Le guide SMART pour rationaliser votre processus de planification de projet

Votre approche systématique de la gestion de projet est la substance qui maintient l'ensemble de vos opérations commerciales ensemble. Une mauvaise planification peut signifier la mort d'un projet avant même qu'il ne soit lancé.

Selon le Project Management Institute (PMI), la gestion de projet implique "l'application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques à un large éventail d'activités afin de répondre aux exigences d'une tâche particulière".

En raison de l'immense éventail de projets complexes et techniquement difficiles dans le monde des affaires d'aujourd'hui, le développement d'un modèle de gestion solide est devenu une compétence de plus en plus essentielle.

La dure vérité est que de nombreuses entreprises n'ont pas encore trouvé de rythme efficace qui corresponde à leurs objectifs commerciaux. Pour mettre cela en perspective, pour chaque milliard de dollars investi aux États-Unis seulement, 122 millions de dollars sont gaspillés en raison du manque de performance des projets.

Dans cet esprit, afin d'assurer la réussite de votre projet, il est crucial d'utiliser SMART dans la planification du projet.

En fin de compte, l'inclusion de cette stratégie dans votre approche devrait fonctionner pour répondre aux 4 W.

1. Que faut-il accomplir ?
2. Pourquoi fait-on ça?
3. Qui sera impliqué dans le processus ?
4. D'où viendront les ressources nécessaires ?

Alors, comment pouvez-vous utiliser exactement les objectifs SMART dans la gestion de projet ? Plongeons dedans.

SPÉCIFIQUE

Aperçu des objectifs

Tout d'abord, vous devez connaître les principaux objectifs menant à la vue d'ensemble et les plus petits nécessaires pour y arriver. Examinez en profondeur l'étendue des tâches à accomplir et identifiez exactement ce que vous voulez accomplir et comment cela joue dans votre mission globale.

Par exemple, supposons que vous lanciez une nouvelle fonction de chat en direct sur votre site Web. Bien qu'il y ait de nombreux objectifs plus petits pour s'assurer que le nouveau système est correctement mis en œuvre, les objectifs généraux seraient probablement d'améliorer le support utilisateur et de montrer clairement que vous êtes une marque qui accorde la priorité au succès de ses clients.

Certains autres objectifs généraux que vous pourriez envisager tout au long d'un projet donné pourraient être :

• Réaliser les travaux dans les délais
• Respecter le budget accordé
• Amélioration de la livraison des produits

Pour cette partie du processus, commencez par voir grand. Fixer des objectifs colossaux jette les bases de l'ensemble du projet et facilite le maintien sur la bonne voie. À partir de là, vous obtenez une granularité sur ce qui doit être fait exactement pour atteindre les principaux objectifs.

Pour une aide organisationnelle, Wunderlist est un outil simple mais efficace pour définir les objectifs les plus importants et éliminer les tâches de manière systématique. Vous pouvez rapidement attribuer aux personnes leurs tâches, toutes les mises à jour étant gérées et synchronisées sur plusieurs appareils mobiles.

MESURABLE

Créer une liste de livrables

Définir une exigence pour les livrables est la vie et le sang d'un projet. Examinez de plus près et vous verrez que les livrables vont bien au-delà des seuls résultats. Ils servent de points de référence sur la manière dont les tâches sont planifiées, gérées et exécutées de A à Z. En général, il existe deux types de livrables à prendre en compte tout au long de la gestion de projet : Projet et Processus.

En général, il existe deux types de livrables à prendre en compte tout au long de la gestion de projet : le projet et le processus.

Les livrables du projet font référence aux résultats basés sur des besoins spécifiques. Ce sont généralement des éléments tangibles. Par exemple, si le projet consiste à concevoir un nouveau site Web, les livrables incluraient des éléments tels que des pages de destination ou certains éléments terminés.

Les livrables du processus consistent à réaliser les détails du résultat. C'est en rapport avec la manière dont les projets se déroulent. Un exemple serait en ce qui concerne la façon dont un projet respecte le délai imparti ou la qualité globale du travail achevé.

La première étape serait d'identifier les livrables du projet. Comment seront-ils produits ? Quels éléments sont prioritaires ?

Viennent ensuite les livrables du processus. Qu'est-ce qui déterminera si le projet est réalisé efficacement ou non ? Quels sont les KPI ?

Ces livrables servent de modèle pour l'ensemble du processus. Assurez-vous que chacun est bien défini avec un minimum de zone grise.

RÉALISABLE

Déterminer le versement de la contribution

Simple et clair, sans une équipe qualifiée, vos projets n'ont aucune chance. Cependant, un équipage de premier ordre est sévèrement composé sans un système approprié en place pour le décaissement des tâches. Après tout, la gestion de projet est généralement un effort de groupe.

En fonction de vos objectifs et de la taille de l'opération, une collaboration interdépartementale sera probablement nécessaire tout au long d'un projet. Une fois les tâches priorisées, le manager se chargera de déléguer sur toute la durée du projet.

