Conformité des petites entreprises : guide détaillé

L'un des mensonges les plus courants des temps modernes ? "J'ai lu et j'accepte les termes et conditions". De plus, si quelqu'un avait vraiment autant de cookies que nous en avons convenu au cours d'une heure moyenne de navigation sur le Web, un tout nouveau problème de santé émergerait.

Tout cela peut sembler futile du point de vue de l'utilisateur. Personne ne lit tous ces termes et conditions ou accords de cookies parce que "personne ne s'en soucie" - jusqu'à ce qu'il y ait une violation de données.

Ensuite, les entreprises sont attaquées de toutes parts. Mauvaise presse, clients qui leur tournent le dos et gouvernements prêts à les punir d'amendes.

Cela semble dur, mais avec la valeur qui réside dans les données, tout a du sens. Les données sont le nouvel or et le nouveau pétrole, et elles doivent être protégées.

Surtout pour les petites entreprises, cela peut sembler un problème. Le monde en évolution rapide des petites entreprises est déjà assez difficile à naviguer sans avoir à se soucier de la conformité réglementaire, des données et de la confidentialité.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous êtes chargé de vous assurer que votre entreprise reste opérationnelle. En plus de cela, il faut rester en conformité avec la liste sans cesse croissante de réglementations, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et la loi californienne sur le consentement du client (CCPA). Soupir.

Ces lois ont également récemment introduit de nouvelles complexités et exigences pour les propriétaires de petites entreprises opérant dans leur juridiction, comme si elles n'étaient pas encore assez compliquées.

En plus de ces nouvelles lois, les propriétaires de petites entreprises sont également tenus de se conformer aux lois et réglementations fédérales, telles que la Fair Credit Reporting Act (FCRA) et la Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), qui sont en place depuis des années. .

Toutes ces lois et réglementations peuvent sembler accablantes, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises opérant avec un budget limité.

Dans cet article, nous allons zoomer sur le RGPD et le CCPA. Tout d'abord, nous vous aiderons à comprendre de quoi il s'agit, avant de vous donner quelques conseils pratiques sur la façon de gérer la conformité. Vous voulez en savoir plus ? Découvrez ensuite comment protéger les données de votre petite entreprise !

Pourquoi le RGPD et le CCPA existent-ils ?

Ces réglementations sont conçues pour protéger les consommateurs tout en garantissant qu'ils sont équitablement représentés dans le processus de collecte et d'utilisation des données.

Cependant, les propriétaires de petites entreprises sont souvent dépassés par le nombre considérable de lois auxquelles ils sont tenus de se conformer. Regardons ce que les principaux acteurs, le GDPR et le CCPA, impliquent vraiment.

Qu'est-ce que le CCPA ?

Le California Consumer Privacy Act (CCPA), familièrement connu sous le nom de "Data Privacy Bill", est une nouvelle loi qui oblige les entreprises à être transparentes sur la façon dont elles utilisent les données personnelles de leurs clients.

Le nom « Data Privacy Bill » est un peu impropre ; bien que la loi oblige les entreprises à divulguer leurs pratiques de collecte de données, elle contient également plusieurs autres dispositions qui affectent les petites entreprises.

Ces dispositions obligent les entreprises à obtenir le consentement des consommateurs avant d'utiliser ou de vendre leurs données personnelles, et elles interdisent également aux entreprises de collecter certains types de données personnelles sans l'accord du client.

L'objectif du CCPA est de protéger les droits des consommateurs en matière de confidentialité des données, tout en obligeant certaines entreprises à offrir à leurs clients transparence et contrôle sur leurs données.

Le CCPA est la loi sur la confidentialité des données la plus complète aux États-Unis et a le potentiel de changer fondamentalement la façon dont les entreprises interagissent avec leurs clients.

Le CCPA s'applique aux entreprises ayant au moins un résident californien et qui collectent, utilisent et divulguent des informations sur les clients à quelque fin que ce soit.

Si vous recherchez des informations plus spécifiques, Osano a partagé des informations utiles sur la manière de rester conforme à la CCPA. Dans un langage clair et concis, vous apprendrez tout sur les aspects pratiques du CCPA. Pour l'instant, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer avec la conformité.

Qu'est-ce que le RGPD ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD), parfois appelé loi générale sur la protection des données (RGPD), est le plus récent instrument juridique majeur de l'UE pour réglementer l'utilisation et la collecte de données personnelles afin de protéger la vie privée des résidents de l'UE.

Elle oblige les entreprises qui opèrent dans l'UE à se conformer à certaines normes concernant la protection des données personnelles. Pour ce faire, il codifie les principes fondamentaux des pratiques loyales en matière d'information, y compris le droit des personnes concernées d'accéder à leurs données personnelles détenues par les responsables du traitement.

Lorsque la plupart des gens pensent au RGPD, ils y pensent en termes d'impact sur les entreprises. En réalité, le RGPD protège également les consommateurs.

Le RGPD n'affecte-t-il que les entreprises de l'UE ?

