Qu’est-ce que les opérations de vente ? Guide de stratégie et de structure d'équipe

Certaines entreprises pourraient penser qu’elles disposent d’une solide équipe d’opérations commerciales.

Alors qu'en réalité, le département n'est qu'un réceptacle pour tout le travail que leurs responsables commerciaux ne trouvent pas le temps de faire.

Analyse des ventes, évaluation de logiciels, amélioration des processus… transmettez-le aux opérations commerciales !

C’est une recette pour le chaos qui entrave et surcharge l’efficacité des ventes.

Il est essentiel de définir le rôle et la structure de votre équipe commerciale avant la mise en œuvre.

Dans cet article, nous vous aiderons à comprendre les opérations de vente afin que vous puissiez développer une stratégie d'opérations de vente adaptée aux besoins de votre organisation.

Qu'est-ce que les opérations de vente ?

Les opérations commerciales utilisent des systèmes et des technologies pour aider les équipes commerciales à atteindre leurs objectifs. Ils s'appuient sur les données pour prendre des décisions, comme le nombre de commerciaux à embaucher et l'endroit où les placer. Les principaux objectifs sont l'efficacité, l'excellence et l'optimisation continue du processus de vente.

L'équipe des opérations commerciales B2B s'efforce de rendre l'approche commerciale d'une entreprise stratégique, basée sur les données et délibérée plutôt que réactive ou aléatoire.

Vous pouvez considérer le responsable des opérations de vente comme le conseiller stratégique du vice-président des ventes.

Ils pensent à long terme, souvent sur plus de 18 mois, tandis qu'un vice-président des ventes peut se concentrer davantage sur les objectifs à court terme.

En termes de responsabilités, vous pouvez résumer les opérations de vente à trois axes principaux :

1. Créer une stratégie de vente et identifier les objectifs.
2. Accompagner les commerciaux dans l'atteinte de ces objectifs.
3. Gérez l’analyse des ventes pour améliorer l’efficacité des ventes et tenir la direction informée.

Dans la section suivante, nous approfondirons chaque domaine d'intervention, en partageant le travail quotidien que vous pouvez attendre d'un professionnel des opérations de vente.

A quoi servent les opérations commerciales ?

Les opérations commerciales sont une fonction essentielle au sein d'une organisation qui aide l'équipe commerciale à générer des revenus et à atteindre les objectifs commerciaux.

L' objectif principal des opérations de vente est de rationaliser et d'optimiser le processus de vente, augmentant ainsi l'efficience et l'efficacité.

Comment y parviennent-ils ?

Passons en revue certaines des principales responsabilités d'une équipe d'opérations commerciales moyenne, divisées en trois domaines d'intervention harmonieux : stratégie et opérations, analyses et performances.

Stratégie commerciale et opérations

Les professionnels des opérations de vente travaillent en étroite collaboration avec la haute direction pour élaborer des plans stratégiques alignés sur les objectifs de l'entreprise.

Cela comprend l'identification des marchés cibles, la définition d'objectifs de vente et l'élaboration de stratégies de vente pour atteindre ces objectifs.

Voici les tâches stratégiques et opérationnelles clés de l’équipe SO standard :

Définir et améliorer le processus de vente

Ils déterminent les étapes du processus de vente et les standardisent dans le CRM.

Déterminer les objectifs de vente à long terme

Déterminez quels territoires poursuivre, quelles solutions concentrer sur la vente et d’autres objectifs à plus long terme.

Trouver et mettre en œuvre les meilleures pratiques et outils de vente

Les équipes commerciales sont toujours à la recherche des meilleures pratiques de vente et du secteur qu'elles peuvent adopter et intégrer dans le processus de vente .

Tenir la direction informée des ventes

Ils génèrent des rapports qui aident les dirigeants à rester informés de tout ce qui concerne les ventes.

Gérer la collaboration interdépartementale

Les autres responsabilités liées aux opérations de vente incluent le soutien à l'équipe de vente en aidant à rationaliser les processus, en fournissant des formations et des ressources, et en veillant à ce que les SDR disposent des outils dont ils ont besoin pour réussir.

Les chefs d'équipe veillent à ce que les ventes soient alignées sur les objectifs du marketing , des produits et de l'entreprise.

Analyses et données des ventes

Les opérations commerciales sont chargées de collecter et d'analyser les données liées aux performances des ventes, au comportement des clients et aux tendances du marché. Ces données permettent d'identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions éclairées concernant la stratégie de vente.

Gérer les prévisions de ventes

Ils utilisent des données historiques et de marché pour prédire l'évolution des ventes à court et à long terme.

