Le guide rapide pour exécuter des rétrospectives productives à distance

Les réunions rétrospectives sont encore plus importantes pour les équipes distantes que pour les équipes colocalisées.

Étant donné que les équipes distantes ne travaillent pas les unes à côté des autres quotidiennement, elles manquent souvent des occasions de détecter rapidement les complications de leur flux de travail qui peuvent affecter leurs performances et leur esprit, ce qui peut éventuellement retarder l'achèvement en temps voulu de leur travail. livrables du projet.

Des rétrospectives régulières peuvent aider les équipes distantes à éviter cela en fournissant à chaque membre de l'équipe la plate-forme pour s'exprimer, parler ouvertement des défis ou des obstacles qui entravent leur travail, complétant ainsi tout efficacement.

Cet article vous guidera à travers tous les éléments d'une réunion rétrospective, en mettant l'accent sur leur exécution efficace, à distance. Tous les modèles fournis sont modifiables en ligne et vous pouvez les utiliser pour démarrer immédiatement votre réunion rétrospective.

Qu'est-ce qu'une réunion rétrospective

Connu sous de nombreux noms - rétrospective Scrum, rétrospective de sprint, rétrospective agile, revue après action, et même parfois post-mortem ou récapitulation - ce type de réunion est un événement limité dans le temps où les équipes se réunissent pour discuter et réfléchir sur ce qui s'est bien passé et ce qui n'a pas fonctionné lors de leur dernier Sprint ou itération. Cela leur permet d'améliorer leur prochain Sprint en apprenant de leurs erreurs et triomphes passés.

Bien qu'à l'origine, elles étaient généralement utilisées dans le développement de logiciels agiles, les réunions rétrospectives ont été adoptées par de nombreuses autres équipes du marketing à la gestion des ressources humaines au fil du temps.

Les étapes de base

• Passez en revue le travail planifié, terminé ou inachevé et les autres événements importants qui ont pu se produire pendant le Sprint/projet. Vous pouvez utiliser un modèle de rétrospective comme celui ci-dessous et encourager les participants à le remplir. Cela vous aidera à garder une trace de la conversation et des idées importantes partagées facilement.

• Passez en revue chacun des éléments mis au tableau par les participants et discutez-en en détail.
• Décidez comment améliorer les futurs projets en fonction de ce que vous avez appris pendant la rétro et créez des éléments d'action pour mettre en œuvre ces améliorations lors de la prochaine itération. Attribuez un propriétaire à chacune de ces actions. Lors de la prochaine rétro, vous pouvez vérifier avec le propriétaire pour voir si cela a été mis en œuvre ; sinon, il continuera à l'itération suivante.

Qui devrait participer

Invitez uniquement les membres de l'équipe immédiate qui travaillent ensemble. Les rétros offrent un espace sûr où les participants peuvent parler ouvertement de tout, y compris les défis auxquels ils sont confrontés, ce à quoi ils échouent et l'aide dont ils ont besoin. Par conséquent, vous pouvez éviter d'inviter quelqu'un (par exemple un responsable ou une partie prenante qui n'est pas directement impliqué dans le travail de l'équipe) qui pourrait le rendre vulnérable ou mal à l'aise de parler ouvertement.

De quoi as-tu besoin

Afin de garder les choses organisées et ciblées, vous devez écrire les choses, en particulier ce qui est communiqué par l'équipe pendant la réunion. Pour ce faire, vous avez besoin d'un tableau blanc.

Lors d'une session de réunion rétrospective à distance, vous devez cependant passer à un tableau blanc en ligne où vous et votre équipe pouvez collaborer (peut-être même mieux que vous ne le feriez autour d'un tableau blanc physique) pour partager vos idées, questions et opinions.

• Creately est un outil de tableau blanc/canevas en ligne conçu pour la collaboration en équipe. Il est livré avec un canevas infini, des bibliothèques de formes standard pour plus de 50 types de diagrammes, des vidéoconférences intégrées à l'application, des aperçus des modifications en temps réel et un suivi de la souris, ainsi que des commentaires en ligne. Tout cela combiné, c'est un excellent outil pour organiser des réunions rétrospectives, des séances de brainstorming, des réunions de planification, etc. en ligne.

