Analyse des causes profondes – avantages et objectifs

Dans chaque entreprise – quels que soient son ancienneté, sa position sur le marché ou le secteur dans lequel elle opère quotidiennement – ​​des erreurs, des problèmes, des accidents ou des échecs se produisent. Dans de telles situations, les responsables tentent souvent de prendre des contre-mesures le plus rapidement possible, ce qui est utile à court terme mais ne garantit pas que la situation se reproduira (générant des coûts supplémentaires et consommant des ressources détenues).

Une meilleure solution consiste alors à mener une étude telle que l’analyse des causes profondes (RCA) . Nous expliquons ci-dessous ce qu'est cet outil, quel est son objectif ainsi que les résultats positifs que son application peut apporter à une organisation.

Qu’est-ce que l’analyse des causes profondes ?

L'analyse des causes profondes est un outil largement utilisé qui fonctionne non seulement dans une variété de domaines (de l'ingénierie aux soins de santé, en passant par la médecine et les affaires, jusqu'à la fabrication ou la gestion de la qualité), mais qui peut parfois aussi s'avérer utile dans notre vie quotidienne. L’analyse des causes profondes est une approche qui, grâce à son processus systématique, conduit à identifier la base des problèmes, des incidents et des défaillances déjà survenus et potentiels.

Son utilisation vient du fait de penser que les actions centrées sur cet aspect – c’est-à-dire la véritable essence de la difficulté – sont généralement dues au fait qu’elles sont plus efficaces que de simplement réagir à des symptômes qui peuvent réapparaître quelque temps plus tard.

Avantages de l’analyse des causes profondes

Le principal avantage associé à l’analyse des causes profondes est la prévention de la récurrence, ce qui devient possible précisément en supprimant les raisons pour lesquelles les problèmes et les échecs se produisent. Cela améliore la qualité des produits, services ou processus proposés, réduit les coûts encourus et garantit une utilisation plus optimale des ressources. Cependant, ce n’est pas le seul résultat positif de l’adoption de cette technique – parmi les avantages supplémentaires, nous pouvons citer :

• Meilleure gestion des risques – l'analyse des causes profondes aide à comprendre quels facteurs peuvent conduire à des problèmes, permettant une gestion des risques plus efficace pour les projets ponctuels et les opérations quotidiennes,
• Sécurité accrue – Dans des secteurs tels que l’industrie, la médecine ou les transports, RCA aide à identifier les dangers (substrat des accidents), ce qui augmente le niveau de sécurité,
• Améliorer la satisfaction du client – ​​En éliminant les motifs de plaintes ou de griefs, la relation du client avec notre marque s'améliore.

Objectifs de l’analyse des causes profondes

Il peut sembler que l’objectif primordial de l’analyse des causes profondes est de comprendre la véritable raison du problème ou de l’échec survenu, ce qui s’oppose à se concentrer uniquement sur les symptômes immédiats et à prendre des mesures correctives. Il convient toutefois de souligner qu'une telle action n'est qu'une manifestation de l'utilisation de l'outil décrit. En effet, RCA vise – à travers des étapes spécifiques – à identifier les domaines à améliorer, conduisant à une augmentation de l'efficacité, de la qualité des étapes entreprises ainsi que de la rapidité des processus en cours.

Ainsi, l'adoption de l'analyse des causes profondes soutient l'amélioration continue des produits, services ou processus, ce qui devrait apporter un résultat positif pour toutes les parties prenantes (employés, clients, partenaires commerciaux, etc.).

Comment réaliser le RCA ?

Comment le processus RCA doit-il être mené pour s’assurer qu’il produit les résultats escomptés ? La meilleure façon est de suivre ces étapes :

1. Identifiez le problème – choisissez un problème, un incident ou une panne spécifique sur lequel vous souhaitez enquêter, puis décrivez exactement ce qui s'est passé et quels ont été les effets.
2. Rassemblez des données – utilisez des rapports, de la documentation, des dossiers, des témoignages et d’autres sources disponibles pour obtenir une image complète de la situation.
3. Identifiez les causes potentielles – concentrez-vous sur l'identification de tous les facteurs qui peuvent avoir causé le problème (par exemple, avec un diagramme d'Ishikawa). N'oubliez pas que certains d'entre eux peuvent être cachés ou peu évidents.
4. Tester les causes potentielles – Une fois les causes potentielles identifiées, ils doivent subir des tests pour confirmer ou exclure leur implication dans l'affaire.
5. Identifiez la racine – trouvez la raison de l'échec qui compte le plus (c'est-à-dire qui a les pires effets).
6. Mettre en œuvre des actions correctives – sur la base des raisons identifiées, développer des actions correctives spécifiques qui réduiront ou élimineront le risque de récurrence du problème. Une fois que vous les avez mis en œuvre, n’oubliez pas d’évaluer leur efficacité et de rester flexible (car les actions correctives devront peut-être être ajustées à mesure que de nouvelles informations seront disponibles).

Si vous n'êtes pas sûr de la véritable source du problème, vous pouvez demander leur avis à vos collaborateurs. Un système de gestion de projet et d'équipe, Firmbee, vous aidera à maintenir une communication ouverte. Avec la fonction d'enregistrement, vous pouvez envoyer un message automatique à tous (ou à certains) membres de votre équipe pour leur demander de répondre à un sujet donné. Vous pouvez également les définir comme notifications régulières (par exemple, à certains jours et heures). De cette façon, vous obtiendrez une perspective plus large sur un problème donné et découvrirez les raisons potentielles qui le sous-tendent du point de vue d'autres personnes.

Analyse des causes profondes – résumé

Si vous cherchez un moyen d’améliorer la qualité, l’efficacité, la sécurité ou la satisfaction client des produits ou services que vous proposez, l’analyse des causes profondes devrait vous convenir. Cependant, vous devez humblement accepter que l’ACR n’est pas un médicament magique qui fait disparaître tous les problèmes. Néanmoins, l’application des principes de l’analyse des causes profondes pour découvrir la base de certains problèmes augmente considérablement les chances de réussite et d’atteinte de vos objectifs commerciaux. De plus, n'oubliez pas que RCA veille à ce que les problèmes troublants se produisent moins fréquemment (ou soient éliminés), ce qui est toujours une bonne nouvelle pour toutes les parties impliquées.

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Auteur : Klaudia Kowalczyk

Un graphiste et UX Designer qui transmet en design ce qui ne peut être exprimé avec des mots. Pour lui, chaque couleur, ligne ou police utilisée a une signification. Passionné de graphisme et de web design.

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