Robotic Process Automation : la clé d'une gestion de la chaîne d'approvisionnement rentable
Publié: 2019-05-26L'automatisation robotique des processus dans la chaîne d'approvisionnement sert à automatiser les processus exécutés manuellement
Des chaînes d'approvisionnement bien entretenues prennent soin d'un aspect important : la communication
La sélection des fournisseurs est généralement un processus entièrement manuel et la RPA vise à changer cela
Un rapport de recherche de Deloitte indique qu'environ 64 % des entreprises se sont lancées dans la mise en œuvre de l'automatisation robotique des processus (RPA) afin d'automatiser les tâches d'assistance. Le même rapport a souligné un fait essentiel que ce ne sont pas les emplois, mais les tâches qui sont automatisées, permettant aux employés de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, les libérant ainsi de travaux monotones dans une myriade d'industries.
Au fil des décennies, les entreprises ont investi du temps, de l'argent et de nombreuses autres ressources dans la construction de leurs infrastructures et processus de chaîne d'approvisionnement. Même si la majorité des parties prenantes, des fabricants aux détaillants en passant par les prestataires logistiques, ont adopté un certain type de système de gestion de la chaîne d'approvisionnement, le principal défi de l'intégration des données de bout en bout ainsi que de l'automatisation des processus demeure.
Les utilisateurs continuent, à ce jour, de copier/coller manuellement des données entre des systèmes disparates afin de maintenir la communication et l'échange de données au quotidien. La dépendance continue vis-à-vis des feuilles de calcul, des flux de travail et des processus archaïques qui ont tendance à impliquer une tonne de «chaise pivotante», comme passer d'une application à une autre, copier-coller des données et montre plus clairement la marge d'amélioration.
Ces tâches manuelles, banales et répétitives sont non seulement inefficaces, mais jouent un rôle majeur dans le ralentissement de vos opérations et l'immobilisation de ressources qui peuvent se concentrer sur des tâches plus critiques et contribuer de manière beaucoup plus créative. L'automatisation robotique des processus dans la chaîne d'approvisionnement a le potentiel d'avoir un impact considérable en termes de productivité, d'efficacité et de précision sur l'industrie des processus commerciaux.
L'automatisation robotique des processus dans la chaîne d'approvisionnement sert à automatiser les processus exécutés manuellement, laissant peu de place aux erreurs et aux anomalies. Les outils RPA sont essentiellement des solutions logicielles résidant sur des serveurs virtuels qui peuvent être exécutés et arrêtés à l'heure souhaitée.
L'automatisation par les robots permettra aux organisations de recruter et de former des employés pour le travail de résolution de problèmes et de remue-méninges, au lieu de tâches robotiques répétitives.
Il n'est pas surprenant que l'étude souligne que l'automatisation des processus robotiques a entraîné une réduction de 43 % du temps pour des tâches telles que le crédit, les recouvrements, la facturation, etc. Ce sont des gains considérables pour toute entreprise, mais bénéficieraient massivement aux organisations qui cherchent à gérer efficacement leur chaînes d'approvisionnement complexes.
La mise en œuvre de la RPA pour le bien de la chaîne d'approvisionnement a été lente, mais compte tenu des gains en jeu, les organisations se tournent désormais vers l'automatisation pour rationaliser le flux de produits et gagner un avantage concurrentiel auprès des clients.
Mais comment exactement cette technologie de pointe peut-elle modifier le fonctionnement traditionnel des chaînes d'approvisionnement ? Quelles sont les modifications de base que les entreprises doivent apporter avant de pouvoir se lancer tête première dans la mise en œuvre de la RPA dans la chaîne d'approvisionnement ?
RPA dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement - Cas d'utilisation
L'automatisation robotique des processus en est encore à ses balbutiements dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, cependant, les organisations ont accéléré l'intégration de l'automatisation dans leurs chaînes d'approvisionnement pour les rendre plus légères et efficaces. Les entreprises de secteurs tels que la santé, la vente au détail et la fabrication se sont traditionnellement appuyées sur des technologies telles que la RFID (identification par radiofréquence), l'ERP (planification des ressources d'entreprise), le CRM (gestion de la relation client), etc.
