Le guide ultime pour mener à bien un entretien à distance

Team Creately travaille à domicile depuis près de deux mois maintenant, depuis le début de la pandémie de COVID-19.

Comment vont les choses , vous vous demandez peut-être.

À présent, tous les membres de l'équipe ont réussi à maîtriser la technique du travail à domicile tout en restant productif comme jamais. Nous avons travaillé plus dur (attention, sans s'épuiser et tout en maintenant un équilibre travail-vie sain) que nous ne l'avons jamais fait avant que toute la situation de confinement ne nous tombe dessus.

Et surtout, nous avons pu agrandir notre équipe, et ce, pendant que tout le monde travaille à domicile.

Dans ce guide, nous mettrons en lumière les processus, les meilleures pratiques et les outils que nous avons suivis et utilisés pour réussir les entretiens et embaucher de nouveaux employés, sans même les rencontrer en personne. Lisez la suite pour trouver,

Meilleures pratiques pour les entretiens à distance

Pour nous, le processus d'embauche à distance d'un nouveau membre de l'équipe reste le même que dans un processus d'embauche général jusqu'à la présélection des candidats.

Notre processus d'embauche standard est décrit étape par étape dans notre article Comment augmenter le taux de conversion des candidats et l'expérience des candidats ; en elle, vous pouvez apprendre à,

• Identifier les besoins en recrutement
• Préparer les descriptions de poste
• Élaborez votre stratégie de recrutement
• Filtrer et présélectionner les candidats

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à rationaliser le processus d'entretien et d'embauche d'un candidat à distance .

Mener des entretiens

Chez Creately, nous faisons trois entretiens avec le candidat ; Sélection des ressources humaines, discussion individuelle avec le chef d'équipe et discussion individuelle avec le PDG.

Vous trouverez ci-dessous certaines des pratiques que nous suivons pour que les choses restent efficaces lors de chacune de ces réunions.

Utiliser les bons outils pour mener l'entretien

Lors d'un entretien à distance avec un candidat, les entretiens téléphoniques et vidéo sont les principaux canaux de communication disponibles.

Bien que vous puissiez compter sur un appel audio pour mener l'entretien préliminaire, il est essentiel que vous utilisiez des appels vidéo pour les discussions ultérieures.

Un entretien réalisé sur place vous donne la possibilité de vous connecter facilement avec votre candidat car vous pouvez bien voir et lire son langage corporel. Lors d'un entretien à distance, la vidéo peut vous aider à le faire virtuellement.

Se préparer aux entretiens

Pour un entretien en personne, vous vous préparerez en examinant l'ensemble de questions que vous présenterez à votre interlocuteur, en aménageant la salle de réunion, peut-être même en vérifiant auprès du candidat pour vous assurer qu'il est toujours présent.

Un entretien à distance nécessite également une préparation.

• Définissez les attentes à l'avance .

Il est important que vous fassiez savoir au candidat ce que vous attendez ; cela inclura des détails clarifiants tels que l'heure à laquelle l'entretien aura lieu, la communication ainsi que tout autre outil/s qui sera utilisé pendant la réunion, les noms et la désignation des autres personnes rejoignant l'appel de votre côté, l'ordre du jour de la réunion , etc. Ces détails peuvent être répertoriés dans un e-mail d'introduction que vous pouvez envoyer à l'avance.

• Assurez-vous que votre technologie est en ordre.

Interrompre pendant l'entretien en raison d'une connexion Internet défaillante peut ne pas sembler très professionnel. Assurez-vous que vous avez correctement installé ou connecté les outils que vous utiliserez, que vos appareils sont correctement chargés et surtout que votre connexion Internet fonctionne correctement, au moins une heure avant l'entretien.

• Débarrassez-vous des distractions.

Assurez-vous d'être assis dans un endroit calme sans aucune diversion (c'est-à-dire des personnes qui se promènent, un écran de télévision, une chambre en désordre, etc.) en arrière-plan. De plus, assurez-vous de mettre votre téléphone en mode silencieux et de désactiver toute autre alerte sur vos appareils. Et minimisez vos mouvements pendant l'entretien ; si vous êtes engagé dans une autre tâche ou si vous vous promenez pendant la discussion, il sera plus difficile pour le candidat de rester concentré.

• Gardez vos questions d'entrevue prêtes.

Avoir vos questions préparées à l'avance vous aidera à avoir une conversation significative avec le participant. Et cela vous aidera également à bien évaluer votre candidat. Ceci est particulièrement important lors d'un entretien à distance car vous ne pouvez pas prolonger la réunion au-delà de l'ordre du jour en essayant de penser aux questions que vous devriez poser.

• Habillez la partie.

Bien que vous puissiez travailler à domicile, vous interrogez toujours un étranger. Il est donc important d'avoir l'air professionnel et de donner une bonne première impression.

Pendant l'entretien

Contrairement à un entretien en personne, vous devez faire plusieurs choses et vous abstenir de le faire lors d'un entretien à distance.

