet de produire et de suivre les factures, vous serez en mesure de traiter les factures impayées plus rapidement en déclenchant des demandes de suivi de paiement, une fois acceptables.

Gardez à l'esprit que la facturation en ligne peut ne pas fonctionner pour chaque client. Certains clients préfèrent recevoir des factures physiques. vous devez avoir la possibilité associée qui permet aux clients de préférer la facturation électronique s'ils le souhaitent.

8) Responsabilités du propriétaire d'entreprise Contour

La retenue et le versement des impôts peuvent être une tâche à laquelle aucun propriétaire d'entreprise n'échappera. quelle que soit la structure de votre entreprise, vous devez des impôts au gouvernement. Et si vous avez du personnel, vous devrez peut-être même des taxes supplémentaires.

Pour modifier vos responsabilités en matière de paiement d'impôt, vous pourrez vous inscrire au système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS). EFTPS est gratuit et simplifie vos paiements d'impôts. De plus, vous pourrez accéder simplement à votre historique de paiement.

Recherchez des alternatives numériques aux responsabilités alternatives des propriétaires d'entreprise. par exemple, vous pourrez demander un EIN associé (numéro d'identification d'employeur) en ligne plutôt que de déposer un document type SS-4. après avoir déposé en ligne et approuvé, l'autorité fournit maintenant votre EIN. Cependant, après avoir faxé ou envoyé le type SS-4, vous ne recevrez pas votre EIN pendant des jours ou des semaines.

Avantages du lieu de travail sans papier pour les entreprises

La réduction de l'emploi du papier à l'intérieur du point géographique aura plusieurs effets positifs. Voici simplement un certain nombre d'avantages du lieu de travail sans papier :

Gain de temps : la nature automatique des documents électroniques permet de gagner du temps grâce aux informations manuscrites.

Informations accessibles : parce que vous stockez des informations dans le cloud, vous pourrez y accéder à partir de n'importe quel appareil avec une connexion en ligne.

Service client amélioré : un lieu de travail sans papier vous aide à gérer plus rapidement les informations et les communications des clients.

Solutions de stockage faciles : les documents numériques occupent moins d'espace que les armoires de classement remplies de travail.

Données sécurisées : les systèmes en ligne fonctionnent sur des serveurs sécurisés, ainsi seuls les utilisateurs autorisés auront accès aux informations.

Conclusion

Il est extrêmement peu probable que votre entreprise soit totalement sans papier. Mais, en réduisant la quantité de papier, vous utilisez des opérations rationalisées. Avec des processus plus pratiques, vous pourrez commencer à voyager sans papier, développer votre entreprise et réduire vos prix.

Voici l'infographie qui contient les meilleures informations sur les raisons de passer au sans papier. Lisez ci-dessous l'infographie pour en savoir plus

Sources supplémentaires