Dans les premières phases de la RPA, les robots logiciels n'étaient pas assez flexibles pour gérer les scénarios complexes qui surgissaient parfois car ils n'étaient pas intelligents et ne pouvaient automatiser que des parties de la chaîne d'approvisionnement qui étaient simples et suivaient un modèle défini.
Pour tout le reste, l'intervention manuelle était essentielle. Avance rapide jusqu'à aujourd'hui, l'inclusion de robots intelligents dotés de capacités d'apprentissage automatique et de capacités cognitives nous a conduits à faire en sorte que les systèmes RPA ressemblent dans une certaine mesure aux humains. Avec ces technologies en vue, nous nous dirigeons vers l'automatisation des tâches qui sont définies par des règles métier et préparent des instructions pour le traitement des entrées.
Au niveau supérieur, la RPA peut être utilisée pour prédire les résultats et soutenir la prise de décision complexe, aidant ainsi les employés avec plus que de simples tâches robotiques. Voici quelques domaines dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement qui sont prêts à changer avec RPA -
Traitement des commandes et paiements
La partie passation et traitement des commandes d'une chaîne d'approvisionnement se compose essentiellement de trois phases -
- Selection de produit
- Traitement des paiements
- Confirmation de la commande
Il existe encore aujourd'hui des entreprises au sein d'un ensemble d'industries qui s'appuient sur d'anciens documents manuels pour traiter des transactions qui peuvent être entièrement numérisées. Le traitement des commandes et les paiements peuvent être automatisés de sorte que les informations puissent être directement ingérées dans la base de données de l'entreprise, les passerelles de paiement peuvent traiter le montant souhaité et une solution logicielle peut envoyer des confirmations par e-mail et SMS pour le placement de la commande.
Comme aujourd'hui, avec l'avènement de l'IA et de la RPA, plusieurs compagnies d'assurance s'appuient également sur des bots pour automatiser le traitement des réclamations et en automatisant ce travail de back-office, les organisations peuvent s'assurer que leurs employés se concentrent sur des tâches de qualité qui nécessitent une intelligence humaine.
Pour optimiser la productivité et créer une chaîne d'approvisionnement fluide, les organisations devront s'assurer que ces tâches sont étroitement intégrées et s'assurer qu'il n'y a pas de problèmes entre la passation des commandes et la livraison.
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Automatisation des e-mails
Des chaînes d'approvisionnement bien entretenues prennent soin d'un aspect. Communication. Une grande partie de toute chaîne d'approvisionnement consiste à maintenir une bonne communication avec les fournisseurs, les fabricants, les agences de services de transport et les clients. Même si une communication concise et efficace est un élément essentiel des chaînes d'approvisionnement, c'est souvent aussi celui qui a le plus besoin d'être amélioré.
Pour assurer une bonne collaboration entre le personnel des différents services, la communication par e-mail doit être configurée avec RPA. Il est essentiel d'établir des processus de communication lorsque les expéditions ont été livrées avec succès, lorsqu'elles sont bloquées à mi-chemin ou retardées et lorsqu'elles doivent être annulées. Une communication efficace entre toutes les parties concernées doit être assurée afin que le client bénéficie d'une expérience fluide.
La RPA peut être utilisée pour automatiser ce processus de communication en déclenchant des e-mails et des SMS lorsqu'un événement spécifique se produit.
Automatisation de la gestion des stocks
Au cœur de la chaîne d'approvisionnement se trouve la gestion des stocks. Les fournisseurs et les fabricants doivent toujours être conscients de leurs niveaux de stock et s'assurer qu'ils disposent de suffisamment de produits et de pièces de rechange pour répondre aux demandes. La RPA peut faciliter la gestion des stocks en gardant un onglet sur les niveaux de stock, en avertissant les responsables lorsque les niveaux de stock des produits sont bas et en réorganisant automatiquement les produits qui descendent en dessous d'un certain seuil.
