5 outils de collaboration puissants pour travailler à domicile

La collaboration est un élément crucial qui stimule la performance de la main-d'œuvre.

Il renforce le travail d'équipe et encourage la pensée novatrice et la contribution égale des membres de l'équipe dans la réalisation efficace des objectifs.

Une étude de Stanford d'il y a quelques années montre que même la simple perception de travailler en équipe augmente les performances d'un individu.

Le COVID-19 ayant affecté et changé la façon dont les entreprises fonctionnent à l'échelle mondiale, le travail d'équipe et la collaboration sont devenus encore plus importants.

Et difficile à exécuter en raison des équipes travaillant à domicile. En conséquence, les entreprises dépendent de plus en plus des outils de collaboration à distance en ligne pour continuer à stimuler l'innovation, augmenter la productivité des employés et rester pertinentes.

Ci-dessous, nous avons répertorié 5 outils de collaboration à distance populaires que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication et le travail d'équipe entre les employés, en particulier entre ceux qui travaillent actuellement à domicile.

Outil de collaboration de documents et de fichiers - Google Docs / Google Drive

Les applications de partage de documents et de fichiers jouent un rôle majeur dans une boîte à outils de collaboration. Ils aident les équipes à partager et à collaborer facilement sur des documents communs en ligne.

Les recherches montrent que les équipes peuvent créer des documents 33 % plus rapidement avec un outil de gestion de documents qui supprime le besoin de pièces jointes .

L'un des principaux acteurs de cette catégorie est Google Docs avec lequel vous pouvez créer des documents, les modifier/réviser et les partager avec d'autres, à partir de n'importe quel appareil et de n'importe où dans le monde.

Vous pouvez également télécharger des documents dans plusieurs formats de fichiers selon vos besoins. Intégré à Google Drive, il vous permet d'organiser soigneusement vos documents et de gérer les autorisations qui leur sont accordées dans toute l'organisation.

Quand utiliser:

• Pendant les réunions en ligne pour prendre des notes
• Développer des idées en collaboration lors d'une session de brainstorming en ligne
• Pour collaborer en temps réel sur l'édition d'un document
• Suivre la progression du document avec l'historique des versions
• Pour partager des documents importants avec les membres de l'équipe, les clients ou les parties prenantes
• Fournir des commentaires instantanés sur les documents ou faire des suggestions de modifications

Espace de travail visuel pour la collaboration – Creately

On estime que plus de 60 % de la génération X et de la génération Y collaborent davantage par des moyens visuels.

Les visuels aident les gens à mieux communiquer leurs idées, processus, flux de travail, conceptions, etc. C'est pourquoi la plupart des salles de conférence sont équipées de tableaux blancs ; pour aider à ajouter un aspect visuel à ce qui est discuté.

Les plates-formes de collaboration visuelle remplacent ce tableau blanc traditionnel par une toile infinie basée sur le cloud où plusieurs personnes peuvent travailler ensemble pour développer leurs idées et leurs conceptions à l'aide d'éléments visuels et de diagrammes.

Un géant de l'industrie est Creately. Il offre un canevas en ligne évolutif et infini avec des fonctionnalités de dessin intuitives pour aider les équipes à collaborer en temps réel sur la visualisation plus rapide des concepts.

Il propose également des milliers de modèles prédéfinis basés sur divers scénarios pour le marketing, le développement, la conception, l'ingénierie, les ressources humaines, la gestion de projet et les équipes agiles.

Son intégration transparente avec Google Drive, Confluence et Slack contribue à renforcer la collaboration entre les équipes interfonctionnelles.

Quand utiliser:

• Faire un remue-méninges autour d'idées à l'aide de cartes mentales, de tableaux d'idées, de diagrammes en arête de poisson, etc.
• Pour faire du Sprint Planning en ligne avec votre équipe Scrum
• Pour collaborer en temps réel autour du développement d'idées/plans à l'aide de visuels et de diagrammes, de n'importe où
• Planifier et examiner les flux d'utilisateurs, les wireframes et les maquettes d'interface utilisateur
• Pour visualiser des statistiques et des informations pour des rapports, des documents, des présentations, etc.
• Pour partager et obtenir des commentaires sur des documents de la part de collègues, de parties prenantes et de clients

Application de messagerie d'équipe – Slack

La collaboration commence par une bonne communication entre les employés.

Et il existe de nombreuses applications spécialement conçues pour faciliter la communication entre les équipes, qu'elles travaillent au même endroit ou à distance.

Bien que Microsoft Teams soit conçu pour les grandes entreprises, il est souvent considéré comme difficile à configurer par opposition à Slack, qui est plus facile à configurer et à administrer.

