Le guide essentiel de la planification de sprint avec des équipes de travail à domicile

La planification de sprint est un événement qui a lieu au début d'un sprint. C'est là que l'équipe Scrum se réunit pour établir l'objectif de développement du produit et planifier le travail à effectuer lors du prochain Sprint.

Faire cela avec une équipe qui travaille à domicile peut sembler une dynamique différente d'une réunion de planification de sprint en personne. Cependant, avec les bons outils et les bonnes étapes, vous pouvez rendre les choses efficaces.

Dans ce guide, nous verrons comment une équipe qui travaille à domicile peut organiser une réunion de planification de sprint fluide et efficace même si elle n'est pas dans la même pièce.

Objectif de la planification de sprint

Le but du Sprint Planning est de définir ce qui peut être fait pendant le Sprint et de décider comment le travail choisi sera fait.

Cette réunion nécessite la saisie du Product Backlog, du dernier incrément du produit, de la capacité projetée de l'équipe de développement pendant le Sprint ainsi que de ses performances passées. Étant donné que seule l'équipe de développement elle-même peut évaluer ce qu'elle peut accomplir, c'est à elle seule de décider quels éléments doivent figurer dans le Product Backlog pour le Sprint.

L'objectif de sprint, qui doit être atteint en mettant en œuvre le backlog de produit pendant le sprint, est également défini lors de la réunion de planification de sprint.

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur Scrum avec notre guide facile de Scrum.

Qui participe

Cet événement ponctuel est suivi par toute l'équipe Scrum. Et leur objectif principal de la réunion est de comprendre le travail du Sprint.

Scrum Master : facilite la réunion en s'assurant que l'événement se déroule dans le temps imparti et que les participants connaissent son objet.

Equipe de développement : travaille sur l'estimation des fonctionnalités qui seront développées lors du Sprint.

Product Owner : discute des objectifs qui doivent être atteints pendant le Sprint et des éléments du backlog du produit qui doivent être complétés.

Quels outils utiliser

Une réunion générale de Sprint Planning qui se déroule sur site utilise majoritairement un tableau blanc (voire parfois les murs de la salle de conférence) et quelques post-it.

Mais lorsque toute l'équipe travaille à domicile, les choses sont différentes. Et vous devez compter sur davantage d'outils en ligne pour planifier et collaborer.

• Un outil de vidéoconférence comme Zoom, Skype, Google Meet, etc. Cela aide énormément à voir les réactions, les expressions, le langage corporel de chacun lorsque vous travaillez à distance. De plus, vous pouvez l'utiliser pour partager l'écran avec d'autres. Et pendant la planification de sprint, vous pouvez améliorer bien mieux l'engagement de l'équipe avec la vidéo.

• Plate-forme de messagerie comme Slack. Vous pouvez l'utiliser pour la messagerie instantanée, partager rapidement un lien que vous trouvez pertinent. Vous pouvez continuer à l'utiliser tout au long du Sprint pour communiquer entre vous.

• Un outil de gestion de projet. Ici aussi, vous avez le choix entre une grande variété d'outils; Asana, Favro, Trello, etc. Vous pouvez planifier, suivre et conserver une trace de toutes les tâches discutées lors de la réunion de planification à l'aide d'un tel outil.

• Un logiciel de tableau blanc en ligne comme Creately. Que vous souhaitiez réfléchir à une idée, créer une carte de récits d'utilisateurs ou analyser et discuter d'un wireframe de votre produit, un outil comme celui-ci peut s'avérer très utile. Tout ce que vous faites en utilisant un tableau blanc traditionnel pendant la planification de sprint peut être reproduit en ligne avec un outil en ligne comme celui-ci.

Comment mener une planification de sprint avec une équipe WFH

Ce que nous avons répertorié ci-dessous sont les étapes couramment suivies lors d'une réunion de planification de sprint.

Cependant, ce poste met l'accent sur la planification de sprint avec une équipe qui travaille à domicile ; par conséquent, la plupart des étapes se concentrent sur la façon de surmonter les défis d'une réunion de planification de sprint avec une équipe Scrum qui travaille à domicile.

Avant la réunion

Les étapes suivantes doivent être effectuées avant la réunion de planification de sprint. Cela vous aidera à gagner du temps et à être mieux préparé pour le processus de planification proprement dit.

Tenir une réunion de préparation du backlog

Quelques jours avant la session de Sprint Planning, organisez une réunion de préparation du backlog. Cela donnera au Product Owner et à l'équipe de développement l'occasion de discuter des éléments du carnet de produit et de le préparer pour la prochaine réunion de planification.

Cela peut se dérouler via un appel vidéo où le Product Owner peut partager son écran avec d'autres participants tout en parcourant et en organisant les user stories.

Vous pouvez modifier ce modèle en ligne. Partagez-le avec votre équipe en les ajoutant en tant que collaborateurs. Vous pouvez également le partager sur votre chaîne Slack pour donner à tout le monde un accès rapide. Ou enregistrez-le dans Google Drive avec le plug-in Creately Google Drive afin de pouvoir gérer les autorisations directement à partir de là.

Au cours de la réunion de préparation, vous pouvez identifier et hiérarchiser les user stories, diviser les éléments complexes du backlog en plus petits, les réécrire pour ajouter plus de détails, supprimer les éléments qui ne sont plus nécessaires, etc. De cette façon, vous pouvez ranger le backlog qui sera en tourner aider à rationaliser votre réunion de planification de sprint et à l'empêcher de traîner pendant des heures.

