Conseils de gestion des garanties de vente pour le responsable des ventes

Les supports de vente sont des éléments puissants. Il aide les équipes de vente à maintenir des conversations significatives avec les prospects et les clients tout en apportant une valeur considérable au parcours de l'acheteur.

Considérez-le comme un arsenal d'armes dont vos équipes commerciales ont besoin lorsqu'elles cherchent à convertir de nouveaux prospects. À quoi servent les armes sur le champ de bataille si elles ne sont pas verrouillées et chargées ?

C'est un problème universel qui tourmente les équipes marketing et commerciales. Les supports de vente fonctionnent, mais près de 70 % de tout le contenu B2B n'est pas utilisé par les ventes. Pourquoi? Parce qu'il y a très peu de stratégie autour de ce qui est créé et où il est stocké. Et lorsque les supports de vente sont impossibles à localiser, ils ne sont pas touchés par les équipes commerciales.

Un processus de gestion des garanties de vente stratégiquement pensé peut aider à garder tous ces précieux actifs organisés et accessibles, afin que vos commerciaux restent armés et prêts à conquérir des prospects et à conclure davantage de transactions.

Qu'est-ce que la gestion des garanties de vente ?

Pour répondre à cette question, assurons-nous d'abord de bien comprendre ce qu'est un support de vente.

Les supports de vente font référence à tout type de contenu, imprimé ou numérique, qui aide l'équipe de vente à déplacer les prospects, les prospects ou les clients vers le bas de l'entonnoir de vente. Il s'agit essentiellement de matériel pédagogique qui informe l'acheteur selon où il en est dans son cheminement vers un achat. Certains exemples peuvent inclure des brochures de produits, des études de cas, des présentations de vente, des livres électroniques et même des articles de blog.

Avec cette définition à l'esprit, la gestion des supports de vente est la manière dont tous ces documents sont organisés, stockés et accessibles. Un système efficace de gestion des garanties de vente garantit que tous les matériaux sont stockés dans un emplacement en ligne central et sécurisé accessible à tous les membres de l'organisation. Un système efficace de gestion des garanties de vente doit être :

• Facile à utiliser
• Facile à localiser
• Facilement intégré dans les flux de travail actuels
• Facile à mettre à jour

Pourquoi la gestion des garanties de vente est-elle importante ?

Lorsque les supports de vente ne sont pas gérés efficacement, ils perdent leur pouvoir. Les gens commencent à nommer et à enregistrer des choses au hasard. Les documents se dispersent dans l'écosystème numérique. Ce qui était autrefois un outil utile devient un obstacle encombrant qu'un commercial est beaucoup plus susceptible d'ignorer. Ensuite, les représentants commencent à créer leurs propres supports de vente, ce qui entraîne le sabotage de la marque de l'entreprise. La messagerie n'est plus cohérente et, plus important encore, les supports de vente restent non mesurables.

Lorsqu'un système de gestion des garanties de vente fait défaut, un temps précieux est perdu. Selon un rapport du McKinsey Global Institute , les employés passent 1,8 heure par jour à rechercher et à collecter des informations. Cela représente 9,3 heures par semaine, soit l'équivalent d'un jour par semaine de travail, de temps perdu parce qu'un vendeur ne trouve pas l'information dont il a besoin.

C'est quelque chose de négatif. Mais avec un processus de gestion des supports de vente, vous avez le pouvoir de changer cela. En conservant tous vos actifs de vente dans un lieu organisé et facile d'accès, vous permettez à vos commerciaux de vendre plus efficacement tout en leur faisant gagner un temps précieux, qui peut être utilisé pour engager davantage de conversations avec des clients potentiels. Si les outils sont faciles à trouver, les représentants seront beaucoup plus susceptibles d'utiliser ces ressources, ce qui assurera la cohérence de l'expérience de l'acheteur tout en maintenant l'alignement de la marque.

