5 applications qui nous aident à devenir distants et flexibles

Alors que le climat actuel peut sembler effrayant pour la plupart, nous avons repéré des opportunités incroyables pour améliorer notre entreprise et avons déjà mis en œuvre 3 choses positives dont nous parlons dans cet article.

En tant qu'entreprise en ligne, nous embauchons de nombreux rédacteurs et pigistes du monde entier, nous avons donc toujours été largement éloignés. Cependant, notre support de base, nos finances et nos opérations ont toujours été strictement basés dans un bureau dans un sens plus traditionnel. Nous avons pensé que c'était toujours la réponse à une communication plus rationalisée, une productivité plus élevée et une base pour tenir des réunions.

À la lumière des événements récents, nous avons vu une opportunité de changer ces croyances commerciales "à l'ancienne" et d'introduire une nouvelle façon de travailler qui profiterait à la fois à nos clients et à notre personnel.

Nous sommes maintenant à distance (mais avons toujours le bureau si quelqu'un a besoin de l'utiliser) et avons également adopté des horaires flexibles afin que le personnel puisse choisir ses heures de travail.

Cela a été bien parce que :

• Les équipes d'assistance sont plus disposées à travailler plus tôt ou plus tard (en fonction de leur style de vie).
• … cela signifie plus d'assistance par téléphone et par chat pour nos clients et notre équipe de production.
• Le personnel est plus heureux avec plus de flexibilité, ce qui signifie plus de productivité et des clients plus heureux.
• Nous pouvons embaucher une équipe de base de n'importe où dans le monde (non limité par l'emplacement).
• Nous pouvons utiliser des applications sympas qui nous permettent de collaborer à distance et d'être plus productifs que jamais...

Cela m'amène au cœur de cet article de blog. Des applications qui nous aident à devenir distants et flexibles …

Il n'y a pas de liens d'affiliation ci-dessous, ce ne sont que des outils que nous aimons, et nous pensons qu'ils aideront d'autres entreprises dans leur cheminement vers l'éloignement !

Transfert et suivi d'appels : Aircall

De manière embarrassante, nous avions toujours utilisé des téléphones de bureau traditionnels depuis le premier jour au bureau en 2013. Comme nous n'avions jamais vraiment besoin d'une autre solution, nous nous en sommes simplement contentés. Après avoir décidé de configurer notre entreprise pour travailler à distance, nous avons évalué les solutions possibles. Aircall est arrivé en tête.

Aircall est une suite tout-en-un pour créer essentiellement un centre d'appels. Avec la possibilité de créer de nouveaux numéros de téléphone fonctionnels pour n'importe quel pays, en quelques secondes, nous avons été immédiatement accrochés (et inspirés) par l'interface simple à utiliser. Leur essai gratuit de 7 jours vous donne 40 minutes d'appel pour l'essayer.

Nous avons mis en place un numéro de téléphone pour chacun des principaux pays de notre clientèle (États-Unis, Royaume-Uni et Australie) et attribué des membres de l'équipe d'assistance à chacun à l'aide de l'interface très simple de l'organigramme. Nous pourrions également donner la priorité à certains membres du support ou même créer un standard afin que les appels soient renvoyés vers la bonne personne.

Le téléchargement des messages de bienvenue, la réponse aux messages téléphoniques et les messages après les heures d'ouverture étaient aussi simples que le téléchargement d'un mp3 sur l'interface.

Les appels sont passés et reçus via une application sur l'ordinateur ou le téléphone (iOS et Android sont disponibles). Nous avons initialement acheté des casques USB pour cette configuration, mais avons finalement décidé d'utiliser les applications mobiles, car cela perturbait moins l'écran de travail de tout le monde lorsqu'un appel arrivait.

Pourquoi nous aimons Aircall

• Essai gratuit facile - pas besoin de vous renseigner ou de parler aux équipes de vente, inscrivez-vous simplement et lancez-vous.
• Ajoutez facilement des numéros locaux ou payants pour n'importe quel pays.
• Passez et recevez des appels à partir d'une application sur un ordinateur ou un téléphone - aucun équipement supplémentaire n'est nécessaire.
• Facile à détourner, transférer et diriger les appels vers les bonnes personnes au bon moment à l'aide de l'interface du diagramme de flux.
• Facile à télécharger des messages de bienvenue personnalisés et de la musique d'attente (quelqu'un peut-il nous écrire un Jingle ?).
• Les appels sont enregistrés et peuvent être étiquetés, ce qui est idéal pour résoudre les problèmes entre les équipes et la formation du personnel.
• Excellente analyse des appels pour aider à prendre de meilleures décisions à l'avenir.

Découvrez-le ici : Aircall.io

E-mail, chat en direct et tickets d'assistance : Help Scout

Ainsi, lorsque nous avons commencé, nous avions configuré les "e-mails de groupe". Support@, Accounts@, Publishers@ etc. Ensuite, nous transmettrons ces e-mails aux multiples personnes concernées dans notre entreprise. Ainsi, support@ transmettra individuellement à l'équipe d'assistance dans sa boîte de réception Gmail.