Effectuer des analyses de gains/pertes

Parfois, ils dirigeront l’étude des accords de vente pour déterminer quelles activités mènent généralement au succès.

Déterminer et suivre les KPI de vente

Les opérations de vente identifient les KPI à suivre ; ces mesures les aident à évaluer et à itérer efficacement leurs initiatives et leur processus de vente.

Mettre en place des tableaux de bord de vente

Ils travaillent avec les responsables commerciaux pour créer des tableaux de bord permettant aux commerciaux de suivre leurs indicateurs clés et leur progression vers les objectifs.

C'est beaucoup de choses à gérer seules, c'est pourquoi les équipes SO travaillent souvent en étroite collaboration avec le service informatique, notamment en ce qui concerne l'hygiène et le nettoyage des données .

Performance de ventes

Les opérations commerciales jouent également un rôle crucial dans la mesure de la performance de l’équipe commerciale.

Ils suivent les indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l'efficacité des stratégies de vente et identifier les domaines à améliorer. Cette approche basée sur les données leur permet de prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources et les ajustements stratégiques.

De plus, ils sont chargés de prévoir les revenus et de fixer des objectifs réalistes pour l’équipe commerciale. En analysant les données de ventes historiques et les tendances du marché, ils peuvent fournir des prévisions précises qui aident l'entreprise à planifier sa croissance future.

Trouver et évaluer la technologie de vente

Un spécialiste des opérations commerciales est souvent chargé d'évaluer et de mettre en œuvre des technologies B2B , telles que des CRM, des logiciels de vente, des outils de prospection et des plateformes d'analyse.

Planifier et gérer les formations commerciales

L'équipe SO peut créer et mettre en œuvre un plan de formation en fonction de l'organisation.

Faciliter la communication commerciale

Les opérations commerciales tiennent les SDR informés grâce à des rapports, tels qu'un rapport de pipeline, et en partageant les victoires et les changements avec l'équipe.

Identifier les tâches de vente à automatiser

Les responsables des opérations commerciales sont des experts en technologie nécessaire pour rationaliser la prospection et automatiser les ventes B2B.

N'oubliez pas que certaines de ces tâches de performance peuvent tomber entre les mains d'un service d'aide à la vente , bien que certaines entreprises intègrent l'aide à la vente dans leurs opérations de vente.

Dans l’ensemble, les opérations commerciales sont des fonctions organisationnelles cruciales qui contribuent à générer des revenus, à améliorer l’efficacité et à aider l’équipe commerciale à atteindre ses objectifs.

En se concentrant sur la stratégie, le support, l'analyse, la gestion technologique et la mesure des performances, les professionnels des opérations commerciales jouent un rôle crucial pour assurer le succès de l'équipe commerciale.

Pourquoi les opérations commerciales sont-elles importantes ?

La mise en œuvre d'un processus d'opérations de vente rationalise vos activités de vente pour une génération de revenus efficace et, en retour, vous garantissez que tout ce que font les ventes est au service de vos objectifs organisationnels.

Vous donnez également à vos vice-présidents et gestionnaires plus de temps pour se concentrer sur les tâches de conclusion de transactions et de gestion plutôt que d'effectuer des analyses de gains/pertes ou de filtrer les listes de prospects pour les nouveaux commerciaux.

Voici quelques-uns des autres avantages de l’établissement d’une structure d’équipe d’opérations commerciales dynamique :

• Rationalisez les processus de vente pour les rendre plus efficaces et évolutifs.
• Boostez les performances du pipeline de ventes.
• Créez un alignement avec les objectifs commerciaux de tous les départements.
• Mettez en œuvre des stratégies basées sur les données pour améliorer l’efficacité de votre équipe commerciale.
• Introduire de nouvelles technologies et les meilleures pratiques dans le processus de vente.

Les effets en aval d'un service des opérations commerciales sont des cycles de vente plus courts, de meilleurs taux de réussite et, en fin de compte, plus de revenus pour votre entreprise.

Comment constituer une équipe d’opérations commerciales rentable ?

La structure du service des opérations commerciales est de toutes formes et de toutes tailles. C'est à vous de décider quelle structure convient le mieux à votre entreprise et à vos objectifs futurs.

Vous n’aurez peut-être besoin que d’un seul consultant en opérations commerciales si vous êtes une startup.

Les entreprises de taille moyenne auront besoin d'une équipe plus grande, car elles auront plus de SDR à prendre en charge et beaucoup plus de données à analyser.

