Comment effectuer des évaluations de performances à distance : un guide complet

Plus nous restons longtemps confinés, plus il est important de trouver des moyens de rétablir les routines commerciales régulières afin que les employés n'aient pas l'impression d'être laissés dans cet état d'incertitude pour toujours. Mais alors que nous nous installons dans nos nouveaux rythmes et stratégies, on peut se demander si les évaluations de performances à distance ont encore leur place. Nous devons résister à l'envie d'annuler complètement cette année et supposer que nous ne devrions revenir aux évaluations des performances qu'une fois que les choses reviendront à la normale.

Les évaluations de performance sont essentielles pour assurer une gestion efficace des individus et des équipes, afin d'atteindre leurs objectifs et le succès de l'organisation. Et à une époque où la survie des entreprises dépend de l'efficacité avec laquelle elles peuvent gérer leur personnel à distance, une gestion efficace des performances est la clé pour créer un alignement et une compréhension partagée. Il clarifie ce qui doit être accompli et ce que les individus ou les équipes doivent faire, apprendre et développer pour réussir en ces temps difficiles.

Comment s'adapter au COVID

Même avant la pandémie, les évaluations de performance entraînaient un niveau de stress chez les employés. Les gens hésitent à être critiqués et préfèrent éviter les conversations difficiles. Le travail à domicile a créé un sentiment d'isolement et de solitude qui pourrait être exacerbé par des évaluations de performances à distance.

Nous devons reconnaître qu'il ne s'agit pas d'un examen ordinaire et qu'il ne sera pas traité comme tel. Communiquez aux employés la nécessité d'évaluations de performance à distance et expliquez clairement comment le processus va se dérouler.
Il est important d'apporter des changements qui tiennent compte de la distance physique, des problèmes technologiques, des difficultés de communication et d'autres facteurs qui rendent les évaluations de performances à distance moins intuitives pour de nombreux responsables. Et surtout, les organisations ne peuvent pas compter sur des stratégies qui ne fonctionnent bien que pour les conversations au bureau.

Définir les attentes

Reconnaître que l'organisation et ses employés ont dû relever des défis importants cette année. Pendant les restrictions liées à la COVID-19, un leadership compatissant devrait être une priorité. En tant que manager, vous devez vous adapter et lier la performance des employés au bien-être.

Le format : Expliquez par écrit comment l'évaluation des performances à distance sera menée. Exposez clairement les étapes, comment l'employé doit se préparer, si cela se fera via un appel vidéo et sur quelle plateforme, etc.

Invités - Décrivez qui sera présent lors de l'examen. Combien de tours cela impliquera et le but de la présence de chaque membre présent.

Durée – Envoyez une invitation de calendrier bien à l'avance. En règle générale, il est préférable de donner aux employés un préavis d'une à deux semaines afin qu'ils puissent préparer tout le matériel nécessaire à l'évaluation des performances à distance. Indiquez la durée prévue de la réunion dans l'invitation.

Structure – Dans votre invitation de calendrier et/ou l'e-mail correspondant, décomposez ce dont vous allez discuter. Les sujets que vous aborderez et comment vous mesurerez leur performance.

Réalisation de l'examen des performances à distance

Connectez-vous par vidéo

Le langage corporel communique beaucoup de détails et la meilleure façon d'avoir des conversations significatives est d'interagir en face à face. Les appels vidéo sont la meilleure chose à faire après être dans la même pièce qu'un employé. Vous pouvez utiliser la fonction de visioconférence intégrée de Creately pour avoir des conversations avec les employés pendant que vous passez en revue leurs critères de performance, passez en revue le travail de l'année précédente et définissez un objectif pour l'avenir, le tout en temps réel sur sa toile infinie.

Avoir un guide de conversation

Les évaluations de performance ne sont pas une réunion de rattrapage à usage général. Des réunions ciblées, concises et réfléchies sont les plus efficaces. Préparez un guide de conversation avec les sujets que vous devez aborder, les différents paramètres d'évaluation que vous devez passer en revue et les sections spécifiques dont vous avez besoin des commentaires de l'employé. Être structuré et concentré; bien que vous deviez avoir une certaine flexibilité, il est important que vous passiez à travers tous les domaines d'évaluation dans les délais impartis.