Par exemple, disons que l'objectif primordial est d'améliorer les taux de conversion sur le site Web. Le processus nécessiterait probablement des informations sur les demandes d'assistance client transmises au service de conception pour aider à éliminer les goulots d'étranglement.

Heureusement, nous vivons à une époque où des ressources phénoménales sont disponibles pour aider à rationaliser ces types de tâches et à promouvoir une communication ouverte.

Pour une collaboration interdépartementale efficace et un suivi des dépendances, Workzone est un outil de gestion de projet basé sur les fonctions, se situant entre le simpliste Basecamp et le complexe JIRA, qui vous donne une vue complète de tous les projets en cours, avec les ETA, les rôles attribués et les statuts. de sous-tâches en un seul endroit.

RÉALISTE

Identifier les facteurs de risque

Peu importe la planification préalable que vous mettez dans un projet, il y aura presque toujours quelque chose d'inattendu qui surgira et perturbera tout. Alors, que fait un bon chef de projet dans ces situations ? Ils restent calmes et continuent d'avancer. Pourquoi? Parce qu'ils ont prévu l'inattendu !

Par exemple, si vous travaillez avec une nouvelle équipe, un risque courant serait que les gens ne connaissent pas parfaitement les procédures et que certains facteurs puissent passer entre les mailles du filet. Un autre grand pourrait être en relation avec le client. Peut-être que vous n'avez jamais travaillé avec eux auparavant et que vous ne connaissez pas leur dynamique ou leurs attentes.

Commencez par identifier toutes vos inconnues. À partir de là, réfléchissez à autant de risques potentiels que possible. Jouez un scénario du pire des cas. Ensuite, développez un protocole sur ce qu'il faut faire si ces problèmes se présentent à nouveau.

Maintenant, il serait impossible de planifier chaque danger potentiel qui pourrait faire des ravages sur votre exploitation. Développer un plan solide pour contrer le hoquet équivaut à utiliser un filet de sécurité pour s'assurer que les problèmes ne se transforment pas en catastrophes à part entière.

CHRONOMÉTRÉ

Définir des échéanciers

La création de délais suscite inévitablement un sentiment d'urgence chez les travailleurs. La chose la plus importante à faire ici est d'être réaliste. Le stress lié au respect de délais ridicules peut entraîner la mécontentement des travailleurs ou le sacrifice de la qualité au profit de la rapidité.

Mener une étude approfondie du projet et de tout ce qu'il implique. Plus ce processus est détaillé, plus les délais seront précis.

Envisagez de mettre en place des diagrammes de Gantt dès les premières étapes de votre entreprise. Ces diagrammes sont l'un des modèles les plus populaires et les plus efficaces pour transmettre l'avancement du projet et les étapes franchies. Chaque tâche est représentée par une barre correspondant à une plage de dates afin que la durée de la tâche soit clairement communiquée.

Une compréhension des systèmes et des processus de gestion de projet, ainsi que des variables et des risques impliqués, est essentielle pour préparer des diagrammes de Gantt précis. Creately propose des diagrammes de Gantt équipés de cette fonction afin que vous puissiez facilement définir des délais de réalisation et les associer à des jalons et des dépendances.

Cela ne fait pas de mal non plus de laisser votre personnel décider des délais, tant que les mesures sont raisonnables. Par exemple, si vous ajoutez une fonctionnalité de commerce électronique à part entière au site Web de votre entreprise, il y aura très probablement un certain nombre d'activités, d'intégrations et d'entrées requises de plusieurs départements - il suffit de regarder tous les éléments qui composent le commerce électronique. Commencez par laisser les équipes de conception et de développement choisir des dates provisoires pour la collecte des informations requises.

Une fois que vous avez établi des délais, faites de votre mieux pour les respecter. Assurez-vous qu'ils sont bien connus et marqués sur le calendrier de chacun. Aussi, préparez-vous à être un exécuteur. Être trop indulgent ne fera qu'encourager la procrastination et la sous-performance.

Que pensez-vous de SMART dans la planification de projet ?

L'utilisation de SMART dans la gestion de projet est l'un des meilleurs moyens d'assurer le succès. Cependant, quelle que soit la qualité de la préméditation de chaque tâche, il faudra probablement quelques tentatives à votre équipe pour atteindre son rythme de croisière. Assurez-vous de fournir des commentaires critiques. À la fin, cela ne fait jamais de mal de s'asseoir et d'évaluer ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré à l'avenir.

Avez-vous de l'expérience dans l'utilisation d'objectifs SMART dans la planification de projets ? Un autre outil que vous utilisez pour rationaliser votre projet ? Faites-nous savoir dans la section commentaire ci-dessous.

Biographie de l'auteur

Raymond Crain est spécialiste du marketing numérique chez E2M, une agence de marketing de contenu basée à San Diego, en Californie. Il est spécialisé dans les services de marketing de contenu et de marketing des médias sociaux.