Voici quelques exemples de structure organisationnelle des opérations commerciales :

• Certaines équipes peuvent avoir une structure haute avec, par ordre décroissant d'autorité, un vice-président, un manager et un analyste.
• D’autres pourraient avoir une structure plus plate, avec un grand patron au sommet et tous les autres au même niveau.

Par exemple, Brian Chin , directeur des opérations commerciales chez Spring Health, compte quatre membres d'équipe et utilise un système de rotation trimestriel où ils alternent les fonctions.

Cela leur permet d'apprendre les uns des autres, de maîtriser les différentes fonctions des opérations de vente et d'acquérir une compréhension globale de la discipline.

Pendant ce temps, d'autres entreprises divisent leur équipe commerciale en deux sous-départements basés sur les compétences de base : un pour le savoir-faire et le support techniques et un pour la stratégie globale.

Malgré ces différences, il existe une structure standard d’équipe d’opérations commerciales que vous pouvez utiliser comme modèle. Ajustez-le en fonction de vos besoins commerciaux et des meilleures pratiques du secteur :

Répartition de la structure d'une équipe d'opérations commerciales

Vous trouverez ci-dessous une répartition des rôles importants dans les opérations de vente par ordre décroissant d'expérience :

Vice-président des opérations commerciales

AKA le directeur des opérations commerciales. Ce sont les conseillers stratégiques de votre chef des ventes et de votre chef d'équipe.

Ils définiront la stratégie des opérations commerciales, se coordonneront avec les autres départements et la présenteront à la direction.

Responsable des Opérations Commerciales

Souvent commandant en second, le manager supervise une équipe d'analystes opérationnels ou de spécialistes qui les aident à améliorer le processus de vente, à trouver de nouvelles technologies, à exécuter des projets d'analyse et à effectuer d'autres tâches de haut niveau.

Analyste des opérations commerciales

L'analyste maîtrise les outils de veille commerciale , Excel, la modélisation des données et d'autres techniques d'analyse.

Ils se concentrent sur l'utilisation des données pour répondre aux questions qui aideront l'équipe commerciale à améliorer sa stratégie et ses processus.

Représentant des opérations commerciales

Employé débutant, ce représentant travaille généralement plus étroitement avec les commerciaux que les autres rôles, les soutenant de diverses manières, depuis les aider à créer un tableau de bord des ventes jusqu'à leur fournir l' automatisation des ventes .

À mesure que votre équipe commerciale s'agrandit, vous découvrirez de nouveaux besoins opérationnels. En conséquence, votre équipe d’opérations commerciales s’agrandira et chaque membre deviendra plus spécialisé.

À un moment donné, de nombreuses entreprises divisent certains de ces rôles en deux. Ainsi, par exemple, vous pourriez avoir un analyste senior qui gère un analyste.

Les entreprises peuvent également embaucher des spécialistes des opérations se concentrant sur un objectif principal (par exemple, améliorer la vitesse des ventes ou former l'équipe de vente).

KPI des opérations de vente : ce qu'il faut suivre

Comment savoir si vos stratégies d’opérations commerciales portent leurs fruits ?

Vous devrez surveiller les performances, en suivant principalement les mesures clés influencées par votre équipe OS et les mesures liées à leurs fonctions principales.

Voici les objectifs des opérations commerciales et les KPI à suivre :

Taux de victoire moyen

C’est l’un des meilleurs KPI pour les opérations commerciales. Une augmentation de cette mesure de performance est généralement le signe que les compétences, les idées et les changements en matière d’opérations commerciales portent leurs fruits.

Durée moyenne du cycle de vente

Les opérations commerciales passent beaucoup de temps à essayer d’avoir un impact sur l’efficacité des ventes ; La durée moyenne du cycle de vente indique si leurs méthodes fonctionnent ou non à cet effet.

Délai de réponse des prospects

Considérant à quel point il est crucial d'attirer l'attention d'un prospect pour les ventes, les équipes opérationnelles se concentrent beaucoup sur l'assistance aux commerciaux avec des données B2B , des flux de travail et des technologies pour engager les prospects.

Le temps de réponse des prospects indique à quel point tout fonctionne bien.

Taux d'utilisation de la technologie

Il s’agit d’un KPI essentiel des opérations commerciales . Les équipes SO doivent savoir si les SDR utilisent la technologie qu’ils mettent en œuvre et comment ils l’utilisent.

Cela les aide à repérer les échecs dans l’optimisation des plates-formes et leur indique leurs performances. Si les taux d'utilisation de la technologie sont faibles, l'équipe SO doit réagir en formant les représentants à ce sujet.