De plus, un système RPA peut aider à prévoir les niveaux de stock optimaux en tenant compte des données historiques et en esquissant les modèles de demande. Cela rendrait le processus de gestion des stocks efficace et toujours mis à jour pour répondre aux pics de demande.
Des informations améliorées peuvent conduire à une meilleure prise de décision en ce qui concerne le réapprovisionnement des stocks, entraînant ainsi une optimisation des coûts à tout moment en réduisant les pièces de rechange. Comme les employés sont libérés de la tâche monotone de tenir des registres des niveaux de stock, ils peuvent se concentrer sur d'autres domaines critiques de la chaîne d'approvisionnement.
La sélection des fournisseurs
La sélection des fournisseurs est généralement un processus entièrement manuel et la RPA vise à changer cela. Au niveau du sol, un processus de sélection de fournisseur se compose de plusieurs étapes telles que -
- Préparation d'une demande de devis
- Communications et discussions avec les fournisseurs
- Analyse des documents fournisseurs
- Évaluer le fournisseur et recouper ses crédits
- Finalisation du vendeur
Avec la bonne stratégie de mise en œuvre de la RPA, toutes ces tâches peuvent être rendues plus efficaces, productives et automatiques. L'intervention humaine n'est alors nécessaire que pour mener à bien les phases initiales de spécification du projet, de génération d'une liste de fournisseurs et d'engagement dans des négociations en face à face. En dehors de ces cas, les humains n'auront pas besoin d'intervenir dans le processus de sélection des fournisseurs une fois la mise en œuvre de la RPA terminée pour une entreprise.
Communication de l'état de l'expédition
La plupart des entreprises reçoivent régulièrement des demandes de renseignements sur l'état des expéditions de la part des clients. Le processus manuel ressemble à ceci : un employé ouvre personnellement chaque e-mail, adresse la requête en notant l'envoi, puis le recherche dans le logiciel ERP pour répondre au client avec le statut exact de l'envoi.
Cependant, avec l'introduction de la RPA dans ce cas, le processus complet depuis l'ouverture de l'e-mail, la compréhension des besoins du client, la connexion au système ERP, jusqu'à la communication de l'état exact au client, peut être automatisé. Dans un tel cas, l'intervention humaine ne serait nécessaire que dans certaines circonstances exceptionnelles qui dépassent le potentiel de manipulation d'un robot.
Planification de l'offre et de la demande
Avant l'automatisation, la planification de l'offre et de la demande n'était pas exactement une promenade de santé pour les employés de n'importe quelle organisation. Ils devaient rechercher et rassembler les données requises, combiner les données et les gérer dans des formats présentables, analyser les exceptions aux données, puis communiquer le plan.
La RPA, avec l'aide de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle, peut permettre aux organisations de prévoir les demandes et d'être prêtes à répondre aux pics de demande inattendus. En automatisant la majorité des tâches de la chaîne d'approvisionnement, les organisations peuvent désormais éliminer la possibilité d'erreurs manuelles et rendre les opérations efficaces, autonomes et intelligentes.
Pour mettre les choses en perspective, il est souhaitable de penser que l'automatisation robotique des processus peut automatiser toute une chaîne d'approvisionnement à ce stade. Parce que les opérations de la chaîne d'approvisionnement comprennent également les opérations de réception, l'établissement et le maintien des relations avec les clients, etc., ce qui montre que l'intervention humaine est toujours nécessaire dans une certaine mesure dans une chaîne d'approvisionnement.
Défis de la mise en œuvre de la RPA pour les chaînes d'approvisionnement
Selon un rapport publié par Deloitte, les organisations sont encore confrontées à de nombreux défis lorsqu'elles commencent à élaborer une stratégie RPA ou s'y lancent pour la première fois.
