6 idées de culture de travail à distance pour créer des équipes productives

Il est difficile de se connecter de manière significative avec des collègues lorsque vous ne voyez que leur photo de profil, le résultat d'une ancienne séance photo.

Une étude de 2021 sur l'impact de la pandémie sur la main-d'œuvre expose cette difficulté. Il a révélé que 36 % des employés se sentent déconnectés de leurs collègues. Ces employés ont essayé de communiquer avec des collègues, mais 34 % ont eu du mal à obtenir une réponse via des canaux tels que le courrier électronique. Cet impact est encore plus ressenti par les organisations distantes. Les travailleurs au bureau et hybrides peuvent se rendre au bureau de leurs collègues en cas de panne de communication, une option qui n'est pas disponible pour quelqu'un qui se trouve à 800 kilomètres de son collègue le plus proche.

Sans une culture qui met l'accent sur une communication claire, les employés sont seuls face aux problèmes. Ce manque de collaboration entraîne des pertes de productivité, un stress accru et un roulement plus fréquent des employés se sentant comme des étrangers.

Les organisations distantes peuvent appliquer sept idées pour surmonter ces défis. Chacun vous aide à créer une culture d'entreprise où les employés coopèrent pour atteindre le même objectif en moins de temps.

1. Créez des directives de communication claires

Des écouteurs pendant votre journée de travail ? Travail en profondeur. Lire pendant l'heure du déjeuner ? Pas le temps de bavarder. Ce sont deux règles non écrites de l'étiquette de travail de bureau.

Mais les règles sont plus ambiguës lorsque l'on travaille à distance, ce qui peut entraîner des infractions involontaires ou du stress pour les employés.
Une enquête auprès de près de 2 000 travailleurs a révélé que 70 % d'entre eux ont une communication peu claire avec leurs collègues au moins une fois par mois. Lorsque les messages ne sont pas précis, les employés perdent du temps à essayer de déchiffrer ce que veut leur collègue ou à exécuter les mauvaises instructions. En conséquence, les employés perdent en moyenne quatre heures par semaine à essayer de résoudre ces problèmes de communication.

La même enquête a révélé que 75 % des employés ressentent un manque de communication au sein de leur entreprise. Si les membres de l'équipe mettent souvent du temps à répondre uniquement pour envoyer des réponses ambiguës, les employés sont moins motivés à demander de l'aide et plus susceptibles d'essayer de résoudre le problème par eux-mêmes. Au lieu de regarder l'ordinateur pour trouver une réponse, ils trouveront leur propre solution, même si quelqu'un d'autre connaît un chemin plus efficace.

Vous pouvez joindre des normes de chaque canal que vous utilisez pour communiquer en interne afin de fournir des communications efficaces et agréables. Votre liste de normes doit expliquer quand l'utilisation d'un canal est appropriée, la meilleure fréquence de messagerie et des conseils pour transmettre clairement un message.

Par exemple; motiver les employés à utiliser la vidéo en direct pour discuter d'informations sensibles telles que les évaluations de performances ou les promotions. Ce format vous permet de clarifier les doutes de l'auditeur en temps réel, en évitant les offenses involontaires de messages ambigus. Dans votre liste de normes, dites aux participants d'allumer leur caméra. Voir votre haut-parleur permet aux téléspectateurs de voir leur langage corporel et de faire confiance à leurs mots.

2. Transformez les dirigeants en défenseurs du travail à distance

Les employés se tournent vers les dirigeants pour obtenir des conseils sur la façon de se comporter. Les valeurs, les habitudes de travail et les outils d'un leader influent sur la vision que les employés ont du travail à distance.

Supposons que le chef d'une équipe dise constamment que travailler depuis un bureau lui manque à cause des relations en personne. Les employés peuvent développer un sentiment similaire après avoir entendu parler des inconvénients du travail à distance jour après jour. Ils peuvent repérer les failles dans les méthodes à distance d'établissement de relations et d'événements de réseautage, pensant qu'ils ne peuvent pas reproduire les événements en face à face. Avec cet état d'esprit, nouer des relations devient presque impossible.

Heureusement, l'attitude inverse de votre chef influence positivement les employés. Un leader capable d'articuler les avantages d'un outil de travail à distance, d'un nouveau flux de travail asynchrone ou d'un événement virtuel à venir rappelle aux employés à quel point le travail à distance est efficace.