Offrez la possibilité de poser des questions avant la session - Réservez une période désignée pour que les membres de votre équipe discutent de toute question ou préoccupation qu'ils ont. Cela leur permet de se préparer et de partager.

Définir des attentes claires peut vous aider, vous et votre équipe, à rester concentrés tout au long de l'examen, même dans un environnement virtuel.

Utiliser des modèles et des outils d'analyse

Il est important de comprendre ce que vous évaluez et comment vous mesurerez les performances. Les modèles structurés garantissent la clarté de la pensée et rationalisent le processus d'évaluation des performances à distance afin que tous les membres de l'organisation puissent être sur la même longueur d'onde. Les employés peuvent avoir une meilleure idée de ce à quoi s'attendre afin qu'ils puissent se préparer et avoir des discussions plus significatives lorsqu'il s'agit de conversations en face à face.

SWOT personnel

Cet outil est idéal pour l'auto-réflexion individuelle. Il offre aux employés une structure où ils peuvent honnêtement évaluer leurs traits positifs et négatifs et découvrir les domaines d'amélioration et le potentiel caché. Vous pouvez envoyer l'exercice d'auto-évaluation aux employés quelques jours avant l'évaluation des performances à distance. Avec Creately, les responsables peuvent examiner l'analyse SWOT terminée et ajouter leurs contributions et commentaires à chaque section.

Objectifs SMART

Les évaluations de performance consistent autant à tracer des cheminements de carrière individuels avec les employés qu'à évaluer les performances passées. Lors d'une évaluation de performance à distance, il est important de rassurer les employés sur le fait que leur contribution est essentielle à l'entreprise et tracer une trajectoire tournée vers l'avenir tant pour l'individu que pour l'organisation.

L'établissement d'objectifs peut recentrer l'intention et fournir un contexte aux efforts.

Les objectifs SMART sont des cibles concrètes que vous vous efforcez d'atteindre au fil du temps. Les gestionnaires et les employés doivent rédiger ces objectifs ensemble. « SMART » est un acronyme qui décrit les caractéristiques les plus importantes de chaque objectif.

Plans d'action

Ce document présente les tâches que vous devez accomplir pour atteindre votre objectif. Il décompose le processus en affectations exploitables basées sur un calendrier. Un plan d'action décrira toutes les étapes nécessaires pour atteindre votre objectif et vous aidera à atteindre votre cible efficacement. Vous pouvez attribuer un délai à chaque étape du processus. Selon vos besoins et vos préférences, vous pouvez utiliser ce document pour définir un ou plusieurs objectifs.

Choses à garder à l'esprit

À faire

• Abordez vos évaluations avec plus de flexibilité, d'indulgence, d'empathie et de compassion.
• Reconnaissez et appréciez les personnes qui travaillent dur et qui sont engagées. C'est essentiel pour leur moral et pour la capacité de votre organisation à les retenir.

Ne le faites pas

• Soyez trop critique envers les mauvais élèves. Donnez-leur une période de grâce pour s'habituer à travailler à distance et changer les choses.
• Laissez les préjugés s'infiltrer. Prenez des décisions basées sur des données. Demandez à vos collègues et obtenez plus d'informations sur la façon dont les autres employés communiquent, collaborent et aident.
• Considérez-le comme quelque chose qui doit être complété. Utilisez les évaluations de performances à distance comme un outil pour identifier les angles morts et les opportunités cachées dans le fonctionnement de votre entreprise.

Tout bien considéré, malgré les défis des évaluations de performances à distance, les avantages peuvent être extrêmement positifs. Cela vous donne une chance de vous connecter avec les employés et d'avoir des conversations significatives avec eux sur leur performance. Mais plus important encore, entendre directement les employés en ces temps particuliers vous permettra de mieux comprendre les défis auxquels ils sont confrontés. Vous pouvez ensuite créer des politiques qui tiennent compte de ces facteurs et prendre des décisions qui créent un environnement de travail à distance plus efficace.