Précision des prévisions

La prévision des ventes et l'analyse prédictive (identification des problèmes potentiels) sont des aspects importants des opérations commerciales. Ils ont besoin de retours sur le réel par rapport au prévu pour affiner leurs méthodes prédictives.

Grâce à ces informations, ils peuvent réitérer leurs stratégies pour les rendre plus efficaces la prochaine fois.

Le suivi constant de ces KPI vous aidera à améliorer votre service opérationnel et, par conséquent, tout ce qu'ils affectent, par exemple la productivité, l'efficacité des ventes et le chiffre d'affaires annuel.

Outils et logiciels dont chaque équipe d’opérations commerciales a besoin

Plusieurs outils peuvent faciliter les opérations commerciales. Les principaux outils dont chaque équipe SO a besoin sont un CRM, un outil de prévision des ventes et des outils de planification du territoire.

Regardons-les plus en détail :

1. Logiciel CRM (Customer Relationship Management)

Un système CRM est essentiel pour que les équipes SO puissent gérer efficacement les interactions avec les clients, suivre les prospects et rationaliser le processus de vente.

Cet outil d’opérations commerciales permet de :

• Organiser les données clients .
• Suivre l’historique des communications avec les clients.
• Gérer les tâches et les rendez-vous.
• Analyser les performances commerciales.

2. Outil de prévision des ventes

Les outils de prévision des ventes aident à prédire les tendances futures des ventes sur la base de données historiques et des conditions actuelles du marché.

Cela permet aux équipes opérationnelles de :

• Prendre des décisions éclairées concernant l’allocation des ressources.
• Budget.
• Plan.

3. Outils de planification du territoire

Ces outils aident les équipes à gérer et optimiser efficacement leurs territoires de vente.

Ils permettent aux équipes de :

• Segmentez les clients.
• Affectez des représentants à des régions spécifiques.
• Suivez les performances dans chaque territoire.

Ils veillent à ce que les commerciaux disposent des ressources qui soutiennent leur rôle et se concentrent sur les opportunités les plus prometteuses.

Opérations de vente interne : stratégie et enjeux

Les stratégies d’opérations commerciales sont devenues de plus en plus populaires ces dernières années. Pourquoi?

Parce que la technologie a permis de trouver des moyens plus efficaces d’atteindre et d’interagir avec les prospects.

Que vous créiez une nouvelle équipe ou amélioriez votre service opérationnel existant, les meilleures pratiques et défis en matière d'opérations commerciales ci-dessous vous seront utiles.

Les meilleures pratiques

Prendre des décisions basées sur les données

Lorsque vous peaufinez le processus de vente ou affinez la stratégie globale, assurez-vous d'utiliser les données pour éclairer ces décisions. Même si l’instinct a certainement sa place, les statistiques devraient le confirmer.

La prise de décision basée sur les données est cruciale dans les opérations de vente. Il permet aux entreprises d'identifier les tendances, de suivre les performances et de prendre des décisions éclairées qui stimulent la croissance.

En analysant les indicateurs des opérations de vente tels que les taux de conversion , les coûts d'acquisition de clients et les prévisions de revenus, les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur leurs opérations et déterminer les stratégies les plus efficaces pour atteindre leurs objectifs.

Adoptez l’automatisation

L'adoption de l'automatisation des opérations de vente peut bénéficier considérablement à votre équipe en augmentant l'efficacité, la précision et la productivité.

L'automatisation des tâches répétitives, telles que la saisie de données ou la planification d'e-mails de suivi, peut libérer un temps précieux, mieux consacré aux initiatives stratégiques et à l'établissement de relations avec les clients.

Il existe une multitude d'outils disponibles qui peuvent vous aider à rationaliser vos processus d'opérations de vente.

Les systèmes CRM comme Salesforce ou HubSpot peuvent automatiser des tâches telles que la notation des leads et le suivi des e-mails, tandis que des outils comme Tableau peuvent aider à visualiser les données et à identifier les tendances.

L'intégration de l'automatisation dans vos opérations de vente peut améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et, en fin de compte, générer de meilleurs résultats.

Représentants commerciaux fantômes

L'observation des SDR est précieuse pour améliorer les opérations de vente. En passant du temps avec les commerciaux sur le terrain, vous pouvez avoir un aperçu des défis et des opportunités quotidiens auxquels l'équipe commerciale est confrontée. Cela permet à vos SO de fournir un soutien et des conseils plus efficaces.

