Comment gérer efficacement un projet à distance

Gérer un projet lui-même est une tâche exigeante. Et maintenant, vous devez le faire avec une équipe qui ne travaille même pas au même endroit que vous.

COVID-19 a considérablement changé notre façon de travailler, et en matière de gestion de projet, il y a un tout nouvel ensemble d'obstacles à surmonter.

Dans cet article, nous partagerons les meilleures pratiques suivies par Creately lors de la gestion de projets.

Processus de gestion de projet

Fondamentalement, le cycle de vie de la gestion de projet comprend 5 étapes ; lancement de projet, planification de projet, exécution de projet, suivi de projet et clôture de projet. Nous avons couvert ces étapes en profondeur dans notre Guide pour comprendre les phases du cycle de vie de la gestion de projet.

Mais pour vous faciliter la tâche, voici les étapes générales de la gestion de projet sous chaque phase.

Meilleures pratiques de gestion de projet à distance

Désormais, le défi consiste à effectuer ces étapes pendant que tout le monde travaille à distance.

La méthode de gestion d'un projet à distance ou sur site peut également différer d'une entreprise à l'autre. Cependant, avec les meilleures pratiques fournies ci-dessous, vous pouvez adapter votre propre processus pour rendre les choses plus efficaces.

Investissez dans les bons outils de gestion de projet à distance

On ne soulignera jamais assez l'importance d'utiliser les bons outils en ligne lorsque vous travaillez à distance. L'efficacité de la collaboration de l'équipe dépend des outils que vous utilisez et de la façon dont vous les utilisez.

S'il existe de nombreux outils de gestion de projet, vous devrez également vous appuyer sur des outils de communication et de collaboration. Quelques outils essentiels sont listés ci-dessous.

Outils de gestion de projet/tâche - ils aident les équipes de projet distantes à collaborer pour décomposer les projets en tâches plus petites, définir des jalons, attribuer des responsabilités et suivre les progrès en ligne.

• Trello
• Asana
• Favro

Outils de tableau blanc/canevas en ligne – avec un tableau blanc en ligne, vous pouvez vous fier à des visuels, des diagrammes et des croquis pour décrire ce que vous dites lors de réunions ou de sessions de planification.

Creately offre un espace de travail visuel avancé sur lequel les équipes distantes peuvent collaborer. Ses fonctions de visioconférence intégrées à l'application, de suivi de la souris en temps réel et d'aperçu des modifications rendent la collaboration encore plus fluide.

Outils de gestion de documents - conservez tous les documents et ressources liés aux projets dans un emplacement central en ligne accessible depuis n'importe quel appareil et de n'importe où. Des outils tels que Google Drive, One Drive, etc. facilitent également la gestion des autorisations et l'accès à tous les fichiers de l'entreprise.

Outils de communication - vous devez utiliser une plateforme de chat et un outil de vidéoconférence pour garder l'équipe connectée pendant le projet. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams et Skype font partie des choix populaires des équipes de projet du monde entier.

Bien que l'utilisation de ces outils pour collaborer en ligne soit nécessaire au cours d'un projet, établissez des règles de base sur la façon de les utiliser pour dissiper toute confusion et promouvoir l'efficacité.

Ressources:

5 outils de collaboration puissants pour travailler à domicile

29 outils de travail à distance pour rester productif

Communiquer régulièrement avec l'équipe

La communication est la clé pour réussir la gestion de projets à distance.

L'un des avantages de travailler au même endroit est que la communication se fait naturellement. Chaque fois que vous souhaitez clarifier quelque chose, vous pouvez vous retourner et demander à votre équipe.

Bien que ce ne soit pas la même chose lorsque vous travaillez à distance, vous pouvez compter sur la vidéoconférence pour imiter cette riche communication en personne.

• Restez avec les messages instantanés pour les besoins de communication urgents, tout en activant la vidéo pour les conversations plus longues ou sérieuses afin de dialoguer plus efficacement avec l'équipe.
• Maintenir un canal commun séparé pour l'équipe de projet.
• Partagez les préoccupations, les ressources et les documents liés au projet dans le canal commun en encourageant chacun à partager ses commentaires.
• Communiquez trop pour éviter la confusion et les malentendus. Lorsqu'il n'est pas possible de se parler face à face, comptez sur la rédaction de messages plus longs expliquant vos préoccupations pour éviter que l'autre personne ne saute dans de mauvaises conclusions. Utilisez également les emojis pour ajouter une touche humaine.

