Comment améliorer la collaboration des équipes travaillant à domicile

Les temps ont changé par rapport à l'époque où les bureaux avaient des cabines, des heures de travail fixes, des bureaux dédiés et des employés vêtus de vêtements de cérémonie.

Les choses sont plus souples maintenant.

Les employés peuvent choisir où ils veulent travailler et pour combien de temps, et ils peuvent travailler de chez eux en portant ce qu'ils veulent.

Que votre équipe travaille à domicile ou au bureau, ces conseils de collaboration en équipe à distance les aideront à défendre le travail d'équipe.

Meilleures pratiques de collaboration d'équipe à distance

Voici quelques bonnes pratiques que les équipes travaillant à domicile peuvent utiliser pour accroître la collaboration entre elles.

Dans nos articles précédents, nous avons également abordé quelques sujets plus importants auxquels une équipe travaillant à domicile peut se référer ;

Travailler à domicile de la bonne façon

Comment faire un remue-méninges en ligne

Comment organiser une réunion à distance productive

Planification de sprint avec des équipes de travail à domicile

Comment gérer efficacement le travail à domicile des équipes

Définir des directives claires

Les lignes directrices sont essentielles pour que votre équipe de télétravail reste bien organisée.

Clarifier et documenter les règles de conduite, de communication et de collaboration.

Par exemple, indiquez comment vous attendez de votre équipe qu'elle utilise les outils de communication ;

• Voulez-vous qu'ils mettent à jour quotidiennement le statut de leur tâche sur la plateforme de chat ?
• Souhaitez-vous qu'ils discutent de problèmes dans une chaîne publique plutôt que d'en discuter en privé entre eux ?
• Préférez-vous un message direct à un appel vidéo ou à un e-mail en cas d'urgence ?

Gardez le document accessible à tous, afin que les nouvelles recrues, ainsi que les membres actuels de l'équipe, puissent s'y référer chaque fois qu'ils ne savent pas comment procéder. Et assurez-vous également de le mettre à jour régulièrement, à mesure que vous vous adaptez aux circonstances changeantes du travail à distance.

Donnez à votre équipe les bons outils

Une collaboration efficace est facilitée par un bon ensemble d'outils. Vous n'avez pas besoin d'utiliser plusieurs outils ici ; quelques-uns qui vous aident à faire le travail suffiront.

Il existe d'innombrables outils et en voici quelques-uns qui vous seront utiles

Chat et visioconférence : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Collaboration documentaire : Google Docs, One Drive, Google Drive

Collaboration visuelle (tableau blanc en ligne) : Creately, Figma

Gestion de projet : Asana, Favro, Trello

Il est tout aussi important d'établir des règles de base sur la manière et le moment d'utiliser ces outils. Et assurez-vous que votre équipe sait également comment les utiliser correctement.

Plus d'outils pour les équipes distantes.

Utilisez la vidéo chaque fois que vous le pouvez

L'importance de la vidéo lorsque vous travaillez à domicile ne peut être suffisamment soulignée.

Appels vidéo

• apporter la solution pour surmonter les barrières géographiques
• sont plus engageants
• aider à accroître la concentration des participants
• aider à obtenir une meilleure vue des expressions des participants
• et réduire les risques de mauvaise communication

Et surtout, les appels vidéo sont les plus proches de la communication en personne que vous pouvez avoir lorsque vous travaillez à distance, c'est pourquoi vous devez en profiter autant que possible pour renforcer la collaboration entre les membres de l'équipe.

Faites une brève réunion quotidienne en ligne

Ayez un moment fixe chaque jour pour discuter de ce que l'équipe a fini de travailler, de ce qu'elle fait actuellement et s'il y a des obstacles qui affectent leurs tâches. Cela peut être fait au début de chaque journée et vous pouvez utiliser votre plateforme de chat pour partager simplement une mise à jour de tâche avec le reste de votre équipe.

Ou vous pouvez allumer votre vidéo et faire une brève réunion qui vous donnera l'occasion d'explorer les questions en profondeur.

Et la vidéo donnera également à chacun la chance de se voir, et vous pouvez allouer quelques minutes au début de la réunion pour une conversation informelle afin de garder les choses plus engagées.

Avoir des processus clairs

Des processus standard clairs aident à garder tout le monde sur la bonne voie.

La mise en place de processus bien définis facilitera également l'intégration et la formation des nouveaux employés et aidera à garder tout le monde sur la même longueur d'onde en clarifiant les rôles qu'ils doivent jouer et comment ils doivent aider les autres.

Les organigrammes et les cartes de processus aident à documenter efficacement les processus. Dessiner la carte du processus en soi peut être une expérience éducative pour l'équipe.

Vous pouvez collaborer à la définition de vos processus avec le modèle Creately ci-dessous. Ouvrez-le et autorisez tout le monde à le modifier avec un lien partageable.

Une fois cela fait, stockez-les dans un endroit commun auquel tout le monde a accès (par exemple, dans un dossier Google Drive ou dans un wiki interne).

Clarifier les rôles et les responsabilités

Une équipe bien organisée sait travailler ensemble.

Savoir où vous appartenez à l'équipe et être conscient de ce que vous devez faire pour accomplir les choses aide les membres de l'équipe à être plus coopératifs.

Un simple organigramme clarifiant les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe peut grandement aider tout le monde à comprendre cela. Cela aidera également à mettre en évidence les relations hiérarchiques entre eux.

Sur-communiquer

Lorsque vous ne pouvez pas vous voir, des problèmes de communication ou des malentendus se produisent tout le temps.

Le moyen le plus sûr d'éviter cela est soit de rencontrer votre collègue en personne et de lui expliquer les choses, soit de trop communiquer avec les plateformes que vous avez.

Si vous ne pouvez pas passer d'appel vidéo, recourez à la sur-explication en fournissant des informations détaillées dans le message que vous tapez ou en élaborant le sujet lors d'un appel audio. De cette façon, vous pouvez clairement transmettre ce que vous pensez aux autres sans qu'ils ne vous comprennent mal ou ne vous posent des questions.

Travailler vers un objectif commun

Un objectif commun rassemble tout le monde et leur donne une direction claire à suivre. Même lorsque vous définissez des objectifs individuels pour les employés sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, rattachez-les à une vue d'ensemble.

Les aider à comprendre comment le travail qu'ils font contribue à l'objectif global de l'organisation les motivera à mieux performer et à rester productifs en équipe.

• Impliquer toute l'équipe dans la définition des objectifs
• Fournir régulièrement des commentaires positifs et constructifs sur les performances lors de réunions individuelles

Et amusez-vous

Créez un espace pour célébrer les anniversaires, partager des photos d'animaux de compagnie ou des reportages sur des sujets d'actualité au sein de l'équipe. Il peut s'agir d'un groupe Facebook, d'un groupe WhatsApp ou d'un canal Slack distinct.

Ainsi, encourager votre équipe à se connecter socialement renforcera la relation entre eux et améliorera la façon dont ils travaillent ensemble.

Vous avez plus de conseils ?

Profitez de chaque occasion pour vous assurer que votre équipe travaille ensemble même si elles sont physiquement séparées. En utilisant les pratiques ci-dessus, vous pouvez promouvoir une collaboration d'équipe à distance efficace.

Quelles autres pratiques avez-vous essayées pour augmenter la collaboration en équipe à distance entre vos employés ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.

Avez-vous déjà lu notre guide pratique pour travailler à domicile ? Apprenez tout, des outils dont vous pourriez avoir besoin à la façon de réfléchir et de planifier efficacement vos projets en ligne.