L’un des avantages essentiels de l’observation des représentants est la capacité d’identifier les besoins en formation et les domaines à améliorer. En observant les commerciaux en action, les équipes SO peuvent identifier les domaines dans lesquels une formation ou des ressources supplémentaires sont nécessaires, contribuant ainsi à améliorer les performances et la productivité globales.

Défis

Qualité des données

Des données précises et fiables sont essentielles pour prendre des décisions éclairées. Une mauvaise qualité des données peut conduire à des informations incorrectes et, à terme, avoir un impact sur le succès des opérations.

Problèmes d'intégration

Un coordinateur des opérations commerciales peut être confronté à des difficultés pour intégrer différents outils et systèmes, ce qui entraîne des inefficacités en matière de gestion des données et de communication.

Résistance au changement

Les membres de l'équipe qui sont à l'aise avec le statu quo peuvent résister aux nouveaux processus ou technologies mis en œuvre par l'équipe des opérations. Surmonter cette résistance et garantir l’adhésion de tous les membres de l’équipe est crucial pour le succès de toute initiative d’opérations commerciales.

Manque d’alignement entre les équipes

Les équipes commerciales et opérationnelles ne sont pas toujours alignées sur les objectifs, les stratégies ou la communication. Ce manque d’alignement peut conduire à des inefficacités et à des opportunités manquées.

éviter les distractions

Il y a tellement de choses qu’une équipe d’opérations commerciales peut faire ! Il est souvent difficile de prioriser et de s'en tenir aux projets les plus importants, surtout lorsqu'une équipe commerciale B2B demande constamment de petites faveurs.

Faire face à la croissance de l’entreprise

À mesure que les entreprises se développent, elles évoluent, tout comme les cadres et la technologie d’analyse prédictive. Cela peut être frustrant pour les équipes commerciales ; ils doivent toujours apprendre et s'adapter.

Standardiser les processus de vente

Les flux de travail automatisés dans le CRM peuvent aider les vendeurs à respecter le processus, mais nous savons tous que certains commerciaux veulent faire les choses à leur manière. Cela peut perturber l’analyse des processus de vente et nuire à l’efficacité des ventes.

Pour relever ces défis, les opérations commerciales doivent donner la priorité à la qualité des données en :

• Auditer et nettoyer régulièrement les données
• Investir dans des outils et des technologies qui rationalisent les processus d’intégration.
• Communiquer efficacement avec les membres de l'équipe pour obtenir l'adhésion aux nouvelles initiatives.
• Favoriser la collaboration entre les équipes pour assurer l’alignement sur les objectifs et les stratégies.

FAQ sur les opérations de vente

Q : Quelle est la différence entre les opérations de revenus et les opérations de vente ?

R : Alors que les équipes des ventes et des opérations commerciales souhaitent améliorer l'efficacité des équipes et des activités génératrices de revenus, les opérations commerciales sont plus spécialisées et se concentrent principalement, sinon uniquement, sur le soutien à l'équipe commerciale.

Pendant ce temps, les opérations de revenus adoptent une approche plus holistique, alignant et aidant les ventes, le marketing et la réussite des clients pour augmenter la croissance des revenus et améliorer l'expérience client.

En d’autres termes, briser les silos entre les équipes génératrices de revenus est l’objectif ultime du RevOps. Et responsabiliser l’équipe commerciale est l’objectif ultime des opérations commerciales.

Q : Quelle est la différence entre l'aide à la vente et les opérations de vente ?

R : Les deux fonctions travaillent en étroite collaboration pour assurer le succès et l’efficacité de l’équipe commerciale.

L'aide à la vente fournit aux équipes commerciales des ressources pour vendre efficacement, telles que des guides de produits ou des vidéos marketing.

D'autre part, les opérations commerciales se concentrent sur l'optimisation du processus de vente, l'exploitation de la technologie et l'amélioration de l'efficacité au sein de l'organisation commerciale.

Alors qu'un représentant d'aide à la vente peut envoyer un rapport sectoriel qu'il peut utiliser pour engager un nouveau prospect, un responsable de la sécurité peut configurer une automatisation pour lui dans son CRM.

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Les opérations commerciales doivent toujours être à la recherche de nouveaux outils qui amélioreront la productivité de leur équipe commerciale.

Les mauvaises données sur les prospects sont l’un des goulots d’étranglement les plus courants dans le processus de vente.

Cela amène les commerciaux à envoyer des e-mails aux mauvaises adresses, à parcourir le Web dans un effort vain pour trouver les prospects idéaux et à perdre du temps.

Il est donc logique de fournir à vos commerciaux les meilleures données sur les prospects B2B. Pour cela, il y a le Cognisme.

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