• Ne faites pas trop de monde .

Car cela créera des distractions inutiles telles que des questions non coordonnées. N'ayez que les membres de l'équipe nécessaires présents, et à moins qu'ils ne parlent, ils doivent garder leur micro en sourdine pour permettre à celui qui interroge le candidat de le faire sans causer d'interruptions.

• Comportez-vous comme vous le feriez en personne .

Faites attention à vos expressions faciales, à votre ton et à la façon dont vous vous conduisez pendant l'entretien. Souriez et riez si nécessaire et aidez le candidat à se lancer dans la conversation. Attendez quelques secondes à la fin de chaque phrase pour vous assurer que vous ne parlez pas l'un sur l'autre. Et surtout, gardez vos yeux sur la caméra ou l'écran, pas sur votre propre reflet.

• Ayez un plan de secours.

Peu importe à quel point vous êtes préparé, les choses peuvent toujours mal tourner (c'est-à-dire une panne de courant). Si une telle situation se produit, vous devez être prêt à la gérer avec succès. Ayez à vos côtés d'autres coordonnées telles que leur numéro de téléphone ou leur adresse e-mail. De cette façon, vous pouvez opter pour une conversation audio avec le candidat par téléphone.

Évaluation du candidat

Après le screening RH, et avant l'entretien avec le team manager, le candidat sera évalué par un test d'aptitude. Sur la base des résultats du test, le candidat aura ensuite un entretien avec le chef d'équipe.

Voici quelques-unes des approches qui ont fonctionné pour nous lors de l'évaluation d'un candidat en ligne.

• Utilisez un logiciel de suivi du comportement et du temps pour suivre l'activité du candidat pendant le test. Avant le test, informez le candidat que son écran sera partagé et qu'il doit donc retirer toute information confidentielle hors de vue.

• Ou utilisez un logiciel de partage d'écran pour surveiller leurs performances. Au cours de notre session de codage par les pairs, le candidat est invité à partager son écran, afin que le chef d'équipe puisse observer pendant qu'il écrit du code et évaluer ses compétences.

• Préparez le candidat au test en lui expliquant ce qui est attendu. Nous leur envoyons un e-mail d'introduction qui leur donne un lien pour réserver un créneau horaire pratique pour le test à l'aide d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. L'e-mail les informe également des outils qu'ils devront utiliser et explique les directives sur la façon de procéder pendant le test.

• Prenez quelques minutes avant le test pour rappeler au candidat les consignes par appel vidéo.

Embaucher le candidat

Au cours du dernier mois, cinq nouveaux membres ont rejoint Creately alors que tout le monde travaillait à domicile, dispersés à travers le pays. Ce qui sort de l'ordinaire, c'est que leur recrutement s'est fait entièrement en ligne. Sans un seul entretien en personne.

Comment avons-nous fait ça?

• Pour faire les vérifications des antécédents, nous comptons généralement sur les appels téléphoniques, comme nous le ferions avec toute autre recrue. Nous maintenons également une base de données avec des enregistrements de toutes les informations que nous recueillons.

• Après l'entretien final avec le PDG, nous envoyons la lettre d'offre via un service de signature électronique. Cela leur permettra d'apporter leur signature aux accords à l'aide d'un navigateur ou d'un mobile.

Outils pour mener une entrevue à distance

Voici les outils que nous utilisons pour rationaliser notre processus de recrutement.

Airtable - Airtable permet de stocker des informations dans une feuille de calcul, mais d'une manière plus attrayante visuellement. Nous utilisons ce logiciel pour conserver un enregistrement des informations sur les candidats ainsi que pour générer des formulaires que nous utilisons pour collecter des données (c'est-à-dire adresse e-mail, numéro de téléphone, profil LinkedIn, etc.) auprès des candidats.

Calendly – ​​Est parfait pour la prise de rendez-vous en ligne. Cela nous aide à amener les candidats à sélectionner un moment qui leur convient parmi les plages horaires disponibles pour les entretiens/tests d'aptitude.

Google Meet – Nous effectuons nos appels vidéo via Google Meet, qui permet également le partage d'écran, ce qui est pratique lors des tests d'aptitude.

Google Forms – Nos tests d'aptitude sont créés avec des formulaires Google. Et il s'intègre à un logiciel de suivi du comportement et du temps comme Timify que nous utilisons pour surveiller l'activité des candidats pendant les tests.

Adobe Sign - Il s'agit d'un logiciel de signature électronique crypté qui vous permet d'envoyer, de signer, de suivre et de gérer les processus de signature à l'aide d'un navigateur ou d'un appareil mobile. Nous l'utilisons pour obtenir des signatures d'accords et de contrats en ligne.

Vous avez plus de conseils ?

Là où la technologie a permis de travailler dans le confort de votre propre maison, il n'est pas impossible d'interviewer et d'embaucher l'employé idéal pour votre organisation. Nous espérons que ce guide vous aidera dans le processus.

Bonne chance pour vos entretiens à distance !

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