Voici les 5 principaux défis mis en évidence par le rapport -
Standardisation des processus – Les processus complexes entraînent la complexité du robot. À toutes les étapes du parcours RPA, les organisations sont confrontées à la normalisation des processus comme un défi majeur. La complexité des processus augmente les coûts de mise en œuvre de la RPA tout en augmentant les coûts d'exploitation et les interruptions d'activité. Les organisations, malheureusement, se rendent compte que là où une documentation appropriée existe, même à ces endroits, les processus ne sont pas toujours bien compris.
Support informatique - Le support et le conseil d'une organisation informatique sont essentiels lors de la stratégie RPA dans la chaîne d'approvisionnement. Il est essentiel et conseillé d'inclure une organisation informatique tout au long du processus de mise en œuvre de la RPA.
La flexibilité de la solution - RPA, au départ, était considérée comme un processus d'automatisation stagnant. Il comportait l'idée que les robots n'apprendront qu'une seule fois et qu'ils doivent recevoir des leçons parfaites pour qu'ils puissent les exécuter plus tard. Grâce à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique, la flexibilité des solutions peut désormais être ajoutée à toutes les étapes de l'automatisation, même si l'agilité est perçue comme un défi.
Attentes des parties prenantes - Les parties prenantes ont maintenant commencé à se préparer à la RPA, mais c'est un défi important pour elle de monter dans l'échelle des priorités, et assurez-vous que cela n'équivaut pas à une perturbation complète.
Engagement des employés - Les organisations qui ont réussi à mettre à l'échelle la RPA avaient d'abord engagé leurs employés et obtenu leur adhésion pour modifier les processus à l'échelle de l'organisation. Bien que les choses varient d'une organisation à l'autre, les entreprises doivent prendre des mesures pour que les employés acceptent la RPA avec un minimum de résistance.
Remarques finales
Pour une mise en œuvre réussie de la RPA dans la chaîne d'approvisionnement, quatre éléments doivent être pris en compte -
- Robots pour le déplacement des produits dans l'installation
- Des capteurs pour collecter des données sur la qualité des produits
- Systèmes logiciels d'apprentissage cognitif
- Implémentation de l'Intelligence Artificielle pour rendre le processus lucide et flexible
Assembler ces éléments est un défi compréhensible, mais l'élaboration de stratégies et la planification de chaque partie du processus de mise en œuvre et l'intégration d'un état d'esprit de transformation chez tous les membres de l'organisation aideraient à donner le ton du changement.
Si elles cherchent à s'associer à une entreprise de transformation numérique, les entreprises doivent adopter une approche de bout en bout avec RPA dans la mise en œuvre de la chaîne d'approvisionnement pour obtenir tous les avantages et réaliser le retour sur investissement prévu.
De plus, la taille unique n'est pas un modèle pour le numérique. Ce dont les entreprises ont besoin, c'est d'un partenaire informatique capable d'adapter les services de mise en œuvre de la RPA à leurs besoins, en tenant compte de la situation actuelle et des objectifs finaux. L'automatisation robotique des processus, par rapport à l'automatisation traditionnelle, non seulement remplace la main-d'œuvre, mais réorganise tout ce sur quoi une organisation a été construite.
De nouveaux problèmes peuvent survenir dans le processus de prestation de services et des opérations entières peuvent être retravaillées, le tout pour une meilleure productivité et efficacité en fin de journée.
Au fil des ans, alors que la RPA a pris de l'ampleur et a été mise en œuvre dans un large éventail d'industries, les questions concernant son battage médiatique, ses risques cachés et bien d'autres ont bel et bien trouvé une réponse. Les résultats ont été très réussis et Robotic Process Automation se trouve être un exemple rare d'une technologie à la hauteur de son battage médiatique.
Les adopteurs précoces acquièrent déjà un avantage concurrentiel remarquable, bien que l'adoption de la RPA en soit à un stade précoce. Si vous envisagez de vous mouiller les pieds, le meilleur moment pour vous lancer est MAINTENANT !