En outre, vous pouvez également avoir besoin d'un outil de visioconférence (uniquement si le logiciel de tableau blanc en ligne que vous utilisez ne prend pas en charge la visioconférence intégrée) pour faciliter la réunion en ligne. Certaines options que vous pouvez envisager sont,

• Zoom
• Mou
• Google Meet

Alternativement, vous pouvez également utiliser un outil de collaboration de documents comme Google Docs ou Google Sheets avec l'un des outils de vidéoconférence ci-dessus pour effectuer la réunion rétrospective.

Conseils pour organiser des réunions rétrospectives à distance

Organiser une réunion rétro en personne est assez différent de l'organisation d'une réunion en ligne, principalement parce que l'équipe est répartie sur tout le continent, voire dans le monde entier, et est limitée par ses appareils en termes de comportement pendant la session.

Cependant, cela ne signifie pas qu'il est impossible de faire une rétroproduction productive à distance. Voici quelques conseils pour que les choses restent efficaces et attrayantes en ligne.

Assurez-vous que tout le monde participe

Si votre équipe est répartie sur différents fuseaux horaires, assurez-vous de choisir un créneau horaire qui convient à tout le monde. Habituellement, les rétros ont lieu à la fin d'un Sprint (elles peuvent également être effectuées pendant le Sprint/projet s'il s'étend sur une longue période). Lorsque vous planifiez votre Sprint, n'oubliez pas de programmer les rétros sur les calendriers de l'équipe dès le début. Chronométrez votre session et essayez de la terminer dans le temps imparti pour éviter de gêner les participants qui pourraient sauter le déjeuner pour rejoindre la réunion.

Assurez-vous que tout le monde participe. S'ils ne sont pas en mesure de le faire, assurez-vous qu'ils fournissent au moins leur contribution avant la réunion afin qu'ils puissent toujours être consultés et discutés pendant la réunion avec tout le monde. Vous pouvez utiliser un modèle de rétrospective prédéfini pour recueillir leurs commentaires.

Suivez l'étiquette générale des réunions en ligne

Les choses ont parfois tendance à devenir incontrôlables lors d'une réunion en ligne, et l'établissement de directives aide à mieux gérer tout cela. Pour un résultat plus productif, expliquez ce que vous attendez des participants à la réunion et comment vous voulez qu'ils se comportent avant la réunion.

Certaines des règles d'étiquette de l'assemblée générale à suivre en tant que participants sont,

• Être habillé correctement
• Assurez-vous que vous êtes installé devant un arrière-plan adapté au travail (c'est-à-dire pas de lits, de pièces en désordre, etc.)
• Coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas
• Ne vous laissez pas distraire. Ne fixez pas votre téléphone, n'écrivez pas sur votre clavier ou ne travaillez pas sur d'autres tâches lorsque quelqu'un d'autre présente
• Mettez votre téléphone en mode silencieux et désactivez les autres notifications
• Ne pas interrompre pendant que les autres parlent ou parler par-dessus eux
• Si vous avez un commentaire ou une question, attirez l'attention sur vous avant de parler. Faites un geste de la main ou dites « question » ou « commentaire »
• Être prêt. Assurez-vous que votre connexion, votre caméra et votre microphone fonctionnent avant la réunion

Comment organiser une réunion à distance productive | Meilleures pratiques et modèles

Recueillir les commentaires avant la réunion

Afin de consacrer plus de temps à votre réunion rétrospective réelle à analyser les idées données et à discuter des points d'action pour l'avenir, recueillez les commentaires de l'équipe avant la session proprement dite.

