Personne ne peut apprécier l'importance d'atteindre constamment une productivité maximale mieux que les fondateurs de startups et les propriétaires de petites entreprises. Car pour eux, chaque jour est une échéance. Mais il n'y a pas grand-chose qu'on puisse faire en une journée. En outre, il y a d'autres choses dans la vie en dehors du travail qui valent la peine d'être traitées.

Selon une récente enquête de productivité :

• 72% des propriétaires de petites entreprises se sentent assez dépassés par leurs rôles et responsabilités,
• 39 % estiment que la recherche de documents est leur plus grande perte de temps, et
• 56 % pensent que la communication est la clé pour améliorer leur productivité.
  
  

Réalisant cela, il existe aujourd'hui d'innombrables startups technologiques qui proposent des outils de productivité qui promettent de simplifier votre journée de travail et d'augmenter la productivité sans provoquer de surcharge d'informations. Et si vous lisez ceci, il est probable que vous utilisiez déjà un outil de productivité, mais que vous réalisiez que l'outil ou l'application n'augmente pas vraiment votre productivité.

Au contraire, l'outil réduit votre productivité avec son interface plutôt peu intuitive, mal conçue et frustrante. En d'autres termes, si vous devez vous forcer à utiliser l'outil, alors l'outil n'est pas vraiment un "outil", mais plutôt un casse-tête.

Source : Hubspot, Mort par 1000 applications

En fait, la recherche sur le lieu de travail numérique suggère que 56 % des travailleurs trouvent la recherche d'informations dans différentes applications perturbatrice. Cela brise le flux des pensées et conduit à une perte de temps.

Que faites-vous alors? Avec autant de tâches à jongler à la fois, ne pas utiliser d'outil ou d'application pour tout gérer n'est probablement pas la meilleure idée. De plus, l'augmentation de la productivité et de l'efficacité de l'entreprise peut même être une question subjective. Ce qui fonctionne pour quelqu'un pour améliorer sa productivité peut ne pas fonctionner pour vous.

Ainsi, avant de choisir un outil de productivité pour votre entreprise ou votre startup, voici trois facteurs importants à prendre en compte.

3 facteurs dans la sélection d'un outil de productivité pour votre startup ou votre petite entreprise

Simplicité

Un outil de productivité n'augmentera votre productivité que s'il est facile à utiliser. Les outils sophistiqués dotés d'une myriade de fonctionnalités peuvent sembler séduisants au premier abord, mais ils offrent souvent une très mauvaise expérience utilisateur, ce qui réduit la productivité.

Voici un exemple prouvant l'importance d'une bonne expérience utilisateur :

Une jeune femme subissant une chimiothérapie est décédée de complications parce que les infirmières de service étaient incapables de naviguer dans l'interface complexe du programme conçu pour suivre les traitements du patient.

Vous pouvez comprendre ce qui s'est passé lorsque vous regardez la capture d'écran du programme :

Oubliez la productivité, ne pas avoir une expérience utilisateur intuitive peut coûter des vies. Ainsi, la simplicité d'utilisation devrait être l'un des principaux facteurs à prendre en compte lors du choix d'un outil.

Fonctionnalité

Évidemment, si l'outil doit être facile à utiliser, il doit également répondre à toutes vos exigences fonctionnelles. La même recherche (citée ci-dessus) a révélé que 69 % des travailleurs perdent jusqu'à une heure par jour à naviguer entre les applications.

Il est donc préférable de réduire le nombre d'outils que vous utilisez et, si possible, d'avoir un seul outil qui répond à toutes vos exigences. Lorsque vous en choisissez une, gardez à l'esprit que les fonctionnalités de base telles que la définition de rappels, la collaboration en temps réel, l'intégration avec d'autres applications et la gestion des tâches sont incluses.

Cela dit, assurez-vous de ne pas opter pour un outil bourré de fonctionnalités dont vous n'avez aucune utilité.

Collaboration

En ce qui concerne le point susmentionné, la collaboration mérite une attention particulière car travailler à partir de différents emplacements géographiques n'est plus rare. Assurez-vous que l'outil dispose d'une fonctionnalité de messagerie instantanée. Les fonctionnalités d'appels vocaux et vidéo seraient un bonus supplémentaire.

Évaluez soigneusement l'outil pendant la période d'essai pour vous faire une idée de son intuitivité et de ses performances fonctionnelles. Prenez votre temps et soyez méticuleux avant de choisir un outil pour votre entreprise ou votre startup.

Passer à un autre nouvel outil de productivité après quelques mois ne sera pas facile lorsque votre ou vos équipes seront enfin habituées à l'un (qu'il soit bon ou mauvais).

Le concept de Kanban

Kanban est un concept japonais axé sur l'optimisation de la productivité au travail. Sur cette base, il existe des outils logiciels de productivité connus sous le nom de tableaux Kanban. Ils permettent aux utilisateurs de visualiser leur flux de travail en divisant les tâches en voies codées par couleur pour les processus simples et complexes.

L'un des avantages importants de l'utilisation de la méthodologie du tableau Kanban est qu'elle vous permet d'établir une hiérarchie claire de vos tâches. Les applications de tâches traditionnelles peuvent échouer lorsqu'il s'agit de hiérarchiser et de détailler votre liste de tâches.

Et quand on parle de tableaux Kanban, Trello est le premier des nombreux outils de productivité qui vient à l'esprit. Vous en avez probablement déjà entendu parler car il a popularisé le concept de tableau Kanban avec son interface simplifiée et une disposition de type carte.

Fondamentalement, il vous permet de visualiser le flux de travail de votre équipe sous la forme de listes de tâches structurées. Il aide à décomposer une tâche complexe en petits morceaux sous forme de cartes. La courbe d'apprentissage est littéralement nulle et la gestion des tâches ne pourrait pas être plus simple.

De plus, le forfait gratuit de Trello propose toutes les fonctionnalités essentielles dont votre petite entreprise pourrait avoir besoin. Cependant, les fonctionnalités de base de Trello ne conviennent pas aux grandes entreprises et aux équipes aux exigences complexes. Si vous recherchez une application Kanban qui fait plus que simplement suivre des tâches, telles que la messagerie instantanée, la définition de rappels, la gestion de la relation client, vous devez rechercher des alternatives plus riches en fonctionnalités, mais minimalistes et intuitives à utiliser.

Votre dernier recours

Encore une fois, ce qui fonctionne pour quelqu'un peut ne pas fonctionner pour vous. Et même avec toutes les innombrables sélections d'outils sur le marché, il est tout à fait possible qu'aucun d'entre eux ne réponde à vos besoins.

Dans ce cas, l'utilisation d'une simple feuille de calcul pour gérer toutes vos tâches, collaborer avec les membres de l'équipe et suivre les délais est votre meilleur pari. Ou, utiliser un stylo et du papier à l'ancienne pourrait aussi fonctionner.

La réponse pour atteindre une productivité maximale est assez simple : utilisez tout ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de rester sur la bonne voie. Ce n'est pas parce que vos concurrents utilisent un outil de productivité élaboré et coûteux que vous devez faire de même. Tant que votre équipe ne perd pas de temps à comprendre le fonctionnement de l'outil ou n'est pas frustrée par ses performances ou son manque de fonctionnalités, tout outil que vous choisissez convient parfaitement.

Shyamal Parikh est le fondateur de SmartTask, un outil de gestion du travail en ligne qui aide les équipes à être plus productives en sachant clairement qui fait quoi et à quel moment. Parikh a un penchant pour la recherche et le partage de stratégies qui profitent à la productivité d'une équipe.