5 conseils de gestion des garanties de vente

Si vous cherchez à adopter une approche d'aide à la vente en tant qu'entreprise , une gestion stratégique des supports de vente est nécessaire pour responsabiliser les vendeurs. Mais par où commencer ? Ces cinq conseils de gestion des supports de vente vous donneront les bases dont vous avez besoin.

1. Auditez tous les supports de vente

La meilleure façon d'améliorer votre processus est d'acquérir une solide compréhension du matériel de vente dont vous disposez actuellement et de l'endroit où il est stocké. La première chose que vous pouvez faire pour commencer à gérer correctement vos supports de vente est de faire un audit de toutes les ressources existantes. Faites une liste de chaque élément de contenu que vous avez actuellement et où il est actuellement stocké. Quelques éléments à considérer :

• Est-ce que tout votre contenu est à jour ?
• Parle-t-il et parle-t-il des produits ou services que vous proposez ?
• C'est sur la marque ?
• Est-ce pertinent ?

Une fois que vous avez une liste de votre contenu actuel, déterminez ce qui doit être mis à jour, ce qui peut être réutilisé et ce qui pourrait simplement devoir être jeté. N'oubliez pas que chaque élément de contenu doit être lié d'une manière ou d'une autre au parcours de l'acheteur. Si le contenu n'éduque pas efficacement les prospects, ne convertit pas les prospects ou ne ravit pas les clients, mérite-t-il une place dans votre système de gestion des supports de vente ?

Vous voudrez également garder un œil sur le contenu en double. Lorsque les entreprises procèdent à un changement de marque, les anciens documents peuvent être laissés pour compte. Cela crée une image de marque incohérente, ce qui peut entraîner de la confusion et une réduction du capital global de la marque.

2. Choisissez une plateforme de gestion des garanties de vente

Une fois que vous avez établi le contenu que vous avez dans votre boîte à outils, il est temps de déterminer où héberger ces précieux actifs. Une plate-forme de gestion des supports de vente est essentielle pour garder les fichiers organisés, centralisés et accessibles. Il existe de nombreux outils différents. La chose la plus importante que vous voudrez vous assurer est que la plate-forme que vous choisissez s'intègre à votre CRM.

Les utilisateurs de HubSpot ont un avantage avec le logiciel de gestion et de suivi des documents de vente de HubSpot . Les utilisateurs peuvent facilement créer un système de gestion des garanties de vente directement dans leur HubSpot CRM. Cela empêche les membres de l'équipe de parcourir différents logiciels et permet de partager facilement des documents en interne et en externe avec des prospects.

C'est assez simple aussi. Pour créer votre bibliothèque de gestion des supports de vente, il vous suffit de commencer à télécharger des documents. Accédez à Ventes -> Documents et sélectionnez "Télécharger un nouveau document". HubSpot vous permet de télécharger une variété de formats de fichiers différents, notamment des documents Word, PowerPoint et PDF. De plus, vous pourrez suivre l'efficacité de chaque élément de garantie de vente avec des données agrégées collectées sur la plateforme HubSpot. Cela vous donnera un aperçu des documents les plus performants, alimentant votre future stratégie de garantie de vente.

HubSpot permet également aux utilisateurs d'intégrer leur CRM à d'autres plateformes de gestion des supports de vente. Au sein de l'écosystème HubSpot, il existe une variété de solutions logicielles partenaires parmi lesquelles choisir. En voici quelques-unes :

• ObtenirAccepter
• SnapSign
• Proposer
• PandaDoc

La clé est de sélectionner une plate-forme qui s'intègre à votre CRM. Que vous utilisiez HubSpot ou non, il est difficile d'avoir un emplacement centralisé pour vos supports de vente si l'outil que vous utilisez ne dispose pas de l'intégration nécessaire. Autres éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des plates-formes de gestion :

• La plate-forme dispose-t-elle d'une fonction de recherche robuste qui facilite la recherche du bon contenu ?
• Existe-t-il un moyen simple d'organiser les supports de vente selon la convention de dénomination de votre organisation ?
• Les commerciaux peuvent-ils facilement partager, commenter ou ajouter leurs propres notes à différents supports pour les aider à rester organisés ?
• Pouvez-vous suivre les données derrière chaque élément de garantie et évaluer son utilité sur le terrain ?