Quand on y pense, c'est fou...

Et cela m'étonne que certaines entreprises soient encore constituées de la sorte aujourd'hui. Si vous faites partie de ces entreprises, arrêtez de lire et créez Help Scout dès aujourd'hui !

• Les e-mails recevaient une "double réponse" de la part de deux membres de l'assistance différents.
• Il y avait beaucoup de communication verbale dans le bureau avec des membres de soutien clarifiant qui s'était occupé de quoi.
• Certains e-mails ont été laissés plus longtemps qu'ils n'auraient dû parce que d'autres membres du support ont supposé que quelqu'un d'autre s'en était occupé.
• De nombreuses communications « un à un » entre le membre de l'assistance et le client ont commencé, ce qui signifie qu'une autre équipe d'assistance ne pouvait pas intervenir et résoudre les problèmes s'il le fallait.

Cela signifiait que très tôt dans notre entreprise, nous devions trouver une solution, et cette solution était Help Scout.

Help Scout est essentiellement un logiciel de « ticket d'assistance » qui fonctionne comme un e-mail, mais avec plus de fonctionnalités qui en font (probablement) le logiciel tiers le plus essentiel que nous utilisons.

Dans Help Scout, les membres de l'assistance concernés peuvent avoir accès à la même boîte e-mail ou à plusieurs boîtes e-mail - et savoir exactement quand les e-mails sont traités ou ont été traités (en direct). Les e-mails peuvent être attribués, marqués et déplacés vers différentes boîtes de réception pour être résolus. Des flux de travail automatisés peuvent même être configurés pour garantir que les e-mails de même nature sont traités de la même manière, sans intervention manuelle.

Ils ont également un chat en direct que nous avons installé sur notre site Web, et les chats sont traités comme des e-mails - et stockés de la même manière pour référence future.

Sans Help Scout, aller à distance aurait été impossible. Notre support est maintenant si efficace et responsable grâce à cette interface très facile à utiliser.

Pourquoi nous aimons Help Scout

• Nous pouvons configurer des boîtes de réception de courrier électronique distinctes pour chaque facette de notre entreprise - clients, finances, écrivains, blogueurs, équipes indépendantes et plus encore.
• Chaque membre de l'équipe d'assistance peut voir qui s'occupe de quel e-mail en direct.
• Les e-mails peuvent être étiquetés, attribués et déplacés vers les boîtes de réception pertinentes.
• Des flux de travail automatisés peuvent être déclenchés afin que les e-mails d'une certaine nature soient attribués à une certaine personne ou étiquetés d'une certaine manière.
• Ils ont une fonction de chat en direct qui fonctionne de manière transparente avec la boîte de réception associée.
• Ils disposent d'un excellent tableau de bord d'analyse/rapport qui nous aide à identifier le personnel d'assistance superstar et à prendre d'autres décisions importantes concernant l'assistance.

Vérifiez-le ici: HelpScout.net

Saisie du temps et paie : Hubstaff

Nous utilisons Hubstaff depuis plusieurs années, principalement pour notre équipe basée aux Philippines. Hubstaff permet aux membres de l'équipe de se "connecter" et de commencer à travailler, et il enregistrera leur temps, les projets travaillés et l'activité. C'est formidable d'un point de vue opérationnel car nous pouvons voir où le temps est principalement passé à une vue à vol d'oiseau. Nous pouvons également voir qui est en ligne et quand (avec la fonction Horaires), ce qui démystifie une partie de l'imprévisibilité qui peut survenir lors du démarrage des horaires flexibles.

Hubstaff dispose également d'une fonction de paie qui paiera automatiquement au personnel son taux horaire en fonction des heures travaillées, avec un certain nombre d'options de paiement.

Depuis que nous sommes devenus distants, nous avons décidé de déployer Hubstaff dans toute notre équipe principale, d'enregistrer les heures travaillées sur chaque projet et de donner également un peu de responsabilité. Jusqu'à présent, cela a très bien fonctionné.

Pourquoi nous aimons Hubstaff

• Capacité à consigner le temps attribué aux projets et aux équipes.
• Rend la paie facile et automatique.
• Donne aux opérations une visibilité claire sur les projets travaillés, par qui et quand.

Vérifiez-le ici: Hubstaff.com

Gestion de projet : Trello

Avec les opérations et le développement, nous avions auparavant adopté une approche détendue de la gestion de projet. Avec l'équipe de développement utilisant son propre logiciel de gestion de projet et les opérations utilisant principalement la communication verbale ou des tableaux blancs pour gérer les projets, cela a bien fonctionné dans un environnement commercial traditionnel du monde réel.