Donc, pour cet article, nous avons décidé de nous en tenir à Slack bien que Microsoft Teams ait une base d'utilisateurs plus large, car il est plus facile à configurer et à utiliser et constitue le choix approprié pour la messagerie instantanée pour les entreprises.

Slack est un excellent outil de communication pour les équipes de toutes tailles, qu'elles soient internes ou distantes. Il permet aux équipes de se connecter avec des collègues via des messages instantanés, des appels vidéo et même de créer des canaux distincts non liés au travail pour socialiser.

Quand l'utiliser ;

• Il remplace les e-mails, les appels téléphoniques et les SMS lorsque vous souhaitez communiquer avec votre équipe
• Pour conserver des informations importantes, des documents, des liens vers des ressources, etc. enregistrés dans votre historique de chat. Vous pouvez les découvrir rapidement avec l'option de recherche
• Pour définir des rappels pour vous-même et votre équipe pour des événements importants (c'est-à-dire Daily Scrum)
• Pour communiquer avec vos collègues par appel audio ou vidéo
• Pour créer des espaces communautaires amusants pour que votre équipe puisse créer des liens autour de choses non liées au travail
• Pour résoudre des problèmes, informer d'autres personnes, réfléchir à des idées et partager des mises à jour de tâches/projets
• Pour partager votre statut de disponibilité pendant les heures de travail

Outil de réunion en ligne – Zoom

Lorsque vous travaillez à distance, il n'est pas possible de se rencontrer et de travailler en personne ; mais la visioconférence permet virtuellement des conversations « en face à face ».

Et pour une équipe distante, ils sont essentiels pour établir la confiance et fournir les repères visuels nécessaires à une communication efficace.

Il existe de nombreux outils sur le marché. Bloomberg rapporte que le marché mondial de la vidéoconférence se développera à un taux de croissance annuel composé de 9,2 % jusqu'en 2025, portant ce marché à une valeur de 6,7 milliards de dollars . Il indique également que 51% des travailleurs avaient pris des appels vidéo pour le travail, depuis un bureau à domicile, tandis que 33% l'avaient fait depuis une installation de coworking .

Un outil populaire utilisé dans le monde entier pour la visioconférence est Zoom. Depuis le début de la pandémie de COVID-19, Zoom a augmenté sa base d'utilisateurs à un niveau record. On estime que la société a ajouté 2,22 millions d'utilisateurs actifs mensuels jusqu'à présent en 2020, tandis qu'en 2019, elle en a ajouté 1,99 million .

Quand l'utiliser ;

• Pour la visioconférence et l'audioconférence avec des collègues
• Pour mener des réunions à distance avec les membres de l'équipe, les clients, les parties prenantes, etc.
• Pour mener des entretiens à distance et organiser des sessions de formation pour les nouvelles recrues à distance
• Organiser des webinaires et autres événements marketing
• Pour programmer et enregistrer des réunions
• Pour le partage d'écran

Gestion de projet – Favro

Au cours des dernières années, les logiciels de gestion de projets/tâches sont devenus extrêmement populaires, d'autant plus que la plupart des équipes ont des membres travaillant à distance.

Que vous cherchiez à organiser simplement les tâches du projet ou un système de niveau entreprise pour planifier et surveiller les projets, il existe une solution pour tout le monde.

Favro offre un espace unique permettant aux équipes distribuées de collaborer sur la planification, l'organisation et le suivi de l'avancement des tâches/projets sur lesquels elles travaillent.

Quand l'utiliser :

• Pour visualiser le travail en cours à l'aide de feuilles de route, de listes et de feuilles, identifier les goulots d'étranglement et rester synchronisé en équipe
• Pour créer et collaborer sur le contenu nécessaire aux projets au sein de l'application
• Planifier des projets et répartir les tâches et les tâches entre les membres de l'équipe
• Pour créer des backlogs de travail à faire dans le futur et des collections (espaces de travail) pour des équipes distinctes
• Pour examiner et laisser des commentaires sur les projets pour les pairs

Quels sont vos outils de collaboration à distance préférés ?

La clé d'une collaboration à distance transparente consiste à utiliser le bon outil pour le bon objectif et à utiliser un ensemble limité d'outils pour éviter de créer de la confusion. Pour promouvoir une utilisation plus efficace des outils, ayez des directives claires sur quand et comment les utiliser, écrites et partagées avec l'équipe.

Nous espérons que ces 5 outils de collaboration à distance vous aideront à faire le travail efficacement.

Faites-nous part de vos commentaires dans la section des commentaires ci-dessous.