Gestion des risques dans les relations d'affaires : quatre conseils de base aux agences et aux entreprises

La gestion des risques est essentielle au succès de votre entreprise. Toute grande entreprise prend des années à se construire et pendant tout ce temps, vous ne pouvez tout simplement pas vous déplacer sans relations d'affaires !. Aucune volte-face ou renégat n'est toléré ici. Des partenaires de qualité sont choisis pour une longue période des alliances sont construites stratégiquement. Les clients ont toujours fait confiance à des professionnels connaissant leur métier, aptes à étudier le métier, fiables en matière financière et heureux de grandir ensemble.

Cependant, il n'y a aucun sens à croire que trouver le bon partenaire est un "travail à moitié fait". Une bonne idée n'est rien sans mise en œuvre, la conclusion d'un traité n'est rien sans une collaboration forte au cours de l'objectif global.

Il existe plusieurs phases dans le processus de gestion des risques lors de l'intégration d'une entreprise et d'une agence. Et ceux-ci sont étroitement liés aux étapes de développement du projet.

La première étape - Apprendre à se connaître

Chaque camp démontre ses forces, indique ses réalisations professionnelles et partage ses expériences. Cette phase fait suite à une évaluation préliminaire du potentiel de l'autre partie. C'est la première conversation réelle qui peut nous montrer si nous serons un bon match ou non.

L'agence est naturellement intéressée par une décision en leur faveur. L'entreprise espère que sa mission et ses ressources seront transmises aux bonnes personnes, qui ne disparaîtront pas ou ne passeront pas à un autre projet dans la semaine. L'entreprise voudra s'appuyer sur une agence proactive pour estimer les risques et s'assurer qu'elle se démarque tout en obtenant les résultats nécessaires pour augmenter ses revenus.

Conseils pour une agence : Ne leurrez pas une entreprise en lui inculquant de fausses perceptions de votre travail. Examinez l'entreprise : son site Web, sa position sur le marché, ses points faibles et ses points forts, ainsi que ses principaux concurrents. Assurez-vous que le client a une tâche distincte et comprend les objectifs. Pensez à vos risques financiers en affaires. Soyez positif sur tous ces points qui correspondent à votre profil, et vous avez une expertise dans la résolution de problèmes similaires. Préparez une prévision avec votre propre vision de la situation. Parlez de vos réelles possibilités. Ne mens pas. Et ne donnez pas l'impression que vous voulez rivaliser avec l'équipe marketing interne du client – ​​concentrez-vous sur l'interaction. Discutez des risques. Préparez une liste d'indicateurs de performance clés et de mesures qui vous aideront tous les deux à aller dans la bonne direction.

Conseils pour une entreprise : ne tombez pas éperdument et essayez d'éviter les attentes excessives. Examinez l'expérience de l'agence dans la résolution de tâches similaires, lisez les avis des autres clients sur leurs services. Formulez des tâches spécifiques et non abstraites en vous basant sur l'analyse de votre situation réelle. Essayez d'éviter les attentes exagérées, car pendant la période initiale, il ne sera pas si facile pour l'équipe de l'agence de faire face même aux tâches qu'elle s'est fixées. Encore moins dépasser leurs résultats. Ce serait formidable de s'en occuper vous-même, sinon, n'hésitez pas à engager un service de gestion des risques.

La deuxième étape - Début du projet

Dans la deuxième phase des relations, une entreprise a souvent des attentes excessives. Et une agence rencontrera souvent ses premiers problèmes sérieux. Ici, la gestion rationnelle des risques peut faire que les deux parties soient gagnantes. Il peut s'agir d'une ou deux tâches supplémentaires avec une priorité plus élevée, d'erreurs dans le temps estimé sur les tâches ou de la nécessité de prendre en charge les solutions précédentes qui ont été implémentées auparavant. Cela peut conduire à retarder d'abord la date limite, les écarts entre les résultats attendus et réels, et d'autres subtilités qui sont si mineures à long terme, mais si tangibles au début.

Conseils pour une agence : Ceci est crucial pour commencer votre travail sur le projet en établissant un calendrier et une répartition des responsabilités entre les membres de votre équipe de projet. Chacun doit comprendre son domaine de préoccupation. Faites attention aux détails et essayez de surveiller constamment le flux de travail. Des erreurs qui peuvent passer inaperçues six mois plus tard peuvent avoir un effet boule de neige au départ. Par conséquent, ce sera l'option idéale si les membres de votre équipe conservent leurs tâches dans un seul système de gestion des tâches collectives, où ils peuvent noter leurs résultats, problèmes, demander des données supplémentaires, hiérarchiser les tâches ou laisser des commentaires. Cette solution peut présenter une vue d'ensemble à n'importe quelle étape de la coopération, ainsi que trouver un « goulot d'étranglement » en cas de problème. N'oubliez pas de planifier des réunions régulières.

Conseil pour une entreprise : ne poussez pas trop fort. Soulignez les erreurs, donnez des conseils, partagez votre vision et donnez des commentaires de qualité. Mais s'il vous plaît, essayez d'être aussi poli que possible. Dites-leur que vous contrôlerez le processus, mais évitez la microgestion. Une équipe de l'autre côté a vraiment besoin de votre soutien. C'est vrai, la fidélité n'est pas encore au rendez-vous, mais votre soutien peut être un acompte qui dynamisera l'équipe. Croyez en eux, et votre confiance se traduira par une excellente conséquence pour vous.

La troisième étape - le premier jalon

Une agence fournira un rapport pour une période précise : un mois ou un trimestre. Vous discutez des réalisations faites. En quoi ces résultats diffèrent-ils de ce qui était initialement prévu ?