Pour constituer une équipe qui aime travailler à distance et qui est désireuse de collaborer avec les autres, demandez à vos dirigeants d'afficher les croyances que vous souhaitez dans votre culture. Si vous appréciez les amitiés internes, demandez aux dirigeants de programmer un appel hebdomadaire pour rencontrer quelqu'un de l'entreprise. Les appels peuvent être aussi courts que 15 minutes, ou ils peuvent passer une heure à apprendre à se connaître. L'objectif principal est de montrer aux dirigeants la promotion d'une approche active pour rencontrer des collègues.

3. Encouragez la collaboration inter-équipes

Il est courant que les employés distants collaborent moins avec les autres divisions de l'entreprise qu'avec les autres. Il n'y a pas de déjeuners, de couloirs ou d'ascenseurs pour rencontrer des personnes en dehors de leurs services. Une collaboration et un soutien inter-équipes peu fréquents peuvent conduire à des employés mécontents et improductifs.

Une enquête menée auprès de plus de 1 000 employés américains dans différentes industries a révélé que les travailleurs qui ne partagent pas leurs connaissances passent plus de cinq heures à refaire le travail qu'un autre employé a déjà fait. Parfois, ils ne refont pas le travail mais suivent un processus inefficace qu'une autre équipe a optimisé il y a longtemps.

Ces investissements en temps inutiles retardent les projets car les travailleurs découvrent comment relever un défi par eux-mêmes. Vous ne seriez pas confronté à ces problèmes avec une culture de collaboration inter-équipes. Par exemple; si un rédacteur de contenu avait une question sur les meilleures pratiques d'embauche, il planifierait un entretien de 30 minutes avec les RH plutôt que de lire sur ce sujet pendant des heures. Une coopération fréquente accélère les flux de travail, donnant aux employés plus de temps pour se concentrer sur des projets à fort impact.

Créez des directives de partage de documents sur la manière dont les employés doivent s'entraider. Les engagements partagent les étapes concrètes que les gens peuvent suivre pour surmonter un défi ou s'engager dans une mission. Grâce à elle, les employés savent exactement comment améliorer une situation et ses avantages.

Source : LinkedIn

Au début de COVID-19, le PDG d'IBM a écrit un engagement basé sur les conversations et les défis de ses collègues. Il contenait les engagements qu'il prendrait pour faciliter la vie des employés contraints de travailler à domicile. Comme le PDG d'IBM, rédigez un engagement avec des actions pour faciliter le travail à distance.

Découvrez les défis de collaboration de votre entreprise à l'aide d'enquêtes et de conversations individuelles avec les employés. Les obstacles informent les étapes de votre engagement. Si une équipe travaille plus tard que la plupart des autres dans l'entreprise, vous pouvez vous engager à passer une journée par semaine à travailler ces heures afin de pouvoir interagir davantage avec elle. L'ajout de cet élément encourage les équipes à se connaître plutôt qu'à éviter les contacts.

4. Construisez une équipe en fonction de leurs fuseaux horaires

Les entreprises distantes peuvent embaucher des talents de n'importe où. Mais l'embauche de personnes dans des fuseaux horaires dispersés peut ralentir les projets et susciter la division entre les employés.

Les canaux de communication asynchrones comme le courrier électronique et Slack sont l'option de collaboration incontournable pour les équipes réparties dans le monde entier. Bien qu'ils soient pratiques pour envoyer rapidement un message à quelqu'un, ces canaux ne sont pas efficaces pour faciliter la camaraderie. Pour apprendre à se connaître, les employés devraient bavarder sur des périodes de plus de 10 heures, ce qui ferait perdre l'intérêt des deux parties.

Un autre problème lié à la constitution d'une équipe dans des fuseaux horaires très différents est de trouver une heure de réunion qui convient à tout le monde. Si la moitié de votre équipe est aux États-Unis et l'autre moitié en Europe de l'Ouest, vous pouvez trouver un moment qui n'est ni trop tôt ni trop tard. Mais que se passe-t-il si la moitié de votre équipe est au Mexique et l'autre moitié à Hong Kong ? Dans ce scénario, un groupe devrait se coucher tard ou se lever tôt, ce qui peut fatiguer les employés.

Vous pouvez organiser deux sessions lors de la même réunion. Mais supposons que les membres de deux fuseaux horaires ne se voient jamais. Dans ce cas, il est peu probable qu'ils établissent des amitiés et un sentiment de camaraderie entre eux.