3. Créer un système organisationnel au sein de la plate-forme de gestion

Le téléchargement de vos documents sur votre plateforme de gestion des supports de vente n'est que la première partie de l'équation. Peu importe la robustesse du logiciel que vous utilisez, il ne servira à rien si vous avez un désordre confus de documents à l'intérieur. Un nommage stratégique et un système organisationnel sont nécessaires pour rendre ces actifs faciles à trouver.

Reconnaissant que chaque plate-forme est différente, la structure organisationnelle que vous utiliserez dépendra des capacités dont vous disposez. Si vous utilisez la plateforme HubSpot, le moyen le plus simple de tout organiser est de créer des dossiers. Envisagez de créer un dossier pour chaque catégorie de document différente que vous avez. Par exemple, vous pouvez avoir des dossiers pour les éléments suivants :

• Études de cas
• Livres électroniques
• Feuilles de données
• Brochures de produits
• Présentations de vente
• instructions d'installation
• Caractéristiques
• Guides

Pensez aux documents qui sont généralement partagés par e-mail. Le fait d'avoir un dossier organisé dédié à ces fichiers permettra à vos commerciaux de les importer facilement dans toute communication par e-mail qu'ils adressent à des prospects ou à des clients.

Vous voudrez également vous assurer que le nom de fichier réel a un sens. Un commercial devrait pouvoir facilement rechercher le document qu'il recherche. Le contenu utilisé en externe peut être classé par personnalité d'acheteur, étape d'achat, secteur d'activité, etc. L'important ici est que vous soyez cohérent et que cela ait du sens pour vos commerciaux.

Voici un exemple de structure de convention de nommage possible :

• Type d'actif - Titre - Étape de l'entonnoir
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

Facilitez la recherche et la recherche de ces outils par un représentant en quelques secondes seulement. Qu'ils envoient un e-mail à un prospect ou qu'ils parlent au téléphone, ils ne devraient jamais avoir à chercher ces actifs.

4. Facilitez le partage des supports de vente

Les supports de vente sont destinés à être partagés. Tout système de gestion des garanties de vente devrait faciliter cet objectif fondamental. Heureusement, c'est assez simple si vous êtes un utilisateur HubSpot. Le document de vente et l'outil de suivi de la gestion offrent différentes manières aux commerciaux de partager facilement des supports de vente avec des prospects et des clients.

Créer des modèles d'e-mails

La création de modèles d'e-mails standardisés est un moyen de préparer les commerciaux au succès. Vous pouvez facilement ajouter certains des éléments de garantie de vente les plus couramment utilisés à un modèle d'e-mail et il insèrera automatiquement le document. N'oubliez pas de rappeler à vos commerciaux de toujours personnaliser ces e-mails. Les modèles sont des éléments utiles de la diffusion par e-mail, mais ne doivent jamais être utilisés sans être ciblés sur le prospect.

Voici comment ajouter des supports de vente à vos modèles d'e-mail :

• Allez dans Conversations-> Modèles.
• Sélectionnez "Nouveau modèle" ou cliquez sur le nom d'un modèle existant à modifier.
• Dans l'éditeur de modèles, cliquez sur "insérer" dans le menu du bas et sélectionnez votre support de vente.
• Modifiez le texte de ce que vous souhaitez afficher pour le lien du document. C'est ce que verra votre destinataire.
• Sélectionnez « Exiger un e-mail pour afficher le document » pour savoir qui consulte le document. Vous pouvez également ajouter un aperçu du lien pour le destinataire.
  

La configuration de modèles qui incluent ces supports de vente couramment utilisés garantira que vos commerciaux utilisent les outils que vous avez dans votre boîte à outils. C'est automatique et vos représentants n'auront pas à chercher quoi que ce soit.