Non, le RGPD est un règlement qui protège les droits des données de l'UE, mais il a également des implications majeures pour les entreprises qui opèrent au-delà des frontières. Elle s'applique à toute entreprise qui traite les données de citoyens de l'UE, quel que soit son lieu d'implantation.

Comment le RGPD affecte-t-il les petites entreprises ?

Oui, le RGPD est un ensemble de lois compliqué, mais pas de panique : en comprenant de quoi il s'agit et en suivant les conseils qui suivent, vous pouvez vous aussi devenir et rester conforme.

Cela peut être un défi de taille pour certaines entreprises, surtout si leur objectif principal n'est pas la gestion des données. Quelle que soit leur taille ou leur objectif principal, toutes les entreprises doivent se conformer au RGPD afin d'éviter de lourdes amendes.

Ce que vous devez vraiment savoir sur le RGPD (en langage simple)

Le texte intégral du GDPR contient 99 articles individuels. Nous comprenons que vous n'allez pas lire tout cela, mot pour mot. Même si vous le faites, vous ne vous souviendrez peut-être pas de tout ou ne comprendrez même pas tout.

Heureusement, il existe un résumé plus simple. Le RGPD s'articule autour de sept grands principes : licéité, loyauté et transparence ; limitation des finalités ; minimisation des données ; précision; limitation de stockage ; intégrité et confidentialité (sécurité); et responsabilité.

Voici ce qu'ils impliquent.

Légalité, loyauté et transparence

Vous ne pouvez traiter des données personnelles que si vous avez une raison valable, qui résume la licéité. Certaines des raisons peuvent être :

• L'utilisateur vous a donné son consentement pour le faire.
• Vous devez le faire pour honorer un contrat.
• C'est nécessaire pour remplir une obligation légale.
• Pour la protection des intérêts vitaux d'une personne physique.
• C'est une tâche publique effectuée dans l'intérêt public.

Vous devez également être juste quant à la raison pour laquelle vous faites cela et être transparent.

Limitation de l'objectif

La raison pour laquelle vous collectez et stockez des données s'étend au principe de limitation des finalités, ce qui signifie que les données sont "collectées à des fins spécifiées, explicites et légitimes" uniquement.

L'objectif doit être clair, non seulement pour vous-même, mais également pour les consommateurs. Vous devez donc communiquer ce qui se passe dans un avis de confidentialité. Enfin, vous ne pouvez pas non plus dévier de cet objectif.

Minimisation des données

Vous n'avez pas besoin de demander aux abonnés de vos newsletters quel est leur numéro de téléphone. Ne collectez que les données dont vous avez besoin.

Précision

Les données que vous collectez et stockez doivent être exactes, et cela relève de votre responsabilité. Vous devez le vérifier et vous débarrasser des données incorrectes ou incomplètes. Cela profite à tout le monde !

Limite de stockage

Vous ne pouvez pas stocker des données pour toujours. Vous devez limiter la durée de stockage des données et justifier pourquoi vous avez choisi cette durée

Intégrité et confidentialité

C'est à vous de protéger les données que vous collectez contre les menaces internes et externes.

Responsabilité

Enfin et surtout : vous devez assumer vos responsabilités et être en mesure de prouver comment vous travaillez sur la conformité. Ces preuves peuvent être demandées par les autorités à tout moment, alors assurez-vous de bien documenter ce que vous faites.

Conseils pour devenir et rester conforme, même en tant que petite entreprise

Donc, maintenant que vous comprenez de quoi il s'agit, il est temps de devenir complaisant. Voici quelques étapes et conseils à ne pas manquer.

1. Créez et tenez à jour une liste de toutes vos activités de traitement de données et documentez-les : commencez par réfléchir longuement et sérieusement aux données que vous possédez réellement et à ce que vous collecterez à l'avenir.
2. Comprendre vos obligations en tant qu'organisation : quelles règles s'appliquent à vous ? Il existe d'innombrables lois et il peut être difficile de savoir à laquelle relève votre entreprise. N'hésitez pas à contacter un expert pour vous assurer que vous ne respectez pas les mauvaises lois.
3. Assurez-vous que vos employés sont conscients de leurs obligations : la protection des données et la conformité sont un travail d'équipe. Chaque personne porte la responsabilité. Vous pouvez également envisager de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO).
4. Assurez-vous que vous avez un accord avec vos fournisseurs tiers sur la façon dont ils utilisent les données client ou utilisez un logiciel qui vous aide à suivre cela.
5. Utilisez un outil pour faire le gros du travail : un logiciel de plate-forme de confidentialité peut vous aider à suivre toutes vos données et toutes les mises à jour des accords avec les fournisseurs. Faire cela manuellement est devenu presque impossible sans la quantité de données à traiter.

Dans quelle mesure êtes-vous confiant dans votre conformité ?

Lorsqu'il s'agit de se conformer à toutes ces réglementations, le meilleur conseil qui soit est : mieux vaut prévenir que guérir.

Renseignez-vous sur ce qui doit être fait et si cela vous semble trop à faire « après » la gestion de votre entreprise, envisagez de la sous-traiter à un expert, ce qui sera toujours moins cher que de payer une amende !