Guide du gestionnaire pour la gestion d'équipe à distance

Avec le nombre de personnes qui travaillent à distance au moins une fois par semaine, qui a augmenté de 400 % depuis 2010, il y a de fortes chances que vous gériez au moins un employé qui travaille en dehors du bureau ou à domicile.

Et en raison de la pandémie mondiale de COVID-19, vous avez peut-être fini par gérer une équipe complètement à distance. Peut-être envisagez-vous même de les gérer à distance pour le reste de l'année.

Bien que la gestion d'une équipe à distance soit différente de la gestion d'une équipe colocalisée, ce n'est pas un monde à part. Fondamentalement, vous suivez les mêmes pratiques, mais légèrement différemment. Dans cet article, nous partagerons quelques-uns des meilleurs conseils de gestion d'équipe à distance que l'équipe de direction de Creately utilise elle-même et recommande.

Creusons.

Communiquer et dialoguer régulièrement avec l'équipe

L'une des différences entre la gestion d'une équipe distante et celle d'une équipe colocalisée est la façon dont vous vous engagez et communiquez avec eux. Dans un bureau, vous parlez fréquemment à votre équipe ; pendant les réunions, avec désinvolture en passant devant eux, les discussions en personne, etc.

La seule façon de maintenir ce niveau de communication et d'engagement avec une équipe distante est d'utiliser les bons outils de communication. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp, etc. sont quelques-uns des outils populaires utilisés par les équipes distantes pour la communication. Et vous pouvez utiliser plusieurs plates-formes pour mener une communication efficace.

Il est tout aussi important que d'utiliser le bon outil d'avoir des directives à respecter lors de leur utilisation.

• Passez à la visioconférence dès que possible. C'est ce qui se rapproche le plus de la communication face à face lorsque vous travaillez à distance. De plus, la vidéo aide à créer un lien plus fort avec l'employé.
• Utilisez la messagerie instantanée pour les messages urgents.
• Planifiez toujours vos réunions à l'avance, permettant aux employés de se préparer et d'allouer du temps à partir de leur propre horaire.
• Faites des vérifications régulières avec les membres individuels de l'équipe en plus des réunions d'équipe.

Faites confiance à votre équipe

Faites toujours confiance à vos employés pour faire le travail, que vous travailliez dans le même bâtiment ou à distance. Offrez un soutien si nécessaire, mais laissez à vos employés la liberté d'effectuer le travail à leur propre rythme sans succomber à la microgestion.

Pour instaurer la confiance entre vous et vos employés, vous pouvez encourager les pratiques de certaines choses,

• Soyez toujours à l'écoute, que vos collaborateurs recherchent des solutions à un problème personnel ou professionnel.
• Établissez des lignes directrices sur le travail à distance/travail à domicile auxquelles tout le monde devrait adhérer. Par exemple, tout le monde devrait généralement être disponible en ligne de 10h à 16h
• Assurez-vous que tout le monde, y compris vous-même, met toujours à jour le statut de disponibilité sur la plateforme de chat que vous utilisez. Sortir pour faire une course ? Faites-le savoir aux autres membres de l'équipe avec un message rapide.
• Partagez également les mises à jour des tâches sur la plateforme de chat. Vous pouvez commencer la journée en partageant ce sur quoi vous allez travailler. À la fin de la journée, mentionnez ce que vous avez pu faire.
• Encouragez tout le monde à avoir des problèmes liés au travail dans le canal d'équipe. Cela permettra aux personnes concernées de partager leur opinion pour arriver également à une solution.
• Surcommuniquer. Compensez votre absence en personne en partageant tout, des mises à jour des tâches aux congés que vous avez demandés pour le mois prochain. Chaque fois que vous êtes préoccupé par quelque chose, expliquez exactement ce que vous voulez savoir en utilisant chaque mot que vous devez taper. Si cela facilite les choses, passez à la vidéo pour pouvoir également observer comment ils réagissent.

Définissez des attentes claires

Ceci est également directement lié à l'établissement d'une relation de confiance avec votre équipe. Lorsque vous travaillez à distance, il est facile de ne pas savoir sur quoi se concentrer. C'est pourquoi il est important de définir des attentes afin de créer de la clarté et d'accroître l'engagement.

Chaque employé a un rôle à jouer; fixer en conséquence des objectifs que chacun devrait accomplir ainsi que des délais à respecter. Pour simplifier les choses, utilisez des outils de gestion des tâches comme Favro, Asana ou Trello, où vous pouvez décomposer les projets en tâches plus petites et suivre de près les progrès.

Focus sur les défis et les préoccupations des employés

Assurez-vous à tous que vous les soutenez et prenez soin d'eux. Examinez attentivement tous les problèmes qui affectent la performance ou la vie personnelle des employés lorsque vous vous engagez avec eux par le biais de conversations directes ou d'observations indirectes. Soyez prévenant lorsque vous discutez de sujets sensibles et offrez votre aide et vos conseils.

Investissez dans des outils de collaboration fiables

Qu'il s'agisse de planifier des réunions, un tableau blanc en ligne pour des sessions de brainstorming en ligne, le partage de documents, etc., disposez d'un outil approprié qui facilitera la tâche lorsque vous travaillez à distance. Ils faciliteront une collaboration transparente entre les employés distants.

Certains des outils de collaboration que vous pouvez utiliser sont;

Google Drive – facilite l'organisation et la gestion de l'accès aux fichiers et documents créés par l'équipe

Creately - sert d'outil de tableau blanc / canevas en ligne où les équipes peuvent collaborer sur des idées à l'aide de diagrammes, de visuels et de texte. Il vous permet également de vous connecter avec d'autres membres de l'équipe via une vidéoconférence intégrée à l'application.

Slack - une plate-forme de communication largement utilisée qui vous permet de rester en contact avec votre équipe via la vidéoconférence, les appels audio et la messagerie instantanée.

Favro - permet à l'équipe de planifier et de suivre leurs activités de projet en collaboration.

Plus d'outils ;

5 outils de collaboration puissants pour travailler à domicile

Outils pour travailler à domicile

Reconnaître le bon rendement des employés

Être reconnu pour ses performances est un facteur clé pour augmenter la productivité et la motivation des employés.

Bien qu'il soit important de suivre leurs progrès en tant que chef d'équipe à distance, reconnaissez-le lorsqu'ils ont bien performé. Il n'est pas nécessaire d'inclure une compensation monétaire, le simple fait de les reconnaître publiquement ou avec une marque d'appréciation sous la forme d'un e-mail personnel ou d'un message direct générera exactement le même résultat.

Diriger avec empathie

Lorsque vous ne vous voyez pas face à face, vous avez souvent tendance à vous lancer dans des suppositions. Peut-être que vous n'avez pas aimé la façon dont quelqu'un vous a communiqué un message, mais sans sauter dans une conclusion négative, vérifiez à nouveau. Partagez gentiment vos commentaires avec eux et faites-leur savoir comment vous vous sentez et comment les choses devraient être gérées à l'avenir.

Et donner l'exemple. Faites ce que vous attendez des autres et guidez-les tout au long du chemin.

Vous avez d'autres conseils de gestion d'équipe à distance ?

Si toute votre équipe s'est soudainement éloignée en raison de la pandémie de COVID-19, vous avez peut-être rencontré de nombreux défis. Nous espérons que ces conseils de gestion d'équipe à distance vous aideront à trouver des solutions simples.

Nous avons également un guide pratique gratuit pour travailler à domicile, et il couvre tout, de la façon de rester organisé en équipe à distance à la conduite d'entretiens à distance. Consultez-le pour plus de conseils pratiques sur la gestion de votre équipe à distance.