Cela peut également être une excellente occasion de revoir la feuille de route de votre produit - pour vous assurer que le travail qui a été effectué vous aide à réaliser votre vision du produit.

Astuce : La plupart des gens trouvent généralement que les réunions à distance sont épuisantes. Gardez les choses efficaces avec des réunions plus courtes ; décomposez les réunions plus longues en sessions plus courtes (c'est-à-dire pour préparer l'arriéré, définir l'objectif, etc.) pour assurer un engagement réussi.

Envoyer un e-mail de préparation

Vous pouvez le faire la veille de la réunion de planification de sprint. Avec lui, vous pouvez décrire ce que vous attendez de la session et inclure des liens vers des ressources, des outils ou du matériel que vous utiliserez pendant la réunion proprement dite. Cela aidera tout le monde à se préparer à l'avance.

Il est également important de vérifier auprès de votre équipe Scrum avant de décider d'une heure pour la réunion. Étant donné que tout le monde travaille depuis des endroits différents et depuis son domicile, vous devez également tenir compte de ses agendas personnels.

Voici une liste d'autres éléments auxquels vous devez faire attention lorsque vous organisez une réunion à distance productive.

Définissez votre objectif de sprint à la réunion

Déterminez quel objectif vous voulez atteindre avec le prochain Sprint, ou ce que vous voulez avoir livré à la fin de celui-ci.

L'objectif que vous vous fixez doit être réaliste et réalisable en fonction de la capacité de votre équipe et de l'étendue du travail.

Cela devrait

• Soyez une courte description (1-2 phrases) de ce que vous avez l'intention d'accomplir
• Impliquer chacun dans sa définition
• Être publié et partagé avec les parties prenantes afin qu'elles puissent comprendre sur quoi travaille l'équipe
• Être ce à quoi le succès de l'ensemble du Sprint devrait être mesuré

Définir la capacité de l'équipe

Comprendre ce que l'équipe de développement peut accomplir pendant le sprint en fonction de sa disponibilité et de sa rapidité (la quantité de travail qu'elle peut généralement effectuer pendant un sprint).

Découvrez les disponibilités de chacun et les jours fériés qui peuvent s'intercaler lors du prochain Sprint.

Vous pouvez simplement demander à tout le monde et le marquer dans un calendrier avant la réunion. Et compte tenu de la quantité moyenne de travail que l'équipe est capable d'accomplir au cours de chaque sprint, calculez la quantité de travail qui peut être accomplie au cours du suivant.

Pendant la réunion de planification de sprint

Maintenant que l'équipe est au courant des éléments du backlog du produit et de l'objectif du sprint pour le prochain Sprint, elle peut se plonger directement dans le choix du travail qu'elle doit planifier.

La réunion, bien sûr, devrait commencer par un bon rappel de l'objectif ou de la vision globale. En même temps, clarifiez les attentes, les règles de base et assurez-vous que tout le monde est au courant du processus de la session.

Discuter de nouvelles informations

Beaucoup de choses ont peut-être changé depuis le dernier sprint ; nouvelles demandes des parties prenantes ou changements dans les besoins des clients, etc. Examinez ces nouvelles informations pour donner le ton à ce à quoi ressemblera le prochain sprint, avant de discuter de l'objectif du sprint.

Astuce : Vous pouvez également commencer la réunion avec un bon brise-glace pour que tout le monde se sente à l'aise et engagé. Ceci est considéré comme une meilleure pratique efficace pour les réunions à distance.

Passez en revue l'arriéré proposé

Étudiez le backlog de produit soigné afin d'identifier les éléments du backlog de sprint. Comme tout le monde a eu la chance de passer en revue les user stories sélectionnées par le Product Owner lors de la session de toilettage, ils peuvent commencer à en discuter et planifier le travail dans le temps imparti.

• Décomposer les user stories en tâches réalisables
• Passez en revue la définition de "terminé" (l'état dans lequel vous vous attendez à ce que le produit soit une fois le Sprint terminé).
• Discutez des critères d'acceptation pour considérer qu'une tâche est terminée.
• L'équipe de développement doit convenir de sa capacité à réaliser le travail prévu.

Passez en revue chaque élément du backlog

L'équipe doit collaborer à l'examen de chaque élément et décider qui travaillera sur quel élément. Ici, vous devez considérer et discuter de facteurs tels que les dépendances, les changements qui ont pu se produire depuis l'écriture de l'histoire, les compétences nécessaires pour accomplir les tâches, l'impact de l'histoire sur le reste du produit, etc.

Il devrait être de la responsabilité du Scrum master de répondre et de clarifier ces questions.

A la fin de celui-ci, vous devez avoir finalisé votre Sprint Backlog. Un modèle prédéfini comme celui ci-dessous peut être partagé avec l'équipe de développement pendant la session afin que tout le monde puisse voir et apporter des modifications au fur et à mesure qu'il le remplit. Ils peuvent également laisser des commentaires soulignant leurs préoccupations ou leurs opinions sur le tableau.

Prêt à faire votre planification de sprint depuis chez vous ?

La technologie actuelle en a fait plutôt pour combler la distance entre les équipes qui travaillent à distance. Bien que vous deviez peut-être compter sur quelques outils en ligne supplémentaires, une réunion de planification de sprint peut être exécutée avec succès même lorsque toute votre équipe travaille à domicile. Utilisez les bons outils, suivez les meilleures pratiques d'une réunion à distance et respectez votre programme de planification de sprint, et vous serez prêt à partir.

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