Partagez à l'avance l'un des modèles de rétrospective ci-dessous avec l'équipe, permettant à chacun de répertorier ses échecs et ses triomphes, ses préoccupations et ses suggestions. Cette approche peut également aider les introvertis à se sentir plus à l'aise pour partager leurs idées et encourager les membres qui peuvent penser que leurs commentaires sont plus critiques à les partager sans ressentir d'appréhension.

Créer un plan d'action

Les équipes distribuées perdent facilement la trace de qui est responsable de quoi et quand les choses sont dues. Afin d'éviter toute confusion et de responsabiliser chacun, créez un plan d'action simple et partagé avec tout le monde.

Ou vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet comme Favro pour créer des tâches, attribuer des propriétaires et suivre les progrès.

Utiliser la bonne technique rétrospective

La rétrospective standard demande à l'équipe de répondre aux questions, qu'est-ce qui s'est bien passé ? qu'est-ce qui n'allait pas bien ? et que pouvons-nous améliorer ? Bien que cela soit assez simple, cela peut rendre les choses obsolètes lorsque vous le faites à plusieurs reprises. Voici quelques idées de réunions rétrospectives pour rendre les choses plus amusantes et engageantes.

Démarrer, arrêter, continuer

Cette approche rassemble les commentaires des participants dans 3 catégories ;

• Sur quoi l'équipe devrait-elle commencer à travailler ?
• Sur quoi l'équipe devrait-elle arrêter de travailler ?
• Sur quoi l'équipe devrait-elle continuer à travailler ?

Aimé, Appris, Manqué, Désiré (4 Ls)

Divisez le canevas en 4 zones et demandez aux participants de fournir individuellement leurs idées sur chacun des L.

• A aimé - les choses qu'ils ont aimées dans le projet
• Appris - choses qu'ils ont apprises
• Manqué - choses que l'équipe a faites mais qui auraient pu être mieux faites
• Longed for - les choses qu'ils souhaitaient pendant le projet

Fou, triste, content

Cette approche permet à l'équipe de partager et de regrouper ses commentaires en fonction de ses émotions concernant le sprint précédent

• De quoi ils étaient fous
• De quoi ils étaient tristes
• Ce dont ils étaient contents

Une fois les idées regroupées, l'équipe peut voter pour elles. Ceux qui auront le plus de votes seront priorisés et feront l'objet d'une action lors du prochain sprint.

Voilier

Cette méthode compare techniquement le sprint à un voilier, amenant l'équipe à comparer les éléments qui ont affecté le sprint à ce qui propulse un voilier vers l'avant ou vers l'arrière.

• Sunshine - des choses qui ont rendu l'équipe heureuse
• Ancres - choses qui ont empêché l'équipe de progresser
• Vent et nuages ​​- les choses qui ont aidé l'équipe à se propulser vers l'avant
• Rochers et pirates - risques et obstacles qui peuvent empêcher l'équipe d'aller là où elle doit être

KALM

KALM signifie,

• Gardez (les choses que vous devez garder)
• Ajouter (ce que vous devez ajouter)
• Plus (choses dont vous avez besoin de plus)
• Moins (choses dont vous avez moins besoin)

Trouvez plus de techniques rétrospectives ici.

Vous avez d'autres conseils pour organiser des réunions rétrospectives à distance productives ?

A l'issue de la réunion rétrospective, vous pourrez prendre un peu de temps pour réfléchir à son déroulement (petite rétrospective sur la rétrospective !). Encouragez l'équipe à partager ses commentaires sur la façon d'améliorer la rétrospective pour la rendre plus productive la prochaine fois.

Les réunions rétrospectives vous donnent l'occasion de réfléchir sur les erreurs que vous avez commises et sur les domaines dans lesquels vous avez prospéré afin de planifier un avenir meilleur. Bien que la tenue d'une rétrospective à distance vous ait peut-être mis dans une position difficile par le passé, nous espérons que cet article et les modèles que nous avons partagés vous aideront à le faire avec succès à partir de maintenant.

Si vous avez quelque chose qui a particulièrement fonctionné pour vous lors de l'organisation de réunions rétrospectives à distance, veuillez le partager avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.