Tableaux de bord des rapports pour les agences : un guide étape par étape pour automatiser vos rapports

Si vous possédez ou travaillez dans une agence de marketing, vous savez que la communication de vos résultats et la fourniture de renseignements commerciaux aux clients de manière claire, concise et professionnelle sont tout aussi importantes que les mesures de performance elles-mêmes.

La manière traditionnelle dont les agences de marketing créent des rapports consiste à assembler une variété d'outils tels que Google Docs, Sheets et Slides, et à créer manuellement des rapports pour chaque client à envoyer périodiquement. Bien que cette approche puisse fonctionner lorsque vous débutez, à mesure que vous grandissez, le reporting peut devenir une tâche fastidieuse et chronophage qui ne contribue pas réellement à votre résultat net.

Si vous cherchez à créer des tableaux de bord de reporting pour une approche plus automatisée, cet article est pour vous.

Dans cet article, nous aborderons :

1. Les compromis entre l'assemblage d'une variété d'outils de reporting manuels et l'utilisation d'un logiciel de reporting de tableau de bord qui peut automatiser l'ensemble du processus.
2. Un processus étape par étape pour créer un rapport avec ReportGarden, y compris comment automatiser le processus de création de rapports et un examen des types de rapports courants utilisés par les agences.

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Les compromis entre la création manuelle de rapports et l'utilisation d'un logiciel de création de rapports de tableau de bord

Lorsque vous démarrez pour la première fois avec votre agence de marketing, vous devez vous concentrer sur l'obtention de nouveaux clients, leur obtenir des résultats et produire des rapports de manière rentable.

Cependant, lorsque vous commencez à évoluer, la création de rapports peut prendre beaucoup de temps et vous pouvez commencer à avoir l'impression que les rapports que vous envoyez ne sont pas aussi impressionnants que vous le souhaiteriez. De plus, étant donné que de nombreuses autres agences envoient des rapports similaires, le vôtre est susceptible de se fondre plutôt que de se démarquer et d'impressionner.

Avant d'approfondir la manière d'automatiser votre processus de création de rapports, examinons quelques-uns des avantages et des inconvénients des rapports manuels par rapport à l'utilisation d'un logiciel de rapport de tableau de bord comme ReportGarden.

Rapports manuels

Les avantages

L'avantage de commencer avec des rapports manuels est qu'il est peu coûteux (mis à part le coût du temps) et relativement facile à assembler des outils tels que Google Docs, Sheets et Slides. Ces outils vous permettent de créer les rapports de base dont votre agence a besoin, et ils sont également faciles à partager avec vos clients.

Les inconvénients

Le principal inconvénient de cette approche de création de rapports est que le temps nécessaire pour créer manuellement chaque rapport s'additionne rapidement. Le temps que vous passez à créer manuellement des rapports peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée et génératrices de revenus, telles que la prospection ou l'amélioration des résultats que vous obtenez pour les clients.

Un autre inconvénient est que de nombreuses autres agences rapporteront leurs résultats de cette manière, vous manquez donc l'occasion d'utiliser les rapports comme un avantage concurrentiel.

Rapports de tableau de bord

Les avantages

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de reporting de tableau de bord est la possibilité d'automatiser le processus. Bien sûr, il y aura une configuration initiale requise, mais après cela, c'est certainement plus rapide.

Un autre avantage est que vous pouvez afficher une image plus complète avec le tableau de bord de votre entreprise. Vous pouvez toujours rapporter les mêmes indicateurs de performance clés (KPI) qu'un rapport manuel, mais le fait que votre client puisse se connecter et examiner les résultats en temps réel améliore non seulement sa prise de décision, mais renforce également la confiance grâce à la transparence, alors que nombre de vos concurrents n'offrent peut-être pas cette fonctionnalité.

Les inconvénients

L'un des inconvénients de donner à vos clients un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux résultats de votre agence est qu'il leur est possible de sauter à des conclusions infondées. Pour résoudre ce problème potentiel, ReportGarden vous donne la possibilité de fournir un contexte supplémentaire à côté des KPI que vous signalez, ce qui s'appuie davantage sur la confiance et la transparence qu'offre un tableau de bord marketing.

Comme mentionné, si vous optez pour un SaaS de reporting de tableau de bord, une configuration initiale sera nécessaire. Nous allons donc maintenant couvrir un processus étape par étape que vous pouvez utiliser pour automatiser les rapports de votre agence.

Pas à pas : comment configurer des tableaux de bord de création de rapports avec ReportGarden

Il est important de noter qu'avec un logiciel de création de rapports de tableau de bord, vous pouvez choisir de fournir un accès client 24h/24 et 7j/7 à un tableau de bord ou vous pouvez adopter une approche plus traditionnelle et exporter un rapport PDF statique que vous envoyez périodiquement aux clients. Quelle que soit l'approche que vous choisissez (et cela peut varier d'un client à l'autre), voici le guide étape par étape pour automatiser le processus avec ReportGarden.

Étape 1 : Création d'un client

Pour commencer à créer un nouveau client, il vous suffit de saisir son URL et notre logiciel extrait automatiquement les informations pertinentes sur l'entité. Vous pouvez ensuite ajouter quelques préférences spécifiques au client, telles que le téléchargement d'une photo, la sélection d'un gestionnaire de compte et le choix de la langue et du fuseau horaire.