Une solution à une équipe mondiale dissoute consiste à embaucher des talents dans un décalage horaire de sept heures. Donc, si votre équipe est principalement en Amérique et que vous ne trouvez pas de talents sur ce continent, cherchez des candidats en Europe. Ce chevauchement donne aux travailleurs au moins une heure pour participer à des événements occasionnels et à des réunions vidéo, où ils peuvent établir des relations avec leurs collègues.

5. Utilisez des vidéos pour présenter les nouveaux membres de l'équipe

Il est normal que les nouveaux employés se sentent mal à l'aise au travail les premiers jours. Tendre la main à un étranger peut sembler intimidant, rendant même les interactions occasionnelles stressantes. Puisqu'il n'y a pas d'espace pour les rencontres occasionnelles, les travailleurs à distance peuvent se sentir plus stressés et seuls dans leur nouvel emploi que les employés de bureau.

Au mieux, ces travailleurs rejoindront une chaîne Slack ou une réunion à l'échelle de l'entreprise remplie de visages et de noms qu'ils ne connaissent pas. À moins que vous n'organisiez un événement pour faire connaissance avec les nouveaux membres de l'équipe, ils n'auront pas l'occasion de rencontrer des gens à un niveau personnel. Les employés qui n'ont personne avec qui interagir ont plus de mal à partager des idées innovantes ou à collaborer avec d'autres.

Vous pouvez demander aux nouvelles recrues d'enregistrer ou d'animer une vidéo partageant leurs passe-temps, leurs attentes, leurs antécédents et des faits insolites. Leurs collègues peuvent regarder cette vidéo avant le premier jour d'un nouvel employé pour réfléchir à des points de discussion pour rendre l'intégration des nouvelles recrues plus agréable.

Chez Vyond, chaque nouvelle recrue anime une vidéo se présentant lors de ses premiers jours. Par exemple; regardez celle d'Asia, qui résume sa vie. Cela montre aussi qu'elle est drôle et une professionnelle talentueuse. Les collègues peuvent regarder la vidéo pour apprendre à la connaître et trouver des intérêts communs pour discuter du premier jour de l'Asie. Ces vidéos ont amélioré les relations d'équipe et nos initiatives de développement de produits.

6. Recréez des activités de cohésion d'équipe en ligne

Les apéritifs, les anniversaires et les célébrations marquantes sont des événements où les employés peuvent établir des relations les uns avec les autres. Ces moments permettent aux employés de voir la personnalité de chacun plutôt que de penser uniquement au travail, de construire une équipe soudée et un environnement de travail amusant. Cependant, ces événements ne sont pas toujours disponibles pour les employés distants. Il est difficile pour l'équipe de jouer au mini-golf ensemble lorsqu'ils sont dispersés à travers le monde. Vous pouvez créer des espaces virtuels où les gens peuvent interagir pour susciter des amitiés internes.

Toute entreprise peut organiser des événements décontractés pour faciliter les amitiés internes. Par exemple; Alibaba a organisé un événement virtuel de fabrication de courtepointes après ne pas avoir organisé son événement annuel en personne, AliDay. L'événement a promu le travail d'équipe et les valeurs de l'entreprise, développant une culture d'équipe unifiée.

Avec autant d'outils de communication disponibles, il est facile de recréer presque n'importe quel événement en personne. Vous pouvez héberger des sessions de bricolage, de musique ou de lecture sur un logiciel de visioconférence. Ces événements permettent aux gens de se connecter avec ceux qui ont des intérêts similaires.

Pour une expérience de construction d'amitié 1 à 1, utilisez un logiciel de refroidisseur d'eau qui associe au hasard des employés chaque semaine. Partagez quelques brise-glace pour faire de la connaissance des autres une expérience décontractée plutôt qu'une compétition pour savoir qui parle de la météo en premier.

Utilisez Vyond pour renforcer votre culture de travail à distance

Vyond est un outil d'animation que les équipes distantes peuvent utiliser dans leurs activités et efforts de consolidation d'équipe. Grâce à nos dizaines de modèles gratuits, les dirigeants peuvent créer une formation percutante sur les outils à distance, l'étiquette de communication à distance et les leçons de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) sans expérience préalable en animation. Vous pouvez également utiliser des accessoires, des environnements et des personnages pour montrer des situations quotidiennes où les préjugés ou les croyances affectent les chances des employés de travailler ensemble et de devenir amis.

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