Avec le travail à distance, nous savions que nous devions avoir une visibilité sur les projets de toutes les équipes. Nous devions savoir ce qui était en préparation, sur quoi on travaillait, où en était-on et ce qui avait été achevé afin de pouvoir le tester. Dans un environnement de bureau traditionnel, c'est aussi simple que de tenir une réunion hebdomadaire ou de crier à travers la pièce. À distance, nous avions besoin d'un logiciel de gestion de projet, et notre choix, après avoir essayé de nombreuses solutions, s'est porté sur Trello.

L'interface de Trello fonctionne comme un tableau Kanban, qui donne une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans un projet, un département ou même une entreprise dans son ensemble.

L'interface fonctionne avec des 'tableaux', des 'listes' et des 'cartes'.

• Chaque conseil peut représenter un département tel que Développement. Ou cela peut être aussi axé sur le laser qu'un projet particulier ou une caractéristique d'un projet.
• Chaque liste d'un tableau peut représenter une facette de ce tableau. Par exemple, cela pourrait être 'Pipeline', 'Doing' et 'Done'. Ou 'Projet 1', 'Projet 2', 'Projet 3' etc.
• Chaque carte d'une liste contiendra alors les détails d'une tâche ou d'une tâche particulière.

Trello est très, très polyvalent et vous permet de l'utiliser de nombreuses façons. Je vais donc expliquer comment nous l'utilisons pour notre entreprise.

Nous avons un conseil pour les opérations . Ici, nous avons une vue d'ensemble des projets, qu'il s'agisse de marketing, de développement, de nouvelles idées d'articles de blog, d'idées de vidéos, etc. Tout est là et chaque liste représente un type de projet différent. Dans chaque carte se trouve chaque projet ou tâche, puis dans les cartes se trouvent les détails de cette tâche, avec des listes de contrôle pour chaque micro-tâche.

Nous avons également un conseil pour le développement . Ici, nous avons chaque développement et les listes représentent le stade de développement ; Pipeline, en cours d'élaboration, test et terminé.

Donc, comme vous pouvez le voir, deux cas d'utilisation différents pour les cartes, mais les deux sont efficaces pour leurs propres moyens.

Trello a également la capacité de communiquer dans les cartes, de mettre à jour les progrès, de taguer les autres membres de l'équipe, de télécharger des captures d'écran, des pièces jointes et plus encore.

Pourquoi nous aimons Trello

• Extrêmement polyvalent à utiliser comme outil de gestion de projet intensif ou même comme simple liste de tâches.
• La possibilité d'ajouter plusieurs tableaux pour plusieurs équipes.
• Voir des projets à vol d'oiseau ou extrêmement concentrés au laser sur une facette particulière d'un projet est facile en quelques clics.
• La communication est facile dans le logiciel.
• C'est gratuit.

Découvrez-le ici : Trello.com

Communication interne et documents : G Suite

Nous avons utilisé G Suite depuis le début, mais récemment, depuis que nous sommes devenus distants, nous nous en sommes beaucoup plus appuyés.

Nous utilisons G Suite comme " hub " : tout, depuis les adresses e-mail, le chat interne, les calendriers partagés, les documents d'entreprise et les réunions vidéo, est utilisé quotidiennement.

Je n'arrive pas à y croire quand j'entends que les entreprises utilisent encore Outlook alors qu'il existe G Suite qui a un faible coût par utilisateur.

Tout d'abord, nous sommes tous configurés pour les e-mails - même si tous nos e-mails d'assistance sont envoyés à Help Scout, nous comptons toujours sur les e-mails internes pour communiquer.

Deuxièmement, il y a Google Hangouts, que nous utilisons pour discuter rapidement avec l'équipe, ainsi que les appels vidéo, dans lesquels nous pouvons organiser des réunions virtuelles.

Troisièmement, nous conservons tous les documents de notre entreprise dans 'Drive'. Tout, de notre certificat de constitution aux documents et contrats d'assurance, est sécurisé dans notre Drive sur le cloud, accessible depuis n'importe quel ordinateur. Pas dans une armoire de classement dans un bureau.

Et enfin, nous pouvons gérer les événements professionnels, les congés annuels et plus encore en utilisant les calendriers partagés, auxquels tout le monde a accès.

Pourquoi nous aimons G Suite

• Utilisation facile et intuitive.
• Tout ce qui est important au même endroit (e-mails, chats, documents, calendriers).
• Accessible depuis n'importe quel appareil.
• Données sûres et sécurisées stockées.
• Universel - la plupart des gens utilisent Gmail et Hangouts.

Découvrez-le ici : GSuite.Google.com

Dernières pensées

J'espère que vous avez apprécié notre article sur nos applications préférées qui nous aident à devenir distants et flexibles ! Nous aimerions connaître les applications et les outils qui aident votre entreprise. Envoyez-nous un e-mail à support@fatjoe.com ou commentez l'un de nos réseaux sociaux et discutons