Après cela, vous êtes prêt à commencer à connecter vos sources de données et à choisir votre modèle de tableau de bord. Au fil du temps, vous pouvez également commencer à créer vos propres modèles personnalisés pour chaque client comme bon vous semble.

Étape 2 : Connexion de vos sources de données

Que vous utilisiez un modèle ou que vous créiez un tableau de bord personnalisé pour votre client, chacun aura ses propres exigences en matière de source de données. Pour connecter une source de données, cliquez simplement sur "Lier une nouvelle source de données" , autorisez la connexion, et ReportGarden fournira alors une liste d'entités à partir desquelles vous pouvez extraire.

Un aspect unique de ReportGarden est que, dans chaque source de données, vous pouvez accéder à différents profils de données. Par exemple, si un client possède deux comptes d'annonces Google distincts, vous pouvez accéder aux sources de données de plusieurs comptes connectés.

Étape 3 : Création d'un tableau de bord

Maintenant que vous avez créé un client et connecté vos sources de données, vous êtes prêt à commencer à créer un tableau de bord. Que vous choisissiez d'utiliser un modèle ou un tableau de bord personnalisé, ReportGarden extraira automatiquement les données des sources sélectionnées et les remplira dans le tableau de bord.

Une des superpuissances   de la plate-forme est que vous pouvez extraire de plusieurs sources de données dans un seul tableau de bord. Par exemple, si vous souhaitez croiser Google Analytics avec vos données Facebook Ads, c'est en quelques clics.

Étape 4 : Choisir un modèle de rapport (ou créer un rapport personnalisé)

Une fois que vous avez rempli votre tableau de bord et inséré les KPI que vous souhaitez signaler, vous pouvez alors choisir d'exporter un modèle de rapport ou de créer votre propre rapport personnalisé.

Si vous souhaitez créer des rapports statiques à envoyer périodiquement aux clients, il vous suffit de sélectionner la plage de dates et les indicateurs de performance clés que vous souhaitez signaler, et en quelques secondes, vous avez un rapport prêt pour le client à envoyer.

Si vous choisissez de créer un rapport personnalisé à partir de zéro, vous pouvez d'abord le concevoir avec des exemples de données jusqu'à ce que tout soit configuré à votre goût, puis simplement connecter le rapport à des API de données en direct ou à une source de données spécifique. Par rapport à la création de rapports personnalisés dans Excel, par exemple, vous pouvez voir combien de temps peut être économisé à l'aide d'un tableau de bord de rapport par rapport à la nécessité d'importer manuellement les données, de les trier et de créer vos propres visualisations de données.

En termes de présentation des données, vous avez le choix entre un large éventail de fonctionnalités. Vous pouvez soit extraire l'intégralité de la bibliothèque connectée de points de données, soit simplement ajouter des widgets de données pour un rapport spécifique.

De plus, vous pouvez choisir parmi l'un de nos nombreux modèles de conception qui extraient les données de votre tableau de bord et ont une présentation familière de style PowerPoint. Vous n'avez pas besoin d'être un concepteur pour que ces rapports se démarquent de vos concurrents.

Étape 5 : Planifier des rapports avec ReportGarden

Selon le type de service que vous fournissez à vos clients, après avoir créé vos tableaux de bord client et généré des rapports pour eux, vous pouvez ensuite automatiser l'ensemble de ce processus en programmant leur envoi périodique.

En plus de cela, vous pouvez également donner accès au tableau de bord du client afin qu'il puisse suivre vos progrès à sa convenance.

Étape 6 : Donner à votre client l'accès au tableau de bord

Si vous choisissez de fournir à votre client un accès 24h/24 et 7j/7 à son tableau de bord, vous pouvez personnaliser l'apparence de ReportGarden avec la palette de couleurs de votre marque. Dès que le tableau de bord est prêt pour le client, il vous suffit de cliquer sur "Inviter" dans le tableau de bord et le client recevra une invitation par e-mail avec ses identifiants de connexion. Votre client aura alors un accès en lecture seule au tableau de bord et pourra ajuster les plages de dates comme bon lui semble.

Résumé : Utilisation des tableaux de bord de création de rapports pour augmenter l'efficacité et impressionner vos clients

Comme nous en avons discuté, il existe des compromis entre la création manuelle de vos propres rapports ad hoc et l'utilisation d'un logiciel de création de rapports de tableau de bord. Lorsque vous débutez, l'utilisation d'outils gratuits est souvent le meilleur choix, mais à mesure que vous développez votre agence, il est temps d'envisager d'automatiser le processus de création de rapports.

Outre le temps que vous économisez en créant manuellement des rapports, l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de rapport de tableau de bord est que vos clients ont accès 24h/24 et 7j/7 à leurs résultats. Cela renforce la confiance que les autres agences de marketing numérique "boîte noire" n'auront tout simplement pas.

Et surtout, en fournissant un contexte supplémentaire aux KPI signalés dans vos tableaux de bord marketing, vous pouvez également raconter une histoire plus complète des résultats que vous obtenez pour les clients.

Combinées à la possibilité de planifier et d'automatiser la livraison de vos rapports, ces fonctionnalités fonctionnent toutes ensemble pour vous libérer du temps pour vous concentrer sur ce qui compte : augmenter le résultat net de vos clients.

Si vous voulez voir par vous-même comment ReportGarden peut automatiser le processus de création de rapports de votre agence marketing, vous pouvez commencer votre essai gratuit de 7 jours ici.