Il est important de discuter ouvertement de toutes les questions. Qu'est-ce qui a été bien fait et pourquoi pendant cette période ? Quelle partie du plan n'a pas été mise en œuvre et pourquoi ? Quels changements se sont produits au cours du processus et quelle a été notre réaction face à ceux-ci ? Comment chaque équipe a-t-elle effectué des tâches spécifiques ? Qu'est-ce qui devrait être amélioré dans la prochaine période ? Ce sont tous des exemples de risques que vous devez toujours garder à l'esprit.

Conseil pour une agence : suivez vos résultats au quotidien. Si vous avez remarqué un éventuel problème, parlez-en à votre client, proposez-lui des solutions et votre aide. Nous vous déconseillons d'attendre que ce problème se résolve de lui-même. Même si votre client ne vous fournit aucune information, ou si un responsable de son bureau est surchargé et ne peut pas répondre à temps aux questions que vous posez, au moins 50 % de la responsabilité vous incombe. Il est donc temps d'agir de votre propre autorité, surtout si vous savez comment résoudre ce problème en temps opportun.
Dans la plupart des cas, cela aura un effet positif si vous dépassez les attentes des propriétaires d'entreprise et confirmez ainsi votre qualité et vos compétences.

Faites un effort supplémentaire, consacrez un peu plus de temps aux détails. Regardez le cœur même de la tâche à accomplir. Si vous avez exécuté ou même dépassé l'accord, si vous avez réussi à éliminer les risques - bravo, il est maintenant temps de penser à ce qui peut être fait d'autre. Continuez d'avancer !

Conseils pour une entreprise : évaluer la situation. La performance est-elle conforme à ce que vous attendiez en retour ? L'équipe a-t-elle répondu à vos attentes ? Quels enseignements ont été tirés de la collaboration ? En quoi l'agence est-elle douée ? Qu'est-ce qui ne va pas et pourquoi ?

Exprimez-vous, votre avis est important. Si certaines anecdotes vous semblent évidentes, cela pourrait être quelque chose de nouveau pour le côté opposé.

Parlez-leur de vos projets. Dites-leur ce qui s'est passé de votre côté pendant cette période. Qu'est-ce qui a changé dans votre entreprise, quels changements sont prévus dans un avenir proche ?
À cette phase, les deux parties s'entendent généralement sur des objectifs à long terme : six mois, un an ou plus. Ainsi, chaque partie doit être convaincue que la stratégie va dans la bonne direction avec suffisamment de ressources et que la communication est claire. Il est extrêmement important de se mettre d'accord sur des jalons : mois, trimestres. S'il y a des problèmes avec la collaboration, ceux-ci doivent être mis au jour, discutés et réglés. La majorité des problèmes qu'un projet typique réside est dans la communication. Les petits problèmes et les malentendus se transforment souvent en longs conflits. Et cela entraîne une perte d'efficacité.

La quatrième étape – une collaboration réussie

Le projet évolue, les KPI fonctionnent comme prévu, les équipes ont élaboré un modèle de collaboration réussie.

Conseil pour une agence : outre le bon travail créé maintenant, vous êtes censé offrir une image d'avenir. Investissez du temps dans le développement de votre client. Analysez vos résultats, présentez-leur de nouvelles opportunités, proposez de nouveaux outils. Préparez une liste de recommandations et montrez-leur les « chiffres » de nouveaux bénéfices possibles. C'est le moment de proposer d'autres vos services.
N'oubliez pas qu'il ne suffit pas de bien faire votre travail. Tout le monde se soucie de l'avenir. Et vous avez le pouvoir de participer à la création de cet avenir, partagé par vous et votre partenaire.

Conseils aux entreprises : continuez à avancer. Continuez à organiser des réunions régulières, posez des questions, partagez des idées et des nouvelles sur votre entreprise. Recherchez des avantages pour votre équipe interne de la collaboration avec l'agence. Faites confiance à votre partenaire, mais n'oubliez pas d'observer de côté et de fournir des commentaires.

Derniers mots sur la gestion des risques

Il est indéniable que chaque relation d'affaires a ses propres spécificités. Nous ne pouvons certainement pas vous donner un script général parfait qui vous aidera à coopérer avec votre client ou votre agence de sous-traitance avec succès et à éviter toutes les difficultés. Vos relations avec une petite entreprise seront complètement différentes de celles d'une grande entreprise, la relation avec une entreprise européenne sera différente de celle d'une entreprise américaine ou asiatique. Et il y a des millions d'autres facteurs qui influencent vos relations commerciales même au sein de votre entreprise.

Petits conseils pour une agence :
– Analyser minutieusement l'activité du client
– Analysez attentivement la force de votre équipe
– Ne démarrez pas le travail si votre client a une tâche trop abstraite
– Restez honnête avec votre client dans toutes les situations
– Répartir les responsabilités entre votre équipe sur la base de leurs compétences réelles
– Surveiller en permanence le processus de travail
– Rencontrez et discutez systématiquement de vos résultats et de vos problèmes avec un client
– Faites de votre mieux pour atteindre les objectifs du client
– Essayez de garder la relation avec un client une fois le projet terminé si vous réalisez une grande perspective dans le partenariat

Petits conseils pour les entreprises :
Analysez votre activité et définissez vos vrais points faibles et vos points à améliorer
Définissez vos objectifs et préparez une liste de demandes techniques lisibles
Soyez au courant, coordonnez leur stratégie si cela ne correspond pas du tout à votre propre vision
Contrôlez le processus, mais évitez la microgestion
Essayez l'agence pour la taille, si elle est vraiment bonne - elle pourrait aider votre équipe interne à progresser et à améliorer vos autres domaines d'activité