Partager les mises à jour des tâches quotidiennement

Vous pouvez compter sur la plateforme de gestion des tâches pour suivre l'avancement du projet au quotidien, mais ce n'est pas toujours le cas. Au fur et à mesure que l'équipe est occupée, elle omet souvent de mettre à jour ses tâches à l'aide de l'outil.

Il existe des moyens plus simples de savoir sur quoi votre équipe travaille actuellement

• Une brève réunion quotidienne pré-programmée où l'équipe partage ce sur quoi elle travaille, a réussi à terminer et les bloqueurs qui la retiennent
• Un fil de discussion dans la plateforme de chat où l'équipe partage ces informations au quotidien
• Un calendrier de projet ou un diagramme de Gantt qui est régulièrement mis à jour par une seule personne ou par l'équipe afin d'offrir un aperçu de haut niveau des progrès réalisés

Modifiez cette chronologie de projet en ligne et partagez-la avec le reste de votre équipe de projet via Slack ; toutes les modifications apportées seront répercutées sur l'aperçu du diagramme Slack en temps réel. Ou ouvrez-le à partir d'une page Confluence pertinente pour le mettre à jour facilement et donner à votre équipe un accès rapide.

Ressource : Le guide facile pour créer un calendrier de projet efficace

Avoir toutes les ressources dans un emplacement partagé

Une chose qui fait qu'une équipe de projet travaille dans un emplacement partagé est de trouver un accès à des documents et des ressources qui ne sont pas partagés avec eux.

Bien qu'il soit essentiel d'avoir des versions numériques de tous les documents, actifs et ressources liés à votre projet, stockez-les sur une plate-forme basée sur le cloud qui permettra à l'équipe d'accéder à tout de n'importe où et de n'importe lequel de leurs appareils.

Vous pouvez utiliser un outil de gestion de documents ou un wiki interne comme Confluence ici.

Clarifier les rôles, les responsabilités, les attentes et les flux de travail

Ne laissez rien au hasard lorsque vous gérez un projet à distance. Étant donné que vous, en tant que chef de projet, n'êtes pas disponible pour les guider en personne, faites des efforts supplémentaires pour clarifier ce que vous attendez de chaque membre de l'équipe.

• Créez et partagez un organigramme mettant en évidence les rôles, les responsabilités et les rapports hiérarchiques entre les membres de l'équipe.

• Définissez des attentes claires. Attribuez à chaque membre de l'équipe des objectifs et des jalons. Expliquez comment ils doivent les atteindre étape par étape avec un diagramme de flux de travail.

Ressource : Le guide simplifié des workflows

• Faites des vérifications régulières avec les membres de l'équipe personnellement. Cela vous permettra de savoir comment ils progressent et les problèmes auxquels ils sont confrontés.

• Établissez des priorités claires. Pour éviter l'échec du projet et la confusion de votre équipe, hiérarchisez les tâches individuelles sur lesquelles les membres de l'équipe doivent travailler. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, vous pouvez décomposer et lister les tâches de chaque individu en fonction de leur priorité.

• Créez une feuille de route du produit pour aider l'équipe à voir comment le travail qu'elle effectue contribue aux objectifs plus larges de l'organisation.

Vous avez d'autres conseils de gestion de projet à distance ?

La gestion de projet est l'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes distantes. Mais si vous combinez le bon ensemble de compétences, d'outils et de pratiques, il peut être surmonté efficacement sans accroc. Respectez ces meilleures pratiques pour rendre votre travail de chef de projet à distance plus efficace et plus facile.

Vous voulez être un chef d'équipe à distance que tout le monde admire ? Voici un guide du gestionnaire sur la gestion d'équipe à distance.

Vous voulez plus de conseils pratiques sur la gestion d'une équipe à distance ? Voici notre guide pratique pour travailler à domicile.