Créer des liens partageables

Les documents de la plateforme de gestion des supports de vente de HubSpot peuvent également être facilement partagés via des liens. C'est un excellent moyen pour les commerciaux de partager des informations sans encombrer les boîtes de réception des destinataires avec des pièces jointes volumineuses. Les supports de vente peuvent être partagés en interne ou en externe avec ces liens partageables.

C'est assez simple pour en créer un :

• Tout d'abord, allez dans Ventes -> Documents.
• Sélectionnez le document que vous souhaitez envoyer en cochant la case à côté de son nom.
• Survolez le titre, sélectionnez Actions -> Créer un lien partageable.
• Saisissez l'adresse e-mail du destinataire. Personnalisez vos options de partage pour plus de sécurité.
• Cliquez sur "créer un lien partageable".
• Copiez et collez ce lien pour le partager directement avec votre contact, ou cliquez sur le bouton "E-mail du CRM" pour envoyer un e-mail avec un lien vers le document.

Si vous n'êtes pas un utilisateur HubSpot, vous voulez vous assurer que la plateforme que vous décidez d'utiliser pour gérer vos supports de vente offre un moyen simple et reproductible de partager ce contenu.

5. Mettre régulièrement à jour les supports de vente

Une fois que vous avez toutes vos garanties dans un emplacement centralisé facile à trouver et à partager avec leurs prospects, il est désormais essentiel de maintenir ce système organisé. Mettez régulièrement à jour vos supports de vente au moins une fois par an, ou autant que cela a du sens pour votre entreprise.

Vous voudrez évaluer régulièrement les éléments suivants :

• Image de marque - Les entreprises changent souvent de marque ou mettent à jour leurs logos toutes les quelques années. N'oubliez pas votre matériel de vente. Vérifiez régulièrement que tous vos documents sont alignés sur la marque.
• Informations sur les produits - Les produits et services changent. Assurez-vous que votre documentation commerciale reflète tout changement.
• Anciennes dates - Parfois, les supports de vente sont datés, qu'il s'agisse d'une transaction urgente ou d'informations basées sur des événements. Passez régulièrement au peigne fin les documents et retirez toutes les anciennes pièces de garantie qui ont expiré depuis.

La mise à jour de votre matériel de vente comprend la création de nouvelles ressources pour aider votre équipe de vente. Vous voudrez travailler en étroite collaboration avec votre équipe marketing pour vous assurer qu'elle sait quels types de contenu seraient utiles pour vos commerciaux. Demandez à votre équipe de dresser une liste des FAQ qu'elle reçoit des prospects et des clients. Vous voudrez également revoir régulièrement les enregistrements de ventes ou les appels. Apportez ces connaissances à l'équipe marketing chaque trimestre. Cela aidera à la fois votre équipe de vente et votre équipe marketing à créer un meilleur contenu qui convertit.

Unifiez votre marque avec une bonne gestion des garanties de vente

Beaucoup de temps et d'efforts - sans parler de l'argent - sont consacrés à la création de contenu. C'est donc assez triste quand il n'est pas utilisé par l'équipe de vente. Mais il est difficile de blâmer les représentants lorsque votre documentation commerciale est désordonnée, désorganisée et introuvable. Leur métier est de vendre. Ne pas fouiller dans Google Drive pour un contenu qui pourrait être obsolète de toute façon.

Une bonne gestion des supports de vente est essentielle pour responsabiliser votre équipe de vente et utiliser le contenu pour alimenter le parcours de l'acheteur. La création d'un emplacement centralisé pour tous les supports de vente garantira l'alignement de la marque entre les départements et la cohérence entre vos équipes de vente lorsqu'elles positionnent votre marque devant les prospects. Avec une gestion appropriée des supports de vente, vous vous assurerez que vos équipes de vente localisent efficacement le précieux contenu créé et le présentent aux prospects de manière efficace. Cela pourrait faire la différence entre un accord gagné ou perdu.